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DIEGO EUGENIO CORREDOR BELTRÁN
Magistrado ponente
STP17126-2023
Radicación n° 134667
Acta 245.
Bogotá, D.C., catorce (14) de diciembre de dos mil veintitrés (2023).
VISTOS
Decide la Sala, en primera instancia, la demanda de tutela instaurada por Fausto Gerardo Buitrago Ciprian, contra la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y el Consejo Superior de la Judicatura, por la presunta vulneración de sus derechos fundamentales de petición y acceso a la administración de justicia; trámite al cual fueron vinculados la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura, la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá.
ANTECEDENTES
HECHOS Y FUNDAMENTOS DE LA ACCIÓN
Fausto Gerardo Buitrago Ciprian indicó que, el 16 de mayo de 2023, por conducto de apoderado judicial, solicitó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá el desarchivo del proceso radicado 200700649, a cargo del Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, que en el año 2013 lo envió a la referida dependencia, en la caja identificada con el número 84.
Refirió que la postulación fue radicada con el turno 815. Además, que ha sido reiterada en varias oportunidades -26 y 27 de septiembre, 2, 3 y 11 de octubre de 2023- mediante correo electrónico remitido a la cuenta solicitudesarchivocentraldesajbta@cendoj.ramajudicial.gov.co.
Inconforme por el tiempo transcurrido desde la fecha de radicación de la solicitud sin que conozca la postura de la accionada, promovió el presente mecanismo de amparo al estimar vulnerados sus derechos fundamentales de petición y acceso a la administración de justicia, con fundamento en que requiere el desarchivo de las diligencias para peticionar la elaboración de oficios de desembargo del inmueble de su propiedad que fue objeto de litigio.
PRETENSIONES
Van dirigidas a que se conceda la dispensa constitucional y, en consecuencia, se ordene al Consejo Superior de la Judicatura y a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá pronunciarse respecto de su solicitud de desarchivo y remitir al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá el proceso radicado 200700649.
INFORMES DE LAS PARTES E INTERVINIENTES
Un abogado de la División Procesos de la Unidad de Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura aclaró que, de conformidad con el artículo 98 de la Ley 270 de 1996, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial: “es el órgano técnico y administrativo que tiene a su cargo la ejecución de las actividades administrativas de la Rama Judicial, con sujeción a las políticas y decisiones de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.”.
No obstante, impetró su falta de legitimación en la causa por pasiva, dado que i) carece de poder jurisdiccional sobre los despachos judiciales; ii) ante esa entidad el actor no ha radicado petición de desarchivo; y, iii) la Oficina de Archivo de Bogotá está a cargo de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de esa ciudad y es la competente para resolver lo requerido por el accionante.
Una Magistrada Auxiliar de la Oficina del Despacho de la Presidencia del Consejo Superior de la Judicatura manifestó que esa entidad es el órgano de gobierno y de administración de la Rama Judicial, razón por la cual ejerce funciones netamente administrativas, sujetas al marco normativo dispuesto en la Constitución Política y la Ley 270 de 1996, entre otras, la custodia del archivo de sus actuaciones administrativas.
Agregó que la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá es la autoridad encargada de responder lo pedido, en tanto la Oficina de Archivo se encuentra adscrita a dicha Dirección, de conformidad con el artículo 3° del Acuerdo PCSJA17-10784 de 26 de septiembre de 2017. Además, la postulación cuya respuesta se echa de menos fue remitida al correo solicitudesarchivocentraldesajbta@cendoj.ramajudicial.gov.co, que pertenece al dominio de esa Dirección Seccional. Dicho esto, pidió su desvinculación.
La Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá comunicó que el 5 de diciembre de 2023, mediante correo electrónico, solicitó al Área de Archivo Central emitir pronunciamiento acerca de los hechos objeto de tutela y suministrar: “los debidos insumos que permitieran atender la presente acción, para informar con ellos si ya se dio respuesta a la petición del accionante. Dependencia de la que se sigue en espera de dicha información”.
La Dirección Seccional de Administración Judicial de Cundinamarca – Amazonas adujo que, verificado el Sistema de Gestión de Correspondencia – SIGOBIUS, no se evidenció solicitud del actor. Aunado a que, esa Dirección, fue creada mediante Acuerdo No. PCSJA22-12033 de 29 de diciembre de 2022 y no se le otorgó la competencia del manejo y custodia de expedientes de despachos judiciales que no hacen parte de su Circuito Judicial, como lo es el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá.
Dijo que no tiene acceso a la plataforma dispuesta por el Grupo de Archivo Central para el trámite de solicitudes relacionadas con el desarchive de procesos que tiene bajo custodia y que pertenecen al circuito judicial de Bogotá.
La titular del Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá corroboró que ese despacho adelantó el proceso ejecutivo No. 11001400301720070064900 promovido por el Banco Colmena S. A. hoy BCSC S. A. contra Fausto Gerardo Buitrago Ciprian, el cual se dio por terminado en el año 2013, archivado definitivamente en el paquete No. A 84 del año 2013 y remitido a la Oficina de Archivo Central.
Sostuvo que, para efectos de poder atender el requerimiento del actor, es necesario contar con el expediente para su revisión y posterior emisión de la decisión a la que haya lugar en relación con el levantamiento de la medida cautelar y la expedición de los oficios de desembargo, en caso de ser procedente.
CONSIDERACIONES
De conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Constitución Política y el canon 1º del Decreto 333 de 2021, que modificó el 2.2.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015, es competente esta Sala para pronunciarse, en primera instancia, en tanto involucra al Consejo Superior de la Judicatura.
La Corte Constitucional ha sostenido que, excepcionalmente, esta herramienta puede ejercitarse para la protección de derechos fundamentales que resultan violados cuando se actúa y resuelve de manera arbitraria o caprichosa; o en aquellos eventos en los cuales las providencias son expedidas fuera del ámbito funcional, en forma contraria a la ley, esto es, si se configuran las llamadas causales de procedibilidad; o, en el supuesto que el mecanismo pertinente, previamente instituido, sea claramente ineficaz, suceso en el que procede como dispositivo transitorio, para evitar un perjuicio irremediable.
En el presente asunto, el problema jurídico se contrae a determinar si la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y el Consejo Superior de la Judicatura vulneraron los derechos fundamentales de petición y acceso a la administración de justicia de Fausto Gerardo Buitrago Ciprian, al no resolver la solicitud de desarchivo del proceso civil radicado 200700649, presentada el 16 de mayo de 2023 y reiterada el 26 y 27 de septiembre, 2, 3 y 11 de octubre de 2023.
En atención a la naturaleza de las autoridades accionadas, se precisa que el estudio de cara a la solicitud que presentó el actor debe realizarse a la luz del debido proceso, en su manifestación del derecho de postulación, dado que se incoó en el marco de la actuación en la cual ostentó la condición de parte pasiva y, por tanto, se está frente a actuaciones regladas por la ley procesal (CSJ STP4498-2023, rad. 129737; STP3823-2023, rad. 130050; STP4056-2023, rad. 129710; CC T – 394 de 2018).
Es decir, su ejercicio no está regulado por la Ley 1437 de 20111 o la Ley 1755 de 20152, pues, de acuerdo con lo planteado, la normativa aplicable para resolver tales pedimentos son las disposiciones procesales que determinan la oportunidad de su uso.
De otro lado, frente a la custodia y conservación de los expedientes judiciales, el Acuerdo 1746 de 20033, modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 20144, el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual:
«ARTÍCULO 1°. – Objeto. Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional. (…)
ARTÍCULO 3°. – Principios generales, definiciones y conceptos. Además de los principios generales, las definiciones y los conceptos que de conformidad con la ley rigen la administración documental, en la Rama Judicial se aplicarán los siguientes: (…)
4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesarias para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa. (…)
10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas. En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad.» (Negrillas de la Sala)
De la información conocida en este asunto, se tiene que, ante el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, se adelantó el proceso ejecutivo No. 11001400301720070064900 promovido por Banco Colmena S. A. hoy BCSC S. A. contra Fausto Gerardo Buitrago Ciprian.
Surtidas las respectivas etapas procesales, el despacho judicial dio por terminada la actuación en el año 2013, dispuso su archivo definitivo en el paquete No. A 84 del año 2013 y remitió las diligencias a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, para lo de su cargo.
En la actualidad, el sujeto pasivo de esas diligencias –hoy accionante-, previa ubicación del referido asunto, pretende la elaboración de oficios de desembargo del inmueble de su propiedad que fue objeto de litigio. Para tal efecto, según informó la titular del juzgado vinculado, es necesario contar con el expediente y, solo una vez revisado, se establecerá si hay lugar a emitir decisión alguna en relación con el levantamiento de la medida cautelar buscada y la expedición de los oficios de desembargo, en caso de ser procedente.
Lo anterior, implica el desarchivo del proceso. Con ese propósito, el actor aseguró que, el 16 de mayo de 2023, por conducto de apoderado judicial, solicitó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá proceder en tal sentido. Postulación radicada con el turno 815. Empero, ante la ausencia de respuesta, el requerimiento fue reiterado el 26 y 27 de septiembre, 2, 3 y 11 de octubre de 2023, esta vez, mediante correo electrónico remitido a la cuenta solicitudesarchivocentraldesajbta@cendoj.ramajudicial.gov.co.
La referida dependencia, pese al traslado efectuado en curso de esta actuación constitucional, no refutó las manifestaciones efectuadas por el libelista, referidas a que, en las fechas anotadas, solicitó el desarchivo del proceso ejecutivo citado.
A partir de ese panorama, esta Sala debe recordar que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 2591 de 19915, en el trámite de la acción de tutela existe una cláusula de presunción de veracidad según la cual, si la parte requerida no rinde el informe solicitado por el juez de tutela dentro del plazo otorgado o deja de pronunciarse frente a los hechos expuestos en la demanda de tutela, éstos se tendrán por ciertos.
En relación con la presunción de veracidad, la Corte Constitucional ha considerado que:
«“La regla general en materia de pruebas en los procesos de tutela consiste en que quien alega la vulneración de un determinado derecho fundamental debe probar los hechos que sustentan su acusación en la medida en que ello le sea posible6; por tal razón, en cierto tipo de casos, en los cuales quien alega la violación de su derecho se encuentra en posición de debilidad o subordinación frente a la persona o autoridad de quien proviene la violación, se ha dado un alcance distinto a dicho deber probatorio, distribuyendo la carga de la prueba en favor de la parte menos fuerte en la relación. (…) La justificación de esta distribución de la carga de la prueba radica en la dificultad con la que cuenta la parte débil de una determinada relación para acceder a los documentos y demás materiales probatorios necesarios para acreditar que cierta situación le es desfavorable y constituye un desconocimiento de sus derechos; es de elemental justicia que sea la parte privilegiada y fuerte, por su fácil acceso a los materiales probatorios en cuestión, quien deba asumir dicha carga procesal. Por eso, en materia de tutela, la regla no es ‘el que alega prueba’, sino ‘el que puede probar debe probar’, lo cual redistribuye la carga probatoria en beneficio de la protección de los derechos7”.
En conclusión, (i) la presunción de veracidad es una figura jurídica que se encuentra regulada en el artículo 20 del Decreto 2591 de 1991 que implica presumir como “ciertos los hechos” cuando el juez requiera informes al sujeto o a los sujetos demandados y estos omitan responder o lo hacen pero de manera extemporáneamente o meramente formal; (ii) tiene dos finalidades, sancionar la negligencia del sujeto pasivo demandado ante el descuido frente al ejercicio de la acción de tutela y el llamado del juez constitucional y proteger de manera eficiente los derechos comprometidos, en concordancia con la naturaleza subsidiaria y sumaria de la tutela; y (iii) la aplicación de la presunción de veracidad es más rigurosa cuando el demandante es un sujeto de especial protección constitucional o se encuentra en condición de vulnerabilidad teniendo en consideración que, en muchas oportunidades, se dificulta la carga probatoria para el actor y, en contraste, el sujeto accionado tiene facilidad de aportar el material correspondiente, en estas oportunidades la Sala Plena de esta Corporación ha señalado que resulta “de elemental justicia que sea la parte privilegiada y fuerte, por su fácil acceso a los materiales probatorios en cuestión, quien deba asumir dicha carga procesal”8.». (Resalta del texto).
En este caso, no se conoció la postura de la Oficina de Archivo Central accionada en relación con el pedimento efectuado por el actor. Por tanto, hay lugar a concluir la vulneración al derecho fundamental al debido proceso, en su manifestación del derecho de postulación, del cual es titular el accionante, situación que amerita la intervención del juez constitucional en aras de garantizar la protección de sus prerrogativas superiores, dado que lo manifestado por aquel en el libelo, respecto del tópico analizado, no fue controvertido por el sujeto pasivo.
Se aclara que, pese a que no se conocen las resultas del proceso mencionado y tampoco en donde se encuentra actualmente y bajo custodia de qué entidad o despacho judicial, la Sala puede concluir que efectivamente el asunto con radicado 11001400301720070064900 sí existió y estuvo a cargo del Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, que desde el año 2013 dispuso su archivo y ordenó su remisión ante la dependencia encargada para tal fin.
En esa medida, se ordenará a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el término máximo de diez (10) días, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, resuelva la solicitud de desarchivo presentada por Fausto Gerardo Buitrago Ciprian el 16 de mayo de 2023, radicada con el turno 815 y reiterada el 26 y 27 de septiembre, 2, 3 y 11 de octubre de 2023, respecto del proceso radicado 11001400301720070064900, tramitado por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá.
En mérito de lo expuesto, la Sala de Decisión de Tutelas Nº 3 de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley,
RESUELVE
Primero: Amparar el derecho fundamental al debido proceso, en su manifestación del derecho de postulación, de Fausto Gerardo Buitrago Ciprian.
Segundo: Ordenar a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el término máximo de diez (10) días, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, resuelva la solicitud de desarchivo presentada por Fausto Gerardo Buitrago Ciprian el 16 de mayo de 2023, radicada con el turno 815 y reiterada el 26 y 27 de septiembre, 2, 3 y 11 de octubre de 2023, respecto del proceso radicado 11001400301720070064900, tramitado por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá.
Tercero: De no ser impugnado este fallo ante la Sala de Casación Civil de la Corporación, enviar el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión.
Notifíquese y cúmplase
DIEGO EUGENIO CORREDOR BELTRÁN
MYRIAM ÁVILA ROLDÁN
GERSON CHAVERRA CASTRO
NUBIA YOLANDA NOVA GARCÍA
Secretaria
1 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
2 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
3 Artículo 3. Numeral 8°: “De competencia. Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite; durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”
4 Artículo 3. Numeral 10: “Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite (archivos de gestión); durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”.
5 «Artículo 20. Presunción de veracidad. Si el informe no fuere rendido dentro del plazo correspondiente, se tendrán por ciertos los hechos y se entrará a resolver de plano, salvo que el juez estime necesaria otra averiguación previa.».
6 CC T-835/2000.
7 Énfasis agregado. Ver la sentencia T-772 de 2003 y el Decreto 2591 de 1991, artículos 3, 20, 21 y 22.
8 C-086/2016.