DECRETO 620 DE 2020

DECRETO 620 DE 2020    

(mayo 2)    

D.O. 51.302, mayo 2 de 2020    

por  el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015,  para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y 64 de la Ley 1437 de 2011, los  literales e), j) y literal a) del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el  numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y  el artículo 9° del Decreto 2106 de 2019,  estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios  ciudadanos digitales.    

El Presidente de la República  de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en  especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y  los artículos 64 de la Ley 1437 de 2011, 45  de la Ley 1753 de 2015 y  147 de la Ley 1955 de 2019,    

CONSIDERANDO:    

Que la Constitución Política en  su artículo 2º establece como uno de los fines esenciales del Estado “(…)  servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la  efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la  Constitución (…)”.    

Que conforme al principio de  “masificación del gobierno en línea” hoy Gobierno Digital, consagrado en el  numeral 8 del artículo 2° de la Ley 1341 de 2009, las  entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar  el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones (TIC) en el desarrollo de sus funciones.    

Que en virtud del artículo 17  de la Ley 1341 de 2009 “por  la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y  la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)  (…)”, modificado por el artículo 13 de la Ley 1978 de 2019, el  Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tiene· entre  sus objetivos “(…) 2. Promover el uso y apropiación de las Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones entre los ciudadanos, las empresas, el  Gobierno y demás instancias nacionales como soporte del desarrollo social,  económico y político de la Nación”.    

Que la Ley 1437 de 2011, “por  la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso  Administrativo”, a través de sus artículos 53, 54, 60, 61 y 64 faculta al  Gobierno nacional para definir los estándares y protocolos que deberán cumplir  las autoridades para incorporar en forma gradual los medios electrónicos en los  procedimientos administrativos, entre los que se cuentan los relativos a sede  electrónica, recepción de documentos y registro para el uso de medios  electrónicos.    

Que de conformidad con el  artículo 266 de la Constitución Política  modificado por el Acto Legislativo 02 de 1° de julio de 2015 en concordancia  con el Decreto Ley 2241  de 1986 y el Decreto Ley 1010  de 2000, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil ejercer,  entre otras, la dirección y organización de las elecciones, el registro civil y  la identificación de las personas.    

Que la Ley 1581 de 2012,  “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos  personales”, desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas  a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya recogido  en las bases de datos o archivos y señala, en los artículos 10, 11, 12 y 13,  entre otros asuntos, las condiciones bajo las cuales las entidades públicas  pueden hacer tratamiento de datos personales y pueden suministrar información  en ejercicio de sus funciones legales.    

Que el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015,  “por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por  un nuevo país”, atribuye al Ministerio de Tecnologías de la Información  y las Comunicaciones (MinTIC), en coordinación con las entidades responsables  de cada uno de los trámites y servicios, la función de definir y expedir los  estándares, modelos, lineamientos y normas técnicas para la incorporación de  las TIC, que deberán ser adoptados por las entidades estatales, incluyendo,  entre otros, autenticación electrónica, integración de los sistemas de  información de trámites y servicios de las entidades estatales con el Portal  del Estado Colombiano, y la interoperabilidad de datos como base para la  estructuración de la estrategia. Según el mismo precepto, se podrá ofrecer a  todo ciudadano el acceso a una carpeta ciudadana electrónica.    

Que de acuerdo con el artículo 2.2.9.1.2.1 del Decreto 1078 de  2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único  Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones”, la Política de Gobierno Digital será definida por MinTIC y  se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que,  acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que  generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del  aprovechamiento de las TIC.    

Que según el mismo artículo  2.2.9.1.2.1, los habilitadores transversales de la Política de Gobierno  Digital, son los elementos fundamentales de Seguridad de la Información,  Arquitectura y Servicios Ciudadanos Digitales, que permiten el desarrollo de  los componentes y el logro de los propósitos de dicha Política.    

Que el artículo 2º de la Ley 1955 de 2019  establece que el documento denominado “Bases del Plan Nacional de Desarrollo  2018-2022: Pacto por Colombia, pacto por la equidad”, hace parte  integral de esta ley. Que en las “Bases del Plan Nacional de Desarrollo  2018 -2022”: Pacto por Colombia, pacto por la equidad en el pacto VII  “por la transformación digital de Colombia: Gobierno, empresas y hogares  conectados con la era del conocimiento”, se incorpora como objetivo la  promoción de la digitalización y automatización masiva de trámites, a  través de la implementación e integración de los servicios ciudadanos  digitales, (carpeta ciudadana, autenticación electrónica e interoperabilidad de  los sistemas del Estado), de forma paralela a la definición y adopción de  estándares tecnológicos, al marco de arquitectura TI, a la articulación del uso  de la tecnología, y todo lo anterior en el marco de la seguridad digital.    

Que el artículo 147 de la Ley 1955 de 2019 señala  la obligación de las entidades estatales del orden nacional, de incorporar en  sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital,  siguiendo los estándares que para este propósito defina el MinTIC. De acuerdo al mismo precepto, los proyectos estratégicos de  transformación digital se orientarán entre otros, por los principios de  interoperabilidad, vinculación de las interacciones entre el ciudadano y el  Estado a través del Portal único del Estado colombiano, y empleo de políticas de  seguridad y confianza digital.    

Que el artículo 147 de la Ley 1955 de 2019  indica que aquellos trámites y servicios que se deriven de los principios  enunciados podrán ser ofrecidos tanto por personas jurídicas privadas. como  públicas, incluyendo a la entidad que haga las veces de articulador de  servicios ciudadanos digitales, o la que defina el MinTIC para tal fin.    

Que el artículo 35 de la Ley 1341 de 2009,  modificado por el artículo 22 de la Ley 1978 de 2019,  atribuye al Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones  la función de financiar planes, programas y proyectos para promover el  desarrollo de contenidos, aplicaciones digitales y emprendimientos para la  masificación de la provisión de trámites y servicios del Estado, que permitan implementar  las políticas de Gobierno Digital y de Transformación Digital Pública.    

Que el artículo 9° del Decreto 2106 de 2019  “por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites,  procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública,  señala que para lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y  una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho  a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y  hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales: Este mismo artículo  dispone que el Gobierno nacional prestará gratuitamente los Servicios  Ciudadanos Digitales base y se implementarán por parte de las autoridades de  conformidad con los estándares que establezca el MinTIC.    

Que se requiere reglamentar los  servicios ciudadanos digitales base con el propósito de dar soluciones y  procesos transversales que brinden al Estado capacidades y eficiencias para su  transformación digital y para lograr una adecuada interacción con el ciudadano,  garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos ante la  administración pública.    

En mérito de lo expuesto,    

DECRETA:    

Artículo 1°. Subróguese el  título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector  de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015  el cual quedará así:    

“TÍTULO 17    

LINEAMIENTOS GENERALES EN EL  USO Y OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS    

CIUDADANOS DIGITALES    

CAPÍTULO 1    

Disposiciones Generales    

Artículo 2.2.17.1.1. Objeto. El  presente título reglamenta parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y 64 de la  Ley 1437 de 2011, los  literales e), j) y el parágrafo 2º del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el  numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y  el artículo 9° del Decreto 2106 de 2019,  estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios  ciudadanos digitales.    

Artículo 2.2.17.1.2. Ámbito de  aplicación. Serán sujetos obligados a la aplicación del presente título,  todos los organismos y entidades que conforman las ramas del Poder Público en  sus distintos órdenes, sectores y niveles, los órganos autónomos e  independientes del Estado, y los particulares, cuando cumplan funciones  administrativas o públicas.    

Artículo 2.2.17.1.3. Identificación  por medios digitales. La identificación por medios digitales, a  través de la cédula de ciudadanía digital y por biometría se regirá por las  disposiciones que para tal efecto expida la Registraduría Nacional del Estado  Civil, en el marco de sus competencias.    

Artículo 2.2.17.1.4. Definiciones  generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en  cuenta las siguientes definiciones:    

1. Autenticidad: Es el  atributo generado en un mensaje de datos, cuando existe certeza sobre la  persona que lo ha elaborado, emitido, firmado, o cuando exista certeza respecto  de la persona a quien se atribuya el mensaje de datos.    

2. Articulador: Es la  Agencia Nacional Digital, que será la encargada de proveer y gestionar de  manera integral los servicios ciudadanos digitales, además de apoyar técnica y  operativamente al Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones para garantizar el pleno funcionamiento de tales servicios.    

3. Cédula de ciudadanía  digital. Es el equivalente funcional de la cédula de ciudadanía, expedida  por la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

4. Disponibilidad: Es la  propiedad de la información que permite que ésta sea accesible y utilizable  cuando se requiera.    

5. Documento electrónico: Es la  información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de  medios electrónicos.    

6. Guía de lineamientos de los  servicios ciudadanos digitales: Es el documento expedido y  publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, el cual incluye las condiciones necesarias que el articulador  debe cumplir con el fin de garantizar la correcta prestación de los servicios  ciudadanos digitales.    

7. Guía para vinculación y uso  de los servicios ciudadanos digitales: Es el documento expedido y  publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones destinado a las autoridades referidas en el artículo 2.2.17.1.2.  de este Decreto, que indica cuáles son las condiciones necesarias y los pasos  que deben realizar para la preparación, adecuación, integración, uso y  apropiación de los servicios ciudadanos digitales, a través de los cuales  podrán integrar a sus sistemas de información los mecanismos de autenticación  digital, interoperabilidad, carpeta ciudadana digital y vincularlos al Portal  único del Estado colombiano.    

8. Integridad: Es la  condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha  permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de algún endoso  o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o  presentación.    

9. Marco de interoperabilidad: Es la  estructura de trabajo común donde se alinean los conceptos y criterios que  guían el intercambio de información. Define el conjunto de principios,  recomendaciones y directrices que orientan los esfuerzos políticos, legales,  organizacionales, semánticos y técnicos de las entidades, con el fin de  facilitar el intercambio seguro y eficiente de información.    

10. Mecanismos de  autenticación: Para efectos del presente decreto son las firmas digitales o  electrónicas que al ser utilizadas por su titular permiten atribuirle la  autoría de un mensaje de datos. Lo anterior, sin perjuicio de la autenticación  notarial.    

11. Prestadores de servicios  ciudadanos digitales: Entidades pertenecientes al sector público  o privado, quienes, mediante un esquema coordinado y administrado por el  Articulador, pueden proveer los servicios ciudadanos digitales a ciudadanos y  empresas, siempre bajo los lineamientos, políticas, guías, que expida el Ministerio  de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

12. Registro de usuario: Es el  proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se incorporan a los  servicios ciudadanos digitales como usuarios.    

13. Servicios ciudadanos  digitales: Es el conjunto de soluciones y procesos transversales que  brindan al Estado capacidades y eficiencias para su transformación digital y  para lograr una adecuada interacción con el ciudadano, garantizando el derecho  a la utilización de medios electrónicos ante la administración pública. Estos  servicios se clasifican en servicios base y servicios especiales.    

14. Usuario de servicios ciudadanos digitales: Es la persona natural,  nacional o extranjera, o la persona jurídica, de naturaleza pública o privada;  que haga uso de los servicios ciudadanos digitales.    

Artículo 2.2.17.1.5. Actores  involucrados. La prestación de los servicios ciudadanos digitales involucra  la participación de los siguientes actores:    

1. Los  usuarios de los servicios ciudadanos digitales.    

2. Los  organismos y entidades establecidos en el artículo 2.2.17.1.2 de este decreto.    

3. El  Articulador.    

4. Los  prestadores de servicios ciudadanos digitales.    

5. El  Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

6. Las  autoridades que en el marco de sus funciones constitucionales y legales ejerzan  vigilancia y control sobre las actividades que involucran la prestación de los  servicios ciudadanos digitales.·    

Artículo 2.2.17.1.6. Principios.  Además de los principios previstos en el artículo 209 de la Constitución Política,  en el artículo 2° de la Ley 1341 de 2009, en  el artículo 3° de la Ley 1437 de 2011, en  el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012 y  los atinentes a la Política de Gobierno Digital contenidos en el artículo  2.2.9.1.1.3 del capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015  la prestación de los servicios ciudadanos digitales se orientará por los  siguientes principios:    

1. Accesibilidad inclusiva: Los  servicios ciudadanos digitales ofrecidos contarán con las características  necesarias para que toda la población en general pueda acceder a ellos, en  especial la población en situación de discapacidad o vulnerabilidad, conforme a  lo establecido en la Ley 1618 de 2013 por  medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno  ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad.    

2. Escalabilidad: La  prestación de los servicios ciudadanos digitales asegurará en todo momento que,  ante el crecimiento de la demanda de usuarios, sea posible mantener los mismos  niveles de servicio en cuanto a su operación y seguridad.    

3. Gratuidad: El  acceso de los usuarios a los servicios ciudadanos digitales base será gratuito.    

4. Libre elección y  portabilidad: Los usuarios tendrán el derecho a escoger el prestador de  servicios ciudadanos digitales de su preferencia y a trasladarse entre  prestadores de servicios, conservando los mismos derechos y las características  mínimas de los servicios ciudadanos digitales base definidos en la Guía de lineamientos  de los servicios ciudadanos digitales. La migración de datos de los usuarios de  un prestador de servicios ciudadanos digitales a otro, en caso de requerirse,  no podrá representar costo alguno para los usuarios. En los mercados en los  cuales participen los prestadores de servicios ciudadanos digitales se deberá  garantizar la libre competencia y la neutralidad tecnológica.    

5. Privacidad por diseño y por  defecto: La privacidad y la seguridad deben hacer parte del diseño,  arquitectura y configuración predeterminada del proceso de gestión de  información y de las infraestructuras que lo soportan, para lo cual desde antes  que se recolecte información y durante todo el ciclo de vida de la misma, se  deben adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza (tecnológica,  organizacional, humana, procedimental) para evitar vulneraciones al derecho a  la privacidad o a la confidencialidad de la. información, así como fallas de  seguridad o indebidos tratamientos de datos personales.    

6. Seguridad, privacidad y  circulación restringida de la información: Toda la información de  los usuarios que se genere, almacene, transmita o trate en el marco de los  servicios ciudadanos digitales deberá ser protegida y custodiada bajo los más  estrictos esquemas de seguridad digital y privacidad con miras a garantizar la  autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, el acceso y circulación  restringida de la información, de conformidad con lo estipulado en el  habilitador transversal de seguridad de la información de la Política de  Gobierno Digital.    

7. Usabilidad: En el  diseño y configuración de los servicios ciudadanos digitales se propenderá  porque su uso sea de fácil manejo para todos los usuarios.    

CAPÍTULO 2    

Características de los  servicios ciudadanos digitales    

SECCIÓN 1    

GENERALIDADES DE LOS SERVICIOS  CIUDADANOS DIGITALES    

Artículo 2.2.17.2.1.1. Servicios  ciudadanos digitales. Los servicios ciudadanos digitales se  clasifican en servicios base y servicios especiales.    

1. Servicios ciudadanos  digitales base: Son servicios que se consideran fundamentales para brindarle al  Estado las capacidades en su transformación digital, estos son:    

1.1. Servicio de  interoperabilidad: Es el servicio que brinda las capacidades necesarias para  garantizar el adecuado flujo de información e interacción entre los sistemas de  información de las entidades, permitiendo el intercambio, la integración y la  compartición de la información, con el propósito de facilitar el ejercicio de  sus funciones constitucionales y legales, acorde con los lineamientos del marco  de interoperabilidad.    

1.2. Servicio de autenticación  digital: Es el procedimiento que utilizando mecanismos  de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona  cuando adelanten trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en  caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un  mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de  la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y  sin perjuicio de la autenticación notarial.    

1.3. Servicio de carpeta  ciudadana digital: Es el servicio que le permite a los usuarios de servicios  ciudadanos digitales acceder digitalmente de manera segura, confiable y  actualizada al conjunto de sus datos, que tienen o custodian las entidades  señaladas en el artículo 2.2.17.1.2. Adicionalmente, este servicio podrá  entregar las comunicaciones o alertas, que las entidades. señaladas tienen para  los usuarios, previa autorización de estos;    

2. Servicios ciudadanos  digitales especiales: Son servicios que brindan soluciones que  por sus características realizan nuevas ofertas de valor y son adicionales a  los servicios ciudadanos digitales base, o bien, corresponden a innovaciones  que realizan los prestadores de servicio a partir de la autorización dada por  el titular de los datos y de la integración a los servicios ciudadanos  digitales base, bajo un esquema coordinado por el Articulador.    

SECCIÓN 2    

ACCESO, PRESTACIÓN Y  CONDICIONES PARA LOS PRESTADORES DE SERVICIO, ACUERDOS ENTRE LOS ACTORES    

Artículo 2.2.17.2.2.1. Acceso a  los servicios ciudadanos digitales base. El Gobierno nacional  garantizará el acceso a los servicios ciudadanos digitales base a través del  Articulador, o de iniciativas coordinadas por este.    

Artículo 2.2.17.2.2.2. Prestación  del servicio ciudadano digital de interoperabilidad. El  servicio de interoperabilidad para las entidades del Estado será prestado de  forma exclusiva por el Articulador.    

Los prestadores de servicios  ciudadanos digitales podrán conectarse con la plataforma de interoperabilidad del  Estado, de conformidad con las condiciones que para tal efecto defina el  Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

Artículo 2.2.17.2.2.3. Prestación  de los servicios ciudadanos digitales de autenticación digital y carpeta ciudadana  digital.    

El servicio ciudadano de  carpeta ciudadana digital será prestado por el Articulador y por los  prestadores de servicios ciudadanos digitales que se encuentren conectados con  la plataforma de interoperabilidad del Estado, de conformidad con las  condiciones que para tal efecto defina el Ministerio de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones.    

El servicio ciudadano digital  de autenticación digital será prestado de conformidad con las disposiciones  sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen,  siguiendo los lineamientos que para tal efecto señale el Ministerio de  Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de sus competencias.    

Artículo 2.2.17.2.2.4. Condiciones  mínimas para el servicio de autenticación digital. Para la  prestación del servicio de autenticación digital se deberán atender las  disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

Parágrafo. El  Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá  las condiciones mínimas para el servicio de carpeta ciudadana digital e interoperabilidad.    

Artículo 2.2.17.2.2.5. Vinculación  a los servicios ciudadanos digitales. Las entidades señaladas en el  artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto, deberán vincularse a los servicios  ciudadanos digitales a través de la Guía que emita el Ministerio de Tecnologías  de la Información y las Comunicaciones, en los términos establecidos en el  artículo 2.2.17.7.1 de este decreto.    

CAPÍTULO 3    

Condiciones de uso, vigencia de  los servicios ciudadanos digitales y modelo de gobernabilidad    

Artículo 2.2.17.3.1. Uso de los  servicios ciudadanos digitales. Las autoridades a las que se  refiere el artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto deberán implementar los  servicios ciudadanos digitales. Su desarrollo se hará de conformidad con la  gradualidad definida en el artículo 2.2.17.7.1 del presente decreto.    

Artículo 2.2.17.3.2. Política  de uso y aprovechamiento de los servicios ciudadanos digitales. Corresponde  al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fijar la  política de uso y aprovechamiento de los servicios ciudadanos digitales en el  marco del desarrollo de la Política de Gobierno Digital.    

Artículo 2.2.17.3.3. Vigilancia  y control de las actividades involucradas en la prestación de los servicios  ciudadanos digitales. Sin perjuicio de los establecido en el  numeral 8 del artículo 2.2.17.4.1 la vigilancia y control de las actividades  involucradas en la prestación de los servicios ciudadanos digitales se  realizará por cada uno de los organismos del Estado que en el marco de sus  competencias tenga que conocer de una o varias de las actividades involucradas  en la prestación de tales servicios    

CAPÍTULO 4    

Derechos y obligaciones de los  actores    

Artículo 2.2.17.4.1 Obligaciones  del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. De  conformidad con el numeral 2, literal a) del artículo 18 de la Ley 1341 de 2009, y  con el fin de garantizar el acceso y la implantación de las Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones, desde la puesta en marcha de los servicios  ciudadanos digitales, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones realizará las siguientes actividades:    

1.  Expedir y publicar: i) La Guía de lineamientos de los servicios ciudadanos  digitales; y ii) La Guía para vinculación y uso de  los servicios ciudadanos digitales.    

2. Realizar  el seguimiento a la prestación de los servicios ciudadanos digitales por parte  del Articulador.    

3. Monitorear  los indicadores de calidad del Articulador.    

4. Diseñar  y desarrollar estrategias de comunicación y difusión que permitan dar a conocer  los beneficios, condiciones, derechos, obligaciones y deberes y· demás  información relacionada con el uso de los servicios ciudadanos digitales.    

5. Verificar  que las entidades públicas cumplan con los lineamientos de la sede electrónica,  definidos en el presente título, para efectos de su integración con los  servicios ciudadanos digitales.    

6. En el  marco de sus competencias y funciones revisar el cumplimiento de las obligaciones  a cargo del Articulador de los servicios ciudadanos digitales.    

7. En  virtud del artículo 18.2. la Ley 1341 de 2009,  realizar el control de las actividades relacionadas con la prestación de  servicios ciudadanos digitales.    

Artículo 2.2.17.4.2. Obligaciones  del Articulador. Con el objetivo de facilitar el acceso a los servicios  ciudadanos digitales, el Articulador realizará las siguientes actividades:    

1. Coordinar  las interacciones con los distintos actores involucrados en la prestación de  los servicios ciudadanos digitales.    

2. Prestar  el servicio de interoperabilidad para las entidades del Estado. Para ello,  realizará las actividades señaladas en el artículo 2.2.17.4.6 de este decreto.    

3. Proponer  para aprobación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones los aspectos técnicos a formalizar en la Guía para vinculación y  uso de los servicios ciudadanos digitales:    

4. Prestar  los servicios ciudadanos digitales cuando se requiera.    

5. Celebrar  los acuerdos necesarios con las entidades públicas y particulares que  desempeñen funciones públicas para que estas puedan vincularse e implementar en  sus sistemas de información los servicios ciudadanos digitales.    

6. Administrar  los servicios de información necesarios para la integración y unificación de la  entrada a los servicios ciudadanos digitales.    

7. Administrar  en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones el directorio de servicios de intercambio de información.    

8. Monitorear  los indicadores de calidad y uso de los servicios ciudadanos digitales.    

9. Tramitar  y responder las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información que  le presenten los actores del sistema en materia de servicios ciudadanos  digitales y que sean de su competencia.    

10. Asistir  a todas las reuniones a las que sea convocado por el Ministerio de Tecnologías  de la Información y las Comunicaciones para hacer seguimiento a sus labores.    

11. Generar  reportes de prestación del servicio, conforme lo disponga la Guía de  lineamientos de los servicios ciudadanos digitales.    

12. Diseñar  y desarrollar en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información  y las Comunicaciones estrategias de comunicación y difusión que permitan dar a  conocer los riesgos asociados a la implementación de los servicios ciudadanos  digitales.    

13. Comunicar  al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la forma en  que se estén prestando los servicios ciudadanos digitales, entre otros,  comunicar el cumplimiento o incumplimiento de los estándares de seguridad, privacidad,  acceso, neutralidad tecnológica, o cualquier otra circunstancia requerida por  el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el  marco de la ejecución del modelo de servicios ciudadanos digitales.    

14. Presentar  al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los  informes necesarios sobre el nivel de implementación de los servicios ciudadanos  digitales por parte de los sujetos obligados, atendiendo al plazo de gradualidad  establecido en el artículo 2.2.17.7.1 de este Decreto.    

15. Comunicar  a los prestadores de servicios ciudadanos digitales las modificaciones o actualizaciones  de la Guía para vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales.    

Artículo 2.2.17.4.3. Obligaciones  comunes de los prestadores de servicios ciudadanos digitales. Los  prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán cumplir las siguientes  obligaciones:    

1. Cumplir  durante toda la vigencia de la operación los lineamientos establecidos por el  Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como los  estándares de seguridad, privacidad, acceso, neutralidad tecnológica y  continuidad en el servicio y las condiciones acordadas con sus usuarios y entidades  públicas vinculadas, sin imponer o cobrar servicios que no hayan sido aceptados  expresamente por el usuario. En caso de presentarse cambios en los lineamientos  fijados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, se informará a los prestadores de servicios ciudadanos  digitales sobre el particular.    

2. Coordinar  con el Articulador el intercambio y la circulación oportuna, segura y eficiente  de la información de los servicios ciudadanos digitales, respetando las  disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 o  las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

3. Atender  las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información que presenten los  usuarios y las entidades que hacen uso de los servicios ciudadanos digitales,  así como los requerimientos que efectúen autoridades administrativas o  judiciales en el marco de sus competencias.    

4. Reportar  al Articulador y a las autoridades competentes, las anomalías que se registren  en la prestación de los servicios ciudadanos digitales.    

5. Diseñar  y ejecutar estrategias de apropiación de los servicios ciudadanos digitales en  coordinación con el Articulador y el Ministerio de Tecnologías de la Información  y las Comunicaciones.    

6. Suministrar  servicios de soporte a los usuarios y garantizar los niveles de servicio  adecuados a la prestación de los servicios ciudadanos digitales.    

7. Implementar  sistemas de gestión de seguridad y controles que permitan disminuir y gestionar  el riesgo asociado a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la  información para lo cual adoptarán el cumplimiento de estándares de amplio  reconocimiento nacionales o internacionales de acuerdo con los lineamientos del  Modelo de Seguridad y Privacidad de la información de la política de Gobierno  Digital.    

8. Garantizar  el acceso a la información que sea necesaria para adelantar las acciones de  monitoreo y control permanente por parte del Articulador. Lo anterior;  atendiendo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 o  las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

9. Contar  con las herramientas suficientes y adecuadas para garantizar la disponibilidad  de los servicios ciudadanos digitales.    

10. Contar  con la infraestructura necesaria para dar cobertura a los servicios ciudadanos  digitales.    

11. Garantizar  las características necesarias y señaladas en la guía de lineamientos de los  servicios ciudadanos digitales, para que toda la población en general pueda  acceder a los servicios ciudadanos digitales ofertados, en especial la  población en situación de discapacidad o vulnerabilidad.    

12. Realizar  los ajustes técnicos necesarios cuando se presenten actualizaciones en los  lineamientos establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y  las Comunicaciones    

Artículo 2.2.17.4.4. Obligaciones  especiales de los prestadores del servicio de Autenticación Digital. Los  prestadores del servicio de autenticación digital deberán cumplir las  obligaciones especiales señaladas por el Ministerio de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones en aplicación de las disposiciones sobre firma  electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

Artículo 2.2.17.4.5. Obligaciones  especiales de los prestadores de servicio de carpeta ciudadana digital. Los  prestadores de servicios de carpeta ciudadana digital deberán cumplir las  siguientes obligaciones especiales:    

1. Disponer  de los mecanismos que permitan al menos las siguientes funcionalidades:    

1.1. Consumir  los servicios de información relacionados con el conjunto de datos de los  usuarios del servicio.    

1.2. Presentar  a los usuarios de forma consolidada los resultados de las consultas realizadas.    

2. Permitir,  previa aceptación de los términos y condiciones de uso y una vez otorgada la  autorización para el tratamiento de datos personales, el ingreso al servicio de  carpeta ciudadana digital por parte de los usuarios mediante los mecanismos de  autenticación entregados por el prestador del servicio de autenticación  digital.    

3. Contar  con las herramientas suficientes y adecuadas para garantizar la disponibilidad  del servicio.    

4. Contar  con la infraestructura necesaria para dar cobertura a los servicios.    

Artículo 2.2.17.4.6. Obligaciones  especiales del Articulador en la prestación del servicio de interoperabilidad. El  Articulador como prestador del servicio de interoperabilidad deberá cumplir las  siguientes obligaciones especiales:    

1. Acompañar  a las entidades señaladas en el artículo 2.2.17.1.2 en la creación, diseño,  implementación o adecuaciones técnicas de los trámites y servicios que sus  sistemas de información expondrán en los servicios ciudadanos digitales y que  cumplan con el Marco de interoperabilidad.    

2. Disponer  en su plataforma los servicios de interoperabilidad que las entidades públicas  tengan actualmente implementados o que fueron publicados en la plataforma de interoperabilidad  del Estado colombiano y deben dar cumplimiento del requisito del nivel tres (3)  de madurez, de conformidad con lo dispuesto en el Marco de interoperabilidad.    

3. Apoyar  la configuración, habilitación y exposición de los servicios de intercambio de  información que podrán ser consumidos por los sujetos señalados en artículo  2.2.17.1.2 del presente decreto.    

4. Mediar  y coordinar el intercambio de información entre los sujetos señalados en  artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto, integrando los servicios habilitados  o expuestos, de conformidad con las reglas y políticas definidas en el Marco de  interoperabilidad.    

Artículo 2.2.17.4.7. Obligaciones  de los sujetos obligados. Los sujetos a los que se refiere el  artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto tendrán a su cargo las siguientes  obligaciones, en cuanto a servicios ciudadanos digitales:    

1. Actualizar en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT)  del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) los trámites u  otros procedimientos administrativos en los cuales se haga uso de los servicios  ciudadanos digitales, donde se informe claramente a los ciudadanos, usuarios o  grupos de interés los pasos que deben adelantar para acceder a estos servicios.    

2. Analizar  los riesgos inherentes a cada trámite de acuerdo con los lineamientos dados en  la Guía para la vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales.    

3. Definir  las reglas y políticas que deben ser consideradas por el prestador de servicio  en el intercambio y composición de la información de un servicio o trámite  determinado. Lo anterior, atendiendo los lineamientos del Marco de Referencia  de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI en el Estado, el Modelo de seguridad  y privacidad de la información, así como del Marco de interoperabilidad, para  que las· entidades que requieran esta información en sus procesos puedan  exponer o consumir servicios según corresponda.    

4. Hacer  uso de los servicios de intercambio de información publicados con el objeto de  optimizar sus procesos, automatizar los trámites y servicios y recibir o acceder  a la información que comparte el usuario de servicios ciudadanos digitales para  integrarlos dentro de un trámite o actuación de la entidad.    

5. Firmar  electrónicamente los documentos que así lo requieran, haciendo uso de los  mecanismos otorgados para tal efecto, por el articulador o el prestador de  servicios ciudadanos digitales, al funcionario respectivo.    

6. Concertar  con el Articulador los esquemas de soporte al usuario de servicios ciudadanos  digitales de tal manera que los casos que competan a la prestación de servicios  ciudadanos digitales sean escalados adecuadamente, sin perjuicio de los niveles  de servicios y soporte que le competen a la entidad pública en el marco de la  administración de sus sistemas de información.    

7. Presentar  las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información ante el  Articulador, cuando se presenten desviaciones en la calidad o anomalías en los  servicios recibidos.    

8. Incluir  los mecanismos de interoperabilidad necesarios que permitan hacer más ágiles y  eficientes los trámites y servicios evitando solicitar información a ciudadanos  y empresas a la que puedan acceder, consultar o solicitar a otra entidad. De  igual forma, deberán usar el servicio de interoperabilidad para el intercambio  de información con otras entidades.    

Artículo 2.2.17.4.8. Deberes de  los usuarios de los servicios ciudadanos digitales. Los  usuarios de los servicios ciudadanos digitales tendrán, como mínimo, los  siguientes deberes:    

1. Informarse  acerca de las condiciones del servicio a través de los términos y condiciones  de los mismos y realizar el correspondiente registro.    

2. Registrarse  ante un prestador de servicios ciudadanos digitales.    

3. Mantener  actualizados sus datos de registro.    

4. Custodiar  los mecanismos de autenticación y hacer un buen uso de los servicios ciudadanos  digitales.    

5. Aceptar  los términos y condiciones para hacer uso de los servicios ciudadanos  digitales.    

6. No  ceder o transferir los derechos y/o obligaciones  derivados de los términos y condiciones aprobados.    

7. Velar  por el buen uso de la información a la que tenga acceso a través de los servicios  ciudadanos digitales.    

8. No  incurrir en conductas señaladas como prohibidas en la Ley 1273 de 2009.    

Artículo 2.2.17.4.9. Derechos  de los usuarios de los servicios ciudadanos digitales. Los  usuarios de los servicios ciudadanos digitales tendrán derecho a:    

1. Registrarse  de manera gratuita eligiendo el prestador de servicios. ciudadanos digitales de  su preferencia.    

2. Aceptar,  actualizar y revocar las autorizaciones para recibir información y comunicaciones  electrónicas desde las entidades públicas de su elección a través de los  servicios ciudadanos digitales.    

3. Interponer  peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información en relación con la  prestación de los servicios ciudadanos digitales.    

4. Elegir  y cambiar libremente el prestador de servicios cuando proceda.    

5. Solicitar  en cualquier momento, y a través de cualquiera de los medios de atención al  usuario, su retiro de la plataforma de servicios, en cuyo caso podrá solicitar  su información al prestador de servicios a través del medio idóneo aprobado por  el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

CAPÍTULO 5    

Tratamiento de datos  personales, seguridad y privacidad de la información    

Artículo 2.2.17.5.1. Responsable  y encargado del tratamiento. Los prestadores de servicios  ciudadanos digitales serán responsables del tratamiento de los datos personales  que los ciudadanos le suministren directamente. Asimismo, serán los encargados  del tratamiento de los datos que otras entidades les proporcionen.    

En cada caso, los prestadores  de servicios ciudadanos digitales deberán cumplir los deberes que les  corresponden como responsables o encargados, establecidos en la Ley 1581 de 2012 o  las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, sin perjuicio de las  obligaciones que se establecen en el presente título.    

La prestación de servicios  ciudadanos digitales se encuentra sometida al cumplimiento de los establecido  en la Ley 1581 de 2012 o  las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

Artículo 2.2.17.5.2. Evaluación  del impacto de tratamiento de datos personales. Antes  de dar inicio a la prestación de los servicios  ciudadanos digitales, los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán  evaluar el impacto de las operaciones de dichos servicios en el tratamiento de  datos personales, incluyendo como mínimo lo siguiente:    

1. Una  descripción detallada de las operaciones de tratamiento de datos personales que  involucran la prestación de los servicios ciudadanos digitales y de los fines  del tratamiento.    

2. Una  evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento  con respecto a su finalidad.    

3. Una  evaluación de los riesgos específicos para los derechos y libertades de los  titulares de los datos personales.    

4. Las  medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de  seguridad, tecnologías y mecanismos que garanticen la protección de datos personales,  pudiendo realizar diseño de software, teniendo en cuenta los derechos e  intereses legítimos de los titulares de los datos y de otras personas  eventualmente afectadas.    

Los resultados de esta  evaluación, junto con las medidas para mitigar los riesgos, serán tenidos en  cuenta e implementados como parte de la aplicación del fundamento de privacidad  por diseño y por defecto.    

Artículo 2.2.17.5.3. Responsabilidad  demostrada y programa integral de gestión de datos personales. Los  prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán adoptar medidas  apropiadas, efectivas y verificables que le permitan demostrar el correcto  cumplimiento de las normas sobre tratamiento de datos personales. Para el  efecto, deben crear e implementar un Programa Integral de Gestión de Datos  Personales (PIGDP), como mecanismo operativo para garantizar el debido  tratamiento de los datos personales.    

El Programa Integral de Gestión  de Datos Personales (PIGDP) debe cumplir los lineamientos de la  Superintendencia de Industria y Comercio, en particular, la guía para la  implementación de la responsabilidad demostrada (accountability)  de dicha entidad.    

Todo lo anterior de conformidad  a los límites que impone la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, Ley 1581 de 2012, el  cumplimiento de las funciones constitucionales, legales y reglamentarias de  cada autoridad pública y/o particular que cumpla funciones públicas, y los  límites que impone la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la  Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014, o  las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

Artículo 2.2.17.5.4. Oficial de  protección de datos. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.4. del Decreto 1074 de 2015,  todo responsable y encargado del tratamiento de datos deberá designar a una  persona o área que asuma la función de protección de datos personales, quien  dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los  derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y  del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015;  y quien deberá, además de cumplir los lineamientos de la Superintendencia de  Industria y Comercio, en particular, la guía para la implementación de la  responsabilidad demostrada (accountability) de dicha  entidad, realizar las siguientes actividades en cuanto a los datos de los  usuarios de los servicios ciudadanos digitales:    

1. Velar  por el respeto de los derechos de los titulares de los datos personales respecto  del tratamiento de datos que realice el prestador de servicios ciudadanos  digitales.    

2. Informar  y asesorar al prestador de servicios ciudadanos digitales en relación con las  obligaciones que les competen en virtud de la regulación colombiana sobre  privacidad y tratamiento de datos personales.    

3. Supervisar  el cumplimiento de lo dispuesto en la citada regulación y en las políticas de  tratamiento de información del prestador de servicios ciudadanos digitales, así  como del principio de responsabilidad demostrada.    

4. Prestar  el asesoramiento que se le solicite acerca de la evaluación de impacto relativa  a la protección de datos.    

5. Atender  los lineamientos y requerimientos que le haga la Delegatura de Protección de  Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga  sus veces.    

Todo lo anterior de conformidad  a los límites que impone la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la  Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014.    

Artículo 2.2.17.5.5. Privacidad  por diseño y por defecto. Los prestadores de servicios ciudadanos  digitales deberán atender las buenas prácticas y principios desarrollados en el  ámbito internacional en relación con la protección y tratamiento de datos  personales, los cuales se refieren a la privacidad por diseño y a la evaluación  del impacto de la privacidad. Conforme a ello, la protección de la privacidad y  de los datos además del cumplimiento de la normativa, exige un modo de operar  de las organizaciones que involucra sistemas de información, modelos, prácticas  de negocio, diseño físico, infraestructura e interoperabilidad, el cual  garantiza la privacidad al ciudadano y a las empresas en relación con la  recolección, uso, almacenamiento, divulgación y disposición de los mensajes de  datos para los servicios ciudadanos digitales gestionados por el prestador de  servicios.    

Para ello los prestadores de servicios ciudadanos digitales  deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:    

1. Realizar y actualizar las evaluaciones de impacto del  tratamiento de los datos personales y el Programa Integral de Gestión de Datos  Personales ante cambios que generen riesgos de privacidad.    

2. Incorporar  prácticas y procesos de desarrollo necesarios destinados a salvaguardar la  información personal de los individuos a lo largo del ciclo de vida de un  sistema, programa o servicio.    

3. Mantener  las prácticas y procesos de gestión adecuados durante el ciclo de vida de los  datos que son diseñados para asegurar que los sistemas de información cumplen  con los requisitos, políticas y preferencias de privacidad de los ciudadanos.    

4. Adoptar  las medidas necesarias para preservar la seguridad, confidencialidad e integridad  de la información personal durante el ciclo de vida de los datos, desde su recolección  original, a través de su uso, almacenamiento, circulación y supresión al final  del ciclo de vida.    

5. Asegurar  la infraestructura, sistemas de TI y prácticas de negocios que interactúan o  implican el uso de cualquier información o dato personal, siendo sujeta a  verificación independiente por parte de todas las partes interesadas,  incluyendo clientes, usuarios y organizaciones afiliadas.    

Artículo 2.2.17.5.6. Seguridad  de la información y Seguridad Digital. Los actores que traten  información en el marco del presente título deberán contar con una estrategia  de seguridad y privacidad de la información, seguridad digital y continuidad de  la prestación del servicio, en la cual, deberán hacer periódicamente una  evaluación del riesgo de seguridad digital, que incluya una identificación de  las mejoras a implementar en su Sistema de Administración del Riesgo Operativo.  Para lo anterior, deben contar con normas, políticas, procedimientos, recursos  técnicos, administrativos y humanos necesarios para gestionar efectivamente el  riesgo. En ese sentido, deben adoptar los lineamientos para la gestión de la  seguridad de la información y seguridad digital que emita el Ministerio de  Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

Artículo 2.2.17.5.7. Limitación  al uso de la información. Los datos personales y los datos de los  usuarios enviados a través del servicio ciudadano digital de interoperabilidad  y en general la información generada, producida, almacenada, enviada o  compartida en la prestación de los servicios ciudadanos digitales, no podrán  ser objeto de comercialización, ni de explotación económica de ningún tipo,  salvo autorización expresa del titular de los datos y de conformidad con los  límites que impone la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, Ley 1581 de 2012.    

CAPÍTULO 6    

Reglamentación parcial del  artículo 60 del Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011    

Artículo 2.2.17.6.1. Sede  electrónica. En virtud del artículo 60 de la Ley 1437 de 2011, la  sede electrónica es la dirección electrónica de titularidad, administración y  gestión de cada autoridad competente, dotada de las medidas jurídicas,  organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad,  accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los  servicios.    

Los sujetos señalados en el  artículo 2.2.17.1.2. de este decreto deberán integrar a la sede electrónica,  las interacciones digitales existentes como trámites, servicios, ejercicios de  participación, acceso a la información, colaboración y control social, entre  otros. Asimismo, las nuevas interacciones ciudadano-Estado nacerán digitales y  se integrarán a esta dirección electrónica, acogiendo las demás disposiciones  que establece el ordenamiento jurídico colombiano sobre la atención al ciudadano  por otros canales.    

Los diversos canales digitales  oficiales dispuestos por cada autoridad deberán estar integrados a la sede  electrónica.    

Artículo 2.2.17.6.2. Sede  electrónica compartida. La sede electrónica compartida será el  Portal único del Estado a través de la cual la ciudadanía accederá a los  contenidos, procedimientos, servicios y trámites disponibles por las  autoridades, a partir del uso de los servicios ciudadanos digitales base.    

El Ministerio de Tecnologías de  la Información y las Comunicaciones generará los lineamientos y evaluará el  cumplimiento requerido para la integración de sedes electrónicas a la sede  electrónica compartida.    

Artículo 2.2.17.6.3. Procedimiento  para el registro de usuarios por medios electrónicos. Los  usuarios deberán registrarse para tener acceso a los servicios ciudadanos  digitales.    

En dicho proceso registrarán la  información mínima necesaria para adelantar el proceso y la aceptación expresa  de los términos y condiciones de uso y operación del servicio. Para dicho  registro se seguirá las disposiciones sobre firma electrónica y digital  contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.    

Artículo 2.2.17.6.4. Expedición  de mecanismos de autenticación digital a usuarios. Como  resultado del proceso de registro se otorgará al usuario de servicios  ciudadanos digitales un mecanismo de firma siguiendo las disposiciones sobre  firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen, así como los  lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones que se incorporarán en la Guía de lineamientos de los servicios  ciudadanos digitales.    

Artículo 2.2.17.6.5. Registro  de documentos electrónicos. Los sujetos señalados en el  artículo 2.2.17.1.2. de este Decreto deberán disponer los servicios de registro  de documentos electrónicos, accedidos a través de la sede electrónica, para la  recepción y remisión de peticiones, escritos y documentos.    

Los sistemas de información que  soportan la sede electrónica deberán garantizar la disponibilidad e integridad  de la información y la correcta gestión documental electrónica, en los términos  de la Ley 594 de 2000 y sus  decretos reglamentarios, en los distintos procedimientos y trámites  electrónicos. Asimismo, deberán:    

1. Admitir  documentos electrónicos correspondientes a los servicios, procedimientos y  trámites que se especifiquen, los cuales podrán ser aportados por el ciudadano  utilizando los servicios de la sede electrónica u otros  medios electrónicos. Los documentos se podrán presentar todos los días  del año durante las veinticuatro horas.    

2. Disponer  en la sede electrónica la relación actualizada de las peticiones, escritos y  documentos recibidos incluyendo la fecha y hora de recepción.    

3. Asignar  un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando  constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar  el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley y  hacer seguimiento a todas las actuaciones recibidas y enviadas.    

4. Enviar  automáticamente por el mismo medio un mensaje acusando el recibo y registro de  las peticiones, escritos o documentos de que se trate, en el que constarán los  datos proporcionados por los ciudadanos, la fecha y hora de presentación y el  número consecutivo de radicación asignado.    

5. Recibir  los documentos anexos a la correspondiente solicitud, mensaje o comunicación.  El registro electrónico generará mensajes que acrediten la entrega de estos  documentos.    

6. Distribuir  electrónicamente en los términos que establezca la entidad para cada trámite,  los documentos registrados al destinatario o destinatarios o entidad responsable  de atender el trámite correspondiente.    

7. Utilizar  formatos o formularios preestablecidos para la presentación de documentos  electrónicos normalizados, correspondientes a los servicios y trámites que se  especifiquen en el sistema.    

8. Incorporar  el calendario oficial de la entidad con fecha y hora, los días hábiles y los  declarados inhábiles.    

9. Posibilitar  la interconexión de todas las dependencias de la entidad para el acceso a la  información por medios electrónicos.    

10. Adecuar  un nivel de interoperabilidad entre los registros electrónicos y otros sistemas  diferentes establecidos por las entidades públicas para atender otros trámites  o requerimientos especiales.    

CAPÍTULO 7    

Disposiciones Finales    

Artículo 2.2.17.7.1. Gradualidad.  De conformidad con el artículo 64 de la Ley 1437 de 2011, las  autoridades y particulares a que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del presente  Decreto deberán implementar los servicios ciudadanos digitales y la sede  electrónica conforme a los lineamientos dados en este título, dentro de los  siguientes plazos:    

1. Las  entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional y los particulares  que desempeñen funciones públicas tendrán un plazo de nueve (9) meses contados  a partir de la publicación de la Guía para la vinculación y uso de los  servicios ciudadanos digitales, por parte del Ministerio de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones.    

2. Las  entidades públicas del orden territorial y las demás a las que se refiere el  artículo 2.2.17.1.2 implementarán el modelo en función de su disponibilidad presupuestal.    

3. El  plazo de registro de los funcionarios públicos será el mismo que se definió  para la implementación de los servicios ciudadanos digitales según el orden  nacional o territorial de la entidad a la que presta sus servicios.    

4. En caso  de que cuenten con implementaciones cuyas funcionalidades sean similares a las  de los servicios ciudadanos digitales, estas deberán elaborar un plan de  migración o integración de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal  fin, dentro del plazo de implementación que a cada una le corresponde.    

Parágrafo. En  Virtud del principio de colaboración, las entidades públicas del orden nacional  y/o territorial, y las demás a las que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del  presente Decreto, diseñarán y adaptarán los proyectos de tecnologías de la  información para que se integren con los servicios ciudadanos digitales.    

La política de Gobierno Digital  es un mandato normativo, en consecuencia, corresponde su cumplimiento por  virtud de las propias normas.    

Artículo 2.2.17.7.2. Recursos. Las  entidades públicas del orden nacional y/o territorial atenderán con sus propios  recursos la infraestructura, integración y operación al modelo de servicios  ciudadanos digitales.    

Con cargo al presupuesto del Fondo único de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones se podrá atender la implementación y operación  de los servicios ciudadanos digitales base para las entidades que hagan parte  del Presupuesto General de la Nación, de acuerdo con las disponibilidades  presupuestales y cupo en el Marco de Gasto de Mediano Plazo del sector de las  comunicaciones.    

El Ministerio de Tecnologías de  la Información y las Comunicaciones establecerá los mecanismos de financiación  y cofinanciación de la implementación, operación e integración a los servicios  ciudadanos digitales base.    

Los establecimientos públicos  acordarán con el Fondo único de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones la financiación de la implementación y operación de los  servicios ciudadanos digitales base”.    

Parágrafo. Lo  dispuesto en el presente decreto, no constituye autorización para que las  entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación modifiquen su  techo de gastos de personal y en todo caso, deberá atenderse de acuerdo con la  disponibilidad de recursos asignados en la presente vigencia.    

Artículo 2°. Implementación de  las medidas de los artículos 2.2.17.4.1 y 2.2.17.7.1. El  Ministerio publicará la Guía de lineamientos de los servicios ciudadanos  digitales y la Guía para vinculación y uso de los servicios ciudadanos  digitales, a las que se refiere el artículo 2.2.17.4.1 que se subroga en virtud  del presente decreto, dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición  de este decreto.    

Las entidades públicas del  orden territorial y las demás a las que se refiere el artículo 2.2.17.1.2  implementarán los servicios ciudadanos digitales y la sede electrónica, según  lo dispuesto en el artículo 2.2.17.7.1 que se subroga en virtud del presente  decreto, dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la expedición de este  decreto, en función de su disponibilidad presupuestal.    

Artículo 3°. Vigencia y  subrogación. El presente Decreto rige a partir de su publicación en el Diario  Oficial, y subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto Único  Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,  Decreto 1078 de 2015.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. C., a 2 de  mayo de 2020.    

IVÁN DUQUE MÁRQUEZ    

El Ministro de Hacienda y  Crédito Público,    

Alberto Carrasquilla Barrera.    

La Ministra de Tecnologías de  la Información y las Comunicaciones,    

Sylvia Cristina Constaín Rengifo.    

El Director  del Departamento Administrativo de la Función Pública,    

Fernando Antonio Grillo  Rubiano.