DECRETO 526 DE 2021
(mayo 19)
D.O. 51.679, mayo 19 de 2021
por el cual se adicionan unos artículos al Capítulo 1 del Título 1, de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, para regular la firma electrónica del contrato individual de trabajo.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en particular las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 53 de la Constitución Política de Colombia establece “[…]La ley, los contratos; los acuerdos y convenios de trabajo, no pueden menoscabar la libertad, la dignidad humana ni los derechos de los trabajadores”;
Que los artículos 37, 38 y 39 del Código Sustantivo del Trabajo establecen que el contrato de trabajo puede ser verbal o escrito y que para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario;
Que el literal c) del artículo 2º de la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” define la firma digital así: “[…] Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”;
Que el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 establece que el requisito de la firma, en relación con el mensaje de datos, se entenderá cumplido si: (i) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador del mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación y (ii) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado;
Que el artículo 10 de la Ley 527 de 1999 dispone en cuanto a la admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos que “[…] Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII, del Título XIII Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia y validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el solo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original […]”;
Que el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 dispone: “[…] Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo”. Adicionalmente, indica “[…] El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquella incorpora los siguientes atributos: (i) Es única a la persona que la usa; (ii) Es susceptible de ser verificada; (iii) Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa; (iv) Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si estos son cambiados, la firma digital es invalidada; (v) Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno nacional”;
Que el artículo 244 de la Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones” señala “[…] Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. […] La parte que aporte al proceso de un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentar lo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos […]”;
Que el documento Conpes 3620 de 2009 “Lineamientos de política para el desarrollo e impulso del comercio electrónico en Colombia” recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital. En ese sentido, establece que “La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica”;
Que el numeral 3 del artículo 2.2.2.47.1. del Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo” señala que se entenderá por firma electrónica “[…] Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”;
Que el artículo 2.2.2.47.5 del Decreto 1074 de 2015 dispone que “La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.47.3. de este decreto”;
Que los avances de las tecnologías de la información y las comunicaciones han propiciado la aparición de nuevos escenarios que impulsan el empleo formal, en los cuales se hace necesaria la suscripción de documentos de contratación a través de medios electrónicos, con el aseguramiento de su autenticidad y la observancia de los derechos de trabajadores y empleadores;
Que Colombia ha adelantado un proceso de inclusión digital, que debe ser usado, entre otros, como una herramienta para el desarrollo económico y social, y para promover la democratización y modernización de la contratación laboral formal;
Que de conformidad con el marco legal existente, el contrato de trabajo en cualquiera de las modalidades permitidas puede hacerse constar en documentos digitales y suscribirse con firmas electrónicas;
Que es necesario establecer la celebración y suscripción del contrato de trabajo en formato digital y mediante firma electrónica, con el fin de brindar seguridad jurídica, celeridad y economía;
En mérito de lo expuesto,
DECRETA:
Artículo 1°. Adición de los artículos 2.2.1.1.8 al 2.2.1.1.15 al Decreto 1072 de 2015. Adicionar los artículos 2.2.1.1.8 al 2.2.1.1.15 al Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, los cuales quedarán así:
“Artículo 2.2.1.1.8. Firma electrónica del contrato de trabajo. El contrato individual de trabajo de que habla el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015 o en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan.
Artículo 2.2.1.1.9. Requisitos del contrato de trabajo firmado electrónicamente. El contrato de trabajo firmado electrónicamente deberá cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.
Parágrafo. Para la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, el acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica previsto en el Artículo 2.2.2.47.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se regirá por lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.13 del presente decreto y por las disposiciones adicionales que las partes encuentren procedente convenir en el contrato mismo.
Artículo 2.2.1.1.10 Firmas. Para la suscripción del contrato individual de trabajo firmado electrónicamente podrán ser utilizadas las siguientes firmas:
1. La firma electrónica, obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con. un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso así como cualquier acuerdo pertinente, de acuerdo con el artículo 2.2.2.47.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.
2. La firma digital, entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.
Parágrafo 1°. La firma digital tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita, si aquella incorpora los atributos descritos en el parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999.
Parágrafo 2°. La firma electrónica tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.47.3 del Decreto 1074 de 2015.
Artículo 2.2.1.1.11. Provisión de medios necesarios para el uso de la firma electrónica. En caso de que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, siempre que cumplan con las condiciones previstas en el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.
La imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato individual de trabajo no será una barrera de acceso al empleo.
Artículo 2.2.1.1.12. Conservación y acceso al contrato de trabajo suscrito de firma electrónica. Los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
El contrato de trabajo suscrito de forma electrónica, sus anexos y modificaciones, firmados electrónicamente por las partes, será(n) suministrado(s) por el empleador siempre al trabajador a través de un medio electrónico autorizado por el trabajador.
Adicionalmente, en los casos en que sea necesario, los empleadores deberán suministrar a las autoridades judiciales; de inspección, vigilancia y control en asuntos laborales y administrativas, los contratos laborales firmados electrónicamente que sean requeridos.
Los empleadores garantizarán la gestión documental digital de los contratos de trabajo firmados electrónica o digitalmente protegiendo su autenticidad, integridad y disponibilidad, por tanto, los contratos de trabajo suscritos con firma digital o electrónica deberán estar disponibles para posterior consulta en el formato en el que han sido creados.
Artículo 2.2.1.1.13. Reglas para el uso de la firma electrónica. Para el uso de la firma electrónica, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:
1. La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse.
2. No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.
3. Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria.
Parágrafo. El empleador garantizará que el mecanismo utilizado para la firma electrónica cumple con las condiciones establecidas en el artículo 2.2.2.47.4. del Decreto 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya.
Artículo 2.2.1.1.14. Tratamiento de datos personales. En la aplicación del presente decreto se deberá dar pleno cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, o a las normas que la modifiquen, complementen o sustituyan, respecto a la protección y tratamiento de datos personales.
Artículo 2.2.1.1.15. Inspección, vigilancia y control. Le corresponde a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social del Ministerio del Trabajo realizar acciones de inspección, vigilancia y control, respecto al cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente decreto”.
Artículo 2°. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación y adiciona los artículos 2.2.1.1.8, 2.2.1.1.9, 2.2.1.1.10, 2.2.1.1.11, 2.2.1.1.12, 2.2.1.1.13, 2.2.1.1.14 y 2.2.1.1.15 al Decreto 1072 de 2015.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 19 de mayo de 2021.
IVÁN DUQUE MÁRQUEZ
El Ministro del Trabajo,
Ángel Custodio Cabrera Báez.
La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Karen Cecilia Abudinen Abuchaibe.