DECRETO 978 DE 2018

DECRETO 978 DE 2018     

(junio 7)    

D.O. 50.617, junio 7 de  2018    

por el cual se  reglamentan las condiciones de asignación y funcionamiento de los programas de  becas creados por las instituciones de educación superior, aprobados por el  Ministerio de Educación Nacional, y financiados con las donaciones a que se  refieren los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, y se adiciona el Decreto 1075 de 2015,  Único Reglamentario del Sector Educación.    

El Presidente de la República de Colombia,  en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las  conferidas en los numerales 11 y 20 del artículo 189 de la Constitución Política y  los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, y    

CONSIDERANDO:    

Que de acuerdo con el artículo 67 de la Constitución Política, la  educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una  función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la  técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura.    

Que el artículo 158-1 del Estatuto  Tributario, modificado por el artículo 91 de la Ley 1819 de 2016,  dispone que las donaciones realizadas por intermedio de las instituciones de  educación superior o del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios  Técnicos en el Exterior (Icetex), dirigidas a  programas de becas que sean aprobados por el Ministerio de Educación Nacional y  que beneficien a estudiantes de estratos 1, 2 y 3, serán deducibles en el  periodo gravable en que se realizan, hasta por el monto máximo que sea definido  anualmente por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia,  Tecnología e Innovación (CNBT).    

Que el parágrafo 3° del artículo 256 del  Estatuto Tributario, modificado por el artículo 104 de la Ley 1819 de 2016,  establece que las personas que realicen donaciones a programas de becas de  estudio total o parcial creados por las instituciones de educación superior,  aprobados por el Ministerio de Educación Nacional, y que beneficien a  estudiantes de estratos 1, 2 y 3, tendrán derecho a descontar de su impuesto  sobre la renta a cargo el veinticinco por ciento (25%) del valor donado.    

Que de acuerdo con la Sentencia C-287 de 2012 de la  Corte Constitucional, el ánimo de lucro “no  se relaciona con las utilidades obtenidas, sino con la destinación que se les  otorgue, de manera que lo que diferencia a una entidad sin ánimo de lucro de  una que sí lo tiene, es que las utilidades no pueden ser repartidas a sus  miembros cuando se retiran, ni al final de cada ejercicio contable, ni cuando  la entidad se liquida”.    

Que de conformidad con los artículos 28 y 29  de la Ley 30 de 1992, la  autonomía de las instituciones de educación superior para administrar sus  recursos se encuentra limitada por la Constitución y la ley, pues estos solo  pueden ser aplicados para el cumplimiento de su misión social y de su función  institucional.    

Que según lo expuesto en los considerandos precedentes, los programas de becas a los que  hacen alusión los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario pueden ser  formulados por instituciones de educación superior, tanto públicas como  privadas.    

Que de acuerdo con lo anterior, las  instituciones de educación superior, tanto públicas como privadas, están  habilitadas para percibir los recursos que le sean entregados a título de  donación, a fin de financiar con dichos recursos programas de becas.    

Que de conformidad con el artículo 277 del  Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el artículo 2° de la Ley 1002 de 2005, el Icetex, en desarrollo de su objeto social, está autorizado  para canalizar y administrar recursos propios o de terceros, becas y otros  apoyos de carácter nacional e internacional, que estén orientados al fomento de  la educación superior.    

Que es necesario reglamentar los artículos  158-1 y 256 del Estatuto Tributario, con el propósito de determinar los  elementos de gratuidad y el cumplimiento de condiciones por parte de los  beneficiarios, las condiciones de asignación y funcionamiento de los programas  de becas, así como el procedimiento que las instituciones de educación superior  deben adelantar ante el Ministerio de Educación Nacional, con el fin de que  esta entidad apruebe dichos programas de becas.    

Que de igual manera, para dar cumplimiento a  lo dispuesto en los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, es necesario  reglamentar la forma en que el administrador que tenga a cargo los recursos  donados adelante dicha labor, hasta el momento en que tales recursos puedan ser  utilizados para el cumplimiento del objeto previsto para los mismos en la ley.    

Que el Gobierno nacional expidió el Decreto 1075 de 2015,  por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector  Educación, con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter  reglamentario que rigen a dicho sector y contar con un instrumento jurídico  único para el mismo.    

Que la presente norma se expide con  fundamento en la potestad reglamentaria del Presidente de la República, razón  por lo cual deberá quedar compilada en el Decreto 1075 de 2015,  en los términos que a continuación se señalan.    

Que en mérito de lo expuesto,    

DECRETA:    

Artículo 1°. Adición de una nueva Sección al Capítulo 3 del Título 3, Parte 5, Libro  2 del Decreto 1075 de 2015.  Adiciónese la Sección 4 al Capítulo 3, Título 3, Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1075 de 2015,  la cual quedará así:    

“SECCIÓN 4    

Condiciones de asignación y funcionamiento  de los programas de becas de que tratan los artículos 158-1 y 256 del Estatuto  Tributario    

SUBSECCIÓN 1    

Objeto, ámbito de Aplicación y definiciones    

Artículo 2.5.3.3.4.1.1. Objeto. La presente  sección tiene como objeto reglamentar el inciso 2° del artículo 158-1, así como  el parágrafo 3° del artículo 256 del Estatuto Tributario, modificados por los  artículos 91 y 104 de la Ley 1819 de 2016,  respectivamente, en relación con las condiciones de asignación de recursos y  funcionamiento de los programas de becas a los que dichas normas se refieren.    

Artículo 2.5.3.3.4.1.2. Ámbito de  aplicación. La presente sección se aplicará a las personas naturales o  jurídicas declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios que  realicen donaciones a programas de becas que cumplan con los requisitos  establecidos en la ley y en la presente sección.    

De igual forma, se aplicará en lo pertinente  a las instituciones de educación superior que presenten a consideración del  Ministerio de Educación Nacional los programas de becas de que tratan los  artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario.    

Por último, aplicará al Icetex  como entidad competente para canalizar y administrar recursos propios o de  terceros que estén destinados al fomento de la educación superior, según lo  establecido en los artículos 277 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y  2° de la Ley 1002 de 2005.    

Artículo 2.5.3.3.4.1.3. Definiciones. Para  los efectos de la presente sección, las palabras y términos que aquí se  relacionan tendrán el significado y el alcance definido a continuación:    

1. Becas: toda subvención o ayuda  económica independientemente de su denominación o modalidad, que implique un  componente de gratuidad, total o parcial, en el suministro de recursos  destinados a financiar la matrícula, y que podrá incluir gastos de  sostenimiento, según como se establezca en el programa de becas.    

2. Beca parcial: la beca que  financiará solo una parte del valor de la matrícula y que podrá incluir gastos  de sostenimiento, según como lo establezca el programa de becas respectivo.    

3. Beca total: la beca que financiará  la totalidad de la matrícula y que podrá incluir gastos de sostenimiento, de  acuerdo con lo establecido por el programa de becas respectivo.    

4. Beneficiario: persona que habiendo  sido seleccionada para cursar un programa académico en una institución de  educación superior sea elegida para obtener una beca.    

5. Donación: es el acto mediante el  cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus  bienes a otra persona que la acepta mediante contrato suscrito conforme al  artículo 1443 del Código Civil, para financiar los programas de becas de que  tratan los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario. Las donaciones podrán  ser efectuadas en dinero en efectivo, por medio de cheque, o a través de  cualquier medio de pago financiero vigente.    

6. Donante: persona natural o  jurídica, declarante del impuesto sobre la renta y complementarios que realice  donaciones a los programas de becas, que se regulan en la presente sección, con  el fin de obtener los beneficios tributarios establecidos en el inciso segundo  del artículo 158-1, y en el parágrafo 3° del artículo 256 del Estatuto  Tributario.    

7. Gastos de sostenimiento: todos los  gastos referidos a la manutención, hospedaje, transporte, útiles y libros. Cada  programa de becas definirá el alcance o cubrimiento de los gastos de  sostenimiento que ofrezca a los beneficiarios, de acuerdo con los lineamientos  establecidos por el Ministerio de Educación Nacional en la convocatoria  referida en el artículo 2.5.3.3.4.2.2 de este decreto.    

8. Instituciones de educación superior: se  refiere a aquellas instituciones de naturaleza pública o privada, que están  habilitadas para prestar el servicio público de educación superior, y que por  su naturaleza jurídica no están destinadas a distribuir utilidades o beneficios  entre sus miembros, sino a su reinversión en el desarrollo de la actividad  social que les corresponde. En atención a su carácter académico y de acuerdo  con los artículos 16 de la Ley 30 de 1992 y 213 de  la Ley 115 de 1994,  dichas instituciones pueden ser: i) instituciones técnico profesionales, ii) instituciones tecnológicas, iii)  instituciones universitarias o escuelas tecnológicas, y iv)  universidades.    

9. Periodo académico: unidad de  tiempo en que cada Institución de Educación Superior organiza el desarrollo de  las actividades de formación de un programa académico (anual, cuatrimestral,  semestral, entre otros). Para efectos de la presente sección, el número de  periodos académicos será el registrado por cada programa en el Sistema Nacional  de Información de la Educación Superior (SNIES).    

10. Programa Académico: programa de  formación ofertado y desarrollado por las instituciones de educación superior  con registro calificado activo, que conduce a un título académico, en  cumplimiento de las condiciones exigidas para el efecto en el Capítulo 2,  Título 3, Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1075 de 2015.    

11. Programa de becas: esquema de  apoyo creado por una institución de educación superior, que haya sido postulado  y aprobado por el Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con lo  establecido en los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, para  beneficiar a personas de estratos 1, 2 y 3 mediante becas de estudio total o  parcial.    

SUBSECCIÓN 2    

Programas de becas    

Artículo 2.5.3.3.4.2.1. Finalidad. La presente subsección tiene como finalidad definir el procedimiento  para aprobar los programas de becas que postulen las instituciones de educación  superior ante el Ministerio de Educación Nacional para ser financiados con las  donaciones de que trata el inciso 2° del artículo 158-1 y el parágrafo 3° del  artículo 256 del Estatuto Tributario.    

Artículo 2.5.3.3.4.2.2. Convocatoria. Durante los  primeros quince (15) días calendario del mes de marzo de cada año, el  Ministerio de Educación Nacional podrá convocar a las instituciones de  educación superior para que postulen sus programas de becas para efectos de  obtener la aprobación de que trata el artículo anterior.    

En cada convocatoria se indicarán los  procedimientos, formalidades y cronogramas que se deben cumplir para la  inscripción, entrega de información, verificación de requisitos, evaluación y  selección de los programas de becas. También se indicará el cupo total de  donaciones a recibir para los programas de becas, de acuerdo con el cupo total  aprobado por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia,  Tecnología e Innovación (CNBT).    

Parágrafo transitorio. Dentro de los  cuarenta (40) días calendario siguientes a la entrada en vigencia de la  presente Sección, el Ministerio de Educación Nacional podrá realizar la primera  convocatoria para que las instituciones de educación superior puedan postular  sus programas de becas, para efectos de que, una vez sean seleccionados, puedan  ser financiados con las donaciones de que tratan el inciso 2° del artículo  158-1 y el parágrafo 3° del artículo 256 del Estatuto Tributario.    

Artículo 2.5.3.3.4.2.3. Parámetros de los programas de becas. Los programas de  becas que postulen las instituciones de educación superior en las respectivas  convocatorias deben cumplir como mínimo los siguientes requisitos, sin  perjuicio de los demás que indique el Ministerio de Educación Nacional para  garantizar la objetividad y transparencia en el proceso de selección:    

1. Ser aprobados y regulados por la  autoridad interna competente de la respectiva institución de educación  superior.    

2. Estar dirigidos a programas académicos  ofrecidos por las instituciones de educación superior que cumplan con las  condiciones indicadas por el Ministerio de Educación Nacional para cada convocatoria.    

3. Beneficiar a estudiantes de estratos 1, 2  y 3. No obstante, el Ministerio de Educación Nacional podrá precisar los  criterios de priorización dentro de la población  objetivo, con un enfoque de inclusión social.    

4. No estar dirigidos a estudiantes  beneficiarios de programas de becas ofrecidos por el Gobierno nacional a través  del Icetex.    

5. Deben estar acompañados de un plan de  seguimiento que ejecutará la institución de educación superior a los  beneficiarios, con el fin de propender por su permanencia, continuidad y  graduación del programa académico en el cual se hayan matriculado.    

6. Indicar, en caso de así contemplarlo el  programa de becas, el valor de los gastos de sostenimiento por periodo  académico que tiene previsto asignar a cada beneficiario.    

7. Establecer las condiciones de asignación  y conservación de la beca, obligaciones de los beneficiarios, causales de  pérdida de la beca y devolución de los recursos que efectivamente hayan  recibido, según lo determine el programa de becas.    

8. Señalar de manera explícita que los  recursos de las donaciones de que trata el inciso 2 del artículo 158-1 y el  parágrafo 3° del artículo 256 del Estatuto Tributario, dirigidos a financiar  los programas de becas, serán recibidos en cuentas especialmente creadas para  el efecto, tal y como se establece en la Subsección 3  siguiente.    

9. Incluir una proyección financiera de la  matrícula fijada por la Institución de Educación Superior para el curso de todo  el programa académico, así como gastos de sostenimiento y demás cobros que  prevea el programa de becas respectivo. Esta proyección puede tener en cuenta  variables económicas y de mercado que puedan afectar los valores de las  matrículas hacia futuro, tales como los cambios en el IPC, o el salario mínimo,  entre otros.    

Parágrafo. Cada programa de becas deberá  mantener vigentes todas las condiciones exigidas por el Ministerio de Educación  Nacional en la respectiva convocatoria.    

Artículo 2.5.3.3.4.2.4. Evaluación y aprobación de los programas de  becas. El Ministerio de Educación Nacional definirá para cada  convocatoria los criterios de evaluación y asignación de puntajes para aprobar  los programas de becas propuestos por las instituciones de educación superior.    

De acuerdo con el resultado de la  evaluación, el Ministerio de Educación Nacional, mediante acto administrativo,  seleccionará los programas de becas con los mayores puntajes logrados, teniendo  en cuenta el cupo total aprobado por el Consejo Nacional de Beneficios  Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT). El Ministerio  comunicará dicho acto a las instituciones de educación superior y al Icetex para lo de su competencia.    

Parágrafo. A cada programa de  becas seleccionado se le asignará cada año el cupo máximo de donación a  recibir. El tope dependerá del cupo total aprobado por el Consejo Nacional de  Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).    

El Ministerio de Educación Nacional podrá  realizar modificaciones al cupo asignado, de acuerdo con las dinámicas de  recaudo que haya tenido cada programa de becas.    

SUBSECCIÓN 3    

Cuentas especiales y fondo especial para  administrar los recursos de donaciones para programas de becas    

Artículo 2.5.3.3.4.3.1. Creación de cuentas especiales para  programas de becas. A efectos de poder realizar el debido seguimiento a la  destinación de las donaciones de que trata la presente sección, las  instituciones de educación superior deberán administrar tales recursos en  cuentas especiales que deberán constituir para dicho fin en los términos de la  presente sección. En el caso de Icetex, estos  recursos se sujetarán al Estatuto Financiero y se reconocerán como recursos de  terceros que se podrán administrar en un Fondo que a su vez tendrá cuentas  especiales.    

Para tal efecto, los donantes que deseen  financiar los programas de becas de que trata la presente sección deberán  realizar sus donaciones a dichos programas de becas, por intermedio del Icetex, o de las instituciones de educación superior, a  través de las cuentas especiales aquí indicadas.    

Parágrafo 1°. Los rendimientos  financieros que generen los recursos de cada cuenta serán capitalizados en las  mismas y estarán destinados exclusivamente a la financiación de los programas  becas de que trata esta Sección.    

Parágrafo 2°. Para efectos de recibir  las donaciones aquí previstas, el Icetex y las  instituciones de educación superior, según el caso, deberán verificar que el  donante cumpla con las políticas de riesgo establecidas en el Sistema de  Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del  Terrorismo (Sarlaft), o el mecanismo que determine  para este fin la ley.    

En el caso de encontrarse alguna  irregularidad relacionada con el origen de los recursos, el Icetex  y las instituciones de educación superior realizarán el respectivo reporte a  las entidades de control para efectos penales o administrativos.    

Parágrafo 3°. Las instituciones de  educación superior que decidan constituir cuentas especiales en el Icetex para recibir las donaciones no estarán sujetas a lo  dispuesto en el artículo 2.5.3.3.4.3.5 del presente Decreto, por cuanto las  obligaciones frente a la administración quedarán a cargo del Icetex, a través del fondo especial que las administre.    

Parágrafo 4°. Las instituciones  de educación superior que decidan constituir cuentas especiales a través del Icetex tendrán a disposición la estructura operativa de  esta Entidad para la administración de estos recursos. Para el efecto, el Icetex pondrá a disposición de aquellas, entre otras, las  siguientes herramientas:    

a) Difusión del programa de becas de la  institución de educación superior.    

b) Estructura de recaudo a nivel nacional,  para recibir las donaciones al programa de becas.    

c) Convocatoria y proceso de selección de  los beneficiarios.    

d) La administración de los recursos donados  con reporte del manejo de los mismos.    

e) Beneficiarse del cupo asignado al Icetex como cupo para recibir donaciones, el cual será  adicional al cupo máximo que haya sido aprobado para el programa de becas de  dicha institución de educación superior.    

f) Realizar el debido proceso de  conocimiento del donante, acorde con las políticas de riesgo establecidas en el  sistema de administración de riesgo de lavado de activos y de financiación del  terrorismo (Sarlaft), o los instrumentos que la ley  defina para tal fin.    

g) Expedir al donante el certificado de  donación correspondiente.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.2. Fondo especial administrado por Icetex. El Icetex  constituirá y reglamentará un fondo especial, por medio del cual realizará la  administración de los recursos de las cuentas especiales referidas en el  artículo anterior, en cuyo caso serán reconocidos como recursos de terceros  sujetos al Estatuto Financiero.    

Los recursos del fondo formarán un patrimonio independiente de  los recursos del Icetex.    

Los rendimientos financieros que generen los  recursos de estas cuentas serán capitalizados en las mismas y estarán  destinados exclusivamente a la financiación de los programas becas de que trata  esta Sección.    

Parágrafo. En caso de que el donante efectúe  la donación sin especificar el programa de becas al que destina la misma, la  destinación de estos recursos será definida por la Junta Administradora de que  trata el artículo 2.5.3.3.4.3.7 del presente Decreto, en el marco de sus  funciones y de los lineamientos que expida el Ministerio de Educación Nacional  para tal fin.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.3. Cuentas especiales administradas por las  instituciones de educación superior. Para garantizar la adecuada  administración, así como el seguimiento de los recursos de las donaciones de  que trata esta Sección, las instituciones de educación superior cuyos programas  de becas hayan sido aprobados por el Ministerio de Educación Nacional deberán  crear y administrar una cuenta especial y reglamentar su manejo.    

Los rendimientos que generen los recursos  que se encuentren en la cuenta especial administrada por la institución de  educación superior deberán ser capitalizados en dicha cuenta, a fin de ser  destinados exclusivamente a la financiación de los programas de becas que  regula la presente sección. Estos recursos estarán afectos única y  exclusivamente a las finalidades señaladas en la presente Sección.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.4. Responsabilidades del Icetex  cuando funja como administrador de los recursos. El Icetex, en su condición de administrador de los recursos de  las cuentas especiales creadas en el fondo especial a cargo de la misma  entidad, será el responsable de las siguientes actuaciones:    

1. Destinar los recursos únicamente a la  financiación de los programas de becas de que trata esta sección.    

2. Publicar y divulgar las convocatorias  para acceder a los programas de becas, de acuerdo con los términos y  condiciones que se definan para tal fin. Las convocatorias deberán ser  publicadas de manera visible y de fácil acceso para los aspirantes, y  contendrán los criterios de selección a ser tenidos en cuenta para otorgar la  beca.    

3. Preseleccionar a los aspirantes a las  becas, de acuerdo con lo dispuesto en cada convocatoria y el reglamento  operativo del fondo.    

4. Presentar a la Junta Administradora del  fondo el listado de aspirantes preseleccionados para la adjudicación de las  becas.    

5. Realizar todos los trámites a que haya  lugar para efectos de legalizar las becas adjudicadas y aprobadas por la Junta  Administradora de que trata el artículo 2.5.3.3.4.3.7 del presente Decreto.    

6. Contar con la infraestructura técnica y  operativa necesaria para garantizar un adecuado manejo, control y  administración independiente de los recursos, así como los instrumentos para  recibir las donaciones, y realizar los pagos de matrícula y los desembolsos a  los beneficiarios.    

7. Girar oportunamente a las instituciones  de educación superior los recursos correspondientes al valor de matrícula del  período académico que curse el beneficiario.    

8. Girar oportunamente a los beneficiarios  los recursos correspondientes a gastos de sostenimiento de cada periodo  académico, según lo establecido en cada programa becas.    

9. Emitir a nombre de la persona natural o  jurídica donante el certificado de donación correspondiente.    

10. Elaborar y presentar semestralmente  informes de la gestión administrativa y financiera sobre los recursos  administrados a la Junta Administradora.    

11. Consolidar la información que le  reporten las instituciones de educación superior sobre las donaciones que  reciban, en virtud de lo establecido en la presente sección, y remitir un único  informe al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e  Innovación (CNBT).    

12. Entregar un informe consolidado de las  cuentas especiales a su cargo con destino al Consejo Nacional de Beneficios  Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT), que deberá contener,  como mínimo, lo siguiente:    

a) Nombre del donante;    

b) Identificación del donante;    

c) Domicilio del donante;    

d) Monto total de la donación;    

e) Programa de becas para el cual se otorgó  la respectiva donación.    

13. Verificar que no se exceda el tope  máximo establecido de donaciones a recibir por parte de las instituciones de  educación superior que hayan creado una cuenta especial a través de Icetex.    

14. Cuando el beneficiario no cumpla con las  obligaciones establecidas para conservar la Beca, realizar las labores de  cobranza de acuerdo con las políticas que disponga la entidad para el efecto, si  así lo establece el programa de becas.    

Parágrafo. El número de becas que se  otorguen con cargo al fondo especial administrado por el Icetex  dependerá de los recursos disponibles en el mismo.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.5. Responsabilidades de las instituciones de  educación superior cuando funjan como administradoras de los recursos. Las instituciones de  educación superior que tengan a cargo la administración de las cuentas  especiales referidas en el artículo 2.5.3.3.4.3.1 de esta sección tendrán las  siguientes responsabilidades:    

1. Destinar los recursos únicamente a la  financiación de los programas de becas de que trata esta sección.    

2. Publicar y divulgar las convocatorias  para acceder a los programas de becas, de acuerdo con los términos y  condiciones que definan para tal fin. Las convocatorias deberán ser publicadas  de manera visible y de fácil acceso para los aspirantes, y contendrán los  criterios de selección a ser tenidos en cuenta para otorgar la beca.    

3. Realizar todos los trámites para formalizar  la adjudicación de las becas de acuerdo con los términos y condiciones que  defina para tal fin.    

4. Realizar el seguimiento a las condiciones  de conservación de la beca por parte de los beneficiarios.    

5. Contar con la infraestructura técnica y  operativa necesaria para garantizar un adecuado manejo, control y  administración independiente de los recursos, así como los instrumentos para  recibir las donaciones y realizar los pagos de matrícula y los desembolsos a  los beneficiarios.    

6. Garantizar el desembolso de los recursos  que correspondan al valor de la matrícula del período académico que curse el  beneficiario.    

7. Girar oportunamente a los beneficiarios  los recursos correspondientes a gastos de sostenimiento, para cada periodo  académico según corresponda.    

8. Emitir el respectivo certificado de  donación, el cual deberá ser suscrito por el representante legal de la entidad  donataria, contador público o revisor fiscal cuando hubiere lugar a ello.  Ninguna institución de educación superior podrá emitir certificados de donación  para otorgar los beneficios tributarios de los que tratan el inciso 2 del  artículo 158-1 y el parágrafo 3° del artículo 256 del Estatuto Tributario por  un monto superior al cupo asignado en la convocatoria de que trata el artículo 2.5.3.3.4.2.2  del presente Decreto. En caso de incumplimiento, la institución de educación  superior correspondiente no podrá postular su programa de becas a la siguiente  convocatoria, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.    

9. Elaborar y remitir un informe al Icetex, a más tardar el último día hábil del mes de enero  de cada año, sobre las donaciones que hayan recibido en el año inmediatamente  anterior, adjuntando copias y relación de las certificaciones expedidas. Este  informe contendrá, como mínimo, la siguiente información.    

a) Nombre del donante;    

b) Identificación del donante;    

c) Domicilio del donante;    

d) Monto total de la donación;    

e) Programa de becas para el cual se otorgó  la respectiva donación;    

f) Número de beneficiarios por programa  académico;    

g) Deserción del programa de becas.    

El Icetex  establecerá un único formato para la presentación de esta información, la cual  se consolidará en el informe anual con destino al Consejo Nacional de  Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).    

Esta información deberá ser remitida y  certificada por el representante legal de la institución administradora de la  cuenta especial, así como los demás informes que les sean solicitados para  efectos de realizar el debido control y seguimiento de las donaciones.    

10. Cuando el beneficiario no cumpla con las  obligaciones establecidas para conservar de la beca, realizar las labores de  cobranza de acuerdo con las políticas que establezca la institución de  educación superior para el efecto, si así lo establece el programa de becas.    

11. Administrar de manera independiente los  recursos de la cuenta especial, a fin de no efectuar con dichos recursos unidad  de caja con las demás cuentas de la Institución de educación superior para que  las autoridades competentes puedan verificar que los recursos se están  destinando de acuerdo con lo previsto en esta Sección.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.6. Administración del Fondo Especial del Icetex. La administración del fondo especial del Icetex estará a cargo de una Junta Administradora, la cual  estará conformada por:    

a) Un representante del Ministerio de  Educación Nacional designado por el Viceministro de Educación Superior, con voz  y voto;    

b) Un representante del sector productivo,  que será elegido por quienes realicen las donaciones de que trata esta sección,  con voz y voto. El Ministerio de Educación Nacional definirá el procedimiento  de la selección;    

c) Un representante de las instituciones de  educación superior, que será elegido por las instituciones que reciban  donaciones de que trata esta sección, con voz y voto. El Ministerio de  Educación Nacional definirá el procedimiento de la selección;    

d) Un representante del Icetex,  con voz pero sin derecho a voto, quien ejercerá la Secretaría Técnica.    

Dicha Junta Administradora será la encargada  de fijar las políticas y las condiciones especiales de funcionamiento del fondo  especial administrado por el Icetex, y de velar por  el óptimo aprovechamiento de los recursos del fondo y por la correcta ejecución  de sus operaciones.    

La elección y la designación de todos los  miembros deben ser informadas a la Secretaría Técnica de la Junta  Administradora dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.    

La periodicidad de los miembros de la Junta Administradora del  fondo especial administrado por Icetex indicados en  los literales b) y c) del presente artículo será de dos (2) años. Tales  miembros podrán ser reelegidos o mantenerse hasta que se designe su reemplazo.  Cumplido el periodo, la designación de los nuevos miembros deberá realizarse en  un plazo no mayor a tres meses.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.7. Funciones de la Junta Administradora. Serán funciones  principales de la Junta Administradora del fondo especial administrado por el Icetex, las siguientes:    

1. Expedir y modificar el reglamento  operativo del fondo especial, en el cual se desarrollarán los aspectos  relacionados con la verificación de los criterios de selección de los  beneficiarios, la adjudicación de las becas, la legalización de estas, los desembolsos  de los recursos y sus renovaciones periódicas, los procedimientos de cobro  cuando sea el caso, y demás aspectos necesarios para garantizar el óptimo  aprovechamiento de los recursos del fondo y la correcta ejecución de sus  operaciones.    

2. Velar por el cumplimiento de los  criterios de selección de los beneficiarios y de la adjudicación de las becas  previstos para cada programa de becas.    

3. Examinar los informes semestrales que  presente el Icetex sobre la gestión administrativa y  financiera del fondo y evaluar la ejecución con base en dichos informes.    

4. Crear y designar los miembros, funciones  y responsabilidades del comité técnico encargado de analizar la información y  los documentos sobre los cuales la Junta Administradora debe adoptar decisiones,  conforme al reglamento operativo del fondo.    

5. Evaluar y aprobar las solicitudes de  reconocimiento de cumplimiento de condiciones para la conservación de la beca  que el comité técnico le presente para su consideración.    

6. Aprobar los gastos que conlleve la  administración del fondo.    

7. Fijar las fechas de las reuniones  ordinarias y extraordinarias de la Junta Administradora, las cuales se llevarán  a cabo como mínimo dos veces al año.    

8. Evaluar y aprobar los casos especiales  que no queden previstos en el reglamento operativo.    

9. Las demás que se consideren pertinentes  para el logro de los objetivos del fondo y que no estén atribuidas a otros  órganos o entidades por ninguna disposición legal o reglamentaria aplicable.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.8. Gastos de Administración. El Icetex, como administrador del fondo especial de que trata  el artículo 2.5.3.3.4.3.2 del presente Decreto, cobrará una remuneración anual  por la administración del fondo, la cual será definida en el reglamento  operativo aprobado por la Junta Administradora del Fondo.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.9. Desembolsos. Una vez se hayan  seleccionado a los beneficiarios de los programas de becas, ya sea por la Junta  Administradora del fondo especial administrado por Icetex  o por las instituciones de educación superior, el administrador de la  respectiva cuenta especial girará los recursos destinados a financiar los  programas de becas, de acuerdo con las siguientes reglas:    

1. Se girarán únicamente el monto del valor  de la matrícula ordinaria y de los gastos de sostenimiento correspondiente al  programa académico que se vaya a cursar, según los valores definidos en el  programa de becas y en los plazos previstos por cada institución de educación  superior.    

2. Los valores de las matrículas serán girados  directamente a la institución de educación superior.    

3. Los valores de gasto de sostenimiento  serán girados a cada beneficiario, según lo establecido en cada programa de  becas.    

4. Los giros se harán únicamente por el  número de períodos académicos del programa académico escogido por el  beneficiario, según su registro en el Sistema Nacional de Información de la  Educación Superior (SNIES).    

5. En caso de que el beneficiario haya  adelantado periodos académicos con anterioridad a la solicitud de beca total o  parcial, el número de periodos académicos a financiar no podrá ser superior al  número de periodos académicos faltantes para finalizar el respectivo programa  académico.    

6. Hasta tanto se cumpla cualquiera de las  condiciones indicadas en los numerales precedentes, los recursos y sus  rendimientos deberán mantenerse en el fondo o cuenta respectiva. En el evento  de que por cualquier motivo el beneficiario deba restituir recursos, estos  deberán consignarse directamente a las órdenes del fondo o de la cuenta desde  la cual fueron girados inicialmente, los cuales serán reinvertidos únicamente  para los fines del fondo o cuenta respectiva en las condiciones señaladas en el  presente artículo.    

7. Los administradores de las cuentas  especiales referidas en el artículo 2.5.3.3.4.3.1. de este Decreto descontarán  de cada cuenta los montos referidos a impuestos, tasas o contribuciones que  lleguen a ser aplicables de acuerdo con la normativa vigente.    

Parágrafo 1°. El programa de becas  no podrá financiar al beneficiario un número superior a los periodos académicos  establecidos en el respectivo programa académico. No obstante, en caso de que  el aplazamiento del programa académico obedezca a situaciones de fuerza mayor  debidamente sustentadas, se estudiará el caso respectivo por parte de la Junta  Administradora del fondo especial administrado por Icetex  o por parte de las instituciones de educación superior, cuando se trate de las  cuentas especiales administradas por dichas instituciones.    

Parágrafo 2°. Los desembolsos no  cubrirán el pago de periodos académicos perdidos, intersemestrales,  y los demás que no estén previstos en el programa de becas.    

Parágrafo 3°. Los beneficiarios  tendrán derecho a aplazar dentro del programa académico que se encuentren  cursando como máximo dos periodos académicos continuos o discontinuos, al  término de los cuales deberán: i) reasumir sus estudios de educación superior  en el mismo programa académico objeto de la beca o ii)  devolver al fondo especial operado por Icetex o a la  cuenta especial correspondiente los recursos que hayan recibido como  beneficiarios del programa de becas, en los términos establecidos en el  programa de becas correspondiente. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que  el aplazamiento del programa académico obedezca a situaciones de fuerza mayor  debidamente sustentadas, se estudiará el caso respectivo.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.10. Calidad de mandatario del Icetex. Para los efectos de las donaciones  realizadas a los programas de becas por intermedio del Icetex,  este último se asimila a un mandatario del donante, calidad bajo la cual  recibirá las donaciones y expedirá las certificaciones de que trata el presente  artículo para efectos tributarios.    

Parágrafo. Para las donaciones que se  realicen por conducto de las cuentas especiales de cada una de las  instituciones de educación superior, dicha certificación será expedida por la  respectiva institución o por el Icetex, cuando la  institución haya decidido constituir cuentas especiales en esa entidad, de  acuerdo con los requisitos definidos en el numeral 2 del artículo 1.2.1.4.3 del  Decreto número  1625 de 2016, modificado por el Decreto número  2150 de 2017.    

Artículo 2.5.3.3.4.3.11. Control Tributario. El Icetex remitirá a la Dirección de Gestión Organizacional o  quien haga sus veces, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN),  a más tardar el 31 de marzo de cada año, una relación de los certificados  tributarios expedidos durante la vigencia fiscal anterior».    

Artículo 2°. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su  publicación.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. C., a 7 de junio de 2018.    

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN    

La Ministra de Educación Nacional,    

Yaneth Giha Tovar.