DECRETO 1413 DE 2017

DECRETO 1413 DE 2017     

(agosto 25)    

D.O. 50.336, agosto 25  de 2017    

por el cual se  adiciona el Título 17 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario  del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto número  1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el Capítulo IV del Título III  de la Ley 1437 de 2011 y el  artículo 45 de la Ley 1753 de 2015,  estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios  ciudadanos digitales.    

El Presidente de la República de Colombia,  en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que  le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política,  el artículo 64 de la Ley 1437 de 2011 y el  artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, y    

CONSIDERANDO:    

Que la Ley 527 de 1999, “por  medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de  datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las  entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, estableció el  reconocimiento jurídico a los mensajes de datos, en las mismas condiciones que  se ha otorgado para los soportes que se encuentren en medios físicos.    

Que de conformidad con el artículo 2° de la Ley 1341 de 2009, las  entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar  el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones con el fin de lograr la  prestación de servicios eficientes a los ciudadanos.    

Que el artículo 60 de la Ley 1437 de 2011  faculta al Gobierno nacional para definir los estándares de la Sede Electrónica  y a su turno el artículo 64 lo hace para establecer los estándares y protocolos  que deben cumplir las autoridades para incorporar de forma gradual la  aplicación de los medios electrónicos en los procedimientos administrativos.    

Que el Decreto ley  número 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar  regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la  Administración Pública, establece en el artículo 4° que las autoridades deben  incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones  para que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de  los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y que deben adoptar las  decisiones administrativas en el menor tiempo posible.    

Que a su vez los artículos 17 y 18 de la  precitada ley, exigen que los trámites y actuaciones que se cumplan ante las  entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas  donde se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación  inmediata, se hará por medios electrónicos. Para lo cual se deberá coordinar en  temas de interoperabilidad con la Registraduría Nacional  del Estado Civil.    

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política  modificado por el Acto Legislativo 02 de 1° de julio de 2015 en concordancia  con el Decreto  ley número 2241 de 1986 y el Decreto  ley número 1010 de 2000, corresponde a la Registraduría  Nacional del Estado Civil ejercer, entre otras, la función de organizar el  Registro Civil y la Identificación de los colombianos, así como organizar las  elecciones.    

Que la Ley 1581 de 2012, por  la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos  personales, desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas  a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya recogido  en las bases de datos o archivos y señala, en los artículos 10, 11, 12 y 13,  las condiciones bajo las cuales las entidades públicas pueden hacer tratamiento  de datos personales y pueden suministrar información en ejercicio de sus  funciones legales.    

Que el Decreto número  1078 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario  del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, define los  instrumentos, lineamientos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea  (gobierno electrónico), desarrollada por el Ministerio de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones. Dicho decreto establece que las entidades  estatales deberán incluirla de forma transversal en sus planes estratégicos  sectoriales e institucionales, en los que son de especial relevancia la gestión  documental electrónica y el uso de herramientas para optimizar los trámites  adelantados por medios electrónicos.    

Que el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015,  “por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un  nuevo país”, establece que bajo la plena observancia del derecho fundamental de  hábeas data, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones (MinTIC), en coordinación con las  entidades responsables de cada uno de los trámites y servicios, definirá y  expedirá los estándares, modelos, lineamientos y normas técnicas para la  incorporación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC),  que contribuyan a la mejora de los trámites y servicios que el Estado ofrece al  ciudadano, los cuales deberán ser adoptados por las entidades estatales y  aplicarán, entre otros, para los siguientes casos: autenticación electrónica,  integración de los sistemas de información de trámites y servicios de las  entidades estatales con el Portal del Estado Colombiano, implementación de la estrategia  de Gobierno en Línea, marco de referencia de arquitectura empresarial para la  gestión de las tecnologías de información en el Estado.    

Que conforme al parágrafo 1° del artículo 45  de la Ley 1753 de 2015, los  servicios que allí se enuncian pueden ser prestados por el sector privado.    

Que el parágrafo 2° literal a) del artículo  45 de la Ley 1753 de 2015  establece que se podrá ofrecer a todo ciudadano el acceso a una carpeta  ciudadana electrónica que le permitirá contar con un repositorio de información  electrónica para almacenar y compartir documentos públicos o privados, recibir  comunicados de las entidades públicas, y facilitar las actividades necesarias  para interactuar con el Estado, por lo que se necesita establecer una política  que desarrolle los contenidos mínimos necesarios para ello.    

Que, en virtud de los anteriores considerandos, es necesario adicionar el título 17 a la  parte 2 del libro 2 del decreto único reglamentario del sector de tecnologías  de la información y las comunicaciones, Decreto número  1078 de 2015, para reglamentar parcialmente el Capítulo IV del Título III  de la Ley 1437 de 2011 y  del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, a  través del establecimiento de lineamientos generales en el uso y operación de  los servicios ciudadanos digitales.    

En mérito de lo expuesto,    

DECRETA:    

Artículo 1°. La Parte 2 del Libro 2 del Decreto  Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, Decreto número  1078 de 2015, tendrá un nuevo título con el siguiente texto:    

“TÍTULO 17    

REGLAMENTACIÓN PARCIAL DEL CAPÍTULO IV DEL  TÍTULO III DE LA LEY 1437 DE 2011 Y  DEL ARTÍCULO 45 DE LA LEY 1753 DE 2015, A  TRAVÉS DEL ESTABLECIMIENTO DE LINEAMIENTOS GENERALES EN EL USO Y OPERACIÓN DE  LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES    

CAPÍTULO 1    

Disposiciones generales    

Artículo 2.2.17.1.1. Objeto. El presente título reglamenta parcialmente el Capítulo  IV del Título III de la Primera Parte de la Ley 1437 de 2011 y el  artículo 45 de la Ley 1753 de 2015,  estableciendo los lineamientos que se deben cumplir para la prestación de  servicios ciudadanos digitales, y para permitir a los usuarios el acceso a la  administración pública a través de medios electrónicos.    

Artículo 2.2.17.1.2. Ámbito de aplicación.  Serán sujetos obligados de las disposiciones contenidas en el presente  título las entidades que conforman la Administración Pública en los términos  del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los  particulares que cumplen funciones públicas.    

Parágrafo. La implementación de los servicios  ciudadanos digitales en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de  control, los órganos autónomos e independientes, y demás organismos del Estado  no contemplados en este artículo, se realizará bajo un esquema de coordinación  y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en el  artículo 209 de la Constitución Política.    

Artículo 2.2.17.1.3. Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este  título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:    

1. Aliado tecnológico. Es la persona  jurídica que apoya a la entidad pública, al particular con funciones públicas o  particulares autorizados por la ley en todos los aspectos relacionados con las  tecnologías de la información para el proceso de autenticación biométrica.    

2. Articulador. Es la entidad  encargada de adelantar las interacciones con los distintos actores involucrados  en la prestación de los servicios ciudadanos digitales para lograr una  prestación coordinada y adecuada de tales servicios.    

3. Autenticidad. Es el atributo generado en un mensaje de  datos, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido,  firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el  mensaje de datos.    

4. Cadenas de trámites. Es la relación de  dos o más trámites que implica la interacción entre dos o más entidades o  particulares que ejerzan funciones administrativas, con el propósito de cumplir  los requisitos de un determinado trámite.    

5. Cédula de ciudadanía digital. Es el equivalente  funcional de la cédula de ciudadanía, expedida por la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

6. Credenciales de autenticación. Son las firmas  digitales o electrónicas que utilizadas por su titular permiten atribuirle la  autoría de un mensaje de datos. Sin perjuicio de la autenticación notarial.    

7. Documento electrónico. Es la información  generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de medios  electrónicos.    

8. Documento electrónico de archivo. Es el registro de la  información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios  electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es  producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser  tratada conforme con los principios y procesos digitales archivísticos.    

9. Escritura pública electrónica.  Es el equivalente funcional de la escritura pública, la cual debe cumplir las  normas sustanciales relativas a las diferentes actuaciones notariales que ella  contiene y de los preceptos de derecho notarial, conforme al Decreto ley  número 960 de 1970 y demás normas concordantes.    

10. Formato o formulario. Es la plantilla  estandarizada por las entidades públicas para la creación de documentos  electrónicos de archivo.    

11. Integridad. Es la condición que  garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido  completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que  sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.    

12. Manual de Condiciones. Es el documento  aprobado y adoptado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones mediante acto administrativo, en el cual se definen los  requisitos específicos para adelantar los procesos de selección objetiva  mediante los cuales se escogerán a los operadores de los servicios ciudadanos  digitales, así como los lineamientos, estándares y normas técnicas necesarios  para la prestación del servicio que deben observar los actores involucrados en  la prestación de servicios ciudadanos digitales.    

13. Marco de interoperabilidad. Es el conjunto de  principios, políticas y recomendaciones que busca facilitar y optimizar la  colaboración entre organizaciones privadas y entidades del Estado para  intercambiar información y conocimiento, en el marco de los procesos de negocio,  con el propósito de facilitar la entrega de servicios a ciudadanos, empresas y  a otras entidades para intercambiar información, aporte de documentos y datos  en línea.    

14. Nivel de garantía. Es el grado de  confianza en los procesos que conducen a la autenticación electrónica.    

15. No repudio. Es el atributo que  brinda protección contra la denegación por parte de una de las partes que  interviene en un trámite ante el Estado a través de los servicios ciudadanos  digitales.    

16. Operador. Es la persona  jurídica que presta los servicios ciudadanos digitales en el marco de la ley y  del presente título.    

17. Privacidad por diseño. Es la protección de  la información que exige la incorporación en las especificaciones de diseño de  tecnologías, procesos, prácticas de negocio e infraestructuras físicas que  aseguren la protección de la privacidad de la información.    

18. Registro de usuario. Es el proceso  mediante el cual las personas naturales o jurídicas se incorporan a los  servicios ciudadanos digitales como usuarios.    

19. Servicios ciudadanos digitales. Es el  conjunto de servicios que brindan capacidades y eficiencias para optimizar y  facilitar el adecuado acceso de los usuarios a la administración pública a  través de medios electrónicos. Estos servicios se clasifican en básicos y  especiales.    

20. Sistema de información de monitoreo. Es el mecanismo que  permite verificar el correcto funcionamiento, la calidad del servicio y  capturar información estadística general de los operadores.    

21. Usuario. Es la persona  natural, nacional o extranjera titular de cédula de extranjería, o la persona  jurídica, de naturaleza pública o privada, que haga uso de los servicios  ciudadanos digitales.    

Artículo 2.2.17.1.4. Actores involucrados. La prestación de los servicios ciudadanos  digitales involucra la participación de los siguientes actores:    

1. Los usuarios.    

2. Los organismos y entidades establecidos  en el artículo 2.2.17.1.2 de este Decreto.    

3. Los operadores de servicios ciudadanos  digitales.    

4. El articulador.    

5. Las autoridades que tienen a su cargo las  funciones de política, regulación, vigilancia y control sobre las actividades  que involucran la prestación de los servicios ciudadanos digitales.    

6. La Registraduría  Nacional del Estado Civil, como autoridad facultada por la Constitución  Política y las leyes para la identificación de las personas.    

Artículo 2.2.17.1.5. Principios. Además de los  previstos en el artículo 209 de la Constitución Política,  2° de la Ley 1341 de 2009, 3°  de la Ley 1437 de 2011 y los  atinentes a la estrategia de Gobierno en Línea contenida en el presente decreto,  la prestación de los servicios ciudadanos digitales se orientará por los  siguientes principios:    

1. Accesibilidad inclusiva. Se busca que los  servicios ciudadanos digitales cuenten con las características necesarias para  que toda la población pueda acceder a ellos, y en especial las personas que se  encuentran en situación de discapacidad.    

2. Escalabilidad. La prestación de los  servicios ciudadanos digitales debe asegurar que, ante el incremento de la  demanda por parte de nuevos usuarios, sea posible mantener los mismos niveles  de servicio.    

3. Gratuidad. En la prestación de  los servicios ciudadanos digitales básicos no se podrá cobrar valor alguno a  los usuarios, correspondiéndoles a las entidades públicas y/o particulares que  desempeñen funciones públicas asumir los costos asociados a su prestación.    

4. Libertad de entrada al mercado. En el proceso de  vinculación de los operadores de servicios ciudadanos digitales se observará la  libre concurrencia de interesados.    

5. Libre elección y portabilidad. Los usuarios tendrán  el derecho a escoger el operador de su preferencia y a trasladarse entre  operadores, en cualquier momento y sin restricción alguna, conservando los  mismos derechos y las características mínimas de los servicios ciudadanos  digitales básicos.    

6. Privacidad por diseño y por defecto. Desde antes que se  recolecte información y durante todo el ciclo de vida de la misma, se deben  adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza (tecnológica, organizacional,  humana, procedimental) para evitar vulneraciones al  derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, así como  fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales. La privacidad  y la seguridad deben hacer parte del diseño, arquitectura y configuración  predeterminada del proceso de gestión de información y de las infraestructuras  que lo soportan.    

7. Seguridad, privacidad y circulación  restringida de la información. Toda la información de los usuarios que se  genere, almacene o transmita en el marco de los servicios ciudadanos digitales,  debe ser protegida y custodiada bajo los más estrictos esquemas de seguridad y  privacidad con miras a garantizar la confidencialidad, el acceso y circulación  restringida de la información, de conformidad con lo estipulado en el  componente de seguridad y privacidad de la Estrategia de Gobierno en Línea.    

8. Usabilidad. En el diseño y  configuración de los servicios ciudadanos digitales se propenderá porque su uso  resulte de fácil manejo para los usuarios.    

CAPÍTULO 2    

Características de los servicios ciudadanos  digitales    

SECCIÓN 1    

GENERALIDADES DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS  DIGITALES    

Artículo 2.2.17.2.1.1. Descripción de los servicios ciudadanos  digitales. Los servicios ciudadanos digitales se clasifican en básicos y  especiales.    

1. Servicios ciudadanos digitales básicos.  Son servicios ciudadanos digitales básicos los siguientes:    

1.1. Servicio de autenticación biométrica. Es aquel que permite  verificar y validar la identidad de un ciudadano colombiano por medio de  huellas dactilares contra la base de datos biométrica y biográfica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, dando pleno  cumplimiento a la Resolución número 5633 de 2016 emitida por la Registraduría Nacional del Estado Civil o cualquier otra  norma que la adicione, modifique, aclare, sustituye o derogue.    

1.2. Servicio de autenticación con cédula  digital. Es aquel que permite la validación de la identidad de los  ciudadanos colombianos por medios electrónicos, a través de la cédula de  ciudadanía digital que para tal efecto expida la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

1.3. Servicio de autenticación electrónica. Es aquel que permite  validar a los usuarios por medios electrónicos, en relación con un mensaje de  datos y provee los mecanismos necesarios para firmarlos electrónicamente, en  los términos de la Ley 527 de 1999 y sus  normas reglamentarias sin perjuicio de la autenticación notarial.    

1.4. Servicio de carpeta ciudadana. Es aquel que permite  el almacenamiento y conservación electrónica de mensajes de datos en la nube  para las personas naturales o jurídicas, en donde estas pueden recibir,  custodiar y compartir de manera segura y confiable la información generada en  su relación con el Estado a nivel de trámites y servicios. En ningún caso la  carpeta ciudadana hará las veces de sistema de gestión de documentos  electrónicos de archivo.    

1.5. Servicio de interoperabilidad. Es aquel que brinda  las capacidades necesarias para garantizar el adecuado flujo de información y  de interacción entre los sistemas de información de las entidades del Estado,  permitiendo el intercambio, la integración y la compartición  de la información, con el propósito de facilitar el ejercicio de sus funciones  constitucionales y legales, acorde con los lineamientos del marco de  interoperabilidad.    

2. Servicios ciudadanos digitales  especiales. Se consideran servicios ciudadanos digitales especiales aquellos  adicionales a los servicios ciudadanos digitales básicos, tales como el  desarrollo de aplicaciones o soluciones informáticas que puedan ser de interés  para la administración o cualquier interesado en el marco de la prestación de  los servicios ciudadanos digitales básicos, que aplicarán, entre otros, para los  casos descritos en el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015 o  aquellas normas que la sustituyan, modifiquen o deroguen, para cuyo efecto, el  Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirá y  reglamentará en coordinación con las entidades responsables de cada uno de los  trámites y servicios los estándares, protocolos y modelos que aplicarán en cada  caso.    

Cualquier desarrollo en el marco de los  servicios ciudadanos digitales especiales deberá hacer uso de o estar soportado  en los servicios ciudadanos digitales básicos cuando lo requieran.    

SECCIÓN 2    

ARTICULADOR, CONDICIONES PARA LOS OPERADORES  Y ACUERDOS ENTRE LOS ACTORES    

Artículo 2.2.17.2.2.1. Articulador de los servicios ciudadanos  digitales. Los servicios ciudadanos digitales serán articulados a través  del mecanismo que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y  las Comunicaciones. Para tal fin, se podrá acudir a la creación de una  asociación entre entidades públicas con o sin participación de particulares; a  la designación de una entidad descentralizada que pueda cumplir tales funciones  a partir de su objeto y experiencia; o a la asunción de dicho rol directamente  por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

Artículo 2.2.17.2.2.2. Operadores de servicios ciudadanos  digitales. De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, los  servicios ciudadanos digitales podrán ser ofrecidos por personas jurídicas  públicas o privadas.    

Artículo 2.2.17.2.2.3. Condiciones mínimas. Además de cumplir  con los requisitos exigidos en el Manual de Condiciones, cada interesado en  prestar a título de operador cualquiera de los servicios ciudadanos digitales  básicos, deberá acreditar ante el articulador las siguientes condiciones:    

1. En relación con el servicio de  autenticación con cédula digital: Las que para tal efecto establezca la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

2. En relación con el servicio de  autenticación electrónica: Contar con la acreditación del Organismo Nacional de  Acreditación de Colombia (ONAC), en las siguientes actividades.    

2.1. Emitir certificados en relación con las  firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas.    

2.2. Ofrecer o facilitar los servicios de  generación de datos de creación de las firmas digitales certificadas u ofrecer  o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas  electrónicas.    

3. En relación con el servicio de carpeta  ciudadana. Contar con la acreditación del Organismo Nacional de  Acreditación de Colombia (ONAC), en las siguientes actividades:    

3.1. Emitir certificados sobre la  verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción del mensaje  de datos y de documentos electrónicos transferibles.    

3.2. Ofrecer o facilitar servicios de  registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de  mensajes de datos.    

3.3. Ofrecer los servicios de registro,  custodia y anotación de los documentos electrónicos transferibles o  transmisibles.    

3.4. Ofrecer los servicios de archivo y  conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos transferibles o  transmisibles.    

4. En relación con el servicio de  autenticación biométrica. Haber sido autorizado por la Registraduría  Nacional del Estado Civil, en las siguientes actividades:    

4.1. Ofrecer el servicio de validación de  identidad biométrica bajo los preceptos de la Resolución número 5633 de 2016  expedida por la Registraduría Nacional del Estado  Civil, o cualquier otra norma que la adicione, modifique, aclare, sustituya o  derogue.    

4.2. Ofrecer servicio de soporte y de  mecanismos de validación alternos para quienes no puedan identificarse a través  del sistema biométrico de huella.    

4.3. Contar con presencia a nivel nacional  para el registro de los usuarios en el sistema.    

Parágrafo. Un operador puede prestar más de  un servicio ciudadano digital.    

Artículo 2.2.17.2.2.4. Vinculación de las entidades públicas y  particulares que ejercen funciones públicas. Corresponderá al  articulador suscribir con los organismos y entidades públicas, así como los  particulares que ejercen funciones públicas, los convenios y/o contratos para  que estos accedan a la prestación de los servicios ciudadanos digitales  ofrecidos por los operadores.    

Artículo 2.2.17.2.2.5. Vinculación de los operadores. Corresponderá al  articulador definir el procedimiento bajo el cual los interesados en prestar  los servicios ciudadanos digitales deben acreditar el cumplimiento de los  requisitos y condiciones que, adicionales a los mínimos fijados en este título,  se establecen a nivel técnico, de experiencia, administrativo y financiero, en  el Manual de Condiciones. Para ello acudirá a los procesos de selección  objetiva necesarios.    

Artículo 2.2.17.2.2.6. Causales de desvinculación de los operadores.  El  articulador podrá desvincular a un operador de la posibilidad de prestar  servicios ciudadanos digitales en cualquiera de los siguientes casos:    

1. A solicitud del Operador, sin perjuicio  de que este deba cumplir las obligaciones emanadas de los acuerdos o contratos  que tenga vigentes para la fecha de la solicitud de retiro.    

2. Cuando el operador entre voluntaria o  forzosamente en causal de liquidación.    

3. Cuando el operador no haya realizado las  adecuaciones que se deriven de la actualización de los requisitos mínimos para  operar dispuestas por el Manual de Condiciones dentro del plazo estipulado por  el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones al  adoptarlas.    

4. Ante el incumplimiento reiterado de las  obligaciones e indicadores emanados de los contratos o convenios suscritos por  el articulador con las entidades para la prestación de los servicios ciudadanos  digitales.    

CAPÍTULO 3    

Condiciones de uso y vigencia de los  servicios ciudadanos digitales    

Artículo 2.2.17.3.1. Uso de los servicios ciudadanos digitales. Será obligatorio  para los organismos y entidades públicas, así como para los particulares que  desempeñen funciones públicas utilizar los servicios ciudadanos digitales, de  conformidad con el artículo 2.2.17.1.2 de este Decreto. Su implementación se  hará de conformidad con la gradualidad definida en el  artículo 2.2.17.8.1 del presente decreto.    

Artículo 2.2.17.3.2. Vigencia de los servicios de autenticación electrónica y carpeta  ciudadana. Los servicios de autenticación electrónica y carpeta ciudadana  tendrán vigencia indefinida, y terminarán por las siguientes causas:    

1. Por solicitud expresa del usuario ante el  operador del servicio.    

2. Por muerte de la persona natural o  liquidación de la persona jurídica.    

3. Por decisión judicial.    

4. La no utilización por un periodo  consecutivo de tres (3) años.    

5. Las demás que establezca el Manual de  Condiciones.    

CAPÍTULO 4    

Modelo de Gobernabilidad    

Artículo 2.2.17.4.1. Política de uso y aprovechamiento de los servicios ciudadanos  digitales. Corresponde al Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones fijar la política de uso y aprovechamiento de los servicios  ciudadanos digitales en el marco del desarrollo de los componentes de la  Estrategia de Gobierno en Línea.    

Artículo 2.2.17.4.2. Supervisión. El articulador adelantará la supervisión de  las obligaciones derivadas de los contratos suscritos por los distintos  operadores de servicios ciudadanos digitales, sin perjuicio que pueda apoyarse  en un tercero para adelantar tal función.    

Artículo 2.2.17.4.3. Vigilancia y control de las actividades involucradas en la prestación  de los servicios ciudadanos digitales. La vigilancia y  control de las actividades involucradas en la prestación de los servicios ciudadanos  digitales se realizará por cada uno de los organismos del Estado que en el  marco de sus competencias tengan que conocer de una o varias de las actividades  involucradas en la prestación de tales servicios.    

CAPÍTULO 5    

Derechos y obligaciones de los actores    

Artículo 2.2.17.5.1. Obligaciones del articulador. El articulador tendrá a su cargo las  siguientes funciones:    

1. Elaborar y actualizar el Manual de  Condiciones para su aprobación por parte del Ministerio de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones.    

2. Verificar el cumplimiento de los  requisitos por parte de los interesados en prestar los servicios ciudadanos  digitales.    

3. Verificar que los operadores de  autenticación electrónica entreguen las credenciales de autenticación a los  usuarios que se registren ante el sistema.    

4. Celebrar los acuerdos necesarios con las  entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas para que  estas puedan implementar los servicios ciudadanos digitales y cumplir con las  exigencias del presente título.    

5. Adelantar los procesos de selección  objetiva necesarios para proveer los servicios a las entidades públicas y  particulares que desempeñen funciones públicas con quienes haya suscrito  acuerdos para la prestación de los servicios ciudadanos digitales.    

6. Administrar los servicios de información  necesarios para la integración y unificación de la entrada a los servicios  ciudadanos digitales.    

7. Administrar el directorio de servicios de  intercambio de información.    

8. Monitorear los indicadores de calidad del  servicio de los operadores.    

9. Tramitar y responder las peticiones, quejas, reclamos y  solicitudes de información que le presenten los actores del sistema.    

10. Verificar que los operadores cumplan con las condiciones  establecidas en el Manual de Condiciones, las cuales deberán mantenerse durante  el plazo que dure su calidad de operador, para garantizar los estándares  mínimos de seguridad, privacidad, acceso y neutralidad tecnológica.    

11. En caso de que el articulador sea un  tercero diferente al Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, se obliga a asistir a todas las reuniones a las que sea  convocado por este para hacer seguimiento a sus labores.    

12. Informar a los operadores sobre  cualquier cambio en los requisitos técnicos para la prestación del servicio y  definir un tiempo prudencial para su adecuación.    

13. Generar reportes de prestación del  servicio, conforme lo disponga el Manual de Condiciones.    

14. Diseñar y desarrollar estrategias de comunicación  y difusión que permitan dar a conocer los beneficios, condiciones, derechos,  obligaciones y deberes y demás información relacionada con el uso de los  servicios ciudadanos digitales.    

15. Acompañar a las entidades públicas en el  análisis de los riesgos asociados a la implementación de los servicios  ciudadanos digitales y definir conjuntamente con ellas los niveles de garantía  requeridos para cada trámite.    

16. Verificar que las entidades públicas  cumplan con los lineamientos de la sede electrónica, definidos en el presente  título, para efectos de su integración con los servicios ciudadanos digitales.    

En caso de que, por cualquier causa, se haga  necesaria la migración de usuarios de un operador a otro, el articulador deberá  adoptar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en la prestación  del servicio. Tales medidas deberán contemplar, como mínimo, el traslado  oportuno de las bases de datos, el registro de eventos, la documentación  técnica actualizada y la información de los usuarios a otro operador con miras  a que los servicios se presten sin interrupción.    

Una vez hecho lo anterior, deberá verificar  que el operador elimine de manera física y definitiva la información que  administró o trató con ocasión de la prestación de sus servicios, garantizando  al usuario la supresión de la información.    

Artículo 2.2.17.5.2. Obligaciones comunes de los operadores que presten servicios ciudadanos  digitales. Los operadores que presten servicios ciudadanos digitales  deberán cumplir las siguientes obligaciones:    

1. Suscribir los acuerdos necesarios con el  articulador conforme con el régimen de contratación que sea aplicable.    

2. Mantener durante toda la vigencia de la  operación las condiciones técnicas, organizacionales, financieras y jurídicas  exigidas por el articulador, así como los estándares de seguridad, privacidad,  acceso, neutralidad tecnológica y continuidad en el servicio y las condiciones  acordadas con sus usuarios y entidades públicas vinculadas, sin imponer o  cobrar servicios que no hayan sido aceptados expresamente por el usuario.    

3. Coordinar con los otros operadores de  servicios ciudadanos digitales el intercambio y la circulación oportuna, segura  y eficiente de la información de los servicios y usuarios.    

4. Atender las peticiones, quejas, reclamos  y solicitudes de información, por parte de los usuarios y de las entidades que  hacen uso de los servicios ciudadanos digitales, así como los requerimientos  que efectúen autoridades administrativas o judiciales en el marco de sus competencias.    

5. Reportar al articulador y a las  autoridades del caso, las anomalías que se registren en la prestación del  servicio.    

6. Diseñar y ejecutar estrategias de  apropiación del modelo entre los ciudadanos, empresas y entidades públicas,  buscando su participación activa como proveedor o consumidor de servicios  ciudadanos digitales, proceso que realizarán conjuntamente con el articulador y  el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.    

7. Suministrar servicios de soporte a los  usuarios.    

8. Implementar sistemas de gestión de  seguridad y controles que permitan disminuir el riesgo asociado a la  integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información para lo cual  adoptarán prácticas de amplio reconocimiento internacional.    

9. Adoptar medidas para garantizar, cuando  sea pertinente, el traslado oportuno de la información de los usuarios a otro  operador de servicios ciudadanos digitales con miras a que los servicios se  presten sin interrupción.    

10. Suministrar acceso a la información que  sea necesaria para adelantar las acciones de monitoreo y control permanente.  Para ello, de manera conjunta, los operadores deberán contratar y asumir los  costos de implementación, administración, operación y mantenimiento de un  sistema centralizado para monitorear todos los servicios. Dicha herramienta  será administrada por el articulador.    

11. Las demás que establezca el Manual de  Condiciones.    

Artículo 2.2.17.5.3. Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de  autenticación biométrica. Los operadores que presten servicios de  autenticación biométrica deberán cumplir las siguientes obligaciones  especiales:    

1. Validar la identidad de las personas de  manera presencial en los puntos acordados con los operadores de autenticación  electrónica.    

2. Guardar la evidencia del resultado de los  cotejos realizados por el tiempo y bajo las condiciones que determine la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

3. Informar de cualquier forma fiable a los  operadores de autenticación electrónica acerca del resultado de la validación  de la identidad de la persona para que estos, en caso de ser satisfactoria,  procedan a la entrega de las credenciales de autenticación electrónica.    

4. Informar a las entidades públicas, los  particulares que ejerzan funciones públicas, y los particulares autorizados por  la Ley, acerca del resultado de la validación de la identidad de las personas  en los trámites y actuaciones en los que se exija la obtención de la huella  dactilar como medio de identificación.    

Artículo 2.2.17.5.4. Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de  Autenticación con cédula digital. Los operadores que presten servicios  de autenticación con cédula digital deberán cumplir con todas las obligaciones  y exigencias que para dicho propósito establezca la Registraduría  Nacional del Estado Civil, una vez se expida la cédula de ciudadanía digital.    

Artículo 2.2.17.5.5. Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de  Autenticación Electrónica. Los operadores que presten servicios de  autenticación electrónica deberán cumplir las siguientes obligaciones  especiales:    

1. Registrar a los usuarios y entregar las  credenciales de autenticación electrónica.    

2. Verificar las credenciales presentadas  por los usuarios de servicios ciudadanos digitales en el momento que acceden a  un trámite o servicio del Estado o cuando requieren firmar un documento  electrónico.    

3. Proveer los mecanismos de firma  electrónica o digital en la carpeta ciudadana para que las personas naturales y  jurídicas y las entidades públicas puedan garantizar la integridad y  autenticidad de los documentos.    

4. Crear y mantener una base de datos de sus  usuarios, que deberá ser actualizada, compartida y sincronizada con el  articulador.    

5. Gestionar las autorizaciones de los  usuarios para tratar y suministrar datos personales.    

6. Gestionar y comunicar oportunamente las  autorizaciones de los usuarios para tratar y suministrar datos personales y la  información con entidades públicas en el marco de sus trámites y servicios  dando cumplimiento a los requerimientos probatorios en esta materia.    

Artículo 2.2.17.5.6. Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de  carpeta ciudadana. Los operadores que presten servicios de carpeta ciudadana  deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales:    

1. Disponer de una plataforma que permita al  menos las siguientes funcionalidades:    

1.1. Recibir documentos, comunicaciones y  notificaciones electrónicas generadas por las entidades públicas o los  particulares que ejercen funciones públicas.    

1.2. Aportar documentos electrónicos a los  trámites que se adelanten ante entidades públicas o ante particulares que  ejercen funciones públicas.    

1.3. Compartir documentos electrónicos con  usuarios de servicios ciudadanos digitales.    

1.4. Gestionar notificaciones y  comunicaciones electrónicas de las entidades públicas o de los particulares que  ejercen funciones públicas.    

1.5. Almacenar, conservar, gestionar y  firmar electrónicamente documentos de forma segura.    

2. Permitir, previa aceptación de términos y  condiciones de uso y una vez otorgada la autorización para el tratamiento de  datos personales, el ingreso al servicio de carpeta ciudadana por parte de los  usuarios mediante las credenciales de autenticación entregadas por el operador  de autenticación con cédula digital y/o de autenticación electrónica.    

3. Emitir certificaciones electrónicas a las  entidades sobre el envío y recepción de comunicaciones y sobre las  notificaciones electrónicas enviadas a la carpeta ciudadana.    

4. Crear y mantener una base de datos con la  información proporcionada por sus usuarios la cual deberá ser actualizada,  compartida y sincronizada con el articulador.    

5. Almacenar y custodiar los avisos de  puesta a disposición de notificaciones en la carpeta ciudadana.    

6. Gestionar los acuses de recibo de los  usuarios y de entidades que notifican.    

7. Mantener el registro de eventos de las  notificaciones.    

Artículo 2.2.17.5.7. Obligaciones especiales de los operadores que presten servicios de  interoperabilidad. Los operadores que presten servicios de  interoperabilidad deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales:    

1. Acompañar a las entidades públicas en la  creación, diseño, implementación o adecuaciones técnicas de los trámites y  servicios que sus sistemas de información expondrán a partir de los servicios  ciudadanos digitales y que estén vinculados para intercambio de información en  el marco de interoperabilidad.    

2. Disponer en su plataforma los servicios  de interoperabilidad que las entidades públicas tengan actualmente  implementados o que fueron publicados en la plataforma de interoperabilidad del  Estado colombiano y que han logrado el cumplimiento del requisito del nivel  tres (3) de madurez “optimizado” de conformidad con lo dispuesto en el Marco de  Interoperabilidad.    

3. Registrar en el directorio de servicios de intercambio de  información que administra el articulador, los servicios de interoperabilidad  que implemente o despliegue en su plataforma.    

4. Configurar, habilitar y exponer servicios de intercambio de  información que podrán ser consumidos por una entidad, empresa o ciudadano u  otro operador de servicios ciudadanos digitales.    

5. Mediar y coordinar el intercambio de  información de las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones  públicas, los operadores de servicios ciudadanos, integrando los servicios  habilitados o expuestos de conformidad con las reglas y políticas  predeterminadas en el marco de interoperabilidad.    

Artículo 2.2.17.5.8. Obligaciones de las entidades públicas y particulares que desempeñen  funciones públicas. Las entidades públicas y los particulares que desempeñen  funciones públicas, en la implementación de los servicios ciudadanos digitales  tendrán las siguientes obligaciones:    

1. Actualizar ante el Departamento  Administrativo de la Función Pública (DAFP) los trámites u otros procedimientos  administrativos en los cuales se haga uso de los servicios ciudadanos  digitales, donde se informe claramente a los ciudadanos, usuarios o grupos de  interés los pasos que deben adelantar para acceder a través de estos servicios.    

2. Analizar con el articulador los riesgos  de cada trámite con el fin de determinar los niveles de garantía requeridos  para cada uno de ellos.    

3. Definir las reglas y políticas que deben  ser consideradas por el operador en el intercambio y composición de la  información de un servicio o trámite determinado, lo anterior, atendiendo los  lineamientos del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión  de TI en el Estado, así como del Marco de Interoperabilidad para que las  entidades que requieran esta información en sus procesos puedan exponer o  consumir servicios según corresponda.    

4. Delegar formalmente los procesos de  autenticación con cédula digital y/o autenticación electrónica al operador  seleccionado a través del articulador para prestarles este servicio. En este  caso a la entidad se le garantizará técnica y jurídicamente la validación de  identidad de las personas en medio digital, de acuerdo a los niveles de  garantía seleccionados.    

5. Recibir o acceder a documentos e  información que comparte el usuario desde su carpeta ciudadana, previo  consentimiento del mismo, e integrarlos dentro de un trámite o actuación sin  exigir que sean presentados en medios físicos.    

6. Hacer uso de los servicios de intercambio  de información publicados con el objeto de optimizar sus procesos, automatizar  los trámites y servicios y recibir o acceder a documentos que comparte el  usuario desde su carpeta ciudadana para integrarlos dentro de un trámite o  actuación.    

7. Firmar electrónicamente los documentos  que así lo requieran, haciendo uso de las credenciales de autenticación  otorgadas para tal efecto al funcionario respectivo.    

8. Enviar comunicaciones, documentos y  gestionar notificaciones electrónicas dirigidas a los usuarios del servicio de  la carpeta ciudadana garantizando su veracidad, legalidad y exactitud, así como  su recepción por el usuario.    

9. No utilizar el servicio de carpeta  ciudadana para el envío de documentación que tenga fines exclusivamente  publicitarios o comerciales, salvo autorización previa por parte del usuario.    

10. Concertar con el articulador los  esquemas de soporte al usuario de tal manera que los casos que competan a la  prestación de servicios ciudadanos digitales sean escalados adecuadamente, sin  perjuicio de los niveles de servicios y soporte que le competen a la entidad  pública en el marco de la administración de sus sistemas de información.    

11. Presentar las peticiones, quejas, reclamos  y solicitudes de información ante el articulador cuando se presenten  desviaciones en la calidad o anomalías en los servicios recibidos.    

12. Inscribir y asignar roles y  autorizaciones a los funcionarios públicos que intervienen en los procedimientos  y trámites que se prestarán a través de los servicios ciudadanos digitales y  que deban ser firmados electrónicamente.    

13. En los eventos de cambio de operador,  deben haberse dado por terminadas las delegaciones y acuerdos de confianza, sin  perjuicio de los servicios recibidos y de la integridad de la información que  administra la entidad a través de los servicios ciudadanos digitales, adoptando  las medidas para garantizar el traslado oportuno de la información al otro  operador evitando la interrupción del servicio.    

14. Garantizar una adecuada gestión  documental de la información recibida de la carpeta ciudadana, respaldada en su  sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, aplicando las  directrices que en esta materia han expedido o expidan el Archivo General de la  Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.  En todo caso deberán garantizar la preservación documental a largo plazo.    

15. Incluir los mecanismos de  interoperabilidad necesarios que permitan hacer más ágiles y eficientes los  trámites y servicios evitando solicitar información a ciudadanos y empresas que  puedan acceder, consultar o solicitar a otra entidad. De igual forma deben  usarse mecanismos de interoperabilidad para el intercambio de información con  otras entidades.    

Artículo 2.2.17.5.9. Deberes de los usuarios de los servicios ciudadanos digitales. Los usuarios de los  servicios ciudadanos digitales tendrán, como mínimo, los siguientes deberes:    

1. Informarse acerca de condiciones del  servicio a través de los términos y condiciones de los mismos y realizar el  correspondiente registro.    

2. Registrarse presencialmente ante un  operador de autenticación electrónica, o en línea cuando cuente con la cédula  de ciudadanía digital que expida la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

3. Custodiar sus credenciales de  autenticación y hacer un buen uso de los servicios ciudadanos digitales.    

4. Aceptar los términos y condiciones para  hacer uso de los servicios ciudadanos digitales.    

5. No ceder o transferir los derechos y/u  obligaciones derivados de los términos y condiciones aprobados.    

6. Velar por el buen uso que de la  información a la que tenga acceso a través de los Servicios ciudadanos  digitales.    

7. No cometer o ser partícipe directa o indirectamente  de actividades fraudulentas a través de los servicios ciudadanos digitales ni  hacer uso de los servicios ofrecidos para:    

7.1. Difundir contenidos delictivos,  violentos, pornográficos, racistas, xenófobos, ofensivos, de apología al  terrorismo o, en general, contrarios a la ley o al orden público.    

7.2. Introducir en la red virus informáticos  o realizar actuaciones susceptibles de alterar, estropear, interrumpir o  generar errores o daños en los documentos e información digital, datos o  sistemas físicos y lógicos, así como obstaculizar el acceso de otros usuarios  mediante el consumo masivo de los recursos informáticos.    

7.3. Intentar acceder a las cuentas de otros  usuarios o a servicios no permitidos, o extraer información.    

7.4. Vulnerar los derechos de propiedad  intelectual o industrial.    

7.5. Violar la confidencialidad de la  información o de terceros.    

7.6. Suplantar la identidad de otro usuario  o de un tercero.    

Artículo 2.2.17.5.10. Derechos de los  usuarios de los servicios ciudadanos digitales. Los usuarios de  los servicios ciudadanos digitales tendrán derecho a:    

1. Registrarse de manera gratuita eligiendo  al operador de servicios ciudadanos digitales de su preferencia entre aquellos  que estén vinculados por el articulador.    

2. Aceptar, actualizar y revocar las  autorizaciones para recibir información, comunicaciones y notificaciones  electrónicas desde las entidades públicas a su elección a través de los  servicios ciudadanos digitales.    

3. Hacer uso responsable de los servicios  ciudadanos digitales a los cuales se registre.    

4. Interponer peticiones, quejas, reclamos y  solicitudes de información en relación con la prestación a los servicios  ciudadanos digitales.    

5. Elegir y cambiar libremente el operador  de servicios ciudadanos digitales.    

6. Solicitar en cualquier momento, y a  través de cualquiera de los medios de atención al usuario, su retiro de la  plataforma de servicios en cuyo caso podrá descargar su información a un medio  de almacenamiento propio.    

CAPÍTULO 6    

Tratamiento de datos personales, seguridad y  privacidad de la información    

Artículo 2.2.17.6.1. Responsable y encargado del tratamiento. Los operadores de  servicios ciudadanos digitales serán responsables del tratamiento de los datos  personales que los ciudadanos le suministren directamente y encargados del  tratamiento respecto de los datos que otras entidades le proporcionen.    

En cada caso, los operadores de servicios  ciudadanos digitales deberán cumplir los deberes legales que les corresponden  como responsables o encargados y sin perjuicio de las obligaciones que se  establecen en el presente título.    

Artículo 2.2.17.6.2. Evaluación del impacto de tratamiento de datos personales. Antes de dar  inicio a la prestación del servicio, los operadores de servicios ciudadanos digitales  deberán evaluar el impacto de las operaciones de dichos servicios en el  tratamiento de datos personales, la cual deberá incluir como mínimo lo  siguiente:    

1. Una descripción detallada de las  operaciones de tratamiento de datos personales que involucra la prestación de  los servicios ciudadanos digitales y de los fines del tratamiento.    

2. Una evaluación de la necesidad y la  proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad.    

3. Una evaluación de los riesgos específicos  para los derechos y libertades de los titulares de los datos personales, y    

4. Las medidas previstas para afrontar los  riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad, diseño de software,  tecnologías y mecanismos que garanticen la protección de datos personales,  teniendo en cuenta los derechos e intereses legítimos de los titulares de los  datos y de otras personas eventualmente afectadas.    

Los resultados de esta evaluación junto con  las medidas para mitigar los riesgos serán tenidas en cuenta e implementadas  como parte de la aplicación del fundamento de privacidad por diseño y por  defecto.    

Artículo 2.2.17.6.3. Responsabilidad demostrada y programa integral de gestión de datos.  Los  operadores de servicios ciudadanos digitales deberán adoptar medidas apropiadas,  efectivas y verificables que le permitan demostrar el correcto cumplimiento de  las normas sobre tratamiento de datos personales. Para el efecto, deben crear e  implementar un Programa Integral de Gestión de Datos (PIGD), como mecanismo  operativo para garantizar el debido tratamiento de los datos personales.    

El PIGD debe cumplir las instrucciones de la  Superintendencia de Industria y Comercio, en particular, la guía para la  implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)  de dicha entidad.    

Artículo 2.2.17.6.4. Delegado de protección de datos. Cada operador  designará un encargado de protección de datos que acredite conocimientos  especializados en la materia, que actuará de manera autónoma, imparcial e  independiente y que tendrá, como mínimo, las siguientes funciones:    

1. Velar por el respeto de los derechos de  los titulares de los datos personales respecto del tratamiento de datos que  realice el operador.    

2. Informar y asesorar al operador en  relación con las obligaciones que les competen en virtud de la regulación  colombiana sobre privacidad y tratamiento de datos personales.    

3. Supervisar el cumplimiento de lo  dispuesto en la citada regulación y en las políticas de tratamiento de  información del operador y del principio de responsabilidad demostrada.    

4. Prestar el asesoramiento que se le  solicite acerca de la evaluación de impacto relativa a la protección de datos.    

5. Atender los lineamientos y requerimientos  que le haga la Delegatura de Protección de Datos Personales  de la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces.    

Artículo 2.2.17.6.5. Privacidad por diseño y por defecto. Los operadores de  servicios ciudadanos digitales deberán atender las buenas prácticas y  principios desarrollados en el ámbito internacional en relación con la  protección y tratamiento de datos personales que son adicionales a la Accountability, y que se refieren al Privacy  by design (PbD) y Privacy Impact Assessment (PIA), cuyo objetivo se dirige a que la  protección de la privacidad y de los datos no puede ser asegurada únicamente a  través del cumplimiento de la normativa, sino que debe ser un modo de operar de  las organizaciones, y aplicarlo a los sistemas de información, modelos,  prácticas de negocio, diseño físico, infraestructura e interoperabilidad, que  permita garantizar la privacidad al ciudadano y a las empresas en relación con  la recolección, uso, almacenamiento, divulgación y disposición de los mensajes  de datos para los servicios ciudadanos digitales gestionados por el operador.  Para ello los operadores deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:    

1. Realizar y actualizar las evaluaciones  del impacto de tratamiento de los datos personales y el Programa Integral de  Gestión de Datos Personales ante cambios que generen riesgos de privacidad.    

2. Incorporar prácticas y procesos de  desarrollo necesarios destinados a salvaguardar la información personal de los  individuos a lo largo del ciclo de vida de un sistema, programa o servicio.    

3. Mantener las prácticas y procesos de  gestión adecuados durante el ciclo de vida de los datos que son diseñados para  asegurar que sistemas de información cumplen con los requisitos, políticas y  preferencias de privacidad de los ciudadanos.    

4. Uso de los máximos medios posibles  necesarios para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de  información personal durante el ciclo de vida de los datos, desde su  recolección original, a través de su uso, almacenamiento, difusión y seguro  destrucción al final del ciclo de vida.    

5. Asegurar la infraestructura, sistemas TI,  y prácticas de negocios que interactúan o implican el uso de cualquier  información o dato personal siendo sujeta a verificación independiente por  parte de todas las partes interesadas, incluyendo clientes, usuarios y  organizaciones afiliadas.    

Artículo 2.2.17.6.6. Seguridad de la información. Los actores que traten información,  en el marco del presente título, deberán adoptar medidas apropiadas, efectivas  y verificables de seguridad que le permitan demostrar el correcto cumplimiento  de las buenas prácticas consignadas en el modelo de seguridad y privacidad de  la información emitido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, o un sistema de gestión de seguridad de la información  certificable. Esto con el fin de salvaguardar la confidencialidad, integridad y  disponibilidad de los activos de información.    

Artículo 2.2.17.6.7. Limitación al uso de la información. Los datos  personales, la información contenida en la carpeta ciudadana y los datos  enviados a través de los servicios de interoperabilidad de los usuarios y en  general la información generada, producida, almacenada, enviada o compartida en  la prestación de los servicios ciudadanos digitales, no podrán ser objeto de  comercialización ni de explotación económica de ningún tipo, salvo autorización  expresa del titular de los datos.    

CAPÍTULO 7    

Reglamentación parcial del Capítulo IV del  Título III de la Ley 1437 de 2011    

Artículo 2.2.17.7.1. Sedes electrónicas. La sede electrónica es una dirección  electrónica que permite identificar la entidad y la información o servicios que  provee en la web, a través de la cual se puede  acceder de forma segura y realizar con todas las garantías legales, los  procedimientos, servicios y trámites electrónicos que requieran autenticación  de sus usuarios.    

La sede electrónica deberá garantizar la  igualdad en el acceso a la administración pública y el respeto a los  lineamientos de calidad, usabilidad, accesibilidad,  neutralidad, interoperabilidad, confidencialidad, disponibilidad, estándares  abiertos, seguridad y privacidad en la información, servicios y trámites  provistos de conformidad con los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea,  el Marco de Referencia y Arquitectura TI.    

Corresponde a cada entidad pública adoptar  su respectiva sede electrónica mediante acto administrativo, el cual deberá  contener, como mínimo, la siguiente información: dirección electrónica,  identificación de la entidad o entidades encargadas de la gestión de la misma y  de los procedimientos, servicios y trámites puestos en ella a disposición de  los ciudadanos e identificación de los canales de acceso.    

Artículo 2.2.17.7.2. Características mínimas de la sede electrónica. La sede electrónica  deberá tener como mínimo las siguientes características:    

1. Aplicaciones móviles: Como componente  opcional de la sede electrónica se podrá integrar el uso de aplicaciones  móviles para garantizar un contacto permanente con el usuario.    

2. Identificación: La dirección  electrónica de referencia a la sede debe incorporar de forma visible e  inequívoca el nombre que la identifique como tal, pudiendo utilizarse la  denominación actual del sitio web de la entidad para  identificarla siempre y cuando cumpla con las características de una sede  electrónica. La sede electrónica utilizará, para identificarse y garantizar una  comunicación segura con la misma, sistemas de firma electrónica basados en  certificados de servidor web seguro o medio  equivalente.    

3. Políticas de seguridad y tratamiento de  información: En la sede electrónica deberán publicarse las políticas y  procedimientos que rijan el tratamiento adecuado de la información de la  entidad, en la cual se deberá informar a los usuarios sobre el tratamiento que  se le dará a sus datos personales, el propósito de su recolección y los  derechos que tienen a accederlos, actualizarlos, corregirlos y revocar las  autorizaciones que hayan otorgado. Así mismo, se informará sobre las  condiciones, el procedimiento y los mecanismos puestos a disposición para  ejercerlos.    

4. Procedimientos y trámites electrónicos: A través de la sede  electrónica se realizarán todos los procedimientos, servicios y trámites  electrónicos que requieran autenticación electrónica de sus usuarios. La sede  deberá admitir el uso de las credenciales de autenticación otorgadas por los  operadores de Servicios de Autenticación Electrónica y/o Autenticación de  cédula digital a los usuarios.    

5. Servicios de la sede: La sede electrónica  deberá contar con los siguientes servicios mínimos: relación de los servicios  disponibles en la sede electrónica, información a los usuarios sobre los  servicios que tienen encomendados, los derechos que les asisten en relación con  aquellos y sobre los compromisos de calidad en su prestación, formulación de  peticiones, quejas y reclamos, acceso al estado del procedimiento o trámite,  comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por la  entidad o entidades que abarca la sede, calendario de días hábiles, fecha y  hora oficial.    

6. Términos y condiciones de uso: En la sede  electrónica deberán publicarse los términos y condiciones de su uso que  señalarán como mínimo la identificación de la sede, entidad titular, naturaleza  jurídica de la entidad o entidades responsables, el objeto de la sede, los  derechos y obligaciones de la entidad y de sus usuarios respecto de su  navegación y el uso de la información publicada, información necesaria para su  correcto uso, propiedad intelectual, servicios electrónicos de información al  usuario, niveles de garantía requeridos o utilizadas en la sede.    

Artículo 2.2.17.7.3. Procedimiento para el registro de usuarios por medios electrónicos. Los ciudadanos  colombianos, los extranjeros con cédula de extranjería vigente y las personas  jurídicas, podrán registrarse ante el operador de autenticación electrónica de  su elección. En dicho proceso se les solicitará por parte del operador de  autenticación electrónica la información mínima necesaria para adelantar el  proceso de registro y la aceptación expresa de los términos y condiciones de  uso y operación del servicio.    

El registro se hará bajo las siguientes  pautas:    

1. Registro de las personas naturales.  El registro de las personas naturales se efectuará a través del procedimiento  adelantado por los operadores de autenticación electrónica, en donde estos, en  alianza con los operadores de autenticación biométrica, validarán la identidad  de las personas consultando la base de datos biométrica y biográfica de la Registraduría Nacional del Estado Civil de acuerdo con los  lineamientos definidos por dicha entidad. El registro se podrá hacer en línea  cuando la persona cuente con la cédula de ciudadanía digital expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

2. Registro de extranjeros titulares de  cédula de extranjería. El registro de extranjeros titulares de cédula de  extranjería se efectuará a través del procedimiento adelantado por los  operadores de autenticación electrónica para validar su identidad contra las  bases de datos de Migración Colombia. Si el resultado de la validación de la  identidad es satisfactorio, Migración Colombia enviará al operador de  autenticación electrónica los atributos básicos de las personas a partir de la  información biográfica que tenga la entidad.    

3. Registro de personas jurídicas. El registro de las  personas jurídicas se podrá hacer presencialmente en las Cámaras de Comercio, o  realizarse en línea ante el operador de autenticación electrónica si su  representante legal se ha registrado previamente como persona natural. El  operador de autenticación elegido por el usuario, deberá validar que dicha  persona natural cuenta con la autorización para representar a la persona  jurídica, verificando la información contra las bases de datos que produzca y  administre la entidad facultada para ello.    

4. Registro de funcionarios públicos y particulares que  desempeñen funciones públicas. Los funcionarios públicos y los particulares  que desempeñen funciones públicas deberán registrarse ante el operador de  autenticación electrónica de su preferencia para adquirir la calidad de  usuario. En relación con los atributos que relacionen a un usuario con el rol  de funcionario público o particular que desempeñe función pública, el operador  deberá complementar los datos de sus usuarios, verificando la información  contra las bases de datos que produzca y administre la entidad facultada para  ello o en su defecto el usuario deberá aportar actas o documentos que permitan  verificar la información y competencias para firmar electrónicamente actos  administrativos, expedientes y documentos en general, en el marco propio de sus  funciones.    

Artículo 2.2.17.7.4. Expedición de credenciales de autenticación electrónica a usuarios. Como resultado del  proceso de registro se otorgará al usuario un conjunto de credenciales las cuales  deberán ser usadas en los procesos de autenticación electrónica, para la firma  de documentos en los procedimientos y trámites que adelanten ante las entidades  públicas a través de medios electrónicos.    

En caso que el usuario quiera contar con  credenciales de autenticación electrónica adicionales a las básicas ofrecidos  por el operador de autenticación electrónica, deberá asumir el costo.    

El Manual de Condiciones definirá las  credenciales básicas que deberán ofrecer los operadores de autenticación electrónica.    

Artículo 2.2.17.7.5. Registro de documentos electrónicos. Las entidades  públicas y particulares que desempeñen funciones públicas, deberán disponer los  servicios de registro electrónico, accedidos a través de la sede electrónica,  para la recepción y remisión de peticiones, escritos y documentos.    

La sede electrónica debe integrar  aplicaciones específicas para el tratamiento de los formatos normalizados de  los procedimientos y trámites que administra dotado de medios de control de  tiempo y plazos y servicios de comunicaciones y notificaciones electrónicas.  Los sistemas de información que soportan la sede deben garantizar la  disponibilidad e integridad de la información y la correcta gestión documental  en los distintos procedimientos y trámites electrónicos y permitir:    

1. Admitir documentos electrónicos  correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se  especifiquen, los cuales podrán ser aportados por el ciudadano utilizando el  servicio de carpeta ciudadana u otros medios electrónicos. Los documentos se  podrán presentar todos los días del año durante las veinticuatro horas.    

2. Disponer en la sede electrónica la  relación actualizada de las peticiones, escritos y documentos recibidos  incluyendo la fecha y hora de recepción.    

3. Asignar un número consecutivo, a las  comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de  recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los  términos de vencimiento que establezca la ley y hacer seguimiento a todas las  actuaciones recibidas y enviadas.    

4. Enviar automáticamente por el mismo medio  un mensaje acusando el recibo y registro de la peticiones, escritos o  documentos de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por  los ciudadanos, la fecha y hora de presentación y el número consecutivo de  radicación asignado.    

5. Recibir los documentos anexos a la  correspondiente solicitud, mensaje o comunicación. El registro electrónico  generará mensajes que acrediten la entrega de estos documentos.    

6. Distribuir electrónicamente en los  términos que establezca la entidad para cada trámite, los documentos  registrados al destinatario o destinatarios o entidad responsable de atender el  trámite correspondiente.    

7. Utilizar formatos o formularios  preestablecidos para la presentación de documentos electrónicos normalizados  correspondientes a los servicios y trámites que se especifiquen en el sistema.    

8. Adoptar en la sede electrónica el  calendario oficial de la entidad con fecha y hora, los días hábiles y los  declarados inhábiles.    

9. Posibilitar la interconexión de todas las  dependencias de la entidad para el acceso por medios electrónicos a la  información.    

10. Adecuar un nivel de interoperabilidad  entre los registros electrónicos y otros sistemas diferentes establecidos por  las entidades públicas para atender otros trámites o requerimientos especiales.    

Artículo 2.2.17.7.6. Notificación electrónica. Para la notificación de actos  administrativos las autoridades podrán usar soluciones de notificación por  medios electrónicos, de acuerdo a lo dispuesto en el presente artículo.    

Las entidades podrán notificar sus actos  mediante los servicios de gestión de notificaciones del operador de carpeta  ciudadana siempre que el administrado haya autorizado expresamente tal  posibilidad. Las notificaciones enviadas por las entidades públicas serán  recibidas y registradas de forma segura en la carpeta ciudadana.    

La notificación electrónica deberá  evidenciar la fecha y hora del envío y acuse de recibo del acto objeto de  notificación. La notificación personal se entenderá surtida con la  certificación de la fecha y hora de apertura del mensaje de datos que la  contiene, remitida por el operador de carpeta ciudadana a la entidad que  profirió el acto administrativo.    

De no poderse surtir la notificación en los  anteriores términos, se dará aplicación al artículo 69 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.    

CAPÍTULO 8    

Disposiciones finales    

Artículo 2.2.17.8.1. Gradualidad. Las entidades a  que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 deberán implementar los servicios  ciudadanos digitales y la sede electrónica conforme a los lineamientos dados en  este título, dentro de los siguientes plazos:    

1. Las entidades públicas priorizadas por la  Ruta de la Excelencia de Gobierno en Línea en la categoría de proyectos de  trámites y servicios, tendrán un plazo de dieciocho (18) meses contados a  partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual  apruebe y adopte el Manual de Condiciones.    

2. Las entidades públicas del orden nacional  tendrán un plazo de veinticuatro (24) meses contados a partir de la  publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el  Manual de Condiciones.    

3. Las entidades públicas del orden  territorial implementarán el modelo en función de su disponibilidad  presupuestal.    

4. Los particulares que desempeñen funciones  públicas tendrán un plazo de veinticuatro (24) meses, contados a partir de la  publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las  Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el  Manual de Condiciones.    

5. El plazo de registro de los funcionarios  públicos será el mismo que se definió para la implementación de los servicios  ciudadanos digitales y la sede según el orden nacional o territorial de la  entidad a la que presta sus servicios.    

6. En caso de que los sujetos obligados por  este decreto cuenten con implementaciones cuyas funcionalidades sean similares  a las de los servicios ciudadanos digitales, estas deberán elaborar un plan de  migración, dentro del plazo de implementación que a cada una le corresponde.    

Parágrafo 1°. Las entidades públicas del  orden nacional y/o territorial requerirán de la aprobación del MinTIC para realizar inversiones o proyectos de tecnologías  de la información relacionados con la prestación de servicios ciudadanos  digitales.    

Parágrafo 2°. Los servicios de autenticación  con cédula digital entrarán en operación una vez sean habilitados legalmente y  sean implementados por la Registraduría Nacional del  Estado Civil. Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones públicas  podrán exigir la autenticación con cédula digital para la realización de sus  trámites en función de la complejidad de los mismos.    

Artículo 2.2.17.8.2 Recursos. Los recursos necesarios para la implementación y  operación de los servicios ciudadanos digitales básicos de las entidades que  hagan parte del Presupuesto General de la Nación y cuya financiación  corresponda a recursos de la nación, serán asumidos por el Fondo de Tecnologías  de la Información y las Comunicaciones.    

Parágrafo. Las entidades públicas del orden  nacional y/o territorial atenderán con sus propios recursos la integración y  operación al modelo de nuevos servicios ciudadanos digitales, y su  implementación.    

Artículo 2°. Vigencia y modificaciones. El presente decreto rige a partir de  su publicación en el Diario Oficial,  y adiciona el Título 17 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único  Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,  Decreto 1078 de 2015.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. C., a 25 agosto de 2017.    

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN    

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,    

Mauricio Cárdenas  Santamaría.    

El Ministro de Tecnologías de la Información  y las Comunicaciones,    

David Luna  Sánchez.    

La Directora del Departamento Administrativo  de la Función Pública,    

Liliana Caballero  Durán.