DECRETO 29 DE 2015

DECRETO 29 DE 2015     

(enero 14)    

D.O. 49.394, enero 14 de 2015    

por medio del cual  se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos  de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se  desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el  artículo 39 del Decreto ley 254 de  2000 y se dictan otras disposiciones.    

Nota: Ver Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

El Presidente de la República, en uso de las  facultades que le confieren la Constitución y la ley en especial las conferidas  en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de  Colombia, y    

CONSIDERANDO:    

Que el artículo 20 de la Ley 594 de 2000  establece que: “Las entidades públicas  que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que  asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas  o vinculadas”;    

Que así mismo, el parágrafo único del artículo  20 de la Ley 594 de 2000 señala  que “Las entidades públicas que se  privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o  entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas”;    

Que el artículo 1° del Decreto ley 254 de  2000, modificado por el artículo 1° de la Ley 1105 de 2006,  establece como ámbito de aplicación las entidades públicas de la Rama Ejecutiva  del Orden Nacional, la liquidación de las Sociedades Públicas, las Sociedades  de Economía Mixta en las que el Estado posea el noventa por ciento (90%) o más  de su capital social y las Empresas Sociales del Estado, así como las entidades  territoriales y sus descentralizadas;    

Que el artículo 6° de la Ley 1105 de 2006  modificó el artículo 6° del Decreto ley 254 de  2000 y en su parágrafo 2° establece que “El liquidador designado deberá presentar dentro de un término máximo de  3 meses contados a partir de su posesión un informe sobre el estado en que  recibe la entidad suprimida o disuelta, especialmente sobre las condiciones de  la contabilidad general, los documentos que conforman el archivo y la relación  y estado de los bienes”;    

Que el literal g) del artículo 2° del Decreto ley 254 de  2000 “por el cual se expide  el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional,  estableció como parte de las acciones inmediatas al momento de inicio del  proceso liquidatorio: “La adopción  inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad  de todos los archivos de la entidad y, en particular, de aquellos que puedan  influir en la determinación de obligaciones de la misma”;    

Que el artículo 25 del Decreto ley 254 de  2000, modificado por el artículo 13 de la Ley 1105 de 2006,  establece que: “El liquidador de la  entidad deberá presentar al Ministerio de Justicia, dentro de los tres (3)  meses después de su posesión, un inventario de todos los procesos judiciales y  demás reclamaciones en las cuales sea parte la entidad, el cual deberá contener  la información que establezca el Ministerio de Justicia”, en  concordancia con lo establecido en los artículos 23 y 25 del Decreto número  4085 de 2011;    

Que el artículo 36 del Decreto ley 254 de  2000 indica, entre otros, que el acta final de liquidación de una entidad,  debe contener: “(…) como mínimo los  siguientes asuntos: (…): f) Manejo y conservación de los archivos y memoria  institucional”;    

Que el artículo 39 del Decreto ley 254  del 2000 preceptúa: “Archivos. Los  archivos de la entidad en liquidación se conservarán conforme a lo dispuesto  por el Archivo General de la Nación”;    

Que el inciso 2° del artículo 39 del Decreto ley 254 de  2000, preceptúa: “Será  responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo  requerido para atender los gastos de conservación, guarda y depuración de los  archivos. La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se  hará con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la  entidad en liquidación”;    

Que el artículo 9° del Decreto número  1515 de 2013 establece que “los  organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por  cualquier razón se supriman, dividan, liquiden o fusionen deberán entregar sus  archivos y documentos históricos al Archivo General de la Nación o los archivos  generales territoriales de su jurisdicción”;    

Que el artículo 1° de la Ley 1712 de 2014,  establece como objeto: “(…) regular el  derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el  ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de la  información”;    

Que la adecuada organización, administración,  conservación, transferencia y/o entrega de los archivos de las entidades  públicas en proceso de privatización, liquidación, supresión y/o fusión, es uno  de los aspectos que mayores recursos demanda, por lo cual requiere de un  adecuado proceso de planeación con el fin facilitar su desarrollo, evitando  incurrir en costos innecesarios o en la inversión de tiempo y recursos que  prolonguen los mencionados procesos;    

Que la organización, administración, custodia,  conservación, transferencia y/o entrega de archivos producto de los procesos  señalados, debe cumplir con lo establecido en la Ley General de Archivos y en  sus normas reglamentarias, garantizando la adecuada protección de los  documentos, de forma que se garanticen los derechos de los ciudadanos y se  protejan los intereses del Estado;    

Que en mérito de lo expuesto,    

DECRETA:    

CAPÍTULO I    

Objeto, ámbito de aplicación y definiciones    

Artículo 1°. Objeto. Reglamentar el artículo 20 de  la Ley 594 de 2000, y el  componente de Gestión Documental del Decreto ley 254 de  2000 en lo relacionado con el proceso de transferencia y/o entrega,  organización, administración, evaluación y eliminación de documentos y archivos  de las entidades públicas que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen o  algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, a fin de proteger el  patrimonio documental del Estado, facilitar el funcionamiento de las entidades  que asuman sus funciones y garantizar los derechos de los ciudadanos. (Nota: Ver artículo 2.8.7.1.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 2°. Ámbito de  aplicación. El presente decreto aplica a todas las entidades públicas del orden  nacional o territorial y sus descentralizadas, las entidades públicas, las  Sociedades Públicas, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado  posea el noventa por ciento (90%) o más de su capital social y las Empresas  Sociales del Estado, así como a los organismos autónomos cuya liquidación,  fusión, supresión o privatización haya sido ordenada por el Gobierno nacional,  por los Entes territoriales o por decisión judicial. (Nota: Ver artículo 2.8.7.1.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 3°. Definiciones. Para efectos de la aplicación de este Decreto se  definen los siguientes términos:    

a) Diagnóstico  de archivos: procedimiento de observación, levantamiento de información  y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se  determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios;    

b) Depuración  de archivos: operación realizada en la fase de organización de archivos,  por la cual se retiran aquellos documentos, duplicados, copias ilegibles, entre  otros, que no tienen valores primarios ni secundarios, para proceder a su  posterior eliminación;    

c) Inventario  en su estado natural: descripción de las unidades documentales que  integran un archivo o un fondo acumulado, levantados en el estado en que se  encuentran las series y documentos de cada oficina o de toda la entidad;    

d) Tabla  de retención documental: listado de series, con sus correspondientes  tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada  etapa del ciclo vital de los documentos;    

e) Tabla  de valoración documental: listado de asuntos o series documentales a los  cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su  disposición final;    

f) Organización  documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la  ordenación y la descripción de los documentos de archivo de una institución;    

g) Valoración  documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores  primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su  permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.    

Nota, artículo 3º: Ver artículo 2.8.7.1.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 4°. Asignación de recursos para la intervención de los archivos.  Será responsabilidad del liquidador en las entidades públicas en proceso de  liquidación, fusión, supresión, privatización o algunas de cuyas funciones se  trasladen a otras entidades, constituir con sus recursos el fondo para atender  los gastos de organización, conservación, consulta y entrega de los  correspondientes archivos.    

Parágrafo 1°. Será responsabilidad de la  entidad que entrega, constituir con sus recursos el fondo requerido para  atender los gastos de diagnóstico, inventario, organización de las series  documentales, depósito y selección, de acuerdo con el plan de trabajo  archivístico aprobado entre las partes.    

Parágrafo 2°. La entidad que reciba los  archivos deberá atender con sus propios recursos, los gastos de organización e  identificación de expedientes, conservación, custodia, administración y  consulta de los archivos recibidos y la ejecución de los procesos archivísticos  necesarios, de acuerdo con su programa de archivo y de gestión documental.    

Para efectos de lo consagrado en los  parágrafos 1° y 2° de este artículo, el presente decreto no constituye título  de gasto.    

Nota, artículo 4º: Ver artículo 2.8.7.1.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO II    

De la organización,  entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos    

Artículo 5°. Comité Técnico para la entrega y/o transferencia y recibo de archivos.  Para formalizar la entrega y/o transferencia y recibo de archivos, se  conformará un Comité Técnico integrado por funcionarios del nivel directivo de  las entidades involucradas en este proceso, así como de los entes cabeza de  sector al cual pertenezcan las mismas, cuya responsabilidad es acordar los  aspectos específicos de la entrega y recepción de los archivos.    

Cuando no exista un organismo cabeza de  sector, se invitará a participar en dicho Comité Técnico con voz y voto, al  Secretario Técnico del Consejo Territorial de Archivos, si se trata de  entidades del orden territorial, o al Subdirector del Sistema Nacional de  Archivos, si se trata de entidades del orden nacional, cuya función se limita a  asesorar al Gobierno Nacional para que este determine la entidad que deba  recibir los archivos.    

Nota, artículo 5º: Ver artículo 2.8.7.2.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 6°. Protección de los documentos. Para  efectos de la organización, seguridad y debida conservación de los archivos,  los responsables de las entidades sometidas a cualquiera de los procesos  definidos en el artículo 1° de este decreto tomarán las medidas pertinentes, de  acuerdo con las instrucciones que conjuntamente impartan el Ministerio o ente  territorial al cual pertenezca la entidad y el Archivo General de la Nación. (Nota: Ver artículo 2.8.7.2.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 7°. Diagnóstico Integral de Archivos. Los  responsables de adelantar los procesos de liquidación, fusión, supresión,  privatización, o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades,  durante los tres (3) primeros meses de iniciado el proceso, deberán adelantar  un diagnóstico integral de los archivos, y con los datos obtenidos deberán  elaborar un informe sobre el estado en que se encuentran al momento de iniciar  el proceso. (Nota: Ver artículo 2.8.7.2.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 8°. Actividades previas al proceso de entrega y/o transferencia. Las  entidades públicas de que trata el artículo primero del presente decreto  deberán adelantar las siguientes actividades previas al proceso de entrega y/o  transferencia:    

1. Realizar un diagnóstico integral del  estado de los archivos, indicado anteriormente, en el que se señale como  mínimo, fechas extremas, volumen en metros lineales y cantidad de unidades de  conservación, tipos de soportes, estado de organización, herramientas de  consulta, conservación, normas que inciden en su conservación y se acopien  todos los instrumentos de clasificación y descripción del fondo documental  tales como: inventarios documentales, inventarios de documentos que previamente  se hayan eliminado, índices, cuadros de clasificación, tablas de retención  documental y tablas de valoración.    

2. Con base en los datos obtenidos durante el diagnóstico, se  debe elaborar un Plan de Trabajo Archivístico Integral, previendo los recursos  necesarios para atender los gastos de entrega, organización, conservación,  depósito, migración a nuevas tecnologías de documentos históricos, y depuración  de los archivos.    

3. Identificar, de acuerdo con las Tablas de Retención  Documental, o a través de la elaboración de un Inventario en su estado natural,  las series o asuntos que serán objeto de la transferencia.    

4. Acordar previamente con la entidad que debe recibir los  documentos, el procedimiento de entrega y/o transferencia y recibo respectivo.    

5. Seleccionar los documentos que requieren medidas  especiales para su protección (documentos confidenciales, actos  administrativos, procesos judiciales, etc.), de conformidad con lo reglamentado  en la Ley 1712 de 2014.    

6. Llevar a cabo los procesos de desinfección documental  para evitar riesgos laborales, contaminación o deterioro de los documentos que  serán objeto de entrega.    

Parágrafo. Previo al proceso de entrega y/o transferencia,  el Archivo General de la Nación o los Archivos Generales Territoriales, según  el caso, analizarán con las entidades responsables de la liquidación,  supresión, fusión, privatización, o algunas de cuyas funciones se trasladen a  otras entidades, la forma como se llevará a cabo el mismo, conforme a lo  establecido en el presente decreto y demás normas expedidas por el AGN.    

Nota, artículo 8º: Ver artículo 2.8.7.2.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 9°. Directrices  para la entrega y/o transferencia de documentos y archivos. El Archivo  General de la Nación podrá establecer directrices especiales al proceso de  entrega y/o transferencia de los documentos y archivos, previo análisis, entre  otros, del volumen de documentos a entregar y/o transferir, y de las  implicaciones económicas, las cuales deberán ser informadas a las entidades  involucradas, para su análisis e implementación.    

Parágrafo 1°. La entrega y/o transferencia así como la  recepción de los documentos y archivos se hará en unidades de conservación  debidamente almacenados; así mismo se suscribirá un acta por los funcionarios  de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza,  así como el nombre y cargo de quienes participan en ella.    

Parágrafo 2°. Los documentos podrán mantenerse en las  unidades de conservación que tenían durante la etapa activa del expediente y en  el orden original establecido durante la fase de gestión o tramitación, si  dichas unidades aún son aptas para la protección y almacenamiento de los  documentos.    

Nota, artículo 9º: Ver artículo 2.8.7.2.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 10. Aplicación  de tablas de retención y valoración documental. El Comité de Desarrollo  Administrativo en las entidades del orden nacional y el Comité Interno de  Archivo en las entidades del orden territorial, de acuerdo con sus tablas de  retención documental o tablas de valoración documental, determinarán aquellos  documentos que habiendo cumplido su tiempo de conservación, podrán ser  eliminados, previa elaboración de un listado de ellos, el cual será sometido a  consideración y aprobación del Comité Evaluador de Documentos del Archivo  General de la Nación.    

Parágrafo 1°. Para los documentos cuyo plazo de retención  no esté registrado en tablas de retención documental o tablas de valoración  documental se deberá adelantar un proceso de valoración antes de efectuar la  transferencia al AGN o a los Archivos Generales Territoriales, para lo cual se  debe establecer el volumen documental, estado de conservación y periodo al que  corresponde (fechas extremas).    

Parágrafo 2°. Como resultado de la valoración documental  se presentará al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación,  las solicitudes de eliminación acompañadas del respectivo inventario y  justificación, para que dicha instancia dictamine sobre la eliminación.    

Parágrafo 3°. Los listados de eliminación y las actas  harán parte integral de los archivos entregados durante el proceso de  liquidación, supresión, fusión o privatización y serán conservados  permanentemente.    

Nota, artículo 10: Ver artículo 2.8.7.2.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 11. Requisitos  de la entrega y/o transferencia. Los documentos y archivos estarán  debidamente inventariados, agrupados por series documentales o asuntos, de  conformidad con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.    

Parágrafo 1°. No se adelantarán procesos de intervención  interna de expedientes (organización, foliación, elaboración de la hoja de  control, selección y depuración), salvo que dichas actividades sean aprobadas  por el Comité Técnico creado para la entrega y/o transferencia, así como la  recepción, previo análisis de las implicaciones económicas y de tiempo que  demande la intervención de los expedientes.    

Parágrafo 2°. En los procesos de privatización, los  documentos y archivos se transferirán al organismo cabeza de sector o al  ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas,  para su conservación, administración, acceso y consulta.    

Parágrafo 3°. Los documentos históricos de que trata el  artículo 9° del Decreto número  1515 de 2013, serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los  Archivos Generales Territoriales, según el caso.    

Parágrafo 4°. En los casos necesarios, el Comité Técnico  de que trata el artículo 5° del presente decreto, establecerá los mecanismos  para que diversas entidades competentes puedan acceder a la consulta de una  misma serie o asunto, a fin de no interferir en la gestión administrativa y la  oportuna atención a los ciudadanos.    

Nota, artículo 11: Ver artículo 2.8.7.2.7. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 12. Inventario  documental para entrega y/o transferencia de archivos. La entrega y/o  transferencia de los archivos se deberá hacer mediante inventarios documentales  elaborados por cada dependencia (siguiendo la estructura orgánico-funcional),  de conformidad con las normas del presente Decreto y las instrucciones que para  cada caso establezca el Archivo General de la Nación.    

Parágrafo 1°. En los inventarios documentales deberán  identificarse los datos mínimos para la recuperación y ubicación de la  información, tales como: nombre de la oficina productora, serie o asunto,  fechas extremas (identificando mínimo el año), unidad de conservación  (identificar número caja y número de carpetas y cantidad de carpetas por caja)  y soporte.    

Parágrafo 2°. Los expedientes de archivo de conservación  permanente se entregarán y recibirán mediante inventario documental, adoptando  el Formato Único de Inventario Documental (FUID), el cual se entregará en  formato físico y electrónico.    

Nota, artículo 12: Ver artículo 2.8.7.2.8. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 13. Obligaciones de los servidores públicos de  manejo y confianza, responsables de los archivos de la entidad. Los  servidores públicos que desempeñen empleos o cargos de manejo y confianza y los  responsables de los archivos de la entidad, deberán rendir las correspondientes  cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega y/o transferencia de los  bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos  establecidos por la Contraloría General de la República, la Contaduría General  de la Nación y el Archivo General de la Nación, sin que ello constituya causal  eximente de la responsabilidad fiscal, disciplinaria y/o penal a que hubiere  lugar, en caso de irregularidades. Los delegados responsables de las entidades  señaladas en el artículo 2° de este decreto, deberán informar de manera  inmediata a las autoridades competentes el incumplimiento de esta obligación. (Nota: Ver artículo 2.8.7.2.9. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 14. De  los archivos generados durante los procesos de liquidación, supresión, fusión o  privatización. Será responsabilidad del Apoderado conformar los archivos  de estos procesos, quien deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la  conservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad, y en particular,  de aquellos que puedan influir en la determinación de obligaciones a cargo de  la misma; para ello el Apoderado podrá constituir con los recursos de la  entidad, el fondo requerido para atender los gastos de organización,  conservación, depósito y depuración de los archivos.    

Al finalizar el proceso de supresión, fusión,  privatización, liquidación o traslado de algunas funciones a otras entidades,  los archivos conformados como resultado de estos procesos, pasarán al  Ministerio al cual corresponda la entidad o a las demás entidades competentes,  quienes los deberán conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes.    

Parágrafo 1°. En el caso de entidades que se fusionen, se  deberá analizar detenidamente cuáles series documentales deben ser entregadas  de acuerdo con las funciones que hayan sido asumidas por la otra entidad, y que  sean necesarias para desarrollar dichas funciones.    

Parágrafo 2°. Si la entidad que se fusiona, liquida o  suprime es un Ministerio, un Departamento Administrativo o un Organismo  Autónomo, los archivos de que trata el presente artículo serán remitidos  mediante transferencia secundaria, al Archivo General de la Nación y se  conservarán junto con los documentos históricos del respectivo fondo.    

Parágrafo 3°. Si la entidad que se fusiona, liquida o  suprime es un organismo del nivel territorial, y no existe una entidad cabeza  de sector que pueda recibir los archivos de la liquidación, estos deberán ser  transferidos al Archivo General Territorial correspondiente y se conservarán  permanentemente.    

Nota, artículo 14: Ver artículo 2.8.7.2.10. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 15. Conformación y conservación del expediente  del proceso. Se deberá conformar un expediente con los originales de los  actos administrativos emitidos, actas de los comités que se constituyan,  cronograma del proceso, informes de rendición de cuentas, informes de procesos  jurídicos, informe de cartera, Informe de gestión, informe de entrega y/o  transferencia de archivos, cálculo actuarial, presupuesto, estados financieros,  inventarios de bienes muebles e inmuebles, contratos, avisos de prensa en  relación con el proceso y demás documentos fundamentales que registren el  proceso, para ser conservado permanentemente y reproducido en un medio que facilite  su conservación y consulta por parte de las autoridades y ciudadanos. (Nota: Ver artículo 2.8.7.2.11. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO III    

Del Plan de Trabajo Archivístico  Integral    

Artículo 16. Cumplimiento de normas archivísticas.  El plan de trabajo archivístico integral, resultado del diagnóstico elaborado  por la entidad, deberá adoptar las normas establecidas por el Archivo General  de la Nación, que sean aplicables, de acuerdo con la naturaleza jurídica de la  entidad, la complejidad del trabajo archivístico, las implicaciones económicas  y el tiempo fijado para llevar a cabo el proceso de liquidación, fusión,  supresión, traslado de algunas funciones o privatización. (Nota: Ver artículo 2.8.7.3.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 17. Elaboración  del plan de trabajo archivístico integral. El plan de trabajo  archivístico integral será elaborado teniendo en cuenta la estructura  orgánico-funcional de las entidades de que trata el artículo 2° del presente decreto  que se liquiden, fusionen, trasladen algunas funciones a otras entidades o se  privaticen, casos en los cuales los procesos archivísticos de clasificación,  ordenación y descripción, se llevarán a cabo teniendo en cuenta el siguiente  procedimiento:    

1. Inventario  documental. Se elaborará el inventario del fondo documental, el cual  deberá hacerse de conformidad con el artículo 12 del presente decreto en  formato electrónico que facilite su incorporación a una base de datos acorde  con las normas de descripción archivísticas.    

2. Valoración  documental. Se deberá adelantar un proceso de valoración de sus fondos  acumulados antes de efectuar la transferencia, previo a lo cual se levantarán  las diferentes estructuras orgánicas según los periodos que resulten de la  historia institucional, para facilitar la organización de los archivos.    

3. Eliminación de  documentos. Como resultado del proceso de valoración documental, se  deberá aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el  Comité Interno de Archivo de la respectiva Entidad, la eliminación de los  documentos de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la  Nación y las tablas de retención y/o valoración documental.    

4. Entrega y/o  transferencia y recepción. Los documentos y archivos se entregarán,  recepcionarán y/o transferirán debidamente organizados y almacenados en  unidades de conservación apropiadas; asimismo se suscribirá un acta por los  funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que  se realiza, así como el nombre y cargo de quienes participan en ella.    

Nota, artículo 17: Ver artículo 2.8.7.3.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 18. Aprobación del plan de trabajo archivístico  integral. El plan de trabajo archivístico integral deberá ser aprobado  por el Comité de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de  las entidades involucradas, de forma que se garantice la adecuada entrega y  recibo de los documentos y archivos, sin afectar los derechos de los  ciudadanos. (Nota: Ver artículo 2.8.7.3.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 19. Respeto al Principio de Procedencia y Orden  Original. Para el proceso de organización y entrega de las series  documentales y expedientes, se aplicará el respeto al principio de procedencia  y orden original establecido por el Archivo General de la Nación. (Nota: Ver artículo 2.8.7.3.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 20. Hoja de Control. Si los expedientes  no cuentan con la respectiva hoja de control, no será obligatorio su  diligenciamiento; así mismo, la entidad que entrega deberá respetar el orden  natural de los expedientes, salvo que exista evidencia de que dicho orden no  corresponde con la tramitación de los documentos durante su etapa activa y sea  necesaria su intervención para facilitar su consulta o para adelantar procesos  de microfilmación o digitalización, previa aprobación del Comité Técnico creado  según el artículo 5° del presente decreto. (Nota: Ver artículo  2.8.7.3.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 21. Identificación de unidades de conservación.  Las unidades de conservación se identificarán exteriormente mediante etiquetas  de códigos de barras o cualquier otro dispositivo que facilite el proceso de  entrega y/o transferencia, así como el recibo de manera eficiente, aprovechando  las ventajas de las tecnologías de la información. (Nota: Ver artículo  2.8.7.3.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 22. Características de las unidades de conservación.  Solamente se utilizarán unidades de conservación fabricadas en material  desacidificado, cuando los documentos tengan valor histórico. En los demás  casos, y cuando sea posible y se encuentren en buen estado, se utilizarán las  mismas unidades de conservación (cajas y carpetas) de la entidad que hace  entrega y/o transferencia de los archivos, para evitar incurrir en costos  innecesarios. (Nota: Ver artículo 2.8.7.3.7. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO IV    

Entrega de expedientes de  procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral, contractual y  pensional    

Artículo 23. Expedientes  de procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual objeto  de liquidación. De conformidad con el parágrafo 1° del artículo 25 del Decreto ley 254 de  2000, reglamentado por el Decreto número  414 de 2001, modificado por el artículo 13 de la Ley 1105 de 2006,  modificado por el artículo 236 de la Ley 1450 de 2011,  para los expedientes de todos los procesos judiciales y demás reclamaciones de  carácter laboral y contractual, el liquidador de la entidad deberá presentar al  Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia en el término establecido  en el artículo modificatorio, un inventario con los procedimientos establecidos  en este decreto, conjuntamente con una base de datos que permita la  identificación y recuperación adecuada para la consulta. Lo anterior, en  concordancia con lo establecido en los artículos 23 y 25 del Decreto número  4085 de 2011.    

Parágrafo. En los casos que no sea procedente la  constitución de un patrimonio autónomo de remanentes deberán ser entregados  estos expedientes, al Ministerio o Departamento Administrativo o ente  territorial al cual se encontraba adscrita o vinculada la entidad objeto de  liquidación, tal como lo refiere el parágrafo 1° del artículo modificatorio.    

Nota, artículo 23: Ver artículo 2.8.7.4.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 24. De  los documentos e información pensional. De conformidad con el artículo  11 del Decreto ley 254 de  2000, cuando una entidad que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones,  entre en un proceso de liquidación, deberá entregar a la entidad que se  determine en el Acto Administrativo que ordene dicho proceso, el conjunto de  todos los archivos físicos y electrónicos que hayan sido fundamento para la  elaboración del cálculo actuarial, necesarios para la generación de las nóminas  de pensionados y definir la procedencia de derechos pensionales.    

Parágrafo. Para dar cumplimiento al proceso de  liquidación, supresión, fusión, o privatización, se entenderá que la entrega  y/o transferencia de los documentos y los archivos deberá hacerse de  conformidad con el presente decreto y con los procedimientos establecidos por  el Archivo General de la Nación.    

Nota, artículo 24: Ver artículo 2.8.7.4.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO V    

Entrega y/o transferencia y  recibo de documentos y archivos electrónicos    

Artículo 25. Directrices  para la entrega y/o transferencias y recibo de información, documentos y archivos  electrónicos. Para la entrega y/o transferencia y recibo de información,  documentos y archivos electrónicos o almacenados en medios magnéticos,  dispositivos electrónicos, unidades en estado sólido o cualquier otro  dispositivo similar, se deberán seguir las siguientes instrucciones:    

a) Determinar el estado de conservación de las unidades de  almacenamiento;    

b) Determinar el volumen de los documentos en información  (en GB o TB);    

c) Organizar la información electrónica siguiendo una  estructura de archivos que facilite su transferencia, consulta y  administración;    

d) Identificar exteriormente las unidades con el nombre de  la información, las fechas extremas y las características del formato, para  facilitar su lectura o interpretación.    

Nota, artículo 25: Ver artículo 2.8.7.5.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 26. Descripción  técnica de los medios electrónicos. Se acompañará al medio electrónico  de almacenamiento, un documento técnico en el cual se describan las  características de la información electrónica entregada, así:    

a) El sistema operativo requerido para leer la  información;    

b) El formato en el cual se está entregando la  información;    

c) La estructura de los directorios;    

d) Las tablas utilizadas para interpretar la información;    

e) Las características de las firmas digitales empleadas  en la gestión de los documentos electrónicos.    

Parágrafo. A los documentos o información que se encuentre  encriptada o cifrada, se les deberá retirar la protección antes de su entrega  y/o transferencia a la entidad responsable de recibirlos. De ser documentos  sujetos a reserva legal o clasificados, se mantendrá la misma conforme lo  establecido en la Ley 1712 de 2014 y  las normas especiales que regulen este aspecto.    

Nota, artículo 26: Ver artículo 2.8.7.5.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 27. Medios electrónicos con documentos  digitalizados. Los medios electrónicos que contienen documentos  digitalizados se entregarán mediante inventario, debidamente identificados  exteriormente y siguiendo lo señalado en artículo 26 del presente decreto. (Nota: Ver artículo 2.8.7.5.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.).    

CAPÍTULO VI    

Disposiciones finales    

Artículo 28. Cotejo  de los documentos recibidos. En todo caso, previo a la suscripción del  acta, se cotejará la documentación y los archivos contra los inventarios, por  quienes intervienen en este proceso; dicho inventario formará parte integral  del acta, la cual se conservará de manera permanente en los archivos de la  entidad que recibe los documentos.    

Parágrafo. La entidad que recibe, deberá contar con la  infraestructura que garantice la organización y la conservación de la  documentación recibida, además del personal especializado que atienda los  servicios de administración y consulta. El Archivo General de la Nación  prestará el apoyo que se requiera para el adecuado proceso de entrega y/o  transferencia de los archivos, cuando se presenten situaciones en las cuales la  entidad receptora no esté preparada para recibirlos.    

Nota, artículo 28: Ver artículo  2.8.10.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 29. Acceso  a los documentos. Las entidades públicas que reciban documentos o  archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado, suprimido, privatizado  o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, pondrán a disposición  de los usuarios la documentación recibida si la misma no está sujeta a reserva  legal o se encuentra clasificada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el  artículo 27 de la Ley General de Archivos, o restringida en los términos del  Artículo 29 ibídem.    

Parágrafo. En los sistemas de descripción archivística se  dejará un inventario documental que dé cuenta del proceso de entrega y/o  transferencia e incorporación de dichos documentos y archivos al fondo  documental de la entidad que recibe.    

Nota, artículo 29: Ver artículo  2.8.10.7. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 30. Difusión  y divulgación. Las entidades de que trata el artículo 2° del presente decreto  y las entidades receptoras de los archivos, así como el organismo cabeza de  sector, dará amplia difusión en su página Web de la Historia Institucional, del  inventario y del acta de entrega y recibo de los documentos y archivos, para  facilitar la consulta de la información producida por las entidades que se  liquiden, fusionen, privaticen, supriman o algunas de cuyas funciones se  trasladen a otras entidades. (Nota: Ver artículo 2.8.10.8. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 31. Responsabilidad  de los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales. Corresponde  a los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales, adoptar las  medidas necesarias para vigilar el cumplimiento de lo señalado en el presente decreto,  en las entidades bajo su jurisdicción y competencia. (Nota: Ver artículo 2.8.10.9. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 32. Idoneidad  profesional. Para los procesos de dirección, diseño del plan de trabajo  archivístico integral, organización e intervención de los archivos de la  liquidación, supresión, fusión, privatización, de entidades públicas o algunas  de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, se deberá contar personal  idóneo, entre otros, con profesionales en archivística, de acuerdo con lo  señalado en la Ley 1409 de 2010. (Nota: Ver artículo 2.8.10.10. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 33. Contratación con terceros. El responsable del  proceso de liquidación de entidades públicas que se supriman, fusionen o  privaticen, podrá contratar la prestación de servicios de organización,  administración y custodia con personas naturales, jurídicas de derecho público  y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos que acredite  experiencia y que cuente en su planta de personal, entre otros, con  profesionales con formación académica de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 1409 de 2010.    

Parágrafo. En los términos de referencia o estudios  previos, así como en los contratos suscritos con terceros para adelantar los  procesos archivísticos señalados en el presente decreto, se deberá exigir el  cumplimiento de la Ley General de Archivos y las normas que le sean aplicables,  según el objeto del contrato y las obligaciones del contratista.    

Nota, artículo 33: Ver artículo  2.8.10.11. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 34. Prohibición  para contratar la custodia de documentos de conservación permanente o de  interés cultural. El Apoderado no podrá contratar con personas  naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan  servicios archivísticos la custodia de documentos de conservación permanente  sobre los cuales exista la obligación de transferirlos y/o entregarlos al  Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales territoriales. Tampoco  podrán contratar la custodia o administración de documentos declarados de  interés cultural. (Nota: Ver artículo 2.8.10.12. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 35. De  la entrega de archivos de procesos de escisión. Cuando se trate de  procesos de escisión de las entidades de que trata el artículo 2° del presente decreto,  la autoridad competente que ordene dicho proceso, deberá incluir en el acto  administrativo correspondiente, instrucciones explícitas sobre la entrega y  recibo de los archivos, conforme las normas que le sean aplicables y previa  coordinación con el Archivo General de la Nación. (Nota: Ver artículo  2.8.10.13. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 36. Vigencia  y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicación y  deroga expresamente el Acuerdo 041 de 2002 expedido por el Archivo General de  la Nación.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. C., a 14 de enero de 2015.    

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN    

La Ministra de Cultura,    

Mariana Garcés  Córdoba.