DECRETO 1348 DE 2016
(agosto 22)
D.O. 49.973, agosto 22 de 2016
por el cual se reglamentan la revelación de Información y la gestión de riesgos en la venta y administración de operaciones de libranza efectuadas al amparo de la Ley 1527 de 2012, se adiciona un Capítulo al Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 y se modifica la Sección 2 del Capítulo 49 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, número 1074 de 2015.
Nota: Ver Circular 100-000003 de 2018, S.S.
El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las previstas en los numerales 11 y 24 del artículo 189 de la Constitución Política, y
CONSIDERANDO:
Que por la importancia que la venta y administración de cartera de operaciones de libranza efectuadas al amparo de la Ley 1527 de 2012 tienen para la economía como mecanismo de financiamiento, estas actividades deben realizarse en adecuadas condiciones de seguridad y transparencia.
Que es conveniente que los riesgos inherentes a las operaciones de venta y administración de cartera de operaciones de libranza sean revelados a los compradores por parte del vendedor.
Que en consecuencia, para los fines antes señalados, se requiere reglamentar la revelación de información y la gestión de riesgos en la venta y administración de cartera correspondiente a operaciones de libranza.
Que el proyecto de decreto fue sometido a consulta pública, de acuerdo con lo establecido en el artículo 8º la Ley 1437 de 2011, mediante su publicación en el sitio web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la Superintendencia de Sociedades,
DECRETA:
Artículo 1°. Adiciónase el Capítulo 54 al Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:
“CAPÍTULO 54
De la revelación de información y la gestión de riesgos en la venta y administración de operaciones de libranza por parte de entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia
Artículo 2.2.2.54.1. Objeto. El objeto de este capítulo es reglamentar la revelación de información y la administración de riesgos en la venta y administración de cartera correspondiente a operaciones de libranza efectuadas al amparo de la Ley 1527 de 2012, bien sea que la venta se haga con responsabilidad cambiaría del vendedor o sin ella, o en el caso de cesión, con garantía de solvencia del deudor o sin ella.
Las disposiciones contempladas en el presente decreto se aplicarán siempre que el comprador y el vendedor sean personas no sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con las definiciones aquí previstas.
Artículo 2.2.2.54.2. Definiciones. Para los efectos de este capítulo, se utilizarán las siguientes definiciones:
1. Administración: Es la operación en la cual los recaudos de la cartera de las libranzas los realizará el vendedor o un tercero, sin perjuicio de que se asuman gestiones adicionales.
2. Administrador de los créditos libranza: Es el vendedor o tercero que en virtud de un mandato administra y recauda los flujos correspondientes a las amortizaciones de los créditos libranza.
3. Comprador: Es la persona natural o jurídica que adquiere cartera correspondiente a operaciones de libranza efectuadas al amparo de la Ley 1527 de 2012, en las cuales obre como vendedor una sociedad comercial, asociación mutual, pre cooperativa, cooperativa, fondo de empleados o caja de compensación que realicen estas operaciones.
4. Depositario o custodio: Es la entidad que almacena los pagarés que garantizan los créditos libranza.
5. Deudor: Es el deudor del crédito libranza.
6. Empleador o entidad pagadora, pagaduría o pagador: Es la persona natural o jurídica definida en el literal b) del artículo 2° de la Ley 1527 de 2012.
7. Pago anticipado o prepago: Es el pago total o parcial de la obligación antes de la fecha final pactada con el originador o entidad operadora.
8. Prima: Es la diferencia entre la tasa de interés pactada al momento de originar el crédito objeto de la libranza y la tasa de descuento de los flujos correspondientes a dicha operación, en su venta.
9. Vendedor: Es una sociedad comercial, asociación mutual, pre cooperativa, cooperativa, fondo de empleados o caja de compensación, que realicen la venta de cartera de operaciones de libranza efectuadas al amparo de la Ley 1527 de 2012, bien sea que la venta se haga con responsabilidad cambiaría del vendedor o sin ella.
Artículo 2.2.2.54.3. Obligación de información sobre los riesgos de la operación. Previamente a la celebración del contrato de venta y administración, el vendedor del título de crédito libranza deberá informar al comprador sobre los riesgos de la operación, de lo cual deberá quedar una constancia escrita firmada por el comprador sobre las siguientes advertencias:
1. Que le informaron acerca de los siguientes riesgos de la operación de libranza que pueden afectar el recaudo de las amortizaciones del crédito esperado por el comprador, así como de la posibilidad de que el descuento de nómina, honorarios o pensiones no opere, y de otros que se especifiquen en la constancia escrita que firme el Comprador. La constancia escrita de que trata el presente artículo deberá incluir cuando menos los siguientes riesgos: que el deudor podría incumplir la obligación; que la obligación sea pagada anticipadamente; que el salario o pensión del deudor sean objeto de medidas cautelares por parte de otros acreedores; que podría ocurrir la terminación o cambio de la relación jurídica entre el deudor y la entidad pagadora; que podrían darse modificaciones en la periodicidad de pago y monto de las cuotas por parte del deudor por cambios en la capacidad de descuento al deudor; que podrían originarse riesgos de los regímenes laborales o pensionales de los deudores que afecten la capacidad de descuento; que podrían originarse riesgos que afecten la solvencia de las entidades que participan en la operación (entidad pagadora, vendedores).
2. Que le informaron los resultados de los últimos tres (3) meses previos a la firma del contrato de los indicadores “Calidad de cartera vendida con responsabilidad”, “Calidad de cartera vendida sin responsabilidad”, “Cartera propia” y “Endeudamiento” de que trata este capítulo, tanto del vendedor como del tercero que administre la cartera, de ser el caso.
3. Que le informaron todo vínculo existente entre los administradores, asociados o cooperados del vendedor con los administradores, asociados o cooperados de la entidad a la que adquirió la cartera vendida y el administrador.
4. Que le informaron sobre la inexistencia de conflictos de interés, en los términos del Capítulo 3 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del presente decreto, en las operaciones de libranza objeto de la venta y en los contratos para la adquisición o administración de los créditos libranza vendidos, o, en el caso de que los hubiere, que los mismos le fueron revelados.
5. Que le informaron sobre los procedimientos a seguir en caso de incumplimiento por parte del vendedor, entidad operadora u originador, empleador o del deudor primigenio de la libranza.
6. Que le informaron que la compra de cartera correspondiente a operaciones de libranza no implica un rendimiento garantizado y que los recursos entregados no cuentan con garantía del seguro de depósito o de crédito en la operación.
7. Que en los eventos en que el vendedor o administrador de los créditos de libranza no sean entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, se informó al comprador expresamente sobre este hecho.
8. Si quien obra como vendedor o administrador de los créditos libranza es una sociedad, que las funciones de inspección, vigilancia y control que corresponden a la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con los artículos 82 a 85 de la Ley 222 de 1995, son de naturaleza subjetiva, de manera que se circunscriben a los asuntos societarios de la sociedad vendedora, más no a la relación de compraventa entre ella y el comprador.
9. Si el vendedor o administrador de los créditos libranza es una entidad cooperativa sujeta a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, que corresponde a dicha entidad velar por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente capítulo.
10. Que las funciones de fiscalización o supervisión estatal que diferentes autoridades pueden ejercer sobre los distintos intervinientes en la operación, no implican certificación ni garantía sobre la solvencia de los mismos.
Parágrafo 1°. Al momento de celebrar el contrato, se deberán informar al comprador con exactitud las operaciones de libranza objeto de la venta, con indicación de su fecha de celebración, identificación del deudor (nombre completo, documento de identificación y domicilio), número de título valor, entidad pagadora, entidad operadora u originador, saldo de capital a la fecha de venta, tasa de interés efectiva, indicación de si se encuentran al día, en mora o vencidas, periodicidad de los descuentos del salario, honorarios o pensión del deudor, si el deudor cuenta con reportes negativos en centrales de riesgo, en donde se encuentran custodiados y el procedimiento de acceso a los pagarés en casos de incumplimientos, si existe o no un mecanismo de recaudo y pagos, o un negocio fiduciario para tal fin, y qué rol juegan estos en la transacción.
De igual forma, el comprador deberá recibir junto con la anterior información los siguientes documentos: 1) Copia del título valor que instrumenta el crédito libranza comprado, 2) copia de la solicitud de crédito del deudor, 3) copia del estudio de crédito realizado por el originador al deudor y 4) copia de la historia de crédito del deudor expedida por las centrales de riesgo autorizadas obtenida por parte de la entidad operadora u originador al momento de otorgar el crédito libranza.
Parágrafo 2°. Posteriormente, durante la vigencia de la operación, el comprador deberá ser informado por el vendedor, al menos trimestralmente, sobre el estado de la cartera de créditos objeto de la operación, con indicación de los eventos de mora, incumplimientos declarados, pagos anticipados, fallecimiento de los deudores, cambios en la situación laboral y demás información relevante que pueda afectar el desempeño de la cartera comprada.
Parágrafo 3°. A partir de la entrada en vigencia del presente capítulo, las entidades de inspección, vigilancia y control supervisarán el cumplimiento de las obligaciones aquí contenidas. (Nota: Ver Circular Externa 5 de 2016, S.E.S.).
Parágrafo 4°. Cuando el comprador sea una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, las condiciones de información sobre los riesgos de la operación de que trata este artículo serán las acordadas entre las partes con plena observancia de las instrucciones impartidas para tal efecto por dicha Superintendencia.
Artículo 2.2.2.54.4. Gestión de riesgos en la administración de las libranzas vendidas. La administración de los créditos libranza vendidos deberá ser efectuada por una persona jurídica inscrita en el Runeol, cuyo objeto social y régimen legal le permitan adelantar dicha actividad. Para la gestión de riesgos, el contrato de administración de libranzas deberá establecer como mínimo lo siguiente:
1. Que en caso de pago total o parcial anticipado del crédito libranza por parte del deudor o un tercero, el pago deberá ser trasladado por el administrador al comprador en el término pactado o, a falta de ello, en el término de un mes.
2. Que el crédito libranza parcial o totalmente pagado anticipadamente no podrá ser reemplazado por otro, ni siquiera a cargo del mismo deudor, a menos que así se haya estipulado expresamente entre las partes.
3. La obligación del vendedor de transferir al comprador los pagos de cuotas que efectúe el deudor del crédito libranza, con su misma periodicidad de pago, o en el término pactado.
4. La obligación de emitir a favor del comprador, en el término pactado o, a falta de ello, mensualmente, extractos sobre el estado del crédito libranza vendido y, en particular, sobre cualquier novedad respecto de este.
En especial, el extracto deberá advertir si se realizó un pago anticipado y, en el caso de que haya habido una sustitución del crédito libranza, se deberán informar los datos y entregar los documentos señalados en el parágrafo 1 del artículo anterior.
5. La obligación de establecer controles para evitar que por errores operativos se venda el mismo crédito libranza a diferentes compradores.
Parágrafo 1°. Si quien efectúa la administración es un tercero, tanto el administrador como el vendedor serán responsables solidariamente por el cumplimiento de las obligaciones previstas en este capítulo.
Parágrafo 2°. En el caso de la venta de cartera con responsabilidad, el vendedor deberá implementar mecanismos para gestionar los riesgos que puedan ocasionar el incumplimiento de sus obligaciones contractuales, en particular los derivados de los pagos anticipados de los créditos y la sustitución de los créditos libranza.
Parágrafo 3°. El comprador de los créditos libranza podrá efectuar por sí mismo la administración y recaudo de los créditos adquiridos, de cumplir con las condiciones establecidas por este artículo.
Parágrafo 4°. Las cámaras de comercio habilitarán la inscripción en el Runeol de los administradores de créditos libranza que no tengan la calidad de entidades operadoras de créditos libranza u originador.
Artículo 2.2.2.54.5. Revelación de la sustitución de los créditos libranza. En el evento que el vendedor, que además sea administrador del crédito libranza, se haya obligado a reemplazar el crédito de libranza por mora o por cualquier evento previamente pactado, dicha sustitución o reemplazo deberá ser puesta en conocimiento del comprador en el extracto, informando los datos de la nueva libranza, el plan de pagos del crédito nuevo y el monto mensual de amortización, así como los datos y documentos previstos en el parágrafo 1 del artículo 2.2.2.54.3 del presente decreto.
Artículo 2.2.2.54.6. Gestión de los riesgos operativos de la operación de venta de cartera y atención de compradores. Los administradores de las sociedades comerciales, asociaciones mutuales, pre cooperativas o cooperativas, fondos de empleados y las cajas de compensación familiar, que se dediquen a la venta de cartera correspondiente a operaciones de libranza a favor de personas naturales o jurídicas no inscritas en el Runeol, deberán implementar los siguientes controles sobre sus operaciones, cuya implementación podrá ser verificada por las entidades de supervisión:
1. Contratar con un tercero independiente no menos de cuatro (4) auditorías anuales, con el propósito de constatar:
1.1. La existencia y estado de los créditos libranza administrados, así como su concordancia frente a los títulos valores y documentos correspondientes a dichos créditos.
1.2. La transferencia efectiva de los recaudos a los tenedores legítimos del título valor que instrumenta el crédito libranza, no a nivel agregado sino por título valor.
1.3. Conciliaciones entre la información disponible entre el originador, el administrador – vendedor, el custodio, si lo hay, y el negocio fiduciario de administración y pagos, si lo hay, incluyendo inventario de títulos valores, flujos de efectivo y estado de la cartera.
En caso de que se adviertan irregularidades en estos informes, deberán ser puestos en conocimiento de los compradores respectivos en el siguiente extracto, así como de la autoridad que ejerza la inspección, vigilancia y control del auditado.
2. Por cada entidad pagadora y originadora se deberán tener cuentas separadas para el recaudo de las libranzas.
3. Conservar y permitir el acceso a los compradores de los reportes de nómina correspondientes al descuento directo, así como del estado de cuenta del crédito libranza.
4. Contar con mecanismos tecnológicos que le permitan controlar y contabilizar oportuna y adecuadamente los recaudos y pagos de las libranzas.
5. Contar con un sistema de administración de riesgo que evite que las operaciones que se realicen puedan ser utilizadas para el lavado de activos y la financiación de actividades terroristas, conforme a dispuesto en el artículo 8° de la Ley 1231 de 2008, modificado por el artículo 88 de la Ley 1676 de 2013.
6. Contar con una oficina de atención al comprador, que esté en capacidad de informar sobre el estado de los créditos libranzas comprados y atender y procesar quejas y reclamos.
Parágrafo. En caso de que se contrate un depositario o custodio para los títulos valores y documentos de las libranzas vendidas, el mismo deberá recibir los documentos debidamente inventariados, para lo cual deberá constatar previamente su originalidad.
Artículo 2.2.2.54.7. Revelación de los estados financieros y de indicadores de calidad de cartera y solvencia del vendedor. Las sociedades comerciales, asociaciones mutuales, pre cooperativa o cooperativas, fondos de empleados y las cajas de compensación familiar, que efectúen operaciones de venta de libranzas o actúen como administradoras de las mismas, deberán contar con un sitio de internet en la cual permanezcan publicados los últimos estados de situación financiera y estados de resultados de fin de ejercicio que la administración de la sociedad haya elaborado, y los siguientes indicadores y los valores con base en los cuales se calcularon:
1. Calidad de cartera vendida con responsabilidad: Corresponderá a la siguiente fórmula:
(VTCA / VTC1) * 100 = Indicador de calidad de cartera.
VTCA: Valor total de capital de los créditos libranza vendidos con responsabilidad cambiaría, o de cesión con garantía de solvencia del deudor, que se encuentren en mora a la fecha de cálculo del indicador.
VTC1: Valor total de capital de los créditos libranza vendidos con responsabilidad cambiaria, o de cesión con garantía de solvencia del deudor, a la fecha de cálculo del indicador.
2. Calidad de cartera vendida sin responsabilidad: Corresponderá a la siguiente fórmula:
(VTCB / VTC2) * 100 = Indicador de calidad de cartera.
VTCB: Valor total de capital de los créditos libranza vendidos sin responsabilidad cambiaria, o de cesión sin garantía de solvencia del deudor, que se encuentren en mora a la fecha de cálculo del indicador.
VTC2: Valor total de capital de los créditos libranza vendidos sin responsabilidad cambiaria, o de cesión sin garantía de solvencia del deudor, a la fecha de cálculo del indicador.
3. Calidad de cartera propia: Corresponderá a la siguiente fórmula:
(VTCC / VTC3) * 100 = Indicador de calidad de cartera.
VTCC: Valor total de capital de los créditos libranza propios del vendedor que no han sido vendidos, que se encuentren en mora a la fecha de cálculo del indicador.
VTC3: Valor total de capital de los créditos libranza propios del vendedor que no han sido vendidos a la fecha de cálculo del indicador.
4. Endeudamiento: Corresponderá a la siguiente fórmula:
(Pasivo / Patrimonio) = Endeudamiento.
Pasivo: Saldo de la cuenta de pasivo en la contabilidad de la sociedad, que deberá incluir el valor total de capital de créditos libranza vendidos con responsabilidad cambiaria o cedidas con garantía de solvencia del deudor, a la fecha de cálculo del indicador.
Patrimonio: Corresponderá al saldo de la cuenta de patrimonio en la contabilidad de la sociedad a la fecha de cálculo del indicador, descontado el valor de la cuenta de revalorización del patrimonio que no haya sido capitalizada.
Parágrafo 1°. Estos indicadores deberán ser calculados mensualmente dentro de los primeros veinte (20) días calendario de cada mes, con fecha de corte del último día del mes inmediatamente anterior.
Parágrafo 2°. Los indicadores deberán publicarse el vigesimoprimer (21) día calendario de cada mes. En la página web deberá mantenerse publicada la serie de los indicadores correspondiente a los últimos 24 meses.
Artículo 2.2.2.54.8. De los revisores fiscales. El cumplimiento de las obligaciones aquí previstas por parte de las sociedades comerciales, asociaciones mutuales, pre cooperativas o cooperativas, fondos de empleados y las cajas de compensación familiar que efectúen operaciones de venta de créditos libranza, deberá ser objeto de seguimiento por parte de sus revisores fiscales en el marco de sus planes de auditoría, y podrá ser objeto de verificación por parte de los respectivos organismos de control y vigilancia, que adelantarán los correspondientes procesos sancionatorios en caso de advertir su incumplimiento. (Nota: Ver Circular Externa 5 de 2016, S.E.S.).
Artículo 2.2.2.54.9. Obligación especial de las pagadurías. En el evento de una cesión de crédito libranza, el vendedor deberá informar de la cesión o venta a la pagaduría, dando cuenta de ello al comprador. La pagaduría, una vez informada de la cesión, seguirá las instrucciones de pago del descuento dadas por el comprador de los créditos libranza, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1° del artículo 3° de la Ley 1527 de 2012. En el evento anterior, el tenedor legítimo podrá solicitarle a la pagaduría la información correspondiente al último reporte de nómina de los créditos libranza de su propiedad.
En caso de que se ordene la intervención o liquidación de una sociedad comercial, asociación mutual, pre cooperativa o cooperativa, fondo de empleados o una caja de compensación que administre créditos libranza, la Superintendencia respectiva, en caso de que el tenedor legítimo del crédito libranza acceda a mantener el mandato de administración, podrá ordenar a los respectivos empleadores o entidades pagadoras que el importe de las libranzas sea consignado a favor de la persona jurídica intervenida o en liquidación, encargo fiduciario o fiducia mercantil que la autoridad haya dispuesto, y tal orden deberá ser acatada por las pagadurías.
Parágrafo. En caso de liquidación privada del vendedor, sus administradores deberán tomar las medidas necesarias para que la administración de las libranzas sea asumida por un negocio fiduciario cuya constitución deberá ser informada a los respectivos empleadores o entidades pagadoras para que procedan a efectuar los pagos a dicho negocio. (Nota: Ver Circular Externa 5 de 2016, S.E.S.).
Artículo 2°. Modificase la Sección 2 del Capítulo 49 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, la cual quedará así:
“SECCIÓN 2
TRÁMITE PARA LA ANOTACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA O DESCUENTO DIRECTO (RUNEOL)
Artículo 2.2.2.49.2.1. Registro de usuarios para el uso de la plataforma electrónica del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas. Las Entidades Operadoras de Libranza solicitarán a la Cámara de Comercio las anotaciones electrónicas de su inscripción, actualización, renovación o cancelación voluntaria a través del servicio electrónico dispuesto para ello en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES). Para el uso de la plataforma, los operadores de libranza deberán crear previamente una cuenta de usuario que permitirá validar su acceso al servicio, así como verificar la identidad del sujeto que realiza la transacción.
Artículo 2.2.2.49.2.2. Requisitos generales para la anotación electrónica en el Runeol. Para efectos de la anotación electrónica en el Runeol, el operador deberá cumplir los siguientes requisitos:
1. Diligenciar totalmente los campos del formulario electrónico dispuesto para tal efecto.
2. Adjuntar copia digital del certificado de vigencia del contrato con bancos de datos de información financiera, crediticia y de servicios, donde se acredite la obligación de reportar la información a dichas entidades, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5o de la Ley 1527 de 2012.
Parágrafo 1°. Las sociedades comerciales, las sociedades mutuales, las cooperativas y los Institutos de Fomento y Desarrollo Regional (INFIS), deberán contemplar explícitamente en su objeto social la realización de operaciones de libranza, el origen lícito de sus recursos y cumplir con las demás exigencias legales vigentes.
Parágrafo 2°. Las entidades operadoras de libranza que por su naturaleza jurídica o su régimen especial no se inscriben en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro de las Cámaras de Comercio, deberán acreditar su existencia y representación legal con el certificado o documento equivalente expedido por la entidad que reconoce su personería jurídica, con una vigencia no superior a treinta (30) días.
Artículo 2.2.2.49.2.3. Solicitud de anotación electrónica de inscripción en el Runeol. La solicitud de la anotación electrónica de inscripción se hará a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), mediante el diligenciamiento del formulario único electrónico adoptado por las Cámaras de Comercio, al cual se anexará digitalmente la documentación exigida en el presente capítulo.
La información mínima obligatoria que debe contener el formulario será:
1. Nombre o razón social.
2. NIT.
3. Domicilio principal.
4. Dirección.
5. Teléfono.
6. Dirección de notificación.
7. Correo electrónico.
8. Nombre del representante legal, tipo y número de identificación.
9. Entidad que ejerce vigilancia o control sobre el operador.
Para el caso de los patrimonios autónomos, dicho requisito se cumplirá con la prueba como persona jurídica de la entidad administradora del mismo y la certificación de existencia del patrimonio autónomo expedido por dicha entidad administradora. Adicionalmente, se deberá identificar el contrato de fiducia mercantil, número de contrato, nombre del patrimonio autónomo y el NIT.
A cada entidad operadora de libranza o de descuento directo que cumpla con todos los requisitos, se le asignará un código único de reconocimiento a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el Número de Identificación Tributaria (NIT), y se le abrirá un expediente virtual en el cual se archivarán los documentos relacionados con su anotación electrónica de inscripción como operador. Por lo tanto, ningún operador podrá identificarse con un código único de reconocimiento diferente al asignado.
Artículo 2.2.2.49.2.4. Verificación de información. Las Cámaras de Comercio deberán verificar la vigencia de la certificación expedida por los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, donde se acredite la obligación de reportar la información de las operaciones de libranza a dichas entidades.
En el caso de las sociedades comerciales, la verificación se hará contra los archivos del RUES y en el caso de los INFIS, contra los documentos que autorizan su creación y sus estatutos, en los términos del parágrafo 1° del artículo 2.2.2.49.2.2 de este decreto.
Así mismo, cuando se trate de patrimonios autónomos la verificación se hará con el certificado de vigencia del contrato de fiducia mercantil, el cual señale expresamente que el objeto del contrato permite la realización de operaciones de libranza o de descuento directo.
Parágrafo 1°. Los documentos a que se hace referencia en el presente artículo deberán tener una vigencia no mayor a treinta (30) días calendario.
Parágrafo 2°. En el caso de procesos de titularización de créditos de libranzas, las sociedades titularizadoras que tengan la calidad de entidades cesionarias deberán registrarse como operadoras de libranza en los casos en que no tengan un administrador de los créditos designados en el proceso de titularización correspondiente y deben recibir los pagos de manera directa. En los demás eventos el administrador será quien deba estar registrado.
Artículo 2.2.2.49.2.5. Formulario Único Electrónico. Las Cámaras de Comercio, adoptarán el formulario único aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio, para solicitar la anotación electrónica de inscripción, actualización, renovación y cancelación. Dicho formulario se entenderá incorporado al formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES) como uno de sus anexos.
Artículo 2.2.2.49.2.6. Trámite para la anotación electrónica de inscripción en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo.
Para efectos de la anotación electrónica de inscripción en el Runeol, los interesados deberán seguir el trámite que se indica a continuación, ante la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio que tenga el operador:
1. La entidad operadora de libranzas o descuento directo interesada deberá, por intermedio de su representante legal o en el caso de los patrimonios autónomos del representante legal de la sociedad fiduciaria, diligenciar el formulario único electrónico de inscripción inicial a través de la página web del RUES.
2. Las Cámaras de Comercio tendrán un término de quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, para revisar el formulario electrónico y los documentos soportes requeridos para la anotación electrónica de inscripción.
3. En caso de presentarse errores o inexactitudes susceptibles de ser subsanadas, las Cámaras de Comercio informarán de tal situación al solicitante vía correo electrónico, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud. El solicitante tendrá hasta un (1) mes contado a partir del requerimiento de las Cámaras de Comercio para completar o hacer los ajustes que correspondan a la solicitud.
4. En el evento en que el solicitante no subsane la solicitud dentro del término señalado se entenderá que ha desistido del trámite, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA).
5. Si la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, las Cámaras de Comercio, procederán a la asignación del Código Único de Reconocimiento a nivel nacional al que se refiere el inciso segundo del artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, y lo publicarán en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES), al mismo tiempo que informa al operador de esta situación a través de correo electrónico.
Una vez efectuada la anotación electrónica de inscripción del operador en el Runeol, para realizar correcciones, cambios o adicionar información al registro, el interesado deberá realizar el trámite establecido en el artículo 2.2.2.49.2.7 del presente capítulo.
Artículo 2.2.2.49.2.7. Actualización de la información del Runeol. Cuando se presenten cambios en los datos que obren en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o descuento directo, el operador deberá diligenciar el formulario de actualización con los datos que pretende modificar, acompañado de los documentos en formato digital pertinentes que acrediten la actualización.
Cuando en alguno de los registros administrados por las Cámaras de Comercio se surta una modificación o actualización, que modifique la información mínima obligatoria prevista en el artículo 2.2.2.49.2.3 de este decreto, la misma se deberá actualizar de manera automática en el Runeol.
Parágrafo 1°. Las sanciones en firme impuestas por las Superintendencias, a los operadores de libranza o descuento directo, deberán ser reportadas por estas a la Cámara de Comercio correspondiente para ser publicadas en el Runeol.
Parágrafo 2°. Para efectos de la actualización del Runeol, se seguirá el trámite y términos establecidos en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 2.2.2.49.2.6 del presente decreto. Una vez transcurridos dichos términos, si la Cámara de Comercio encuentra que la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, procederá con la actualización, según sea el caso.
Artículo 2.2.2.49.2.8. Renovación Anual del Runeol. El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol), tendrá una vigencia anual y deberá renovarse dentro del período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de marzo de cada año, sin importar cuál hubiere sido la fecha de la inscripción inicial o renovación por parte del operador de libranzas o descuento directo.
Parágrafo 1°. Si el interesado no solicita la renovación del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo dentro del término establecido, cesarán sus efectos, así como la solidaridad del empleador o entidad pagadora en el pago o descuento con destino al operador, respecto de los desembolsos realizados con posterioridad a la no renovación, hasta tanto realice una nueva inscripción y le sea otorgado un nuevo Código Único de Reconocimiento que lo acredite como operador de libranza o descuento directo.
La cesación de los efectos a que se refiere el párrafo anterior no tiene carácter sancionatorio y, en consecuencia, la existencia de periodos continuos de permanencia en el registro no podrá ser exigida como requisito para celebrar operaciones de libranza o descuento directo, sin perjuicio de que el Código Único de Reconocimiento sea solicitado nuevamente con posterioridad.
La cesación de efectos antes mencionada, no afecta la obligación principal contraída entre los asalariados, contratistas, afiliados o pensionados y la entidad operadora de libranza.
Parágrafo 2°. Para efectos de la renovación del Runeol, se seguirá el trámite y términos establecidos en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 2.2.2.49.2.6 del presente decreto. Una vez transcurridos dichos términos, si la Cámara de Comercio encuentra que la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, procederá con la renovación.
Artículo 2.2.2.49.2.9. Abstención de la inscripción, actualización o renovación. La Cámara de Comercio, se abstendrá de realizar la inscripción, actualización o renovación, en los siguientes eventos:
1. Cuando existan diferencias o inconsistencias entre la información consignada en el formulario y la documentación de soporte establecida en este capítulo.
2. Cuando no se adjunten los documentos digitales necesarios; cuando se presenten sin las formalidades requeridas; cuando los datos contenidos en el formulario presentado por el operador no coincidan con los contenidos en el registro mercantil o cuando los documentos no contengan los datos e información que se exige para cada uno de ellos.
3. Cuando la duración del operador se encuentre vencida o la entidad se encuentre en período liquidatorio, de conformidad con el certificado de existencia y representación legal.
4. Cuando no se ha cumplido con la obligación de renovación de la matrícula mercantil o del registro correspondiente.
5. Cuando se haya suspendido o perdido la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.
6. Cuando se encuentre que no cumple con los requisitos establecidos en el literal c) del artículo 2° de la Ley 1527 de 2012, o lo establecido en el inciso 1 del artículo 143 de la Ley 1753 de 2015.
La Cámara de Comercio informará a la entidad operadora de libranza o descuento directo, de manera virtual, las razones de la abstención; una vez el operador realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente.
Parágrafo. La anotación electrónica, los requerimientos y la publicidad en el Runeol, son meros actos de trámite y contra ellos no procede recurso alguno.
Artículo 2.2.2.49.2.10. Causales de cancelación del código único de reconocimiento de operadores de libranza o descuento directo. Son causales para la cancelación del Código Único de Reconocimiento otorgado para descuentos por nómina a través de libranza las siguientes:
1. Suspensión o pérdida de la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.
2. Disolución, fusión, escisión o liquidación de la empresa, entidad, asociación o cooperativa que actúa como operador de libranza o descuento directo y esta sea la entidad disuelta, absorbida, escindida o liquidada.
3. No adjuntar los documentos soportes actualizados para la renovación del registro, dentro del plazo establecido en el artículo 2.2.2.49.2.8 del presente decreto.
4. Por solicitud escrita allegada de manera virtual por el representante legal del operador de libranza o descuento directo.
5. Por orden judicial o de la autoridad de vigilancia, supervisión y control correspondiente.
6. Cuando con posterioridad a la inscripción, se encuentre que la autoridad judicial ha declarado la falsedad de alguno de los documentos soporte del registro.
7. En el caso de los patrimonios autónomos, por acaecimiento de una de las causales establecidas en el artículo 1240 del Código de Comercio.
8. Para el caso de los patrimonios autónomos, se hará por solicitud del representante legal de la entidad administradora.
9. El incumplimiento reiterado a lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 1527 de 2012, sobre el reporte de la suscripción de cada libranza a los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, para lo cual deberá cumplir a cabalidad con los requisitos establecidos por estos en sus reglamentos y lo contemplado en la Ley 1266 de 2008 y demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamente.
10. El incumplimiento reiterado a los requisitos previstos en el presente capítulo para estar inscrito en el Runeol.
Parágrafo 1°. La entidad de vigilancia, supervisión y control del operador de libranza o descuento directo, deberá informar el acaecimiento de las causales establecidas en los numerales 1, 2, 5 y 9 del presente artículo. Para el efecto, las cámaras de comercio pueden establecer mecanismos electrónicos para recibir la información mencionada.
Parágrafo 2°. La cancelación del Código Único de Reconocimiento a través del sistema de libranza o descuento directo, tendrá como efecto que el empleador o la entidad pagadora dejará de ser solidariamente responsable por los no pagos al operador de libranza, hasta tanto sea asignado el correspondiente Código Único de Reconocimiento.
La cancelación mencionada en el párrafo anterior, no afecta la obligación principal contraída entre los asalariados, contratistas, afiliados o pensionados, y la entidad operadora de libranza o descuento directo.
Artículo 2.2.2.49.2.11. Consulta del Runeol. Corresponde al empleador o entidad pagadora la consulta del Runeol, con el fin de verificar la inscripción de la respectiva entidad operadora, de tal manera, que no podrá exigirle a esta última o la Cámara de Comercio constancia o prueba de tal hecho.
Artículo 2.2.2.49.2.12. Costos de Administración del Runeol. La contraprestación a cargo de quien solicite el registro será establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.
Artículo 3°. Régimen de transición. Las disposiciones del artículo 1° de este decreto entrarán a regir transcurridos dos (2) meses desde la fecha de su publicación, con excepción de la obligación prevista en el artículo 2.2.2.54.7 que empezará a regir una vez transcurrido un mes de la entrada en vigencia del presente decreto.
Artículo 4°. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 22 de agosto de 2016.
JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Mauricio Cárdenas Santamaría.
La Ministra de Comercio, Industria y Turismo,
María Claudia Lacouture Pinedo.