DECRETO 106 DE 2015

DECRETO 106 DE 2015     

(enero 21)    

D.O.  49.401, enero 21 de 2015    

por el cual se  reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en  materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del  Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y  se dictan otras disposiciones.    

Nota: Ver Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

El Presidente de la República de Colombia, en  ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en  el artículo 189, numeral 11 de la Constitución  Política, el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 y el  Título VIII de la Ley 594 de 2000, y    

CONSIDERANDO:    

Que el artículo 8° de la Constitución Política  establece: “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas  culturales y naturales de la Nación”.    

Que de acuerdo con lo establecido en el  artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el  Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: (…) d)  Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,  acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales,  culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del  Sistema Nacional de Archivos.    

Que la Ley 594 de 2000 en el  litera f) del artículo 5°, señala que el Archivo General de la Nación es la  entidad encargada de orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.    

Que el artículo 14 de la Ley 594 de 2000,  establece que la documentación de la administración pública es producto y  propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos  informativos.    

Que el Título VIII de la Ley 594 de 2000,  establece las facultades de Control y Vigilancia que tiene el Archivo General  de la Nación para ordenar los correctivos tendientes a la protección de los  documentos de interés cultural así como la facultad de prevenir y sancionar el  incumplimiento de lo señalado en la ley.    

Que el artículo 32 de la Ley 594 de 2000,  autoriza al Archivo General de la Nación a realizar visitas de inspección a los  archivos de las entidades del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento  de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias.    

Que el artículo 33 de la Ley 594 de 2000,  faculta al Estado, a través del Archivo General de la Nación como órgano  competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los documentos  declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean  personas naturales o jurídicas de carácter privado.    

Que el artículo 35 de la Ley 594 de 2000,  autoriza al Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación y las  entidades territoriales a través de sus respectivos Consejos de Archivos, para  prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la Ley General de  Archivos y sus normas reglamentarias.    

Que el artículo 15 de la Ley 397 de 1997,  modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012, faculta al Archivo General de la Nación para sancionar a las personas  que vulneren el deber constitucional de proteger el patrimonio cultural de la  Nación, dentro del cual se encuentran los bienes de interés cultural  archivístico.    

Que el numeral 7 del artículo 9° del Decreto 2126 de 2012,  establece que es función de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos,  ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el  país.    

Que se hace necesario establecer el procedimiento para el  ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, y la imposición  de sanciones por el incumplimiento a la normatividad archivística.    

Que el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011,  establece que los procedimientos administrativos de carácter sancionatorio no  regulados por leyes especiales o el Código Único Disciplinario, se sujetarán a  las disposiciones señaladas en esta norma.    

Que en los artículos 98, 99 y 100 de la Ley 1437 de 2011, se  establece el procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las  entidades públicas de que trata el parágrafo del artículo 104 de la citada  disposición legal.    

Que el Conpes 167 de  2013 fijó como una de las estrategias centrales de la política  anticorrupción del país la promoción de la transparencia y la ampliación del  derecho de todos los ciudadanos al acceso a la información pública.    

Que la Ley 1712 de 2014,  “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a  la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, establece en  su artículo 4° que “En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la  información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la  información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados”, lo  cual requiere que las entidades cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y  sus normas complementarias.    

Que en mérito de lo expuesto,    

DECRETA:    

CAPÍTULO I    

Ámbito de competencia, principios, disposiciones generales  y definiciones fundamentales    

Artículo 1°. Ámbito de competencia. Corresponde al Archivo  General de la Nación, ejercer las facultades de inspección, vigilancia y  control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los  documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o  poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás  organismos regulados por las Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997  modificada por la Ley 1185 de 2008,  atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia  por el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012.    

Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional a través del Archivo  General de la Nación y las autoridades territoriales, a través de sus  respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a  prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas señaladas en el presente  artículo.    

Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto,  comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos  Distritales de Archivos.    

Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación podrá  realizar visitas de inspección, vigilancia y control a las instituciones  públicas y a las personas naturales y jurídicas con las cuales las entidades  oficiales contraten los servicios de custodia, organización, reprografía y  conservación de documentos de archivo.    

Nota, artículo 1º: Ver artículo 2.8.8.1.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 2°. Objeto  de las facultades de inspección, vigilancia y control. Las facultades  otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Nación y a los  Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma  preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y demás normatividad  expedida para su desarrollo. (Nota: Ver artículo 2.8.8.1.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 3°. Titularidad  de la facultad inspección, vigilancia y control del Archivo General de la  Nación. El Archivo General de la Nación verificará la política nacional  de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y  control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997  modificada por la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012.    

Así mismo adelantará en cualquier momento visitas de  inspección a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir  alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante  los correctivos a que haya lugar o correrá traslado a la autoridad competente.    

Nota, artículo 3º: Ver artículo  2.8.8.1.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 4°. Funciones  y facultades de los Consejos de Archivos. Son funciones y facultades de  los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto,  las siguientes:    

1. Ordenar la suspensión de las prácticas que amenacen o  vulneren la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicción.    

2. Informar al Archivo General de la Nación el  incumplimiento de la normatividad archivística y demás irregularidades de las  que tenga conocimiento en razón de su competencia.    

Parágrafo. El Archivo General de la Nación hará  seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que deben desarrollar los  Consejos de Archivos y correrá trasladado a los organismos competentes, cuando  a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por estos.    

Nota, artículo 4º: Ver artículo  2.8.8.1.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 5°. Definiciones.  Para efectos del presente decreto, se entiende por:    

Inspección: Facultad para verificar el  cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística  expedida para su desarrollo.    

Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a  las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con  el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad  archivística expedida para su desarrollo.    

Control: Facultad para tomar las acciones y  correctivos necesarios o impartir las órdenes a que haya lugar, con el fin de  dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística  expedida para su desarrollo.    

Acta de visita de inspección,  vigilancia o control: Documento  en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de  inspección, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se  establecen los compromisos, se emiten las órdenes necesarias para que se  suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos  públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones  públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios,  tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.    

Visita de oficio: Diligencia oficial de inspección,  vigilancia y/o control, realizada por peligro inminente de supresión,  destrucción, ocultamiento, deterioro o pérdida, urgencia manifiesta, cuando  alteraciones del orden público o desastres naturales u otros, pongan en riesgo  los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen  funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos  propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de  carácter privado.    

Visita a solicitud de parte: Diligencia oficial de inspección,  vigilancia o control, solicitada o requerida por ciudadanos, servidores  públicos, las propias entidades o los entes de vigilancia y control, a través  de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General  de la Nación.    

Visita especial: Diligencia oficial de inspección,  vigilancia y/o control, practicada de oficio o a solicitud de parte,  específicamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto de control.    

Visita integral: Diligencia oficial de inspección,  vigilancia y/o control practicada a la totalidad de los procesos de archivo de  los sujetos de control.    

Evaluación de la función  archivística: Conjunto  de acciones adelantadas sobre los archivos de las entidades sujetas a control,  para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus  normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean necesarias.    

Plan de Mejoramiento  Archivístico (PMA): Documento  mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos  y compromisos señalados en el Acta de Visita de Inspección. Incluye los plazos  de ejecución, productos, personas y áreas responsables y el grado de avance  esperado.    

Furag: Formulario Único de Reporte de  Avances de la Gestión. Herramienta en línea de reporte de avances de la  gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados  institucionales y sectoriales.    

Nota, artículo 5º: Ver artículo  2.8.8.1.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 6°. Principios  orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el  presente decreto, se observarán los principios propios de la función  administrativa: debido proceso, de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad,  imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad,  coordinación, transparencia y economía, de conformidad con lo establecido en el  Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a la  luz de lo consagrado en la Constitución Política, los principios generales  estipulados en el artículo 4° de la Ley 594 de 2000 y en  las demás leyes especiales sobre la materia. (Nota: Ver artículo  2.8.8.1.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 7°. Legalidad.  Las Entidades y personas enunciadas en el artículo 1° del presente decreto  serán objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria,  por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, gravísima o gravemente  culposa, por acción u omisión, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo  dispuesto en la Ley 397 de 1997,  modificada por la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012 y demás normas vigentes al momento de su incumplimiento. (Nota: Ver artículo 2.8.8.1.7. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 8°. Culpabilidad.  En el incumplimiento de la normatividad archivística queda proscrita toda forma  de responsabilidad objetiva. Este sólo será sancionable a título de dolo o  culpa grave y/o culpa gravísima. (Nota: Ver artículo 2.8.8.1.8. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 9°. Acción  y omisión. El incumplimiento de la normatividad archivística se  materializa por omisión en el acatamiento de los deberes propios del cargo o  función, o con ocasión de ellos, y/o por extralimitación de sus funciones y/o  deberes u obligaciones. (Nota: Ver artículo 2.8.8.1.9. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 10. Sistemas  de planeación e instrumentos para el seguimiento de la función archivística.  Los sistemas, instrumentos y herramientas de organización del sistema de  trabajo para el cumplimiento de la inspección, vigilancia y control a los que  se refiere este decreto serán definidos por el Archivo General de la Nación.    

Parágrafo. Los Consejos de Archivos, seguirán las directrices  que señale el Archivo General de la Nación en esta materia.    

Nota, artículo 10: Ver artículo  2.8.8.1.10. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO II    

Mecanismos, competencia y  alcances    

Artículo 11. Mecanismos  técnicos de inspección, vigilancia y control para la función archivística. El  Archivo General de la Nación ejercerá sus funciones a través de los siguientes  mecanismos:    

a) Visitas presenciales;    

b) Visitas virtuales, mediante el uso de tecnologías de la  información;    

c) Oficios, solicitando información sobre las gestiones  adelantadas;    

d) Formatos, manuales o en línea, establecidos por las  autoridades competentes y,    

e) Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la  función archivística.    

Nota, artículo 11: Ver artículo  2.8.8.2.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 12. Autoridades  competentes. El Archivo General de la Nación adelantará en todo el  territorio nacional las visitas de inspección de que trata el artículo 32 de la  Ley 594 de 2000 y  podrá imponer multas cuando fuere procedente, e informará a las autoridades  competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del  Estado. (Nota: Ver artículo 2.8.8.2.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO III    

Procedimiento de inspección    

Artículo 13. Visita  de inspección. La función de inspección será realizada de oficio o a  solicitud de parte por el Archivo General de la Nación, en cuyo desarrollo  podrá solicitar y verificar información y/o realizar visitas a las dependencias  e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier  soporte, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley  General de Archivos -Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de 1997  modificada por la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012 y las normas que las modifiquen. (Nota: Ver artículo  2.8.8.3.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 14. Procedimiento  de la visita de inspección. El Archivo General de la Nación establecerá  el procedimiento para las visitas de inspección que deba ser adoptado, y en el  cual se contemplarán como mínimo:    

a) Comunicación a la entidad o persona objeto de la visita  (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).    

b) Metodología para la realización de la visita.    

c) Desarrollo de la visita.    

d) Sitios, procesos o áreas sobre los cuales se realizará  la visita de inspección.    

e) Ejecución o desarrollo de la visita.    

f) Presentación de los resultados de la visita.    

g) Plan de Mejoramiento Archivístico (cuando sea  procedente).    

h) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por  la entidad visitada.    

Nota, artículo 14: Ver artículo  2.8.8.3.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 15. Desarrollo  de la visita de inspección. Llegada la fecha, hora y lugar establecidos  para la práctica de la visita, se procederá a inspeccionar las instalaciones  donde funcionan o se conservan los archivos públicos y/o el patrimonio  documental y se solicitarán los documentos pertinentes determinando aspectos  legales, logísticos, y la implementación y aplicación de la normatividad  archivística. (Nota: Ver artículo 2.8.8.3.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 16. Suspensión  y reanudación de la visita de inspección. Toda visita podrá ser  suspendida y se reanudará en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles,  cuando se considere pertinente o por motivos de fuerza mayor y/o caso fortuito.  (Nota: Ver artículo 2.8.8.3.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 17. Plan  de Mejoramiento Archivístico. Una vez recibido el informe de la visita  por parte del sujeto inspeccionado, este deberá responder y soportar las  observaciones efectuadas en un término de diez (10) días hábiles prorrogables  hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan  la entrega de la información dentro del plazo inicial.    

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad  disciplinaria correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo  establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.    

Nota, artículo 17: Ver artículo  2.8.8.3.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 18. Seguimiento  y verificación. A partir del momento de la entrega del Acta definitiva  de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá de quince (15) días  hábiles para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA)  y su metodología de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por  (15) días hábiles adicionales, por una sola vez. El PMA deberá ser aprobado por  el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de  Archivo de la Entidad que lo formula.    

Parágrafo 1°. El Archivo General de la Nación, tendrá a su  cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento  Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar los compromisos adquiridos por  la entidad.    

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad  inspeccionada deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo  General de la Nación los avances del cumplimiento del PMA.    

Nota, artículo 18: Ver artículo  2.8.8.3.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO IV    

Procedimiento de vigilancia    

Artículo 19. Visita  de vigilancia. Consiste en el seguimiento y evaluación a las actividades  que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) presentado  por las entidades que han sido objeto de visita de inspección. (Nota: Ver artículo 2.8.8.4.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 20. Procedimiento  de la visita de vigilancia. El Archivo General de la Nación establecerá  el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el  cual se contemplarán como mínimo:    

a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando  aquellas que se realicen por denuncias recibidas).    

b) Metodología para el desarrollo de la visita.    

c) Desarrollo de la visita.    

d) Sitios, procesos o áreas objeto de la visita de  vigilancia.    

e) Presentación de los resultados de la visita.    

f) Acciones correctivas para cumplir el PMA.    

g) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por  la entidad visitada.    

Nota, artículo 20: Ver artículo  2.8.8.4.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 21. Desarrollo  de la visita de vigilancia. Llegada la fecha, hora y lugar establecido  para el desarrollo de la visita, se procederá a verificar el cumplimiento de  cada uno de los compromisos adquiridos durante la visita de inspección, los  avances del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y demás aspectos relevantes  en relación con el cumplimiento de la normatividad archivística. (Nota: Ver artículo 2.8.8.4.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 22. Suspensión  y reanudación de la visita de vigilancia. Toda visita podrá ser  suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando  se considere pertinente o en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. (Nota: Ver artículo 2.8.8.4.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 23. Entrega  de la información solicitada en desarrollo de la visita de vigilancia.  Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar  correspondiente, la entidad deberá responder y soportar las observaciones a  dicho informe en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por  otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega  de la información dentro del plazo inicial.    

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad  correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido  por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.    

Nota, artículo 23: Ver artículo  2.8.8.4.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 24. Seguimiento  y verificación. Quien practique la visita de vigilancia, tendrá a su  cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al  Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar que los  compromisos adquiridos por la Entidad se han cumplido adecuadamente.    

Parágrafo 1°. A partir del momento de entrega del acta  definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondrá de quince (15) días  hábiles para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento  Archivístico (PMA) y su metodología de implementación.    

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad  vigilada, deberá realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo  General de la Nación, los avances del cumplimiento de las nuevas actividades  programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos.    

Nota, artículo 24: Ver artículo  2.8.8.4.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO V    

Procedimiento de control    

Artículo 25. Visitas  de control. Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo  General de la Nación para prevenir el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997  modificada por la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012 y adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas del  caso.    

El Archivo General de la Nación y las entidades  territoriales, a través de los respectivos Consejos de Archivos, podrán imponer  multas a favor del erario a quienes no han dado cumplimiento del Plan de  Mejoramiento Archivístico (PMA) o han incumplido la Ley General de Archivos y/o  cualquier normatividad archivística u orden impartida por autoridad competente  en esta materia.    

Las multas se graduarán de acuerdo con la gravedad de la  falta cometida, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer otras  autoridades en el ejercicio de sus competencias.    

Nota, artículo 25: Ver artículo  2.8.8.5.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 26. Procedimiento  de la visita de control. El Archivo General de la Nación establecerá el  procedimiento para las visitas de control que deberá ser adoptado y en el cual  se contemplarán como mínimo los siguientes aspectos:    

a) Comunicación a la entidad objeto de la visita  (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).    

b) Metodología para llevar a cabo la visita.    

c) Desarrollo de la visita de control.    

d) Sitios, procesos o áreas a realizar la visita de  control.    

e) Presentación de los resultados de la visita.    

Nota, artículo 26: Ver artículo  2.8.8.5.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 27. Desarrollo  de la visita de control. Llegada la fecha, hora y lugar de la visita, se  procederá al estudio de la situación y comprobada la práctica u omisión irregular  que se presenta, se emitirán las órdenes respectivas para que se suspendan las  prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de  los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los  documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o  poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y se adopten  las correspondientes medidas preventivas y correctivas. (Nota: Ver artículo 2.8.8.5.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 28. Suspensión  y reanudación de la visita de control. Toda visita de control podrá ser  suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, cuando se  considere conveniente, o por fuerza mayor o caso fortuito, o para que la  entidad sujeta a control implemente y ponga en práctica las medidas correctivas  tendientes a que hubiere lugar. (Nota: Ver artículo 2.8.8.5.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 29. Solicitud  de información producto de las facultades de control. La entidad sujeto  de la visita de control tendrá diez (10) días hábiles para responder el informe  de dicha diligencia, prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente  existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del  plazo inicial y demuestre que ha tomado las medidas correctivas ordenadas.    

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad  correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido  por el artículo 51 de la Ley 594 de 2000.    

Nota, artículo 29: Ver artículo  2.8.8.5.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 30. Seguimiento  y verificación. El Archivo General de la Nación tendrá a su cargo el  seguimiento y verificación del cumplimiento de las órdenes impartidas de tal  forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos – Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997  modificada por la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012 y sus normas reglamentarias.    

Parágrafo 1°. A partir de la entrega del acta de la visita de  control que se realizará al momento del cierre de la correspondiente  diligencia, la Entidad controlada dispondrá de cuarenta y cinco (45) días  hábiles, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la  metodología de implementación.    

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad  deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente los avances de  cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento  Archivístico (PMA).    

Nota, artículo 30: Ver artículo  2.8.8.5.6. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO VI    

Medidas comunes a los  procedimientos de inspección, vigilancia y control    

Artículo 31. Instalaciones  físicas de los archivos. El Archivo General de la Nación podrá ordenar  que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las instalaciones  físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los  documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o  poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. (Nota: Ver artículo 2.8.8.6.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 32. Uso  de medios técnicos. En las visitas de inspección, vigilancia y control  de que trata el presente decreto, se podrá utilizar cualquier medio técnico  disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información,  los sistemas de información, los archivos e instalaciones visitadas. (Nota: Ver artículo 2.8.8.6.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO VII    

Medidas cautelares    

Artículo 33. Medidas  cautelares. Para proteger el patrimonio documental del Estado y los  documentos y archivos públicos, así como para suspender de inmediato las  prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las  correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo  General de la Nación en cualquier momento podrá:    

a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas  para que cesen las actividades u omisiones que puedan causar daño, que lo hayan  causado o lo continúen ocasionando.    

b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la  conducta potencialmente perjudicial o dañina sea consecuencia de la omisión del  responsable de los documentos.    

c) Ordenar la aprehensión de los archivos y documentos  públicos que conforman el patrimonio documental del Estado, que se encuentren  en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal  efecto, se comunicará al Secretario General o Representante Legal de la  correspondiente Entidad, las órdenes impartidas por el Archivo General de la  Nación. De lo descrito en este literal, se comunicará de inmediato a las  Entidades señaladas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos.    

Parágrafo 1°. Las medidas cautelares podrán ordenarse,  mediante acto administrativo, desde el mismo momento en que las entidades  tengan conocimiento de las prácticas que amenacen, vulneren o pongan en riesgo  la preservación del patrimonio documental del Estado.    

Parágrafo 2°. Las medidas cautelares no suspenderán las  actuaciones que se adelanten por el Archivo General de la Nación.    

Nota, artículo 33: Ver artículo  2.8.8.7.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

CAPÍTULO VIII    

Inspección, vigilancia y control  a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades  que prestan servicios archivísticos    

Artículo 34. Inspección,  vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público  y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos. El Archivo  General de la Nación, podrá en cualquier momento, realizar visitas de inspección,  vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público  y/o privado o entidades que prestan, entre otros los siguientes servicios  archivísticos, cuando estas hayan sido contratadas por entidades públicas o  particulares que ejerzan funciones públicas:    

a) Administración y custodia de archivos.    

b) Microfilmación y digitalización de documentos.    

c) Elaboración y aplicación de Tablas de Retención y  Valoración Documental.    

d) Organización de archivos.    

e) Elaboración e implementación de programas de gestión  documental física y electrónica.    

f) Procesos de preservación a largo plazo.    

g) Conservación y restauración de documentos, y    

h) Otras actividades o procesos archivísticos cuyo  desarrollo esté regulado por normas expedidas por el Gobierno Nacional.    

En el desarrollo de estas diligencias se podrá utilizar  cualquier medio técnico disponible, para dejar evidencia de lo ocurrido, del  estado de la información, los sistemas de información, los archivos,  instalaciones visitadas y demás aspectos evaluados en la respectiva visita.    

Parágrafo. Es obligación de las entidades públicas y de  las entidades privadas que cumplen funciones públicas informar de manera  inmediata al Archivo General de la Nación, los contratos que suscriban para la  prestación de los servicios archivísticos descritos en el presente artículo.    

Nota, artículo 34: Ver artículo  2.8.8.8.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 35. Oportunidad  de las acciones de inspección, vigilancia y/o control. La inspección,  vigilancia y/o control sobre las personas naturales, jurídicas de derecho  público y/o privado o entidades que prestan servicios en los diferentes  procesos de la función archivística, se deberá realizar de manera inmediata  cuando sea requerida por solicitud o denuncias de terceros o de manera  oficiosa. (Nota: Ver artículo 2.8.8.8.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 36. De  las instalaciones y servicios de custodia, conservación y almacenamiento de  archivos físicos y electrónicos. Las personas naturales, jurídicas de  derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios de custodia,  conservación y almacenamiento a entidades del Estado o a entidades privadas que  cumplen funciones públicas, independientemente del soporte de los documentos,  deben cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.    

Parágrafo. En consideración a lo establecido en el  parágrafo 3° del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, las  personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que  presten servicios de custodia, conservación y almacenamiento de archivos  físicos y electrónicos, a las Entidades descritas en el artículo 2° de la Ley 594 de 2000,  deberán solicitar anualmente al Archivo General de la Nación una certificación  de cumplimiento de la normatividad archivística.    

El Archivo General de la Nación reglamentará los  requisitos para la certificación de que trata el parágrafo anterior. No  obstante, en cualquier momento el AGN podrá verificar que se cumplan los  requisitos exigidos a estas y de comprobarse su inobservancia, podrá imponer  las sanciones correspondientes o revocará dicha certificación, según proceda.    

Nota, artículo 36: Ver artículo  2.8.8.8.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 37. Del  proceso contractual. Las entidades públicas y las privadas con funciones  públicas que contraten cualquiera de los servicios archivísticos señalados en  el presente decreto, deberán incluir en los estudios previos y exigir en los  respectivos contratos, el cumplimiento de la normatividad archivística  aplicable, de acuerdo con el tipo de servicio contratado. El incumplimiento de  lo dispuesto en el presente artículo dará lugar a las sanciones establecidas en  el artículo 35 de la Ley General de Archivos y demás normas que la reglamenten,  modifiquen o complementen. (Nota: Ver artículo 2.8.8.8.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO IX    

Documentos de archivo declarados  de interés cultural    

Artículo 38. Inspección,  vigilancia y/o control sobre los documentos de archivo declarados de interés  cultural. El Archivo General de la Nación, ejercerá la inspección,  vigilancia y/o control sobre los documentos declarados de interés cultural,  cuyos propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jurídicas  de carácter privado y los mismos formarán parte del patrimonio cultural  colombiano. (Nota: Ver artículo 2.8.8.9.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO X    

Prevención y sanción    

Artículo 39. Autoridad  competente. El Archivo General de la Nación podrá prevenir y sancionar  el incumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997  modificada por la Ley 1185 de 2008, en  concordancia con el artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012 y demás normas reglamentarias. Así mismo, podrá impartir las órdenes a  que haya lugar para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la  integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas  preventivas y correctivas de acuerdo con su competencia.    

Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará las  facultades de prevención y sanción asignadas a los Consejos de Archivos,  establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.    

Nota, artículo 39: Ver artículo  2.8.8.10.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 40. Sanciones.  El incumplimiento de la normatividad archivística dará lugar a la aplicación de  las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, las  disposiciones y principios de la actuación administrativa, mediante el trámite  consagrado en la Parte Primera y demás normas pertinentes del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en  la forma y términos establecidos por sus artículos 47 y siguientes. (Nota: Ver artículo 2.8.8.10.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 41. Expedición  de actos administrativos. Corresponde al Director General del Archivo  General de la Nación, expedir los actos administrativos mediante los cuales se  ordenen las medidas cautelares y se impongan las multas y sanciones de que  trata la Ley General de Archivos, la Ley 397 de 1997,  modificada por la Ley 1185 de 2008, el  artículo 212 del Decreto ley 019 de  2012 y el presente decreto. (Nota: Ver artículo 2.8.8.10.3. del  Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

CAPÍTULO XI    

Disposiciones finales    

Artículo 42. Articulación  con otras Entidades públicas para la protección de los archivos, documentos  públicos y los documentos declarados de interés cultural del Estado. En  articulación con las Superintendencias y Ministerios, en sus respectivos  sectores, el Archivo General de la Nación, podrá coordinar visitas de  inspección, vigilancia y/o control a los archivos de las entidades bajo su  competencia de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y  demás normas concordantes.    

Parágrafo 1°. El Archivo General de la Nación podrá  conformar Comisiones Intersectoriales en los casos que considere pertinente, para  desarrollar de manera conjunta visitas de inspección, vigilancia y/o control.    

Parágrafo 2°. Los Ministerios y Superintendencias podrán  solicitar al Archivo General de la Nación, en lo de su competencia, informes  técnicos y/o acompañamiento para llevar a cabo visitas a entidades bajo su  vigilancia y control, cuando así lo estimen pertinente, de conformidad con lo  establecido por el artículo 45 de la Ley 489 de 1998.    

Nota, artículo 42: Ver artículo  2.8.10.1. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 43. Documentos  de las actuaciones de inspección, vigilancia y/o control. Los documentos  generados en las visitas de inspección, vigilancia y/o control, deberán ser  suscritos por todos los participantes y en ellos se describirá en detalle los  procedimientos realizados, los hallazgos detectados y en general, todo aspecto  que permita determinar el real estado de los archivos y de los procesos  archivísticos examinados. Estos documentos servirán como soporte para la toma  de decisiones y serán entregados, cuando sea el caso, en fotocopia con nota de  autenticidad a las autoridades administrativas, a los organismos de control o a  las autoridades judiciales, según proceda. (Nota: Ver artículo  2.8.10.2. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 44. Requisitos  para iniciar la visita. Para dar inicio a la visita de inspección,  vigilancia o control será necesaria la presencia, mínimo de los siguientes  funcionarios:    

a) El funcionario de nivel directivo o su delegado al cual  se encuentre adscrito el archivo de la entidad.    

b) El funcionario responsable del Archivo de la Entidad o  quien haga sus veces.    

c) El funcionario encargado del área sobre la cual se hará  la visita, cuando sea del caso.    

Parágrafo. Si no se encuentran presentes los funcionarios  anteriormente señalados, se suspenderá la visita dejando constancia de este  hecho en el acta correspondiente, ordenándose programar nueva visita y en caso  de renuencia, esta será tenida como entorpecimiento al  cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y/o control y se  correrá traslado a los órganos competentes.    

Nota, artículo 44: Ver artículo  2.8.10.3. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 45. Deber de colaboración. Las entidades públicas y/o privadas que  cumplen funciones públicas, las personas naturales, jurídicas de derecho  público y/o privado y las entidades que prestan servicios archivísticos, objeto  de inspección, vigilancia y/o control, deberán colaborar para el buen  desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y/o control y están  obligadas a facilitar el acceso a sus instalaciones donde se encuentran los  archivos y a suministrar la información y documentos que sean requeridos, para  evaluar el desempeño de la entidad en cuanto al cumplimiento de la normatividad  archivística. (Nota: Ver artículo 2.8.10.4. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 46. Daño a los documentos públicos, archivos o al patrimonio documental de  la Nación. De existir daño, destrucción o explotación ilegal del  Patrimonio Documental de la Nación, archivos o documentos públicos, sin  perjuicio de imponer las sanciones patrimoniales a que haya lugar, el Archivo  General de la Nación y los Consejos de Archivos, según el caso, presentarán la  correspondiente denuncia ante la autoridad competente y, si la falta constituye  hecho punible y hubiere flagrancia, se pondrá inmediatamente en conocimiento de  la autoridad de policía más cercana. Igualmente se dará aviso a las Entidades  mencionadas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos, para lo de  su competencia.    

Parágrafo. Las acciones de inspección,  vigilancia y/o control, comprenden la verificación de la normatividad  archivística tanto sobre los archivos y documentos físicos como electrónicos y  los documentos de archivo registrados o almacenados en cualquier soporte.    

Nota, artículo 46: Ver artículo  2.8.10.5. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.    

Artículo 47. Reglamentación. El Archivo General de la Nación, de acuerdo con  su competencia podrá reglamentar el presente decreto. (Nota: Ver artículo 2.8.10.19. del Decreto 1080 de 2015  por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector  Cultura.).    

Artículo 48. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de su  publicación y deroga los numerales 2, 11 y 13 del artículo 6° del Decreto 2578  del 2012.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. C., a 21 de enero de 2015.    

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN    

La Ministra de Cultura,    

Mariana  Garcés Córdoba.