DECRETO 4488 DE 2009

            DECRETO 4488 DE 2009     

(noviembre 18)    

por el cual se aprueba la estructura de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras  disposiciones.    

Nota 1:  Derogado por el Decreto 4936 de 2011,  artículo 24.    

Nota 2: Citado en la Revista de la Universidad del Norte.  Revista de Derecho. División de Ciencias Jurídicas. No. 37. Colombia,  España, Uruguay, Costa Rica, Cuba, Ecuador: Seguridad Social para el adulto mayor. Oscar José  Dueñas Ruiz.    

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de  las facultades Constitucionales y legales, en especial las que le confieren los  numerales 11 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política,  el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y el  artículo 155 de la Ley 1151 de 2007, y    

CONSIDERANDO:    

Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de  Pensiones, Colpensiones, en sesión del 1° de octubre  de 2009, según Acta número 001 de la misma fecha, aprobada el 8 de octubre de 2009,  decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la estructura interna de  la Entidad y las funciones de sus dependencias.    

DECRETA:    

CAPITULO I    

Naturaleza, objeto, patrimonio y funciones de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones    

Artículo 1°. Razón  social y naturaleza jurídica. La Administradora Colombiana de Pensiones,  Colpensiones, es una empresa industrial y comercial  del Estado del orden nacional, vinculada al Ministerio de la Protección Social,  dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio  independiente.    

Artículo 2°. Objeto.  La Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  tiene por objeto la administración estatal del régimen solidario de prima media  con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007,  como también de las prestaciones especiales que las normas legales le asignen,  incluyendo la administración de los beneficios económicos periódicos en los  términos que señale la Constitución y la ley.    

Artículo 3°. Domicilio.  La Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  tiene por domicilio principal la ciudad de Bogotá, D. C., pero podrá adelantar  actividades en desarrollo de su objeto en todo el territorio nacional.    

Artículo 4°. Patrimonio  y capital fiscal. El patrimonio de la Administradora Colombiana de  Pensiones, Colpensiones, estará conformado por los  ingresos que genere en desarrollo de su objeto social, por los aportes del  Presupuesto General de la Nación, los activos que le transfieran la Nación y  otras entidades públicas del orden nacional y los demás activos e ingresos que  a cualquier título perciba.    

El capital fiscal estará constituido por los aportes y  activos que se reciban para la entrada en funcionamiento de la Empresa, y la  acumulación de los traslados que se hagan de otras cuentas patrimoniales.    

Artículo 5°. Funciones.  En desarrollo de su objeto, además de las que establece la ley, la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  cumplirá con las siguientes funciones:    

1. Administrar el régimen solidario de prima media con  prestación definida del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.  Inicialmente, asumirá las siguientes funciones frente al tema de reconocimiento  de mesadas pensionales y la administración del  Sistema, de manera gradual:    

a) Efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas en favor de los  afiliados al régimen de prima media con prestación definida del orden nacional,  que estén vinculados en esta condición a las entidades que actualmente  reconocen o administran simultáneamente las pensiones y los derechos pensionales de servidores públicos y particulares, y que se  causen con posterioridad a la recepción de esos afiliados por parte de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones.    

b) Efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas relacionadas con el  Régimen de Prima Media con Prestación Definida a cargo de las actuales  administradoras del régimen en el orden nacional encargadas de la  administración exclusiva de afiliados servidores públicos, que se causen con  posterioridad a que se ordene su liquidación o se defina el cese de actividades  como administradora, siempre y cuando, para el momento de la liquidación o  cesación de actividades, los afiliados o quienes estuvieron afiliados no hayan  cumplido los requisitos de tiempo de servicio y de edad exigidos por las normas  legales o que, para el momento de la liquidación o cesación de actividades, el  servidor público tenga cumplida la edad necesaria pero no el tiempo de  servicio.    

c) Realizar la administración de derechos y prestaciones del  régimen de prima media con prestación definida, reconocidas por las  administradoras del régimen del orden nacional, que tuvieren a su cargo la  función de afiliación, reconocimiento y administración simultánea de las  pensiones y derechos pensionales de particulares y  servidores públicos y los que reconozca Colpensiones.    

2. Administrar los beneficios económicos periódicos en los  términos que establezcan las normas legales y los reglamentos.    

3. Adelantar la gestión comercial que requiera la Empresa,  que involucra el diseño de mercadeo, la divulgación y capacitación, la  afiliación de nuevas personas y la administración y fidelización  de quienes ya se encuentran afiliados.    

4. Adelantar la gestión integral de servicio al cliente,  recibir, orientar, radicar, clasificar, direccionar y solucionar adecuada y  oportunamente las peticiones, solicitudes y requerimientos.    

5. Adelantar la gestión de recursos de los regímenes que  administre y de los recursos propios de la Empresa, determinar los ingresos,  gestionar el recaudo y cobro, incluyendo cobro coactivo, y administrar las  reservas e inversiones.    

6. Gestionar la historia laboral y pensional, los  registros de sus beneficiarios, adelantar los registros de novedades, analizar  la consistencia de información y hacer el manejo, la conservación y la custodia  documental.    

7. Determinar, reconocer y notificar los beneficios y  prestaciones legales a su cargo, previa las correspondientes calificaciones y  valoraciones.    

8. Administrar la nómina de quienes se les reconozcan  beneficios y prestaciones, gestionar las novedades, liquidar, verificar y pagar  los correspondientes beneficios y prestaciones.    

9. Evaluar, tramitar y aceptar el traslado de los  afiliados al régimen de prima media con prestación definida del orden nacional  y de los afiliados de otros regímenes que quieran acceder a este último.    

10. Elaborar y mantener actualizados los cálculos  actuariales con el fin de cuantificar el pasivo pensional de las mesadas  actuales, futuras, conmutaciones pensionales, bonos,  cuotas partes y realizar los demás cálculos que sean necesarios de conformidad  con las normas legales.    

11. Revisar el reconocimiento de sumas periódicas a cargo  de los fondos públicos que administra, en los términos del artículo 20 de la Ley 797 de 2003 y  demás normas que la sustituyan, modifiquen y adicionen.    

12. Gestionar la planeación de la Empresa y de los  regímenes a su cargo, que involucra diagnóstico, formulación y ejecución de  estrategias y la propuesta de mejoramientos continuos y en organización y  métodos de la Empresa.    

13. Estudiar, señalar, publicar, capacitar y promover al  interior de la Empresa o frente a terceros, criterios unificados sobre la  actualización e interpretación de las disposiciones normativas que corresponden  a las prestaciones a que se refiere el objeto social.    

14. Evaluar, formular y desarrollar estrategias jurídicas  unificadas para la defensa judicial de la Empresa y de los intereses del Estado  en relación con las prestaciones que por ley deba administrar la Empresa.    

15. Formular, elaborar, ejecutar y evaluar proyectos de  inversión.    

16. Realizar las operaciones financieras con sujeción a las  normas legales y autorizaciones pertinentes, que requiera para el cumplimiento  de sus funciones.    

17. Desarrollar las tareas de investigación, planeación y  ejecución relacionadas con las tecnologías de la información con el objeto de  implementar las soluciones que requiera la entidad para el desenvolvimiento de  su función.    

18. Analizar, diseñar y construir, directamente o a través  de terceros, o adquirir los sistemas de información requeridos para el  desarrollo de su objeto social.    

19. Efectuar las relaciones jurídicas que sean necesarias  para adquirir y/o intercambiar servicios, experiencias, tecnología, información  y, en general, valores agregados que contribuyan al desarrollo del objeto  social y de sus funciones.    

20. Cumplir las actividades administrativas, financieras,  de talento humano y documental que requiera la Empresa para el desarrollo de su  objeto.    

21. Adoptar estrategias y mecanismos dirigidos a cumplir  los procedimientos, actividades o funciones de la empresa, sea directamente, a  través de externalización de procesos o, en general, a través de cualquier  estrategia o mecanismo que procure la eficiencia en la adecuada prestación de  los servicios.    

22. Las demás que sean propias de su naturaleza, que deba  cumplir por asignación legal.    

CAPITULO II    

Estructura interna    

Artículo 6°. Estructura  interna. Para el desarrollo de sus funciones, la Administradora  Colombiana de Pensiones, Colpensiones, tendrá la  siguiente estructura:    

1. Junta Directiva    

1.1 Revisoría Fiscal    

1.2 Defensoría del Cliente    

2. Presidencia    

2.1 Oficina de Control Interno    

2.2 Oficina de Control Interno Disciplinario    

2.3 Oficina de Planeación    

3. Vicepresidencia de Tecnología    

4. Vicepresidencia Jurídica y Doctrinal    

5. Vicepresidencia Administrativa    

5.1 Gerencia Económica    

5.2 Gerencia de Administración de Bienes e Insumos    

6. Vicepresidencia de Talento Humano    

7. Vicepresidencia Comercial    

7.1 Gerencia Diseño de Mercadeo    

7.2 Gerencia Ejecución de Mercadeo    

8. Vicepresidencia de Servicio al Cliente    

9. Vicepresidencia de Gestión de Recursos    

9.1 Gerencia de Ingresos    

9.2 Gerencia de Recaudo    

9.3 Gerencia de Cobro    

10. Vicepresidencia de Gestión de Historia Laboral y  Pensional    

10.1 Gerencia de Archivo    

11.  Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones    

11.1 Gerencia de Determinación    

11.2 Gerencia de Reconocimiento    

11.3 Gerencia de Nómina    

12. Gerencias Departamentales    

13. órganos de Coordinación y Asesoría    

Artículo 7°. Junta Directiva. La Junta Directiva de la Administradora  Colombiana de Pensiones, Colpensiones, cumplirá las  funciones señaladas en las normas legales, en los reglamentos y en los  Estatutos de la Empresa.    

Artículo 8°. Revisoría Fiscal. Son funciones de la Revisoría Fiscal las  siguientes:    

1. Verificar que las operaciones que se  celebren o cumplan por cuenta de la Empresa se ajusten a las prescripciones de  la constitución, la ley, los reglamentos, los estatutos internos y a las  decisiones de la Junta Directiva.    

2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la  Junta Directiva o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que  ocurran en el funcionamiento de la Empresa y en el desarrollo de sus negocios.    

3. Colaborar con las entidades gubernamentales  que ejerzan la inspección y vigilancia de la Empresa y rendirles los informes a  que haya lugar o le sean solicitados.    

4. Velar por que se lleven regularmente la  contabilidad de la Empresa y las actas de las reuniones de la junta directiva,  y porque se conserven debidamente la correspondencia de la Empresa y los  comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para  tales fines.    

5. Inspeccionar asiduamente los bienes de la  administradora y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación  o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro  título.    

6. Impartir las instrucciones, practicar las  inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un  control permanente sobre los valores sociales.    

7. Autorizar con su firma cualquier balance  que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.    

8. Convocar junta directiva a reuniones  extraordinarias cuando lo juzgue necesario.    

9. Cumplir las demás atribuciones que le  señalen las leyes, los reglamentos, o los estatutos y las que, siendo  compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva.    

Artículo 9°. Defensoría del Cliente. Son funciones de la Defensoría del  Cliente las siguientes:    

1. Ser vocero de los clientes o usuarios ante  la Empresa, y conocer de forma objetiva, oportuna y gratuita las quejas que  presenten, relacionadas con la calidad o el cumplimiento de las normas legales,  reglamentarias y estatutarias que rigen la prestación de los servicios.    

2. Solicitar a la Empresa y al cliente la  información que sea necesaria para el estudio de las quejas presentadas.    

3. Resolver las solicitudes y quejas en  cumplimiento del procedimiento y términos establecidos en las normas legales y  reglamentarias.    

4. Presentar a la Empresa y a las autoridades  de vigilancia, los informes requeridos por las normas legales y reglamentarias.    

5. Establecer el reglamento al cual se  sujetará su actividad, en los términos de la ley y de los reglamentos.    

6. Llevar un registro y archivo de las quejas  presentadas y de su fecha.    

7. Presentar anualmente, en la oportunidad  convenida con la Empresa, una relación de los gastos que demande la defensoría  del cliente, en los términos que dispongan las normas legales y reglamentarias.    

8. Las demás que le asignen las normas  legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 10. Presidente. Son funciones del Presidente de la Administradora  Colombiana de Pensiones, Colpensiones, además de las  que se establezcan en los estatutos y en las normas legales y reglamentarias,  las siguientes:    

1. Ejercer la representación legal de la  Empresa y constituir apoderados especiales para la representación judicial y  administrativa.    

2. Desarrollar y controlar el cumplimiento de  las decisiones y acuerdos de la Junta Directiva, ejecutarlas y rendir los  informes que le sean solicitados.    

3. Adoptar las medidas necesarias para la  administración de los Beneficios Económicos Periódicos, teniendo en cuenta las  disposiciones aplicables y las políticas y directrices dictadas por la Junta  Directiva.    

4. Someter a consideración y aprobación de la  Junta Directiva los anteproyectos anuales de presupuesto, como también los  proyectos de adición y traslados presupuestales con arreglo a las disposiciones  orgánicas y reglamentarias sobre la materia.    

5. Someter a consideración y aprobación de la  Junta Directiva las operaciones de crédito de conformidad con las normas  legales vigentes.    

6. Realizar la ejecución presupuestal,  comprometer y ordenar el gasto, elaborar los actos que la representación legal  obligue, realizar las operaciones y celebrar los contratos y convenios que se  requieran para el normal funcionamiento de la Empresa.    

7. Presentar a consideración de la Junta  Directiva los planes, programas, proyectos y manuales que debe desarrollar la  Empresa.    

8. Presentar a consideración de la Junta  Directiva, para su aprobación, los estados financieros.    

9. Nombrar, posesionar, distribuir y remover a  los empleados públicos de la Empresa y, de acuerdo con las normas legales y  reglamentarias y con las políticas y reglas generales de la Junta Directiva,  vincular a los trabajadores oficiales, suscribir los contratos laborales y  darlos por terminados de acuerdo con las normas vigentes.    

10. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la  ejecución de las funciones propias de la organización y de su personal.    

11. Proponer a la Junta Directiva la apertura  o cierre de Gerencias Departamentales y del Distrito Capital, como también de  la apertura o cierre de sucursales y de agencias que operen en esas gerencias.    

12. Rendir los informes solicitados por las  entidades de inspección, control y vigilancia y las demás autoridades a las que  se les debe reportar información.    

13. Garantizar el ejercicio del control  interno de gestión y propender por el mejoramiento institucional.    

14. Dirigir las políticas de control de lavado  de activos y nombrar de entre los funcionarios del nivel asesor, al Oficial de  Cumplimiento y su suplente, quienes se posesionarán y cumplirán sus funciones,  conforme lo establecido por el Decreto ley 663 de  1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), los reglamentos y las  demás normas que los modifiquen o adicionen.    

15. Expedir los actos que requiera la  administración interna de la institución.    

16. Conocer y fallar en segunda instancia los  procesos disciplinarios contra los servidores y ex servidores públicos de la  Empresa, tendientes al esclarecimiento de las conductas que puedan constituir  faltas disciplinarias, sin perjuicio de la competencia preferente de la  Procuraduría General de la Nación.    

17. Diseñar el Manual de Riesgo Operativo y  someterlo a aprobación de la Junta Directiva.    

18. Desarrollar las gestiones y funciones  asignadas por las normas legales y reglamentarias, relacionadas con la  administración del riesgo operativo y nombrar, de entre los funcionarios del  nivel asesor, a las personas encargadas del reporte y cumplimiento de esas  funciones.    

19. Dirigir las acciones encaminadas a la  atención de los riesgos de mercado e indicar los funcionarios que realizarán  estas labores en las diferentes dependencias de la empresa.    

20. Presentar y recomendar a la Junta  Directiva para su aprobación u objeción, los candidatos a ocupar empleos del  Nivel Directivo de la Empresa seleccionados a través de procesos de selección  externos.    

21. Evaluar y aceptar cesiones o subrogaciones  con entidades públicas.    

22. Expedir los actos administrativos y  ejercer las funciones que no hayan sido asignados expresamente a otra autoridad  de la Empresa.    

23. Las demás que le señalen las normas legales,  los reglamentos y los estatutos, relacionadas con las funciones y objetivos  generales de la Empresa.    

Artículo 11. Oficina de Control Interno. Además de las señaladas en la Ley 87 de 1993, son  funciones de la Oficina de Control Interno las siguientes:    

1. Planear, dirigir y organizar la  verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno.    

2. Verificar que el Sistema de Control Interno  esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea  intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular,  de aquellos que tengan responsabilidad de mando.    

3. Asesorar a las instancias directivas de la  Empresa en la organización, gestión y mejoramiento continuo del Sistema de  Control Interno.    

4. Verificar que los controles definidos para  los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables  de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la  aplicación del Régimen Disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.    

5. Verificar que los controles asociados con  todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente  definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la  evolución de la entidad.    

6. Velar por el cumplimiento de las leyes,  normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la  organización y recomendar los ajustes necesarios.    

7. Servir de apoyo a los directivos en el  proceso de toma de decisiones, con el fin de obtener los resultados esperados.    

8. Verificar los procesos relacionados con el  manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y  recomendar los correctivos que sean necesarios.    

9. Fomentar en toda la organización la  formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en  el cumplimiento de la misión institucional.    

10. Evaluar y verificar la aplicación de los  mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato  constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente.    

11. Mantener permanentemente informados a los  directivos acerca del estado del control interno dentro de la Empresa, dando  cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.    

12. Verificar que se implanten las medidas  respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.    

13. Dirigir el diseño, ejecución y control de actividades  orientadas a medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del sistema de  Control Interno, asesorando a los niveles de Dirección en la optimización del  proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la  introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y  objetivos misionales.    

14. Ejercer sobre todas las áreas de trabajo  la debida inspección y vigilancia, a fin de mantener un permanente y adecuado  control de gestión, para asegurar el cumplimiento de las políticas, objetivos y  metas establecidas.    

15. Verificar la consistencia, razonabilidad y confiabilidad de  los estados financieros de la Entidad, por medio de comprobaciones periódicas y  selectivas de los registros contables y presupuestales y los análisis de los  mismos.    

 16. Planear, dirigir, organizar y  coordinar el proceso de verificación y evaluación del desarrollo del sistema de  gestión de la calidad.    

17. Verificar y evaluar el sistema de gestión de calidad y  recomendar las acciones pertinentes para su continuo mejoramiento.    

18. Programar y coordinar auditorías internas para  verificar el cumplimiento de las normas, objetivos, políticas, planes y  programas de calidad de la entidad.    

19. Verificar los procesos relacionados con el  reconocimiento y pago de pensiones y el manejo de los recursos, bienes y los  sistemas de información de la Administradora y recomendar los correctivos que  sean necesarios.    

20. Las demás inherentes y las que le sean asignadas y que  correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

Artículo 12. Oficina  de Control Interno Disciplinario. Son funciones de la Oficina de Control  Interno Disciplinario las siguientes:    

1. Ejercer la función disciplinaria y aplicar el  procedimiento con sujeción a las disposiciones, facultades y competencias  establecidas en la ley disciplinaria.    

2. Conocer y fallar en primera instancia los procesos  disciplinarios contra los servidores y ex servidores públicos de la Empresa,  tendientes al esclarecimiento de las conductas que puedan constituir faltas  disciplinarias, sin perjuicio de la competencia preferente de la Procuraduría  General de la Nación.    

3. Apoyar la gestión del nominador en la ejecución de las sanciones  impuestas, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.    

4. Preparar y remitir los informes a la Procuraduría  General de la Nación en relación con los procesos disciplinarios y demás  actuaciones inherentes a las funciones encomendadas.    

5. Dar a conocer a la Fiscalía General de la Nación, a los  organismos de control y fiscalización del Estado, a las dependencias de control  interno disciplinario de otras entidades, los hechos y pruebas materia de la  acción disciplinaria a su cargo cuando pudieren ser de competencia de aquellos.    

6. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia  y las que le sean asignadas por las normas legales, reglamentarias y  estatutarias.    

Artículo 13. Oficina  de Planeación. Son funciones de la Oficina de Planeación las siguientes:    

1. Asesorar al Presidente en la definición de objetivos,  las políticas, la selección de estrategias de acción y las metas misionales de  la Empresa.    

2. Examinar las condiciones y medir la capacidad de  respuesta de la Empresa frente al Sistema General de Seguridad Social en  Pensiones.    

3. Elaborar y consolidar, en coordinación con las áreas  correspondientes, el diagnóstico organizacional de la Empresa.    

4. Formular y presentar para aprobación de la Junta  Directiva el plan estratégico de la Empresa.    

5. Elaborar, ajustar y evaluar, en coordinación con las  áreas correspondientes, los planes de acción de la Empresa.    

6. Evaluar y recomendar la aplicación de planes de  desarrollo que permitan el cumplimiento del objeto de la Empresa.    

7. Hacer la evaluación técnica, económica y social de los  proyectos de inversión que vayan a ser registrados en el Banco de Proyectos de  Inversión Nacional.    

8. Organizar y administrar el Banco de Programas y  Proyectos de Inversión.    

9. Realizar el seguimiento a los proyectos y el  cumplimiento eficaz de las metas programadas.    

10. Establecer directrices y políticas para organizar y  evaluar la información soporte y definir las variables técnicas para la  formulación del cálculo actuarial.    

11. Evaluar y ajustar el valor del pasivo pensional para  su causación contable.    

12. Presentar los informes propios dé su gestión y los que  le sean solicitados por la Junta Directiva, la Presidencia o por los organismos  externos de control.    

13. Implementar y mantener el sistema de gestión de  calidad.    

14. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 14. Vicepresidencia  de Tecnología. Son funciones de la Vicepresidencia de Tecnología las  siguientes:    

1. Proponer al Presidente las políticas, lineamientos,  planes y proyectos de carácter tecnológico y en particular de las tecnologías  de la información de la Empresa.    

2. Elaborar, en coordinación con las diferentes áreas, el  plan de desarrollo tecnológico de la Empresa, ejecutarlo y realizar su control  y seguimiento.    

3. Dirigir y coordinar la planeación y ejecución de los  proyectos de carácter tecnológico que adelante la Empresa.    

4. Definir, y vigilar el cumplimiento de metodologías,  estándares, procedimientos y mecanismos en el área de las tecnologías de la  información, necesarios para garantizar la seguridad, eficacia, eficiencia y  confiabilidad de la información, de los bienes y los servicios informáticos.    

5. Dirigir los procesos de evaluación, investigación,  implantación y administración de las diferentes tecnologías y servicios de  información que requiera la Empresa para el cumplimiento de sus objetivos  misionales.    

6. Dirigir y coordinar la efectiva integración entre los  diferentes componentes del sistema de información de la Empresa y la adecuada  articulación entre los niveles de negocio, procesos, software y tecnología en  una arquitectura corporativa integral.    

7. Fijar los lineamientos al área administrativa de la  entidad en la ejecución de los procesos contractuales para la adquisición y  contratación de bienes y servicios relacionados con las tecnologías de la  información.    

8. Participar en la definición, implantación y evaluación  de los procedimientos necesarios para la operación de los sistemas de  información y demás soluciones en el área de las tecnologías de la información  en la Empresa.    

9. Diseñar y Coordinar el seguimiento, control y  evaluación del desarrollo de proyectos tecnológicos que la entidad contrate con  terceros.    

10. Investigar, evaluar y proponer nuevas soluciones de  soporte lógico (software) y físico (hardware), y metodologías, estándares,  mecanismos e instrumentos de administración de tecnologías de la información y  de las comunicaciones.    

11. Diseñar y ordenar el análisis, construcción,  documentación, implantación y mantenimiento de los sistemas y servicios de  información y demás soluciones informáticas que requiera la Empresa.    

12. Diseñar, en coordinación con las áreas usuarias, los  procedimientos para el ingreso, flujo, transformación y uso de los datos.    

13. Definir, implantar y ordenar la ejecución de las  estrategias, procedimientos y mecanismos de control y seguridad necesarios para  garantizar la eficacia, eficiencia y confiabilidad de la información, de los  bienes y de los servicios informáticos.    

14. Dirigir, ordenar la ejecución y controlar las labores  de procesamiento de información.    

15. Administrar los recursos informáticos de hardware y  software de la entidad y fomentar el uso racional y apropiado de esa  infraestructura.    

16. Diseñar, ordenar la implementación y monitorear los  procesos automatizados necesarios para la prestación de los servicios de  información que se originen en el software aplicativo.    

17. Controlar la adecuada prestación de los servicios de  soporte contratados y las garantías de los bienes licenciados o adquiridos.    

18. Fijar políticas y ordenar su ejecución, para atender  los requerimientos de servicio de los usuarios internos y externos y brindar  soporte técnico y asesoría en relación con el funcionamiento de la  infraestructura tecnológica de la entidad, de los aplicativos y de los  servicios de información.    

19. Diseñar, fijar y ordenar procedimientos y mecanismos  para identificar las condiciones y características de las fuentes de datos,  valorar la calidad de la información y proponer acciones hacia el mejoramiento  continuo del flujo de datos.    

20. Ordenar medidas para la custodia de la información,  evitar la pérdida de integridad y evitar problemas de seguridad de la misma.    

21. Realizar los procedimientos definidos para evitar la  pérdida parcial o total de los datos.    

22. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 15. Vicepresidencia  Jurídica y Doctrinal. Son funciones de la Vicepresidencia Jurídica y  Doctrinal las siguientes:    

1. Diseñar e implementar estrategias dirigidas a unificar las  formas, criterios y fundamentos jurídicos conceptuales que se usen en la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  relacionadas con la ejecución del objeto social.    

2. Compilar, estudiar y mantener actualizadas las  disposiciones jurídicas constitucionales, las normas con fuerza de ley, los  actos administrativos generales, la jurisprudencia y la doctrina relacionada  con el objeto social.    

3. Ordenar la elaboración de propuestas de ajustes o  modificaciones normativas y conceptualizar sobre modificaciones normativas en  curso, en coordinación con el área técnica correspondiente.    

4. Estudiar y proyectar para firma del Presidente de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  los actos administrativos que resuelven sobre conflictos de competencia y sobre  revocatoria directa de oficio o a petición de parte, cuando la solicitud se  dirija al Presidente de la Empresa.    

5. Estudiar y proyectar para firma del Presidente de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  los actos administrativos que profiera en desarrollo del objeto social.    

6. Representar judicial y administrativamente a la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones,  salvo en los casos en los que el Presidente de la Empresa determine asumir la  representación.    

7. Diseñar y ordenar la implementación de las estrategias  dirigidas a prevenir el inicio de actuaciones judiciales y administrativas en  contra de la Empresa, y a unificar las formas y criterios que se usen para la  defensa judicial y administrativa.    

8. Fijar acciones de seguimiento de los procesos  judiciales y de las actuaciones administrativas que se inicien en contra de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones.    

9. Ordenar el inicio de las acciones judiciales y  administrativas que se requieran para el desarrollo del objeto social de la  Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones.    

10. Desarrollar y promover la aplicación de mecanismos  alternativos de solución de conflictos, en los casos en que sea procedente.    

11. Participar en los comités y órganos de asesoría y  coordinación que determine el Presidente de la Empresa, así como a la Comisión  Intersectorial de que trata el artículo 4° del Decreto 169 de 2008  y las normas que lo modifiquen o adicionen.    

12. Las demás que le sean delegadas o asignadas por el  Presidente de la Empresa y que se relacionen con su naturaleza.    

Artículo  16. Vicepresidencia Administrativa.  Son funciones de la Vicepresidencia Administrativa las siguientes:    

 1. Ejercer la Secretaría Técnica de la  Junta Directiva de la Empresa.    

2. Asistir al Presidente en sus relaciones con los demás entidades  y mantenerlo informado de la situación de los proyectos que correspondan a las  funciones propias de la Empresa.    

3. Planear, dirigir, coordinar y controlar la organización  y funcionamiento de los servicios de apoyo administrativo.    

4. Definir las normas, políticas y procedimientos para la  elaboración, ejecución y control del presupuesto.    

5. Definir las políticas, normas administrativas, y  procedimientos en materia contable y de tesorería.    

6. Coordinar y hacer cumplir las normas en materia de  presupuesto, contabilidad y tesorería en cada una de las áreas.    

7. Dirigir y coordinar la elaboración de los Informes,  Proyecto de Presupuesto y Estados Contables para su aprobación ante la Junta  Directiva.    

8. Coordinar con las entidades públicas pertinentes todos  los asuntos relacionados con el presupuesto.    

9. Coordinar la elaboración, presentación, modificación y  evaluación del Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC.    

10. Establecer las normas y políticas para la planeación,  ejecución, administración y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles.    

11. Dirigir la elaboración y aprobar el plan anual de  compras de bienes y servicios, así como coordinar su ejecución.    

12. Planificar y coordinar los servicios generales de  apoyo y logística necesarios para el buen funcionamiento de la Empresa.    

13. Mantener los inventarios debidamente registrados y  actualizados.    

14. Mantener la adecuada disponibilidad y accesibilidad a  los bienes y servicios de la Empresa, maximizando la utilización de los recursos.    

15. Supervisar las labores de servicios generales,  atendiendo las solicitudes de servicios de las diferentes áreas.    

16. Ejercer la suplencia del Presidente de la Empresa y  posesionarse.    

17. Establecer y dirigir las políticas administrativas y  sistemas de control que permitan evaluar los resultados obtenidos.    

18. Establecer directrices y políticas de gestión  documental de conformidad con la Ley General de Archivos.    

19. Establecer directrices y políticas para la  organización y control de la digitalización de los documentos de la Entidad.    

20. Expedir copias de los documentos conservados en el  archivo de acuerdo con la ley y los reglamentos.    

21. Ordenar la elaboración del inventario y las tablas de  retención documental para aprobación del Comité de Archivo, y verificar su  cumplimiento.    

22. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

23. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia  y las que le sean delegadas o asignadas por normas legales, reglamentarias y  estatutarias.    

Artículo 17. Gerencia  Económica. Son funciones de la Gerencia Económica las siguientes:    

1. Cumplir y hacer cumplir las normas en materia  presupuestal, contable y de tesorería.    

2. Elaborar y divulgar el Manual de Presupuesto, teniendo  en cuenta los Planes, Programas y objetivos de la entidad.    

3. Planear, programar y elaborar el presupuesto  consolidado de ingresos, gastos e inversión.    

4. Controlar y evaluar la ejecución del presupuesto de  cada uno de las áreas.    

5. Evaluar las solicitudes de modificaciones  presupuestales y proyectar los actos administrativos correspondientes.    

6. Elaborar y presentar los informes presupuestales, contables  y de tesorería que sean solicitados por las autoridades de control y las  diferente áreas.    

7. Dirigir y coordinar la clasificación y registro de los  hechos económicos de acuerdo con el Plan único de Cuentas de la Contabilidad  Pública.    

8. Definir los criterios para realizar el análisis y  conciliación permanente de las cuentas contables.    

9. Coordinar la generación del Balance de Prueba, los  Estados Contables y libros de contabilidad.    

10. Elaborar y analizar los Estados Contables.    

11. Controlar la organización y archivo de los documentos  fuente, de acuerdo con las normas contables.    

12. Realizar seguimiento a las recomendaciones y  observaciones de la Junta Directiva y entidades de control y fiscalización.    

13. Coordinar y evaluar las relaciones con el sector  financiero, en todas las operaciones y servicios que requiera la entidad.    

14. Administrar los documentos de valor y responder por su  conservación y custodia.    

15. Ejecutar las decisiones relativas a endeudamiento.    

16. Establecer la política y programación de pagos.    

17. Elaborar y presentar para aprobación el Programa Anual  Mensualizado de Caja, PAC.    

18. Elaborar las conciliaciones bancarias a que haya  lugar.    

19. Presentar y pagar oportunamente las obligaciones  tributarias.    

20. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 18. Gerencia  de Administración de Bienes e Insumos. Son funciones de la Gerencia de  Administración de Bienes e Insumos las siguientes:    

1. Efectuar y actualizar la identificación, clasificación  y codificación de los bienes muebles e inmuebles.    

2. Establecer los procedimientos para dar de baja los  activos.    

3. Elaborar, someter a consideración del Vicepresidente  Administrativo, divulgar y verificar el cumplimiento y ejecución del Plan de  Compras.    

4. Garantizar el oportuno suministro de elementos de  oficina y mantenimiento de muebles e inmuebles requerido por las diferentes  áreas.    

5. Coordinar la elaboración de un programa anual de  mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y  vehículos.    

6. Garantizar que las pólizas de seguros contratadas se  encuentren vigentes y salvaguarden la totalidad de los activos; así mismo,  presentar las reclamaciones ante la Compañía de Seguros.    

7. Coordinar las actividades y procesos que se requieran  para la celebración de los contratos a que haya lugar.    

8. Elaborar y ejecutar el perfeccionamiento, legalización  y liquidación de los contratos que suscriba la Empresa.    

9. Coordinar la supervisión e interventoría  de los contratos celebrados por la Empresa.    

10. Supervisar las labores relacionadas con vigilancia,  conductores y auxiliares de servicios generales.    

11. Elaborar el inventario y las tablas de retención  documental para aprobación del Comité de archivo.    

12. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 19. Vicepresidencia  de Talento Humano. Son funciones de la Vicepresidencia de Talento Humano  las siguientes:    

1. Definir las políticas y coordinar la administración y  gestión del talento humano.    

2. Elaborar y hacer cumplir las políticas de personal, que  incluirán programas de selección, capacitación y estímulos, entre otros, con el  propósito de aumentar los niveles de eficacia, desempeño y compromiso de los  empleados y lograr el desarrollo de los planes anuales institucionales y las  competencias laborales.    

3. Establecer directrices y políticas y ordenar la  ejecución y control de los procesos de selección, inducción entrenamiento y  capacitación del personal velando por el mejoramiento y aprovechamiento del  talento humano.    

4. Dar cumplimiento a las disposiciones legales y  organizacionales en materia laboral.    

5. Elaborar y actualizar el manual de funciones y  competencias laborales de la empresa.    

6. Dictar políticas y ejecutar acciones dirigidas al  bienestar, la formación y el desarrollo de los servidores.    

7. Diseñar, promover e implementar políticas para  recuperar y mejorar la salud física mental y social de los trabajadores para  protegerlos de los riesgos de su ocupación y ubicar un ambiente de trabajo de  acuerdo con sus condiciones fisiológicas y psicológicas.    

8. Establecer actividades de prevención de accidentes y  enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de  trabajo, salud y calidad de vida de los empleados.    

9. Adoptar las políticas de administración y archivo de  documentos y hojas de vida de los servidores públicos de la Empresa, atendiendo  la normatividad vigente en la materia.    

10. Diseñar y ordenar acciones encaminadas a registrar  novedades, liquidar y tramitar oportunamente la información referente a  salarios, prestaciones sociales y seguridad social de los trabajadores para  garantizar el pago como contraprestación del servicio prestado.    

11. Implementar mecanismos que conlleven a aumentar la  productividad del trabajo, cuidando los criterios de austeridad y racionalización  en el manejo de los recursos.    

12. Ordenar el diagnóstico de necesidades del talento  humano, que fundamenten planes, proyectos y programas, así como de mecanismos  de evaluación y seguimiento de los mismos.    

13. Dictar políticas y ejecutar acciones dirigidas a la  integración y coherencia entre los procesos de bienestar y otros procesos de  recursos humanos como son la capacitación, la selección y la evaluación de  desempeño.    

14. Ordenar y coordinar estudios, que permitirán mantener  elevados niveles de productividad y responder a la satisfacción de necesidades  de los clientes internos y externos.    

15. Diseñar sistemas de evaluación de los procesos de  selección y administración de personal que permita verificar el cumplimiento de  las metas.    

16. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

17. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 20. Vicepresidencia  Comercial. Son funciones de la Vicepresidencia Comercial las siguientes:    

1. Coordinar con las Gerencias Departamentales el diseño  del plan de mercadeo.    

2. Formular el Plan de Mercadeo, teniendo en cuenta variables  endógenas y exógenas para poder enfocar sus estrategias, y presentarlo a  aprobación del Presidente.    

3.  Definir estrategias comerciales para los usuarios y clientes que consideren sus  diferencias, que permita satisfacer de forma efectiva sus necesidades y  alcanzar los objetivos comerciales de la Empresa.    

 4. Establecer una política comercial  propositiva y agresiva a través de la investigación del sistema general de  seguridad social en pensiones, la competencia, el entorno, entre otros, para  lograr nuevos afiliados y mantener los actuales.    

5. Analizar las oportunidades que ofrece el mercado en  cuanto a clientes, calidad del servicio que se ofrecerá, y si este responde a  sus necesidades.    

6. Definir lineamientos para la elaboración de campañas de  divulgación y capacitación dirigidas a los clientes internos y a la fuerza de  ventas.    

7. Definir estrategias para crear demanda o modificar las  tendencias de demanda del servicio.    

8. Integrar los esfuerzos de desarrollo por medio de una  amplia visión del mercado, con el propósito de aumentar la participación de los  servicios que presta Colpensiones.    

9. Responder por la planeación, coordinación y asesoría de  los diferentes proyectos de desarrollo e investigación, tendientes a la  optimización e implantación de nuevos servicios rentables y con características  de competitividad.    

10. Desarrollar un modelo donde identifique las  necesidades del cliente, proporcione información y lo oriente a superar sus  inquietudes para lograr una afiliación efectiva.    

11. Ejecutar actividades que incentiven a los clientes a  seguir afiliados y a preferir los servicios de la Empresa.    

12. Realizar estudios sobre nuevas oportunidades de  negocio, que permitan definir la conveniencia técnica para la entidad de  participar en los mismos y remitirlos para su desarrollo.    

13. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

14. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 21. Gerencia  Diseño de Mercadeo. Son funciones de la Gerencia Diseño de Mercadeo las  siguientes:    

1. Realizar los diagnósticos de mercadeo de la empresa.    

2. Elaborar el análisis de nuevos mercados y servicios, y  establecer estrategias para satisfacer las necesidades de los usuarios.    

3. Adelantar los estudios relacionados con las políticas  de competencia de la empresa.    

4. Llevar a cabo el análisis interno de Colpensiones relacionado con el mercadeo, mediante la  evaluación de las actividades inherentes a la Empresa, en términos de  crecimiento, eficiencia, productividad y efectividad; así como la situación  actual de la participación en el mercado, estado de fuerza de ventas,  identificación de procesos críticos y su rediseño.    

5. Identificar el mercado objetivo y dirigir su publicidad  hacia estos grupos para cautivar nuevos afiliados y mantener los existentes.    

6. Diseñar, evaluar y retroalimentar el plan de mercadeo de  la Empresa, el cual incluirá objetivos, estrategias y plan de acción.    

7. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

8. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente,  de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área del  desempeño.    

Artículo 22. Gerencia  Ejecución de Mercadeo. Son funciones de la Gerencia Ejecución de  Mercadeo las siguientes:    

1. Ejecutar el diseño de mercadeo de una manera sistemática  que permita exponer la realidad y actuar en ella, a través del horizonte de  tiempo que ha sido estipulado para medir la efectividad de la estrategia.    

2. Diseñar campañas de divulgación orientadas al cliente  externo sobre los beneficios que ofrece la administradora del régimen de prima  media con prestación definida resaltando la diferenciación existente con el  régimen de ahorro individual.    

3. Coordinar con la Vicepresidencia de Talento Humano un  programa de capacitación permanente a la fuerza de ventas de Colpensiones, referente a los servicios ofrecidos para ser  transmitidos de manera clara y completa a los clientes externos.    

4. Efectuar la programación y visitas a los clientes  potenciales a través de la fuerza de ventas, evaluando el nivel de  cumplimiento.    

5. Definir un proceso de afiliación para que se realice de  manera expedita, sencilla y accesible.    

6. Verificar el acompañamiento de la fuerza de ventas de Colpensiones a los clientes potenciales.    

7. Diseñar actividades tendientes a motivar a los  afiliados, estableciendo grupos acordes a sus necesidades y evaluar su  resultado.    

8. Establecer estándares de medición de satisfacción y  lealtad del cliente.    

9. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

10. Las demás funciones asignadas por la autoridad  competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza de las funciones y el área  del desempeño.    

Artículo 23. Vicepresidencia  de Servicio al Cliente. Son funciones de la Vicepresidencia de Servicio  al Cliente las siguientes:    

1. Crear un programa de servicio al cliente que garantice  la retroalimentación de requisitos y necesidades y permita medir la  satisfacción del cliente.    

2. Coordinar con la Vicepresidencia de Talento Humano los  procesos de capacitación continua que garanticen la actualización del personal  a su cargo.    

3. Desarrollar mecanismos de atención y satisfacción de  las necesidades e inquietudes de los clientes.    

4. Dictar las políticas y ejecutar las acciones dirigidas  a que se dé el trámite adecuado a la solicitud del cliente.    

5. Verificar que la respuesta al cliente externo sea  clara, oportuna y completa.    

6. Diseñar estrategias tendientes a mantener y mejorar la  calidad, cobertura y efectividad del servicio de atención al cliente interno y  externo.    

7. Definir y ejecutar los procedimientos para el proceso  de recepción del cliente externo.    

8. Definir y ejecutar una metodología para prestar un  asesoramiento adecuado a las expectativas y necesidades del cliente.    

9. Realizar el seguimiento y control, y eliminar fallas en  el proceso de radicación de la correspondencia de entrada y salida.    

10. Unificar la recepción y envío de documentos de  conformidad con las tablas de retención documental establecidas para Colpensiones.    

11. Efectuar monitoreo y control de las solicitudes.    

12. Adoptar las políticas institucionales sobre gestión  documental en el manejo de la correspondencia de los usuarios de la Empresa.    

13. Incorporar mecanismos de evaluación de las  competencias de los encargados de la atención al cliente, permitiendo generar  planes de desarrollo individual.    

14. Diseñar estrategias y definir políticas para  establecer formatos de encuestas personalizadas al cliente, para evaluar  satisfacción con la atención recibida y con los servicios prestados por la  Empresa.    

15. Coordinar el trámite pertinente al interior de la  institución, para lograr una respuesta eficiente al cliente.    

16. Establecer los mecanismos de comunicación con el  cliente externo para comunicarle la respuesta y despejar su inquietud.    

17. Realizar el seguimiento que permita verificar que la  respuesta sea clara, oportuna y completa.    

18. Establecer directrices y políticas para definir los perfiles  del recurso humano y los recursos necesarios para el adecuado servicio al  cliente en la Empresa y sugerir su implementación a la Vicepresidencia de  Talento Humano, junto con el programa de capacitación que se le impartirá a ese  personal.    

19. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

20. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 24. Vicepresidencia  de Gestión de Recursos. Son funciones de la Vicepresidencia de Gestión  de Recursos las siguientes:    

1. Establecer las políticas para efectuar y controlar el  aforo de los ingresos, inversiones, recaudo y cobro.    

2. Dirigir y coordinar la distribución y traslado de los  recursos para la apropiación de las reservas de cada uno de los riesgos que se  refieren a los beneficios y prestaciones que administra la Empresa y la  comisión de administración.    

3. Definir políticas, desarrollar e implementar el sistema  de investigación y fiscalización sobre los responsables de las cotizaciones y  aportes al sistema de seguridad social, en los términos del artículo 53 de la Ley 100 de 1993.    

4. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la  administración e inversión de los dineros relacionados con las prestaciones y  beneficios a cargo de la Empresa, en forma directa o a través de fiducias de acuerdo con la ley.    

5. Determinar políticas para el análisis del mercado  bursátil y la valoración del portafolio de inversiones.    

6. Aplicar los porcentajes para la apropiación de las reservas  de cada uno de los riesgos relacionados con las prestaciones y beneficios a  cargo de la Empresa.    

7. Coordinar la causación contable de los porcentajes de  apropiación de las reservas para cada uno de los patrimonios autónomos.    

8. Analizar el mercado bursátil, decidir sobre las  inversiones que se efectúen y valorar el portafolio de acuerdo con las normas  legales.    

9. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

10. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 25. Gerencia  de Ingresos. Son funciones de la Gerencia de Ingresos las siguientes:    

1. Analizar el comportamiento histórico de los ingresos  relacionados con los beneficios y prestaciones a cargo de la Empresa, proyectar  el aforo de los mismos por cada uno de los conceptos y proyectar las  inversiones.    

2. Coordinar el registro de la causación presupuestal y  contable por cada concepto del ingreso.    

3. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

4. Las demás inherentes a su naturaleza y que le sean  asignadas o delegadas.    

Artículo 26. Gerencia  de Recaudo. Son funciones de la Gerencia de Recaudo las siguientes:    

1. Consultar permanentemente el movimiento de las  operaciones bancarias relacionadas con recursos de los beneficios y  prestaciones a cargo de la Empresa.    

2. Coordinar y controlar la recepción oportuna de los  soportes del recaudo para su conciliación y ajuste.    

3.  Realizar la distribución y traslado de los recursos para la apropiación de las  reservas de cada uno de los riesgos y la comisión de administración.    

 4. Generar informe de deudores morosos y  monto de la cartera.    

5. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

6. Las demás inherentes a su naturaleza y que le sean  asignadas o delegadas.    

Artículo 27. Gerencia  de Cobro. Son funciones de la Gerencia de Cobro las siguientes:    

1. Consultar, identificar, consolidar y clasificar el  estado de la cartera relacionada con recursos que corresponden a prestaciones y  beneficios a cargo de la Empresa, y conciliar con el área contable.    

2. Iniciar las actuaciones de cobro prejurídico  y de cobro coactivo de acuerdo con las normas y políticas establecidas.    

3. Coordinar el seguimiento a cada uno de las acciones de  cobro.    

4. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

5. Las demás inherentes a su naturaleza y que le sean  asignadas o delegadas.    

Artículo 28. Vicepresidencia  de Gestión de Historia Laboral y Pensional. Son funciones de la  Vicepresidencia de Gestión de Historia Laboral y Pensional las siguientes:    

1. Formular las normas técnicas y procedimientos de  mantenimiento, control y actualización permanente de registros históricos de  afiliados, beneficiarios y empleadores.    

2. Determinar los procedimientos de expedición de  certificados de historia laboral y pensional, extractos de historia laboral y  pensional, bonos y cuotas partes pensionales.    

3. Definir y coordinar con las sociedades administradoras  de Pensiones, o cualquier otra entidad, el intercambio de información.    

4. Establecer las políticas para la administración del archivo  de información y documentos relacionados con la historia laboral y pensional,  en coordinación con la Vicepresidencia Administrativa y de acuerdo con las  normas legales y reglamentarias de archivo.    

5. Definir políticas para el control de los procesos a su  cargo.    

6. Adelantar la recepción, registro y actualización  permanente de información de semanas cotizadas, ingreso base de cotización,  datos generales y novedades de los afiliados y beneficiarios.    

7. Realizar la verificación, actualización y ajustes de la  información registrada en el sistema, con entidades públicas, sociedades  administradoras de pensiones y, en general, con clientes internos y externos.    

8. Coordinar el oportuno envío de los extractos de  historia laboral y pensional a los afiliados.    

9. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

10. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 29. Gerencia  de Archivo. Son funciones de la Gerencia de Archivo las siguientes:    

1. Organizar y administrar técnicamente el archivo de las  historias laborales y pensionales de la Empresa, de  conformidad con las tablas de retención documental establecidas en Colpensiones.    

2. Organizar y controlar la digitalización de los  documentos de la historia laboral y pensional.    

3. Expedir copias de los documentos conservados en el  archivo de historia laboral y pensional de acuerdo con la ley y los  reglamentos.    

4. Coordinar la correcta ubicación de los documentos de la  historia laboral y pensional.    

5. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

6. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean delegadas  o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 30. Vicepresidencia  de Beneficios y Prestaciones. Son funciones de la Vicepresidencia de  Beneficios y Prestaciones las siguientes:    

1. Definir los requisitos para el trámite y reconocimiento  de los beneficios y prestaciones económicas y de las sustituciones a que haya  lugar.    

2. Diseñar las políticas y estrategias para garantizar el  reconocimiento y pago de los beneficios, prestaciones económicas y  sustituciones, en condiciones de eficiencia y oportunidad.    

3. Efectuar el reajuste de las pensiones en los términos  establecidos por la ley.    

4. Consultar la información necesaria para el  reconocimiento de los beneficios, prestaciones económicas y sustituciones a  cargo de la Empresa.    

5. Dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la  expedición de los bonos y cuotas partes pensionales.    

6. Resolver sobre la revocatoria directa, a solicitud de  parte o de oficio, de los actos administrativos expedidos por la Vicepresidencia  o por las Gerencias de Determinación y de Reconocimiento, cuando así se  solicite.    

7. Resolver en segunda instancia los recursos de la vía  gubernativa relacionados con el reconocimiento de beneficios y prestaciones  económicas y con las sustituciones a que haya lugar.    

8. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 31. Gerencia  de Determinación. Son funciones de la Gerencia de Determinación las  siguientes:    

1. Verificar el cumplimiento de requisitos para el  reconocimiento de los beneficios y prestaciones económicas y de las  sustituciones a que haya lugar.    

2. Coordinar y controlar que la valoración legal y  económica se realice de acuerdo con las normas legales.    

3. Controlar la respuesta oportuna a las solicitudes de  reconocimiento de beneficios y prestaciones económicas y de sustituciones.    

4. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

5. Determinar y calificar la pérdida de capacidad laboral  o solicitar que lo haga un tercero, para el trámite y reconocimiento de la  pensión de invalidez de acuerdo con las normas legales.    

6. Resolver los recursos de reposición y las solicitudes  de revocatoria directa interpuesta contra los actos administrativos que  profiera.    

7. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 32. Gerencia  de Reconocimiento. Son funciones de la Gerencia de Reconocimiento las  siguientes:    

1. Ordenar la elaboración de los actos administrativos de  reconocimiento de los beneficios y prestaciones económicas y de sustituciones.    

2. Coordinar la solicitud de disponibilidad presupuestal.    

3. Resolver los recursos de reposición y las solicitudes  de revocatoria directa interpuesta contra los actos administrativos que  profiera.    

4. Coordinar y controlar la oportunidad para el trámite de  la notificación de los actos administrativos.    

5. Realizar seguimiento al envío oportuno de las novedades  para el ingreso a nómina de pensionados.    

6. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

7. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 33. Gerencia  de Nómina. Son funciones de la Gerencia de Nómina las siguientes:    

1. Ordenar y controlar el registro de las novedades en el  sistema de información de nómina.    

2. Coordinar la elaboración de la liquidación de la nómina  de pensionados.    

3. Ordenar la afectación presupuestal y causación contable  del valor de la nómina de los pensionados.    

4. Coordinar el pago de las mesadas pensionales  de acuerdo con las modalidades de pago autorizadas.    

5. Elaborar y presentar los informes requeridos por los  clientes internos y externos.    

6. Las demás inherentes a su naturaleza y las que le sean  delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 34. Gerencias  Departamentales. Son funciones de las Gerencias Departamentales las  siguientes:    

1. Colaborar en la elaboración del Plan de Mercadeo de la  Gerencia Departamental, de conformidad con los parámetros establecidos por la  Gerencia de Diseño de Mercadeo.    

2. Colaborar en la definición de las estrategias  comerciales de su departamento, que permita satisfacer de forma efectiva sus  necesidades y alcanzar los objetivos comerciales de la Empresa de acuerdo con  las directrices de la Gerencia de Diseño de Mercadeo.    

3.  Aplicar el modelo definido por la Gerencia de Diseño de Mercadeo relacionado  con las necesidades del cliente, suministro de información y afiliación  efectiva.    

 4. Ejecutar las actividades que  incentiven a los clientes a seguir afiliados y a preferir los servicios de la  Empresa.    

5. Realizar las campañas de divulgación diseñadas por la  Gerencia de Ejecución de Mercadeo orientadas al cliente externo sobre los  beneficios que ofrece la administradora del régimen de prima media con prestación  definida resaltando la diferenciación existente con el régimen de ahorro  individual.    

6. Realizar los programas de capacitación programados por  la Vicepresidencia Comercial o la Vicepresidencia de Talento Humano dirigidos a  la fuerza de ventas de la Gerencia Departamental, referente a los servicios  ofrecidos para ser trasmitidos de manera clara y completa a los clientes  internos y externos.    

7. Efectuar la programación y visitas a los clientes  potenciales a través de la fuerza de ventas, evaluando el nivel de  cumplimiento.    

8. Ejecutar el proceso de afiliación definido por la  Gerencia de Ejecución de Mercadeo para que se realice de manera expedita,  sencilla y accesible.    

9. Verificar el acompañamiento de la fuerza de ventas de la  Gerencia Departamental a los clientes potenciales.    

10. Diligenciar los formatos estándares de medición de  satisfacción y lealtad del cliente diseñados por la Gerencia de Ejecución de  Mercadeo.    

11. Aplicar metodología de Recepción y Correspondencia para  prestar un asesoramiento adecuado a las necesidades del cliente, así como  clasificar, organizar y direccionar la correspondencia de la Gerencia  Departamental.    

12. Aplicar los formatos de encuestas personalizadas al  cliente, para evaluar satisfacción con la atención recibida y con los servicios  prestados por la Empresa.    

13. Establecer los mecanismos de comunicación con el  cliente externo para comunicarle la respuesta y despejar su inquietud.    

14. Ejecutar en la Gerencia Departamental los procedimientos  de radicación, clasificación y direccionamiento de solicitudes y requerimientos  de los usuarios, de acuerdo con las directrices que señale la Vicepresidencia  de Servicio al Cliente.    

15. Coordinar y controlar la recepción oportuna de los  soportes del recaudo para ser remitidos a la Gerencia de Recaudo.    

16. Adelantar la recepción, registro y actualización  permanente de información de semanas cotizadas, ingreso base de cotización,  datos generales y novedades de los afiliados y beneficiarios.    

17. Organizar y administrar técnicamente el archivo de las  historias laborales y pensionales de la Gerencia  Departamental, de conformidad con las tablas de retención documental definidas  en Colpensiones.    

18. Organizar y controlar la digitalización de los documentos  de la historia laboral y pensional.    

19. Expedir copias de los documentos conservados en el  archivo de historia laboral y pensional de acuerdo con la ley y los  reglamentos.    

20. Verificar el cumplimiento de requisitos para el  reconocimiento de los beneficios y prestaciones económicas y de las  sustituciones a que haya lugar y remitir a la Gerencia de Determinación.    

21. Determinar y calificar la pérdida de capacidad laboral  o solicitar que lo haga un tercero, para el trámite y reconocimiento de la pensión  de invalidez de acuerdo con las normas legales.    

22. Realizar y controlar el proceso de notificación de los  actos administrativos.    

23. Elaborar el proyecto de presupuesto de ingresos, gastos  e inversión de la Gerencia Departamental y remitirlo a la Gerencia Económica  para su consolidación.    

24. Controlar y evaluar la ejecución del presupuesto de la  Gerencia Departamental.    

25. Remitir a la Gerencia Económica las solicitudes de  modificaciones presupuestales.    

26. Elaborar y presentar los informes presupuestales y de  tesorería que sean solicitados por las autoridades de control y las diferente  áreas.    

27. Realizar la clasificación y registro de los hechos  económicos de acuerdo con el Plan Unico de Cuentas de  la Contabilidad Pública y las instrucciones de la Gerencia Económica.    

28. Remitir a la Gerencia Económica los documentos soporte  de las operaciones económicas realizadas por la Gerencia Departamental.    

29. Efectuar y actualizar la identificación, clasificación  y codificación de los bienes muebles e inmuebles y remitirlas a la Gerencia de  Administración de Bienes e Insumos.    

30. Cumplir con los procedimientos para dar de baja los  activos.    

31. Participar en la elaboración y ejecución del Plan de  Compras de la Gerencia Departamental.    

32. Planificar y coordinar los servicios generales de  apoyo y logística necesarios para el buen funcionamiento de la Gerencia  Departamental.    

33. Organizar y controlar la digitalización de los documentos  de la Gerencia Departamental.    

34. Colaborar con la Vicepresidencia Administrativa y con  la Vicepresidencia de Gestión de Historia Laboral y Pensional en la elaboración  del inventario y las tablas de retención documental.    

35. Cumplir con las políticas definidas por la empresa en  relación con la administración técnica del archivo documental y su  conservación.    

36. Cumplir con las instrucciones de la Vicepresidencia de  Talento Humano de promoción, recuperación y mejora de la salud física mental y social  de los trabajadores para protegerlos de los riesgos de su ocupación y ubicar un  ambiente de trabajo de acuerdo con sus condiciones fisiológicas y psicológicas.    

37. Cumplir las actividades de prevención de accidentes y  enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de  trabajo, salud y calidad de vida de los servidores.    

38. Reportar las novedades de los servidores públicos de  la Gerencia Departamental.    

39. Colaborar con la Vicepresidencia de Talento Humano en  el diagnóstico de necesidades que fundamenten planes, proyectos y programas,  así como de mecanismos de evaluación y seguimiento de los mismos.    

40. Colaborar con la Vicepresidencia de Talento Humano en  la elaboración de un estudio, que permita mantener elevados niveles de  productividad y responder a la satisfacción de necesidades de los clientes  internos y externos.    

41. Dar cumplimiento a las directrices impartidas por la  Presidencia de la Empresa relacionadas con el control y evaluación.    

42. Presentar los informes propios de su gestión y los que  le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.    

43. Las demás inherentes y las que le sean delegadas o  asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.    

Artículo 35. Organos de Coordinación  y Asesoría. La Comisión de Personal, el Comité de Coordinación del  Sistema de Control Interno, y demás órganos de asesoría y coordinación que se  organicen e integren cumplirán sus funciones de conformidad con las  disposiciones legales y reglamentarias vigentes.    

El Presidente de la Empresa podrá crear Comités  permanentes o transitorios especiales para el estudio, análisis y asesoría en  temas alusivos a la institución. Así mismo, podrá conformar Grupos Internos de  Trabajo para la atención y ejecución de los diferentes planes y programas que  deba adelantar la Empresa.    

Artículo 36. Transición.  El proceso de transición de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, podrá efectuarse de manera gradual y  escalonada, en procura de la adecuada prestación del servicio público esencial,  con criterios que consideren, entre otros, las necesidades técnicas,  financieras y operativas de la administradora, las áreas geográficas, el estado  de la información y la evaluación gradual de activos y contratos que necesite  para su operación.    

Los mismos criterios podrán aplicarse al traslado de los  afiliados y pensionados que correspondan a la Administradora Colombiana de  Pensiones, Colpensiones, considerando además grupos etarios y el estado de los archivos de las historias  laborales y pensionales.    

Durante la transición y hasta tanto empiece a recibir  cotizaciones de los afiliados las actuales administradoras de pensiones podrán  transferir recursos de capital provenientes de sus activos para los gastos de Colpensiones.    

Las actividades que requieran un proceso de estabilización  se acogerán a los plazos previstos en el Estatuto Orgánico del Sistema  Financiero.    

Artículo 37. Vigencia.  El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las  disposiciones que le sean contrarias.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. C., a 18 de noviembre de 2009.    

ÁLVARO URIBE VÉLEZ    

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,    

Oscar Iván Zuluaga  Escobar.    

El Ministro de la Protección Social,    

Diego Palacio Betancourt.    

La Directora del Departamento Administrativo de la Función  Pública,    

Elizabeth Rodríguez Taylor.