DECRETO 1282 DE 2002
(junio 19 de 2002)
por el cual se reglamenta la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, sobre el saneamiento contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.
Nota: Derogado parcialmente por el Decreto 1914 de 2003.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial, las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y la Ley 716 de 2001,
DECRETA:
Artículo 1°. Información contable depurada. Las entidades y organismos del s ector público deberán establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten su patrimonio público con corte a 31 de diciembre de 2000, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad.
Artículo 2°. Campo de aplicación. Comprende los organismos que conforman las distintas ramas del poder público en el nivel nacional; las entidades de control, organismos electorales, entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos; siempre y cuando hagan parte del balance general del sector público.
Artículo 3°. Actuación administrativa. Los representantes legales de las entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable, establecerán las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración.
Artículo 4°. Monto de los valores contables objeto de depuración. De conformidad con el artículo 4° de la Ley 716 de 2001, las entidades y organismos obligados al saneamiento contable, podrán depurar de los registros contables, derechos y obligaciones de la entidad, con base sólo en la prueba sumaria de su existencia, cuando su monto no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
En las entidades descentralizadas por servicios, el máximo organismo colegiado de dirección, de acuerdo con sus estatutos internos determinará los montos objeto de depuración, cuando la cuantía sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, teniendo en cuenta la naturaleza de las operaciones, la importancia relativa en su estructura financiera y demás factores técnicamente establecidos.
En las demás entidades y organismos públicos los montos objeto de depuración, cuando la cuantía sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, serán establecidos por el jefe o director correspondiente, mediante acto administrativo, según recomendación que para tal efecto realice el Comité Técnico previsto en el presente Decreto y teniendo en cuenta la naturaleza de las operaciones y la importancia que las obligaciones o derechos tengan en la estructura financiera de la entidad.
Parágrafo. En el caso de la función recaudadora asignada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y a las Secretarías de Hacienda o sus equivalentes en los municipios, los valores depurados se descargarán tanto de la contabilidad como de la cuenta corriente de los contribuyentes.
El monto objeto de depuración incluirá, además de la obligación principal, las sanciones, intereses y actualizaciones a que hubiere lugar, sin perjuicio de la aplicación del artículo 820 del Estatuto Tributario en lo relacionado con la función recaudadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Artículo 5°. Competencia y responsabilidad. De conformidad con el artículo 5° de la Ley 716 de 2001, en las entidades y organismos públicos que no pertenecen al sector central nacional y territorial, es decir, la Organización Electoral, los Organismos de Control, la Rama Judicial, el Congreso de la República y demás entes públicos de carácter especial, la responsabilidad y competencia sobre la depuración de los valores contable s recae en el jefe, director o funcionario del máximo nivel directivo.
En las entidades y organismos descentralizados por servicios de los órdenes Nacional y Territorial, la competencia será del máximo organismo colegiado de dirección, llámese consejo directivo, junta directiva o quien haga sus veces y el gerente o presidente según se denomine.
En las entidades del sector central de los órdenes Nacional y Territorial, descritas en los artículos 38 y 39 de la Ley 489 de 1998, la responsabilidad recaerá en el Ministro, Jefe de Departamento Administrativo, Superintendente, Gobernador, Alcalde, Director o funcionario del máximo nivel directivo.
Artículo 6°. Creación de comités técnicos. Las entidades u organismos obligados al saneamiento contable, en ejercicio de su autonomía administrativa, que no pertenecen al sector central nacional y territorial, así como las entidades del sector central del orden nacional y territorial, descritas en los artículos 38 y 39 de la Ley 489 de 1998, deberán conformar comités técnicos de saneamiento contable, integrados por el Secretario General o su delegado, el Jefe del área financiera, el Contador o Jefe de Contabilidad, el Secretario de Hacienda o Tesorero en el ámbito territorial y los demás servidores públicos que en razón de sus funciones deban incorporarse.
En el caso de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y atendiendo su función recaudadora se creará un Comité Técnico Especial de saneamiento contable integrado en el nivel central por el Secretario General o su delegado, el Subdirector de Recaudación, el Subdirector de Cobranzas, el jefe de Contabilidad; y en el nivel regional por el Director Regional, el Administrador Especial, el Administrador de Impuestos Local, el jefe de División de Recaudación y el Jefe de Cobranzas.
Parágrafo. Cuando los entes públicos mencionados en el presente artículo, tengan establecidas sucursales, oficinas regionales, agencias u otras dependencias, podrán, de acuerdo con su estructura administrativa, conformar un comité técnico de saneamiento contable en cada sucursal, oficina, agencia o dependencia regional, el cual estará integrado por el Director Regional o su delegado, el Jefe del área financiera, el Jefe del área objeto de depuración y el Contador o Jefe de Contabilidad o quienes hagan sus veces.
Artículo 7°. Funciones de los comités técnicos. El comité técnico a que se refiere el artículo anterior tendrá las siguientes funciones:
a) Asesorar al jefe o director de entidad o máximo organismo colegiado de dirección, según corresponda, en la determinación de la políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable deben cumplir las entidades;
b) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de las entidades públicas, según sea el caso;
c) Derogado por el Decreto 1914 de 2003, artículo 9º. Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluido intereses, sanciones y actualización;
d) Realizar seguimiento con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y en las normas que lo reglamenten, modifiquen o sustituyan;
e) Dictar su propio reglamento;
f) Las demás que le sean asignadas por el jefe de la entidad u organismo, según la naturaleza de sus funciones.
Artículo 8°. Procedimientos contables. De conformidad con el artículo 7° de la Ley 716 de 2001, el Contador General de la Nación incorporará y modificará, en el marco del Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, los procedimientos contables que se requieran para el debido registro de la depuración contable que realicen los distintos entes públicos.
Artículo 9°. Documentación del proceso de saneamiento contable. Las actuaciones administrativas que se adelanten para el saneamiento contable, deberán quedar adecuadamente soportadas en estudios técnicos necesarios para sustentar la depuración y formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los jefes de los organismos o los integrantes del máximo organismo colegiado, según corresponda.
Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejará constancia expresa de que el procedimiento para eliminación o incorporación de derechos u obligaciones que se efectúen a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001.
Los documentos señalados anteriormente quedarán a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.
Artículo 10. Ajuste a valores reales. Las entidades públicas de que trata el artículo 2° de la Ley 716 de 2001, podrán ajustar los saldos de las cuentas de los estados financieros, a los valores que se establezcan en el proceso de depuración contable. Dicho ajuste se soportará con las respectivas actas que se elaboren y aprueben por los comités técnicos de saneamiento y con un informe técnico final, suscrito por sus integrantes, en el cual se presenten los resultados del proceso.
El ajuste final de las partidas se hará por la diferencia entre los valores contables y los que resulten del proceso de depuración, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.
Cuando exista proceso de liquidación podrán ajustarse las cifras de los estados financieros con base en el informe final de dicha liquidación, el cual sustituirá las respectivas actas. El mismo procedimiento se aplicará para aquellas entidades que hayan sido fusionadas.
Artículo 11. Procedimiento para depuración de inventario de mercancías almacenadas en depósitos bajo responsabilidad de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para dar cumplimiento con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 716 de 2001, comunicará por aviso, en un diario de amplia circulación en el país, la intención de disponer de las mercancías almacenadas en depósitos, que a junio 30 de 2000, se encontraban bajo su responsabilidad y sobre las cuales no se haya iniciado investigación, proceso administrativo o no hayan sido reclamadas.
Mediante edicto fijado por el término de dos (2) días hábiles en las respectivas Administraciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que adelantan el proceso administrativo correspondiente, se informará sobre la intención de disponer de dichas mercancías.
Tanto el aviso como el edicto deberán contener la relación de las mercancías a que se refiere el presente artículo, así como la advertencia en el sentido de que los interesados dispondrán de un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir de su desfijación, para acreditar la existencia de decisión jurídica favorable, el proces o administrativo sobre las mercancías o la manifestación escrita sobre la intención de su retiro, en el cual conste que se asumirán los costos de bodegajes causados.
Se entenderá que las mercancías se encuentran bajo responsabilidad de la UAE, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando exista acta de aprehensión, documento de ingreso, acta de inventario o cualquier otra prueba idónea presentada para el efecto.
Los interesados acreditarán la ocurrencia de alguna de las situaciones descritas en el inciso tercero del presente artículo, a través de los medios de prueba consagrados en el Código de Procedimiento Civil. Comprobada alguna de ellas, se suspenderá el proceso de disposición y se resolverá según corresponda.
Vencido el término de los cinco (5) días hábiles, la UAE, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través de las Administraciones, dispondrá de las mercancías a través de donación, asignación, destrucción o venta, según corresponda.
Las actuaciones que se surtan con ocasión de lo establecido en el presente artículo, deberán reflejarse en los movimientos contables de las existencias de mercancías que para tal efecto se encuentre establecida por la UAE, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Para efectos de la depuración contable se aplicará lo establecido en este Decreto y su conocimiento será de competencia del Comité Técnico.
Artículo 12. Derogado por el Decreto 1914 de 2003, artículo 9º. Para efectos de dar cumplimiento con lo dispuesto en el inciso primero del artículo 16 de la Ley 716 de 2001, las Cámaras de Comercio deberán adoptar los mecanismos técnicos necesarios que les permitan asumir la función de asignación, a través suyo, del Número de Identificación Tributaria, NIT. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y las Cámaras de Comercio, directamente o a través de Confecámaras, informarán al público a partir de cuándo deben las Cámaras de Comercio asumir la función de, a través suyo, asignar el NIT.
En el entretanto, el NIT continuará siendo asignado directamente por la Administración Tributaria competente, debiendo el contribuyente informarlo a la cámara de comercio que corresponda dentro de los dos (2) días calendario siguientes a su obtención.
Artículo 13. Derogado por el Decreto 1914 de 2003, artículo 9º. De conformidad con lo prescrito en el inciso tercero del artículo 16 de la Ley 716 de 2001, quienes no se encuentren obligados a matricularse en el registro mercantil deberán obtener su Número de Identificación Tributaria, NIT, ante la respectiva Administración Tributaria. En caso de que las cámaras de comercio asuman la obligación de llevar el registro de nuevas actividades, el NIT deberá ser tramitado a través de las mismas.
Artículo 14. Derogado por el Decreto 1914 de 2003, artículo 9º. Para efectos de lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 716 de 2001, los matriculados en el registro mercantil deberán informar el Número de Identificación Tributaria, NIT, al momento de renovar su respectiva matricula mercantil.
Los matriculados que no tuvieren NIT deberán obtener su Número de Identificación Tributaria, NIT, ante la Administración Tributaria que corresponda e informarlo a las cámaras de comercio al momento de renovar su matrícula mercantil o dentro de los dos días calendario siguientes a su obtención.
Artículo 15. Derogado por el Decreto 1914 de 2003, artículo 9º. Para efectos del artículo 16 de la Ley 716 de 2001, los contribuyentes del régimen simplificado podrán obtener el NIT ante la DIAN, hasta tanto se reglamente por parte del Gobierno Nacional la tarifa especial para dicho régimen por concepto de matrícula y renovación en el registro mercantil.
Artículo 16. Este Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 19 de junio de 2002.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Juan Manuel Santos.