DECRETO 1010 DE 2000

DECRETO 1010 DE 2000    

(junio 6)    

por el cual se establece la organización  interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones  de sus dependencias; se define la naturaleza jurídica del Fondo Social de  Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil; y se dictan otras  disposiciones.    

Nota: Ver  Resoución 6992 de 2018, RNEC. D.O. 50.799, pag. 16. Ver Resolución 818 de 2018,  RNEC. D.O. 50.487, pag. 38. Ver Resolución 14554 de 2017, RNEC. D.O. 50.465,  pag. 6. Ver Resolución 11916 de 2017, RNEC. D.O. 50.411, pag. 47. Ver  Resolución 7902 de 2017, RNEC. D.O. 50306, pag. 33. Ver Resolución 11488 de 2016, RNEC. D.O.  50.046, pag. 14.    

El Presidente de la  República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le  confiere el numeral 8° del artículo 1° de la Ley 573 de 2000 y oído  el concepto del Registrador Nacional del Estado Civil,    

DECRETA:    

T I T U L O I    

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL    

CAPITULO I    

Campo de aplicación, objeto,  misión y régimen administrativo    

Artículo  1°. Campo de aplicación. El  presente decreto establece la organización interna de la Registraduría Nacional  del Estado Civil, en sus distintos niveles y órdenes, la organización administrativa  que sirve de apoyo al Consejo Nacional Electoral, las funciones de sus  dependencias y la naturaleza, organización y principios que regulan los fondos  que integran la organización electoral.    

Artículo  2°. Objeto. Es objeto de la  Registraduría Nacional del Estado Civil, registrar la vida civil e identificar  a los colombianos y organizar los procesos electorales y los mecanismos de  participación ciudadana, en orden a apoyar la administración de justicia y el  fortalecimiento democrático del país.    

Artículo  3°. Naturaleza. La  Registraduría Nacional del Estado Civil es un órgano de creación  Constitucional, que de conformidad con el artículo 120 de la Constitución Política  forma parte integrante de la Organización Electoral, el cual contribuye,  conjuntamente con las demás autoridades competentes, a la organización de las  elecciones y los mecanismos de participación ciudadana, su dirección y  vigilancia, así como lo relativo a la identidad de las personas y el registro  civil, en los términos y condiciones que señala la ley y el presente decreto.    

Artículo  4°. Misión de la Registraduría  Nacional del Estado Civil. Es misión de la Registraduría Nacional del  Estado Civil, garantizar la organización y transparencia del proceso electoral,  la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales,  contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y  objetividad, promover la participación social en la cual se requiera la  expresión de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en  cualquiera de sus modalidades, así como promover y garantizar en cada evento  legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que se  registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente  solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por  las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas.    

Artículo  5°. Funciones. Son funciones de  la Registraduría Nacional del Estado Civil, las siguientes:    

1.  Proponer las iniciativas sobre proyectos de ley y presentarlos a consideración  del Consejo Nacional Electoral por conducto del Registrador Nacional, así como  los decretos y demás normas relacionadas con la función de registro civil.    

2.  Adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado  con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del  registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento.    

3.  Garantizar en el país y el exterior, la inscripción confiable y efectiva de los  hechos, actos y providencias sujetos a registro, proferir las autorizaciones a  los entes o autoridades habilitadas legalmente para que concurran en el  cumplimiento de dicha función, y conocer mediante los actos administrativos  pertinentes de todo lo relativo a cancelaciones, reconstrucciones, anulaciones,  modelos de expedición y demás actos jurídicos sobre el registro civil.    

4.  Expedir las copias de registro civil de las personas que sean solicitadas de  conformidad con las leyes vigentes.    

5.  Atender el manejo, clasificación, archivo y recuperación de la información  relacionada con el registro civil.    

6.  Difundir las normas y procedimientos a seguir dentro del proceso de registro  civil y adelantar campañas y programas de capacitación en la materia.    

7.  Coordinar y armonizar con los demás organismos y entes del Estado las políticas,  desarrollo y consulta en materia de registro civil.    

8.  Adelantar inspección y vigilancia de los servicios de registro del estado civil  de las personas.    

9.  Realizar o promover estudios, investigaciones y compilaciones en materia de  registro del estado civil de las personas y divulgar los resultados.    

10.  Proteger el ejercicio del derecho al sufragio y otorgar plenas garantías a los  ciudadanos, actuando con imparcialidad, de tal manera que ningún partido o  grupo político pueda derivar ventaja sobre los demás.    

11.  Dirigir y organizar el proceso electoral y demás mecanismos de participación  ciudadana y elaborar los respectivos calendarios electorales.    

12.  Llevar el Censo Nacional Electoral.    

13.  Asesorar y prestar el apoyo pertinente en los procesos de elecciones de diversa  índole en que las disposiciones legales así lo determinen.    

14.  Llevar las estadísticas de naturaleza electoral relacionadas con los resultados  obtenidos en los debates electorales y procesos de participación ciudadana.    

15.  Coordinar con los organismos y autoridades competentes del Estado las acciones  orientadas al desarrollo óptimo de los eventos electorales y de participación  ciudadana.    

16.  Proceder a la cancelación de las cédulas por causales establecidas en el Código  Electoral y demás disposiciones sobre la materia y poner en conocimiento de las  autoridades competentes los hechos, cuando se trate de irregularidades.    

17.  Asignar el Número Unico de Identificación Nacional, NUIP, al momento de hacer  la inscripción de nacimiento en el Registro del Estado Civil de las personas y  ejercer los controles físico, lógico y técnico, para que dicho número sea  exclusivo a cada ciudadano y exista un único documento de identificación.    

18.  Responder las solicitudes de personas naturales o jurídicas y organismos de  seguridad del Estado o de la rama judicial en cuanto a identificación,  identificación de necrodactilias y demás requerimientos, de acuerdo a la  normatividad vigente, teniendo como soporte la información contenida en las  bases de datos de registro civil y el sistema de identificación.    

19.  Expedir y elaborar las cédulas de ciudadanía de los colombianos, en óptimas  condiciones de seguridad, presentación y calidad y adoptar un sistema único de  identificación a las solicitudes de primera vez, duplicados y rectificaciones.    

20.  Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el  Archivo Nacional de Identificación y los documentos necesarios para el proceso  técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las  certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar.    

21.  Celebrar los convenios que se requieran para que otras autoridades públicas o  privadas adelanten el registro civil de las personas.    

22.  Llevar las estadísticas sobre producción de documentos de identificación y el  estado civil de las personas y su proyección.    

23.  Innovar en investigación y adopción de nuevas tecnologías, normas de calidad y  controles que mejoren la producción de documentos de identificación y del  manejo del registro civil.    

24.  Atender las solicitudes de expedición de la cédula de ciudadanía en los  consulados de Colombia en el exterior para que quienes estén habilitados puedan  ejercer sus derechos políticos como ciudadanos colombianos y brindar  información acerca de su trámite.    

25.  Efectuar el recaudo del valor de los duplicados y rectificaciones de la cédula  de ciudadanía, copias y certificaciones del registro civil y de los libros y  publicaciones que edite la Registraduría, y las tarifas de los demás servicios  que ésta preste.    

26.  Las demás que le asigne la Constitución Política y las disposiciones legales  vigentes.    

Nota, artículo 5º: Ver Resolución  8470 de 2019. D.O. 51.036, pag. 16. Ver Resolución 8120 de 2019, RNEC. D.O.  51.036, pag. 14.    

Artículo  6°. Autonomía administrativa.  En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Organización  Electoral y a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo pertinente,  definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en  armonía con los principios consagrados en la Constitución y en este decreto.    

Parágrafo.  El Registrador Nacional del Estado Civil no podrá crear con cargo al  presupuesto de la Registraduría Nacional del Estado Civil obligaciones que  excedan el monto global fijado como apropiación presupuestal en el rubro de  gastos de personal de la Ley General de Presupuesto.    

Artículo  7°. Autonomía contractual. En  ejercicio de la autonomía contractual, el Registrador Nacional del Estado Civil  suscribirá los contratos que debe celebrar en cumplimiento de sus funciones,  sin perjuicio de la delegación que al efecto realice conforme a lo dispuesto en  las disposiciones legales y en el presente decreto.    

Artículo  8°. Autonomía presupuestal. La  elaboración del presupuesto, con sujeción al Estatuto Orgánico del Presupuesto,  y demás aspectos relacionados con la gestión presupuestal, son de la autonomía  de la organización electoral, en armonía con lo dispuesto en el Código  Electoral y las disposiciones orgánicas que regulan la materia.    

Corresponde  al Registrador Nacional del Estado Civil la ordenación de gastos de la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

CAPITULO II    

Criterios generales para la  organización    

Artículo  9°. Criterios para la organización.  La organización de la Registraduría Nacional del Estado Civil se fundamenta y  desarrolla de acuerdo con los siguientes criterios:    

1.  Especialización por áreas misionales y de apoyo.    

2.  Tecnificación.    

3.  Atención ciudadana.    

4.  Transparencia.    

5.  Simplificación y especialización.    

6.  Alto nivel profesional.    

7.  Funcionalidad.    

8.  Multidisciplinariedad.    

9.  Delegación.    

10.  Desconcentración administrativa y financiera.    

Nota, artículo 9º: Ver Resolución  4367 de 2019, RNEC. D.O. 50.949, pag. 22.    

Artículo  10. Niveles de la organización de la  administración. De conformidad con las disposiciones legales, para el cumplimiento  de su misión institucional, la Registraduría Nacional del Estado Civil, se  organizará en dos niveles:    

1.  Nivel central: El nivel central está conformado por las dependencias cuyo  ámbito de competencias es nacional.    

2.  Nivel desconcentrado: El nivel desconcentrado está constituido por las  dependencias de la Registraduría Nacional cuyo nivel de competencias está  circunscrito a una circunscripción electoral específica o dentro de los  términos territoriales que comprendan el ejercicio de funciones inherentes a la  Registraduría Nacional y se configura con observancia de los principios de la  función administrativa. En dicho nivel se radican las competencias y funciones  determinados en las disposiciones legales y en el presente decreto.    

Parágrafo.  Tanto el nivel central como el desconcentrado participan en el diseño de los  planes, la definición de las políticas, el establecimiento de los programas  generales de la administración de la Registraduría Nacional, y la ejecución de  los planes, políticas, programas y proyectos administrativos, de registro civil  e identificación, del proceso electoral y de los mecanismos de participación  ciudadana en que deba ser parte la entidad. Cada nivel ejerce en el ámbito de  funciones y responsabilidades establecidas por mandato del presente decreto en  forma concurrente y armónica, las competencias y funciones inherentes a la  Registraduría Nacional del Estado Civil. Es función especial del nivel central  coordinar y controlar todas las actividades de la Registraduría Nacional en el  ámbito nacional, incluyendo las que desarrolla el nivel desconcentrado, así  como ejercer funciones especiales asignadas por la Constitución y la ley, cuya  naturaleza no implique su ejercicio desconcentrado.    

CAPITULO III    

Organización    

Artículo  11. Organización interna. La  Registraduría Nacional del Estado Civil garantizará el cumplimiento de su  objeto y el ejercicio de sus funciones, mediante las siguientes dependencias  que integran su organización interna:    

         NIVEL  CENTRAL    

1.      Despacho del Registrador Nacional del  Estado Civil.    

1.1.   Secretaría Privada.    

1.2.   Oficina de Comunicaciones y Prensa.    

1.3.   Oficina de Control Interno.    

1.4.   Oficina de Control Disciplinario.    

2.      Secretaría General.    

2.1.   Oficina Jurídica.    

2.2.   Oficina de Planeación.    

3.      Registraduría Delegada en lo Electoral.    

3.1.   Dirección de Gestión Electoral.    

3.2.   Dirección de Censo Electoral.    

4.      Registraduría Delegada para el Registro  Civil y la Identificación.    

4.1.   Dirección Nacional de Identificación.    

4.2.   Dirección Nacional de Registro Civil.    

5.      Gerencia de Informática.    

6.      Gerencia Administrativa y Financiera.    

6.1.   Dirección Administrativa.    

6.2.   Dirección Financiera.    

7.      Gerencia del Talento Humano.    

         NIVEL  DESCONCENTRADO    

8.      Delegaciones departamentales de la  Registraduría.    

9.      Registradurías distritales y municipales.    

10.    Registradurías auxiliares.    

11.    Registraduría del Distrito Capital.    

         ORGANOS  DE ASESORIA Y COORDINACION    

12.    Comité Directivo.    

13.    Comisión de Personal.    

14.    Comité de Coordinación de Control Interno.    

         FONDOS    

15.    Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional  del Estado Civil.    

16.    Fondo Social de Vivienda de la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

Parágrafo.  El Fondo de Financiación de Partidos y Campañas Políticas seguirá adscrito al  Consejo Nacional Electoral.    

Artículo  12. Objetivo del despacho del  Registrador. Es objetivo del despacho del Registrador, prestar el apoyo  inmediato y de confianza, requerido por el Registrador Nacional para el  ejercicio de sus funciones.    

Artículo  13. Objetivo del despacho del  Secretario General. Es objetivo de la Secretaría General contribuir en  la orientación institucional y de políticas de la entidad, en apoyo directo al  Registrador Nacional del Estado Civil.    

Artículo  14. Objetivo de las Registradurías  Delegadas Nacionales. Es objetivo de las registradurías delegadas  nacionales contribuir de forma inmediata con el Registrador Nacional, en la  orientación y conducción institucional, en las áreas misionales de la entidad,  así como contribuir a la formulación de las políticas de los servicios a su  cargo y garantizar la prestación de los mismos.    

Artículo  15. Objetivo de las oficinas.  Es objetivo de las oficinas cumplir funciones de asesoría para la formulación  de políticas de la entidad, en apoyo del nivel superior de dirección, así como  desarrollar aquellas funciones que expresamente les ha señalado la ley y las  contenidas en el presente decreto.    

Artículo  16. Objetivo de las gerencias  nacionales del ramo administrativo. Es objetivo de las gerencias  nacionales en el ámbito administrativo, contribuir a la formulación de las  políticas institucionales para el manejo de los recursos básicos de la entidad,  organizar la gestión de los servicios a su cargo y garantizar su prestación.    

Artículo  17. Objetivo de las direcciones.  Es objetivo de las direcciones en los ámbitos misionales y administrativos de  la entidad, contribuir en la formulación de las políticas, la orientación y  conducción institucionales, según el ramo de especialización asignado,  organizar a un nivel más específico la gestión de los servicios a su cargo y  garantizar su prestación.    

Artículo  18. Naturaleza del nivel  administrativo de los despachos de las registradurías delegadas en lo nacional,  las oficinas, las gerencias nacionales y las direcciones. Los despachos  de las registradurías delegadas en lo nacional, las gerencias nacionales y las  direcciones nacionales forman parte integral del nivel directivo de la  Registraduría Nacional del Estado Civil y en tal carácter, tienen injerencia en  distintos ámbitos de actuación, en la formulación de políticas, en la  orientación y conducción institucional y en las funciones de control,  seguimiento y evaluación, así como las tareas de dirección de las actividades  de ejecución. Los despachos de las oficinas, además de contribuir a la  formulación de políticas de la entidad y de orientación institucional, cumplen  funciones de naturaleza asesora y las que en forma específica les señale la  ley.    

Artículo  19. Objetivo de las delegaciones departamentales  y las registradurías municipales y especiales. Es objetivo de las  delegaciones departamentales, y las registradurías municipales, especiales y la  del Distrito Capital representar a la Registraduría Nacional del Estado Civil  en el territorio de su jurisdicción. Igualmente les compete servir de apoyo al  ejercicio de las funciones asignadas en las disposiciones legales a los  delegados del Registrador Nacional, registradores distritales y a los  registradores municipales, especiales y auxiliares, según el caso.    

Corresponde  a los delegados del Registrador Nacional en cada delegación departamental y a  los registradores distritales en el Distrito Capital, además de las funciones  de carácter misional, ejercer las administrativas que les señale la ley,  contribuir a la orientación y conducción institucional, a la formación de los  planes, programas y proyectos de la entidad, y ejercer las de control y  coordinación respectivas.    

Artículo  20. Objetivo de los órganos de  coordinación y asesoría. Es objetivo de los órganos de coordinación y  asesoría servir de instancia de consulta, coordinación y evaluación de los  asuntos para los cuales sean creados por decisión del Registrador Nacional o  por mandato de la ley.    

Artículo  21. Objetivo del Comité Directivo.  Es objetivo del Comité Directivo servir como órgano superior jerárquico de  consulta, coordinación y evaluación de los asuntos generales de la  administración del talento humano, de los recursos financieros y físicos de la  Registraduría Nacional, así como participar en la definición de políticas y  evaluación de asuntos generales del desarrollo de la vigilancia fiscal y las  demás áreas misionales que ejerce la entidad.    

CAPITULO IV    

Delegación    

Artículo  22. Facultades de delegación.  El Registrador Nacional del Estado Civil, mediante acto administrativo, podrá  delegar las facultades de ejecución presupuestal, ordenación del gasto,  ordenación del pago, contratación y otras competencias administrativas,  técnicas o jurídicas, en los términos de los actos de delegación, las  disposiciones legales que se refieren sobre la materia y de lo dispuesto en el  presente decreto. Esta delegación podrá recaer en los servidores públicos de  los niveles directivo y asesor de la Registraduría Nacional del Estado Civil.  Para el caso de la contratación, la delegación procederá en los términos  autorizados por la Ley 80 de 1993 y en las  disposiciones legales especiales que regulan los actos de la Registraduría  Nacional.    

Para  el desarrollo y prestación adecuada de los servicios administrativos los  registradores delegados en lo nacional, directores de oficina y gerentes  nacionales del ramo administrativo de la Registraduría Nacional del Estado  Civil, dentro del ámbito de su competencia, podrán delegar en sus subalternos,  hasta el nivel asesor o directivo, siempre que se trate de funciones  directamente radicadas en el delegante.    

Artículo  23. Competencia y responsabilidad en  la delegación. La delegación de que tratan los artículos pertinentes del  presente decreto exime de responsabilidad al delegante y, por lo tanto,  corresponderá exclusivamente al delegatario. El funcionario delegante podrá en  cualquier tiempo reasumir la competencia y la responsabilidad delegada, y, en  virtud de ello, revisar, reformar o revocar los actos administrativos expedidos  por el delegatario, con sujeción a las disposiciones del Código Contencioso  Administrativo.    

Artículo  24. Funciones que no se pueden delegar.  Sin perjuicio de lo que sobre el particular establezcan otras disposiciones, no  podrán delegarse:    

1.  La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos  expresamente autorizados por la ley.    

2.  Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación.    

3.  Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son  susceptibles de delegación.    

4.  Las funciones que suponen la actuación personal y directa del funcionado  competente, ante el Consejo Nacional Electoral, Congreso de la República y  otras autoridades constitucionales.    

5.  La facultad nominadora que corresponda al Registrador Nacional, a sus delegados  y a los Registradores del Distrito Capital.    

CAPITULO V    

Funciones por dependencia de la  Registraduría Nacional del Estado Civil 

  en el nivel central    

SECCION PRIMERA    

Registrador Nacional, Secretaría  privada y oficinas dependientes    

Artículo  25. Funciones del Registrador Nacional  del Estado Civil. Corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil,  además de las funciones señaladas para el mismo en la Constitución y la ley,  ejercer las siguientes:    

1.  Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la  organización y vigilancia electoral, la identificación de las personas y el  registro civil y de las demás funciones asignadas a la Registraduría Nacional  del Estado Civil de conformidad con la Constitución y la ley.    

2.  Fijar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el  adecuado manejo administrativo y financiero de la Registraduría Nacional, en  desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal dentro de los límites  establecidos por la Constitución y la ley. (Nota: Ver Resolución  7412 de 2016, RNEC. D.O. 49967, pag. 19.).    

3.  Fijar las políticas, planes y programas para el desarrollo, ejecución y control  del sistema presupuestal de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

4.  Dirigir como autoridad de la organización electoral las labores administrativas  y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del  Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la ley.    

5.  Llevar la representación legal, dentro del marco de sus competencias que le  correspondan al interior de la organización electoral, de todos los asuntos que  en el ejercicio de sus funciones se presenten a favor o en contra de la  entidad.    

6.  Las demás que le señale la ley y el Consejo Nacional Electoral.    

Nota, artículo 25: Ver Resolución  8470 de 2019. D.O. 51.036, pag. 16. Ver Resolución 8120 de 2019, RNEC. D.O.  51.036, pag. 14.Ver Resolución 4367 de 2019, RNEC. D.O. 50.949, pag. 22. Ver  Resolución 15319 de 2018, RNEC. D.O. 50.759, pag. 4 Ver Resolución 13094 de  2018, RNEC. D.O. 50.713, pag. 62. Ver Resolución 8346 de 2018, RNEC. D.O. 50.623, pag. 22. Ver Resolución 14301 de 2017, D.O. 50.459, pag. 334. Ver Resolución  717 de 2016, RNEC. D.O. 49.784, pag. 34.    

Artículo  26. Despacho del Registrador.  Corresponde al despacho del Registrador Nacional, prestar y suministrar en  forma efectiva los servicios de apoyo inmediato que requiera el Registrador  Nacional, con el fin de facilitar el ejercicio de sus funciones.    

Artículo  27. Calidades, posesión y faltas  absolutas y temporales. Las calidades, posesión y el lleno de las faltas  absolutas o temporales del Registrador Nacional del Estado Civil, serán las  definidas en la Constitución y la ley.    

Artículo  28. Secretaría Privada. Son  funciones de la Secretaría Privada:    

1.  Coordinar y supervisar la ejecución de las labores del Despacho del Registrador  Nacional del Estado Civil, conforme a las orientaciones del Registrador  Nacional, e informarlo periódicamente sobre el desarrollo de las mismas.    

2.  Coordinar con las oficinas dependientes del Despacho del Registrador Nacional  el apoyo que requiera el Registrador Nacional y el Proyecto Especial de  Discapacitados como población objeto de las distintas funciones de la  Registraduría Nacional que a ellos se dirija.    

3.  Atender de acuerdo con la Ley 318 de 1996, los  asuntos relacionados con la cooperación internacional en los temas que tengan  que ver con la misión, objeto y funciones de la Registraduría Nacional del  Estado Civil.    

4.  Seleccionar los asuntos que deban llevarse al conocimiento directo del  Registrador Nacional, según los criterios impartidos por éste, resolviendo  aquellos para los cuales esté autorizado.    

5.  Actuar como secretario de las reuniones, juntas y comités que se efectúen a  solicitud del Registrador Nacional, cuando éste así lo considere.    

6.  Coordinar y dirigir las actividades que se requieran para el manejo del  protocolo del Despacho del Registrador Nacional.    

7.  Coordinar el cumplimiento de la agenda del Registrador Nacional.    

8.  Atender los asuntos o misiones especiales que le sean delegados o encomendados  por el Registrador Nacional.    

9.  Colaborar, cuando el Registrador Nacional así lo determine, en el seguimiento  de las instrucciones que éste imparta y verificar su óptimo y oportuno  cumplimiento.    

10.  Implantar, en coordinación con la dependencia de informática, los sistemas de  información que garanticen agilidad y confiabilidad en los procesos en que  interactúan el Despacho del Registrador Nacional y la Secretaría Privada.    

11.  Vigilar el manejo y conservación de los bienes muebles asignados al Despacho  del Registrador Nacional y la Secretaría y velar por la gestión oportuna ante  las dependencias competentes de los servicios administrativos y logísticos que  requieran éstas.    

Artículo  29. Oficina de Comunicaciones y Prensa.  Son funciones de la Oficina de Comunicaciones y Prensa:    

1.  Asesorar al Registrador Nacional en el manejo de los medios de comunicación.    

2.  Registrar visual y gráficamente las actuaciones de los servidores de la Registraduría  Nacional, con el objeto de promover y difundir la información relevante.    

3.  Asesorar las áreas relacionadas con la ejecución de eventos en los que se  requiera resaltar las acciones e imagen de la Registraduría Nacional y  propender por la adecuada utilización de la imagen corporativa de la entidad.    

4.  Coordinar el área de impresos y publicaciones de la Registraduría Nacional.    

5.  Administrar y dirigir las operaciones relativas al eficiente funcionamiento de  la Imprenta de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

6.  Divulgar los adelantos y proyectos de la entidad y preparar informes especiales  de acuerdo con el medio de comunicación.    

7.  Canalizar la información de la Registraduría Nacional hacia los medios de  comunicación masivos en el ámbito nacional y regional, así como ofrecer los  elementos de soporte necesarios en los aspectos gráficos, visuales e  informativos.    

8.  Atender las relaciones periodísticas y públicas con los medios de comunicación.    

9.  Redactar, conceptuar, diagramar, diseñar y circular un medio informativo  escrito sobre la marcha de la Registraduría Nacional y los aspectos relevantes  de la misma.    

10.  Producir y realizar los programas que convengan a la imagen de la Registraduría  Nacional y a las necesidades de información de la opinión pública, de acuerdo  con las políticas establecidas por el Registrador Nacional del Estado Civil  sobre el particular.    

11.  Asesorar y coordinar las publicaciones periódicas y en general todo lo  relacionado con el desarrollo de proyectos editoriales de la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

12.  Planear, dirigir, supervisar y controlar el proceso editorial y de artes  gráficas.    

13.  Supervisar y controlar la calidad de todas las obras impresas de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

14.  Diseñar y llevar a cabo la diagramación de todo trabajo incluyendo los  formatos, tipos o fuentes de letra, la disposición de textos, las fotografías,  cuadros, las ilustraciones y la realización de todo tipo de carátulas, sin  perjuicio de contratar tales servicios si fuere necesario.    

15.  Calcular y controlar el costo de producción de las publicaciones realizadas,  bajo la orientación de la Gerencia Administrativa y Financiera.    

Artículo  30. Oficina de Control Interno.  Son funciones de la Oficina de Control Interno:    

1.  Evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y  proponer al Registrador Nacional las recomendaciones para mejorarlo.    

2.  Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles,  asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la  evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos  necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.    

3.  Vigilar que los servicios a cargo de la Registraduría Nacional se presenten de  acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administración de la  entidad un informe semestral sobre el particular.    

4.  Asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema  de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones en cuanto a  función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura  de autocontrol y relación con los organismos externos.    

5.  Evaluar el proceso de planeación, de conformidad con las disposiciones legales  vigentes, considerando la identificación de las variables intervinientes en  dicho proceso, su comportamiento y su respectivo análisis, a fin de formular  recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, garantizar que se realice  sobre soportes y criterios válidos y visibles.    

6.  Evaluar que estén claramente definidos los niveles de autoridad y  responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se  enmarquen dentro de este contexto.    

7.  Evaluar los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la  entidad con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados  comunes e inherentes a la misión institucional.    

8.  Asesorar y acompañar a las dependencias en la definición y establecimiento de  mecanismos de control en los procesos y procedimientos para garantizar la  adecuada protección de los recursos, la eficiencia y eficacia en las  actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y  el cumplimiento de las funciones y objetivo institucionales.    

9.  Evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la  existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo  conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de  Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan  y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.    

10.  Asesorar al Registrador Nacional en la definición y aplicación de políticas,  normas, planes y programas de control interno para la entidad.    

11.  Diseñar planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y  evaluación del Sistema de Control Interno para la Registraduría Nacional del  Estado Civil y el Fondo Rotatorio.    

12.  Realizar las evaluaciones de Control Interno a las dependencias y procesos de  la Registraduría y demás unidades administrativas.    

13.  Planear y programar coordinadamente con los responsables del área procesos, las  auditorías internas a realizar y dirigir, coordinar y controlar su ejecución.    

14.  Verificar que se implanten las recomendaciones de las auditorías y evaluaciones  de control interno realizadas y mantener permanentemente informados a los directivos  acerca del estado de control interno de las dependencias a su cargo.    

15.  Inducir en la Registraduría Nacional la cultura y responsabilidad del control  interno.    

16.  Organizar y coordinar la ejecución del control previo administrativo a los contratos,  de conformidad con las normas vigentes.    

17.  Verificar que las transacciones y demás actos administrativos hayan sido  autorizados por personas que tengan la debida competencia.    

18.  Velar por el establecimiento y aplicación del sistema de control y evaluación  de gestión en todas las dependencias y áreas de la Registraduría.    

19.  Realizar la evaluación y seguimiento a las investigaciones disciplinarias que  adelante la Registraduría.    

20.  Evaluar y verificar la evaluación de los mecanismos de participación ciudadana.    

21.  Informar al Registrador Nacional sobre los resultados de las evaluaciones a la  gestión de las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, del  Fondo Rotatorio y demás unidades administrativas.    

22.  Presentar informes sobre austeridad en el gasto a los organismos de control, en  coordinación con la Oficina de Control Disciplinario.    

Artículo  31. Oficina de Control Disciplinario.  Son funciones de la Oficina de Control Disciplinario:    

1.  Coordinar y orientar las políticas sobre aplicación del régimen disciplinario  que debe regir en la Registraduría Nacional.    

2.  Adelantar en la primera instancia la investigación de los procesos  disciplinarios de su competencia y remitirlos al competente para decisión  respectiva.    

3.  Recepcionar y tramitar las quejas e informes sobre conductas disciplinables de  los servidores públicos de la Entidad.    

4.  Remitir a las delegaciones departamentales y los registradores distritales la  queja cuya investigación deba adelantarse por el funcionario, asignado por el  Delegado o Registrador Distrital de la respectiva Circunscripción Electoral.    

5.  Coordinar, controlar y vigilar las actuaciones disciplinarias adelantadas en la  entidad.    

6.  Preparar informes y estadísticas que requiera el Registrador Nacional, los  Organismos Judiciales y de Control del Estado.    

7.  Apoyar a los delegados y registradores distritales en el cumplimiento de la  función disciplinaria.    

8.  Asesorar al jefe inmediato del disciplinado cuando se trate de faltas leves,  para aplicación del procedimiento abreviado de que trata la Ley 200 de 1995.    

9.  Dirigir y promover los programas de capacitación y divulgación del régimen  disciplinario.    

10.  Fijar procedimientos operativos disciplinarios para que los procesos se  desarrollen con sujeción a los principios de economía, celeridad, eficacia,  imparcialidad y publicidad, buscando así salvaguardar el derecho de defensa y  el debido proceso.    

11.  Enviar mensualmente a los organismos de control los informes sobre austeridad  en el gasto, en coordinación con la Oficina de Control Interno.    

SECCION SEGUNDA    

Secretaría General y oficinas  dependientes    

Artículo  32. Secretaría General. Son  funciones de la Secretaría General:    

1.  Elaborar y revisar los proyectos de resoluciones y demás actos administrativos  que deban ser firmados por el Registrador Nacional.    

2.  Coordinar, de acuerdo con el Registrador Nacional, la labor de las dependencias  desconcentradas de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

3.  Coordinar de acuerdo a las instrucciones del Registrador Nacional, los asuntos  de conocimiento del Registrador Nacional que se soliciten por parte de los  Delegados del Registrador Nacional y de los registradores del Distrito Capital.    

4.  Servir de apoyo al Registrador Nacional en la dirección y orientación de los  servicios técnicos y administrativos de la entidad y coordinar con los jefes de  las diferentes dependencias los asuntos de prioridad que deban atenderse.    

5.  Elaborar los proyectos de convenios con entidades y organismos del Estado en  todo lo pertinente a la cooperación o coordinación de acciones, o en materias  que contribuyan al mejor cumplimiento de la misión y objetivos de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

6.  Representar al Registrador Nacional en los asuntos que éste le delegue.    

7.  Disponer lo necesario para la atención de las quejas y reclamos en los términos  señalados en la Ley 190 de 1995 y  demás disposiciones legales, y en especial garantizar el cumplimiento de las  siguientes funciones:    

a)  Tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos  relacionados con el cumplimiento de la misión de la entidad, en coordinación  con las dependencias correspondientes, según la naturaleza de los mismos.    

b)  Dar traslado a la oficina de asuntos disciplinarios, de quejas y reclamos que  ameriten una investigación preliminar y disciplinaria;    

c)  Llevar el registro de las sugerencias que hagan los particulares con su debida  clasificación;    

d)  Organizar y llevar el archivo del área.    

Artículo  33. Oficina Jurídica. Son  funciones de la Oficina Jurídica:    

1.  Asistir al Registrador Nacional y por su conducto a las dependencias de la  Registraduría Nacional del Estado Civil en el conocimiento y trámite de  conceptos, fallos y asesorías de los asuntos jurídicos que les corresponda  resolver, bien por ser de su directa competencia o por delegación de funciones  y en general en todas las actuaciones que comprometan la posición institucional  jurídica de la entidad.    

2.  Asesorar al Registrador Nacional y a las dependencias internas en la  elaboración de los proyectos de ley, decretos o resoluciones que se deban  expedir o hayan de someterse al conocimiento previo del Consejo Nacional Electoral,  al Congreso de la República o al Gobierno Nacional.    

3.  Revisar los proyectos de actos administrativos que el Registrador Nacional deba  firmar y conceptuar sobre su constitucionalidad y legalidad.    

4.  Absolver las consultas que sobre interpretación y aplicación de las  disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Registraduría  Nacional del Estado Civil le formulen las dependencias internas, los empleados  de las mismas y las entidades vigiladas.    

5.  Absolver las consultas que formulen los delegados del Registrador Nacional y  los registradores del Distrito Capital respecto de los asuntos de su  competencia.    

6.  Elaborar los términos de referencia y pliegos de condiciones de la  contratación.    

7.  Iniciar el trámite contractual a partir de la elaboración del contrato,  perfeccionamiento, aprobación de garantías, revisión jurídica para firma del  competente, así como ejecutar los contratos por incumplimiento y hacer  efectivas las cláusulas atinentes a multas y las de naturaleza penal.    

8.  Llevar el archivo general de los contratos celebrados por la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

9.  Recomendar lo pertinente a los recursos que el Registrador Nacional deba  resolver por la vía gubernativa y preparar las respectivas respuestas previa solicitud  de aquél.    

10.  Compilar y concordar las normas legales relacionadas con los asuntos de los que  debe conocer la Registraduría Nacional del Estado Civil, manteniendo  actualizado el archivo de las mismas y prestando los apoyos de consulta que  requieran en el campo jurídico los funcionarios de la entidad.    

11.  Desarrollar los métodos, procedimientos y gestión de la información jurídica,  en coordinación con la dependencia competente en materia de sistemas e  informática.    

12.  Asesorar jurídicamente al Comité Directivo y los demás que se conformen.    

13.  Orientar a las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil en la  correcta aplicación de las normas que rigen en las distintas materias de su  competencia.    

14.  Estudiar y conceptuar sobre las peticiones relacionadas con las consultas de  orden jurídico que le sean formuladas a la Registraduría Nacional del Estado  Civil y de las cuales deba conocer.    

15.  Notificar y comunicar los actos administrativos que en sentido particular  expida el Registrador Nacional del Estado Civil.    

16.  Representar judicialmente a la Registraduría Nacional ante las autoridades  competentes cuando fuere el caso.    

17.  Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación  jurídica que comprometa la posición institucional de la Registraduría Nacional  en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho  pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de  cualquier orden.    

18.  Atender y vigilar las tutelas, acciones de cumplimiento, conciliaciones y  cumplimiento de sentencias en coordinación con las dependencias comprometidas  para su adecuada resolución y por las que deba responder o sea parte la  Registraduría Nacional, sin perjuicio del ejercicio de estas funciones por los  responsables o competentes.    

19.  Coordinar los procesos de cobro por jurisdicción coactiva que deba adelantar la  entidad.    

20.  Repartir los negocios de cobro por jurisdicción coactiva entre los  profesionales del área.    

21.  Coordinar con las autoridades judiciales las actuaciones procesales en las que  ésta interviene.    

22.  Organizar y controlar el sistema de archivo de los procesos de cobro por  jurisdicción coactiva.    

23.  Coordinar con cada área responsable la proyección de respuesta a los derechos de  petición por los que deba responder en forma directa el Registrador Nacional  del Estado Civil.    

Artículo  34. Oficina de Planeación. Son funciones de la Oficina de  Planeación:    

1.  Diseñar bajo la orientación del Registrador Nacional del Estado Civil y con la  participación del personal directivo el Plan Indicativo de Gestión, para guiar  el desarrollo integral de la Entidad.    

2.  Orientar la elaboración del Plan de Acción Anual, así como la consolidación de  la ejecución de todas las actividades programadas por cada una de las  dependencias en el ámbito nacional.    

3.  Generar el sistema de información requerido para los procesos de planeación de  la Registraduría Nacional, que facilite la toma de decisiones con base en  resultados.    

4.  Asesorar a la Registraduría Nacional del Estado Civil en la formulación de las  actividades, programas y proyectos que en el ámbito interno deba adelantar la  Entidad en cumplimiento de sus objetivos.    

5.  Atender e impulsar permanentemente los procesos de mejoramiento institucional.    

6.  Contribuir con las dependencias competentes en la elaboración del anteproyecto  de presupuesto y el programa anual de caja de la Registraduría Nacional del  Estado Civil y evaluar la ejecución presupuestal correspondiente en cuanto a  los programas y proyectos de inversión.    

7.  Preparar el anteproyecto de presupuesto de inversión y coordinar su inclusión  en el anteproyecto de presupuesto de la Registraduría Nacional del Estado  Civil.    

8.  Evaluar la viabilidad o factibilidad de las solicitudes de recursos financieros  nacionales e internacionales que sean necesarios para llevar a cabo las  actividades, programas y proyectos formulados tanto en el Plan de Acción, como  en el Plan Indicativo de la Entidad.    

9.  Realizar propuestas tendientes a lograr la optimización de los Recursos  Físicos, Económicos y Humanos.    

10.  Recopilar, estudiar e interpretar la información que refleje la gestión de la  Registraduría Nacional.    

11.  Orientar, en coordinación con la Oficina del Control Interno, a las diferentes  dependencias en la elaboración y medición de indicadores que permitan el  seguimiento de la gestión.    

12.  Asesorar, analizar y sugerir modificaciones que permitan optimizar los procesos  y procedimientos de la Organización.    

SECCION TERCERA    

Registradurías delegadas en lo nacional  y direcciones    

Artículo  35. Registraduría Delegada en lo  Electoral. Son funciones  de la Registraduría Delegada en lo Electoral:    

1.  Orientar, coordinar y evaluar las Direcciones a su cargo.    

2.  Programar, dirigir, coordinar, garantizar la implementación y evaluar las  actividades que conlleva el desarrollo de los procesos electorales y los  mecanismos de participación ciudadana señalados en la Constitución Política y  la ley, con las Delegaciones Departamentales, Registradurías y representaciones  diplomáticas de Colombia en el exterior.    

3.  Proponer, coordinar e implementar las políticas y estrategias orientadas a  garantizar el desarrollo óptimo de los procesos electorales y los mecanismos de  participación ciudadana.    

4.  Formular los proyectos generales de la Delegada que deban ser incorporados a  los planes y programas de la Registraduría Nacional.    

5.  Proponer las políticas, sistemas y estrategias sobre comunicación de resultados  electorales.    

6.  Coordinar la supervisión en la distribución de los formularios, elementos,  insumos y demás artículos necesarios para la ejecución de los eventos  electorales y, en general, determinar la logística e infraestructura que  requiera la organización y preparación de tales eventos.    

7.  Señalar las directrices y ejercer la supervisión y la evaluación de la  generación del censo electoral, así como del proceso de conteo de votos, con la  colaboración y el apoyo de la dependencia de Informática).    

8.  Fijar las directrices para los programas sobre elaboración de manuales y funciones  electorales.    

9.  Fijar los lineamientos para la actualización de los archivos electrónicos del  censo electoral, división político-administrativa, zonificación electoral y  población municipal.    

10.  Colaborar con la dependencia encargada de Comunicaciones y Prensa, en lo  relacionado con las campañas de publicidad institucional en materia electoral.    

11.  Definir el diseño de las tarjetas electorales.    

12.  Colaborar con el Consejo Nacional Electoral en la expedición de los informes estadísticos  que requiera, especialmente en lo relacionado con los resultados de las  votaciones para determinar la reposición de los gastos de las campañas  electorales; y en el estudio de firmas para la obtención de personería jurídica  de los partidos y movimientos políticos, pudiendo utilizar para ello técnicas  de muestreo debidamente sustentadas.    

13.  Preparar y disponer la publicación de las estadísticas de las votaciones.    

14.  Absolver consultas en materia de procedimientos electorales y de estadísticas  de las votaciones.    

15.  Coordinar con la dependencia encargada del Talento Humano, el diseño y la  implementación de planes de capacitación en materia electoral, para los  funcionarios en todo el país.    

16.  Organizar y coordinar la planificación y administración de los recursos físicos  y técnicos, así como del personal, requeridos en los procesos de participación  ciudadana.    

17.  Dirigir, coordinar y controlar el suministro oportuno de la información  electoral requerida por los organismos del Estado y por los particulares.    

18.  Dirigir y coordinar el diseño de planes de contingencia tendientes a evitar que  imprevistos afecten los procesos electorales y de participación ciudadana con  base en la evaluación de los posibles riesgos que pueden afectarlos.    

19.  Velar por que el desarrollo de los procesos electorales y de participación  ciudadana se adelanten conforme a las disposiciones legales que rigen la  materia.    

20.  Preparar y presentar a consideración del Registrador Nacional del Estado Civil,  los proyectos de ley, de decreto, de resolución y demás actos administrativos  relacionados con los procesos electorales y de participación ciudadana.    

21.  Dar curso ante la dependencia competente de las quejas y reclamos que formulen  los ciudadanos en relación con los procesos electorales y de participación  ciudadana.    

22.  Señalar el procedimiento para la revisión de las firmas que presenten los  promotores de los mecanismos de participación ciudadana.    

Artículo  36. Dirección de Gestión Electoral. Son funciones de la Dirección de Gestión Electoral:    

1.  Programar, dirigir y evaluar las funciones de las dependencias y funcionarios a  su cargo y rendir los informes correspondientes a la Registraduría Delegada en  lo Electoral.    

2.  Contribuir con la Registraduría Delegada en la formulación de políticas,  determinación de métodos y procedimientos de trabajo.    

3.  Velar por la actualización de los archivos electrónicos sobre datos de la  población municipal y la estructura de zonificación.    

4.  Dirigir el diseño y la elaboración de los manuales de procedimientos y  formularios electorales.    

5.  Coordinar con el apoyo de la dependencia de Informática, el diseño de las  aplicaciones requeridas para la ejecución de los procesos.    

6.  Coordinar la elaboración de los planes de comunicación de resultados  electorales y de capacitación.    

7.  Coordinar la elaboración de las tarjetas electorales.    

8.  Coordinar el diseño de los procedimientos a seguir en las etapas que conforman  los eventos electorales.    

9.  Coordinar el suministro, elaboración y distribución de los formularios,  elementos y demás insumos que requiera la preparación y desarrollo de los  eventos electorales y los mecanismos de participación.    

10.  Coordinar la elaboración y difusión de los calendarios electorales.    

11.  Coordinar la elaboración de las estadísticas electorales y organizar su  publicación y difusión.    

12.  Coordinar la actualización de los archivos de la División  Político-Administrativa de Colombia.    

13.  Elaborar las resoluciones que fijen los términos para la entrega de documentos  electorales.    

14.  Proyectar las resoluciones que fijen el número de concejales que se pueden  elegir en los municipios.    

15.  Definir los procedimientos para la inscripción de candidatos y el desarrollo de  los sorteos para identificar a los aspirantes en las tarjetas electorales.    

16.  Fijar los parámetros para determinar las zonas y los puestos en los municipios  zonificados.    

17.  Proporcionar información sobre estadísticas electorales.    

Artículo  37. Dirección de Censo Electoral. Son funciones de la Dirección de  Censo Electoral:    

1.  Programar, dirigir y evaluar las funciones de la Dirección y rendir los  informes correspondientes a la Registraduría Delegada en lo Electoral.    

2.  Contribuir con la Registraduría Delegada en lo Electoral en la formulación de  políticas, determinación de métodos y procedimientos de trabajo.    

3.  Coordinar la elaboración y ejecución de los proyectos generales de la  Dirección.    

4.  Coordinar con la dependencia de Informática el diseño del programa para la  conformación del censo electoral, de acuerdo con lo establecido en la ley.    

5.  Elaborar proyectos y programas de investigación que busquen agilizar y  tecnificar los procesos de inscripción de ciudadanos.    

6.  Coordinar con la dependencia de Informática, el diseño de las aplicaciones  requeridas para la ejecución de los procesos electorales.    

7.  Diseñar el plan y procedimiento para la inscripción de ciudadanos, bajo las  normas preestablecidas en el Código Electoral.    

8.  Diseñar el plan de distribución y recolección en el ámbito nacional, de los  formularios de inscripción de ciudadanos.    

9.  Coordinar con la dependencia de Informática, el diseño de las aplicaciones para  la grabación de ciudadanos inscritos por lugar, de cédulas omitidas y para el  control de remisión y recepción de formularios de inscripción.    

10.  Coordinar y controlar la elaboración y distribución de las listas de  sufragantes (precensos y censos definitivos), registro de votantes, novedades,  guías y derroteros para los distintos eventos electorales y de participación  ciudadana señalados en la ley, a nivel nacional, regional y local.    

11.  Velar por la actualización permanente del Censo Electoral.    

12.  Determinar los requerimientos para el logro de los objetivos encomendados a la  Dirección.    

13.  Diseñar y elaborar el manual de inscripción de ciudadanos.    

14.  Coordinar y dirigir el proceso de revisión de las firmas que presenten tanto  los partidos y movimientos políticos que soliciten personería jurídica al  Consejo Nacional Electoral; como los promotores de los mecanismos de  participación ciudadana, diseñando los respectivos procedimientos.    

15.  Coordinar la exclusión de las cédulas que determine el Consejo Nacional Electoral,  por las inscripciones que se efectúen con violación del artículo 316 de la Constitución Política.    

16.  Proponer el número de ciudadanos que pueden sufragar en cada mesa de votación.    

Artículo  38. Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación. Son  funciones de la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la  Identificación:    

1.  Asesorar al Registrador Nacional en el diseño de planes, políticas y  legislación para el desarrollo de las funciones de identificación ciudadana y  registro civil.    

2.  Identificar, promover y proponer convenios interinstitucionales con organismos  nacionales e internacionales con miras a impulsar la identificación ciudadana y  el registro civil en los sectores menos favorecidos de la población colombiana.    

3.  Identificar, promover y proponer convenios interinstitucionales con organismos  del Estado que permitan la consulta de las bases de datos a fin de facilitar y  mejorar la función pública.    

4.  Elaborar proyectos con sus respectivos estudios socioeconómicos para la  determinación de las tarifas de los duplicados y rectificaciones de la cédula  de ciudadanía y las copias del registro civil.    

5.  Promocionar los servicios de consulta de las bases de datos de registro de  identificación ciudadana a organismos privados del orden nacional teniendo en  cuenta las restricciones de ley.    

6.  Establecer y presidir los planes de divulgación y capacitación, con el fin de  orientar a la población frente al uso de los servicios de identificación y  registro civil.    

7.  Elaborar, conjuntamente con los directores de área, proyectos para el  mejoramiento y desarrollo tecnológico de las funciones de todo el proceso que  comprende la identificación ciudadana y el registro civil.    

8.  Coordinar los procesos de modernización tecnológica en las áreas de  identificación de las personas y registro civil y propender a la integración de  las dos áreas en cuanto a la articulación de procesos, de la información y  servicios.    

9.  Elaborar para el Registrador Nacional informes periódicos sobre la gestión y  novedades en la actividad nacional de identificación ciudadana y registro  civil.    

10.  Establecer comunicación directa y permanente con los delegados departamentales  frente a temas concernientes a la información de políticas y planes nacionales  definidos para el manejo de la identificación ciudadana y el registro civil.    

11.  Generar y administrar un banco de proyectos viables para identificación  ciudadana y registro civil en los consulados.    

12.  Establecer contacto permanente con el Ministerio de Relaciones Exteriores a fin  de unificar y coordinar la función de identificación ciudadana y registro civil  en los consulados.    

13.  Coordinar todas las funciones y tareas encomendadas a las Direcciones a su  cargo.    

Artículo  39. Dirección Nacional de Identificación. Son funciones de la Dirección Nacional de Identificación:    

1.  Vigilar y coordinar la prestación permanente del servicio de identificación  ciudadana del país.    

2.  Coadyuvar en la formulación de las políticas en el área de identificación de  las personas, ejecutarlas y elaborar procedimientos que garanticen una labor  eficaz en el proceso de cedulación en el país.    

3.  Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos de solicitudes de cédulas  de primera vez, sus duplicados, rectificaciones y correcciones.    

4.  Garantizar el suministro oportuno de los insumos para el trámite y la  producción de la cédula de ciudadanía a nivel nacional.    

5.  Coordinar las actividades que garanticen la actualización permanente de las  bases de datos regionales y municipales de identificación ciudadana.    

6.  Administrar y velar por el mantenimiento y la seguridad de las bases de datos,  físicas, ópticas, fotográficas y magnéticas que soportan la identificación  ciudadana, así como el uso de tecnologías que permitan un mejor tratamiento.    

7.  Dirigir y controlar las actividades generadas por las novedades para la  continua actualización del Archivo Nacional de Identificación.    

8.  Coordinar la ejecución de los convenios en materia de identificación  establecidos con otras entidades.    

9.  Coordinar el apoyo que se presta a organismos de investigación y vigilancia  sobre la identidad de las personas.    

10.  Generar reportes estadísticos de toda la función de identificación ciudadana a  nivel nacional.    

11.  Apoyar al Delegado de Identificación en el diseño de planes, programas,  políticas y estudios sobre el área objeto de la Dirección.    

12.  Proyectar resoluciones de cancelaciones y pérdida de derechos políticos y  extinciones.    

Artículo  40. Dirección Nacional del Registro Civil. Son funciones de Dirección Nacional del Registro Civil:    

1.  Dirigir los procesos de manejo, clasificación, archivo físico y magnético, y recuperación  de la información relacionada con el registro civil.    

2.  Diseñar los instrumentos necesarios para la correcta difusión de las normas y  procedimientos a seguir dentro del proceso de registro civil.    

3.  Recomendar políticas que permitan identificar los factores críticos y adoptar  los planes en procura de garantizar el óptimo funcionamiento del registro civil  en Colombia.    

4.  Procurar que la inscripción confiable y efectiva de los hechos, actos y  providencias sujetos a registro, y encargados a la Dirección, sean  desarrollados en tiempo real y en beneficio de los usuarios.    

5.  Administrar y asignar el código alfanumérico del Número Unico de Identificación  Personas, NUIP.    

6.  Orientar, asesorar y apoyar a todas las dependencias, entes, grupos o funcionarios  encargados de registro civil de tal manera que su gestión en la materia cumpla  con los fines legales y de eficacia y eficiencia esperados.    

7.  Dirigir, controlar, administrar, vigilar y asesorar el proceso del registro a  todos los responsables de registro civil en el país y el exterior.    

8.  Mantener estrecha comunicación con las delegaciones departamentales y  registradurías especiales, municipales y distrital a fin de que las normas y  procedimientos en materia de registro civil sean conocidos y cumplidos a  cabalidad, y suministrar el apoyo e insumos materiales necesarios a estas  dependencias.    

9.  Expedir las resoluciones sobre cancelaciones, reconstrucciones, anulaciones y  demás actos jurídicos sobre el registro civil que sean de su competencia, o que  sean delegados por el Registrador Nacional.    

10.  Proyectar resoluciones para la firma del Registrador Nacional en asuntos  relacionados con el registro del estado civil.    

11.  Promover, dirigir y coordinar las campañas de registro civil a nivel nacional.    

12.  Coordinar la capacitación en lo atinente al registro del estado civil.    

13.  Autorizar y coordinar la prestación del servicio de registro del estado civil  en las instituciones hospitalarias.    

14.  Elaborar modelos para la expedición de registros civiles que deben ser  adoptados por todos los funcionarios encargados de llevar el registro civil.    

15.  Efectuar los estudios técnicos y económicos conducentes a la preparación del  proyecto de acto administrativo sobre la modificación de tarifas relacionadas  con la expedición de certificados y copias de registros civiles.    

16.  Coordinar lo relacionado a la inspección y vigilancia de los servicios de  registro del estado civil de las personas.    

17.  Prestar la asistencia que requieran los funcionarios encargados del registro  civil, orientando a los funcionarios encargados de registro civil en la  interpretación y aplicación de las normas, de acuerdo con la dependencia  encargada de la asesoría jurídica.    

18.  Garantizar la correcta prestación de los servicios de registro civil de las  personas.    

Nota,  artículo 40: Ver Resolución 8346 de 2018, RNEC. D.O. 50.623, pag. 22.    

Artículo  41. Gerencia de Informática.  Son funciones de la Gerencia de Informática:    

1.  Asesorar a las demás dependencias de la Entidad en materia de manejo  electrónico de datos.    

2.  Desarrollar y efectuar el mantenimiento de las aplicaciones informáticas.    

3.  Establecer mecanismos de auto control en el procesamiento electrónico de datos  y en los procesos que se llevan a cabo en la dependencia.    

4.  Liderar, orientar y coordinar proyectos especiales de investigación asignados a  la dependencia.    

5.  Dirigir, participar, controlar, apoyar y evaluar las diferentes actividades que  se ejecutan en la dependencia.    

6.  Asesorar a las dependencias de la Entidad en los programas de adquisición,  mantenimiento y mejoramiento de hardware, software y telecomunicaciones.    

7.  Propender por la utilización de sistemas de información gerenciales que  faciliten la toma de decisiones de los niveles directivo y ejecutivo de la  Organización Electoral.    

8.  Impulsar, apoyar y evaluar el establecimiento y ejecución de procedimientos en  la dependencia.    

9.  Elaborar el Plan General de Informática, de comunicaciones, Internet y similares.    

10.  Administrar los recursos informáticos que funcionan en la entidad.    

11.  Recomendar nuevos usos para los equipos de procesamiento de datos o abandonar  los usos actuales.    

12.  Evaluar la aplicabilidad de nuevos avances tecnológicos.    

13.  Proveer costos estimados para las actividades y proyectos de procesamiento de  datos y sistematización.    

14.  Facilitar la disposición de información actualizada, confiable y oportuna, de  tal forma que la Registraduría Nacional pueda fundamentar la toma de decisiones  y la planeación estratégica.    

15.  Consolidar los sistemas de información para que sirvan como herramientas de  decisión a los niveles ejecutivos.    

16.  Coordinar proyectos de comunicaciones y operaciones de sistemas, incluyendo los  centros de cómputo a nivel nacional.    

17.  Administrar la red de telecomunicaciones a nivel nacional mediante  actualización del hardware y del software instalado.    

18.  Capacitar a los funcionarios de la Registraduría, a nivel nacional en cuanto a  técnicas de sistematización de oficinas, procedimientos inherentes a los  sistemas propios de la Entidad (nueva identificación, registro civil, procesos  electorales), operación de equipos y manejo del software.    

19.  Colaborar con los grupos interdisciplinarios que se creen para determinar los  procedimientos que deban implantarse en diversas áreas de la Registraduría  Nacional.    

20.  Desarrollar y probar los planes de contingencia a nivel de hardware y de  software, para el área de informática.    

21.  Mantener en condiciones de funcionalidad los diversos equipos de cómputo.    

22.  Suministrar los medios administrativos, técnicos y logísticos que permitan el  acceso a los bancos de información de uso público, conformados en la  Registraduría Nacional.    

23.  Brindar soporte técnico a la Organización Electoral en procesos que involucren  captura de datos, transmisión, procesamiento y almacenamiento de información  inherente a las áreas Jurídica, Administrativa y Financiera, Electoral de  Identificación, del Talento Humano, de Control Interno, Fondo Rotatorio,  Registro Civil, Sistemas, Delegaciones Departamentales, Registraduría  Distrital, Registradurías Especiales y Municipales.    

24.  Elaborar el Plan Institucional de Teleinformática a corto, mediano y largo  plazo.    

25.  Preparar los proyectos anuales de inversión en materia de informática, en  coordinación con la dependencia administrativa y financiera, para las  diferentes áreas y gerenciar su desarrollo.    

26.  Estudiar las necesidades de información que presente la ciudadanía en relación  con las funciones básicas de la Registraduría Nacional, definir los canales más  apropiados y colaborar en la preparación de mensajes y documentos relacionados  con identificación personal, procesamiento de datos y organización de eventos  electorales.    

27.  Proporcionar servicios de orientación, capacitación y asesoría al personal que  labora en la Registraduría Nacional.    

28.  Desarrollar aplicaciones y proyectos que satisfagan las necesidades existentes  y provenientes de otras dependencias internas y externas, y que conduzcan a la  agilización de actividades, mejoramiento y simplificación de procesos y  procedimientos e innovación tecnológica.    

29.  Propender por la modernización de la organización electoral, la Registraduría  Nacional y de los sistemas de identificación en Colombia.    

30.  Adelantar estudios y evaluaciones técnicos que conduzcan a la optimización de  los recursos telemáticos de que dispone la Registraduría Nacional y que  permitan la adquisición de equipos, partes y elementos de procesamiento de  datos y telecomunicaciones.    

31.  Desarrollar técnicas y metodologías en las áreas de análisis, diseño de  sistemas, operación y telecomunicaciones, programación y desarrollo,  mantenimiento de equipos y otras que permitan alcanzar un nivel más elevado,  dentro de los procesos de mejoramiento continuo y calidad total.    

32.  Asesorar al Registrador Nacional en todos los asuntos relativos al  funcionamiento interno, aspectos técnicos de la infraestructura telemática e  informes especiales.    

33.  Actuar como ente técnico, asesor y consultor, frente a otras entidades  nacionales o internacionales, en los proyectos donde se conjugan las  infraestructuras de telecomunicaciones, procesamientos de datos e imágenes.    

34.  Brindar soporte técnico permanente a los organismos y entidades estatales y  privadas que requieran de la Registraduría Nacional servicios de consulta  respecto de los archivos de identificación y procesamientos de datos.    

Artículo  42. Gerencia Administrativa y Financiera. Son funciones de la Gerencia Administrativa y Financiera:    

1.  Proponer, para la adopción por parte del Registrador Nacional, las políticas,  planes y programas que en materia de recursos físicos y financieros se deben  desarrollar para el buen funcionamiento de la Registraduría Nacional del Estado  Civil.    

2.  Preparar los proyectos de normas para su adopción por la autoridad competente,  dirigir la aplicación de las mismas y evaluar los procedimientos que en materia  presupuestal, contable, de tesorería, de administración de los recursos físicos  y demás que el sistema de administración interna de la Registraduría Nacional  del Estado Civil requiera.    

3.  Formular, de acuerdo con lo que establezca el Registrador Nacional para el tema,  políticas que tiendan a una mejor administración de los recursos financieros y  físicos a fin de procurar niveles óptimos de calidad, cantidad, oportunidad  eficiencia y eficacia.    

4.  Dirigir, en coordinación con la Oficina de Planeación y las delegaciones  departamentales, la elaboración del proyecto de presupuesto y el plan de  compras para la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

5.  Dirigir y coordinar los trámites precontractuales de la contratación de la  entidad, en lo atinente a emisión de boletines, invitaciones, recepción de  propuestas, coordinación en la elaboración de estudios en que intervenga la  Registraduría Nacional del Estado Civil y velar por su adecuada organización,  eficiencia y observancia de las normas legales sobre la materia.    

6.  Velar por que en la Registraduría Nacional se observen estrictamente los  principios de eficiencia, economía, equidad, calidad total y planeamiento  estratégico en la gestión de la administración de sus recursos.    

7.  Dirigir la elaboración de la Cuenta de Manejo y Gestión que debe rendir el  Registrador Nacional ante la Contraloría General de la República.    

8.  Dirigir la ejecución y controlar el manejo de los recursos financieros y  físicos del nivel desconcentrado que por delegación sean confiados a la administración  de las delegaciones departamentales u otras autoridades y hacer seguimiento  sobre su ejecución.    

9.  Velar, en coordinación con la dependencia de Talento Humano, por que el manejo  de las cesantías de los funcionarios de la Registraduría Nacional se realice de  conformidad con las normas vigentes sobre la materia y disponer lo que  corresponda para hacer efectivos los giros de las transferencias de las  cesantías al Fondo Social de Vivienda de la Organización Electoral  Registraduría Nacional del Estado Civil o a quien haga sus veces.    

Artículo  43. Dirección Administrativa.  Son funciones de la Dirección Administrativa:    

1.  Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y  procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro,  registro, control y seguro de bienes y servicios de la Registraduría Nacional  del Estado Civil.    

2.  Atender la gestión administrativa del Fondo Rotatorio de la Registraduría  Nacional del Estado Civil, en aspectos como gestión de inventarios, compras,  manejo de activos físicos, almacén, celaduría, entre otros.    

3.  Programar y hacer cumplir las labores encaminadas a seleccionar y suministrar  los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el adecuado  funcionamiento de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

4.  Dirigir y organizar las funciones correspondientes al almacén.    

5.  Administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

6.  Manejar y llevar el control de los inventarios y de los seguros de los bienes  de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

7.  Realizar el estudio de las necesidades institucionales de elementos de consumo  y de equipos para las distintas dependencias de la Registraduría Nacional del Estado  Civil y elaborar el programa anual de compras bajo la orientación del Gerente  Nacional de Gestión Administrativa y Financiera.    

8.  Proveer oportunamente a las distintas dependencias de la Registraduría Nacional  del Estado Civil, tanto en el ámbito nacional como departamental, los equipos y  los demás elementos de consumo indispensables para su adecuado funcionamiento.    

9.  Efectuar los estudios y trámites necesarios que permitan descargar  periódicamente de los inventarios los elementos innecesarios.    

10.  Coordinar la administración, mantenimiento y vigilancia de las instalaciones de  los edificios sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

11.  Velar por la inclusión de las partidas presupuestarias para garantizar el  adecuado, oportuno y óptimo mantenimiento de los equipos de los que disponga la  Registraduría Nacional.    

12.  Coordinar la organización y prestación de los servicios de conmutador,  vigilancia, electricidad, aseo y de los demás concernientes al mantenimiento,  conservación y seguridad de los edificios sedes de la administración de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

13.  Garantizar la adecuada administración del registro de proveedores de la entidad  de acuerdo con las disposiciones vigentes.    

14.  Actualizar el sistema de archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

15.  Organizar el sistema de correspondencia, en coordinación con la Secretaría  Privada, para lo que tiene que ver con la correspondencia dirigida al  Registrador Nacional del Estado Civil.    

16.  Expedir y autenticar las copias de documentos que reposen en el archivo de la  Registraduría Nacional del Estado Civil cuando éstos hayan cumplido su trámite  definitivo o cuando cesen de hacer parte de procesos surtidos por las  dependencias competentes para ello y en todo caso con sujeción al reglamento  que para el efecto se adopte.    

17.  Remitir oportunamente los actos administrativos de contenido general a las  diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil y  solicitar su publicación en el Diario Oficial.    

18.  Ejercer todas las funciones de naturaleza administrativa en el manejo,  organización y gestión de los recursos físicos, materiales, de contratación, de  archivo y correspondencia, almacén e inventarios, respecto de las labores que  deban cumplir los fondos de que trata el presente decreto a los cuales no se  les asigne planta de personal propia.    

Artículo  44. Dirección Financiera. Son  funciones de la Dirección Financiera:    

1.  Coordinar la administración y desarrollo de políticas, planes y programas para  la provisión, utilización y control adecuado de los recursos financieros de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

2.  Coordinar la administración y el desarrollo de las actividades presupuestales,  contables y de tesorería de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

3.  Coordinar el seguimiento, evaluación y control de las actividades  presupuestales, contables y de tesorería de la Registraduría Nacional del  Estado Civil.    

4.  Dirigir en forma inmediata, en coordinación con la Oficina de Planeación, el  Despacho del Gerente Administrativo y Financiero y las delegaciones  departamentales, la elaboración del proyecto de presupuesto de la Registraduría  Nacional del Estado Civil.    

5.  Coordinar los procesos de programación y ejecución presupuestal y financiera de  la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

6.  Coordinar, dirigir y controlar la aplicación de normas y evaluar los  procedimientos de orden contable, presupuestal, de tesorería y en general del  sistema financiero adoptado para la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

7.  Coordinar y dirigir las certificaciones sobre la viabilidad, disponibilidad y  reserva presupuestal necesarias para la adecuada ejecución del presupuesto de  la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

8.  Coordinar, vigilar y controlar los movimientos de las apropiaciones y en  general todos los gastos relacionados con la ejecución presupuestal de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

9.  Coordinar, vigilar y controlar el procedimiento de provisión de cesantías de  los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, recursos que  serán administrados financieramente para el Fondo Social de Vivienda de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

10.  Elaborar y presentar los estados financieros de la Registraduría Nacional del  Estado Civil.    

11.  Ejercer todas las funciones financieras, presupuestales, contables y de  tesorería respecto de los fondos de que trata el presente decreto.    

Artículo  45. Gerencia del Talento Humano. Son funciones de la Gerencia  del Talento Humano:    

1.  Dirigir y diseñar, de acuerdo con lo que disponga el Registrador Nacional del  Estado Civil al respecto, las políticas, planes y programas que se deban  implantar en materia de talento humano para su desarrollo integral.    

2.  Dirigir la elaboración de los actos administrativos relacionados con las  novedades de personal para la firma del Registrador Nacional, cuando  corresponda y revisar el alcance de los mismos.    

3.  Dirigir, coordinar y vigilar el cumplimiento de las normas que debe cumplir la  administración de personal, la elaboración de las nóminas y la liquidación de  las prestaciones sociales y de los demás factores de remuneración.    

4.  Coordinar la posesión de los empleados de la Registraduría Nacional, en lo que  es de competencia del nivel Central, y posesionarlos a través del Gerente del  Talento Humano, en los términos en que se le delegue.    

5.  Coordinar la organización y trámite de todas las actividades que en materia de administración  de personal requiera la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

6.  Coordinar los registros necesarios para la administración de personal y expedir  las certificaciones relacionadas con dichos registros y situaciones laborales.    

7.  Diseñar y coordinar los programas que en materia de salud ocupacional se  establezcan para los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil  con el objeto de dar cumplimiento a la normatividad vigente.    

8.  Llevar el registro de novedades de la Registraduría Nacional del Estado Civil  que ocasionen los empleados desde su ingreso hasta su retiro.    

9.  Coordinar, dirigir y desarrollar el reporte de novedades e información para los  procesos de administración de personal.    

10.  Apoyar a la Comisión Nacional del Servicio Civil en los sistemas de selección  del personal para la carrera administrativa, de acuerdo con las orientaciones  de la misma, y para los demás empleos que determine el Registrador Nacional.    

11.  Orientar el diseño, la coordinación, la supervisión y la ejecución de los  sistemas de evaluación del desempeño de acuerdo con lo que la ley disponga al  respecto.    

12.  Definir, en coordinación con las distintas dependencias de la entidad  competentes para ello, los perfiles ocupacionales exigidos para los cargos de  carrera administrativa y para los demás empleos.    

13.  Proponer las políticas de mejoramiento de la calidad de vida laboral de los  servidores de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

14.  Disponer lo necesario para el sistema de notificación de actos administrativos  que atañan a las diversas situaciones administrativas de personal.    

15.  Atender los requerimientos de las diferentes autoridades sobre aspectos de  personal en coordinación con la Oficina Jurídica.    

16.  Implantar y mantener un sistema de información veraz, confiable y oportuno  sobre las estadísticas y situaciones administrativas del personal, en  coordinación con la dependencia encargada de informática.    

17.  Diseñar y aplicar los programas de inducción y reinducción de quienes se vinculen  a la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

18.  Diseñar y hacerle seguimiento, en coordinación con las dependencias  competentes, a los programas de entrenamiento en el cargo de los funcionarios  de la Registraduría Nacional del Estado Civil con ocasión de su ingreso,  promoción y traslado.    

19.  Atender el manejo y gestión de personal de los funcionarios asignados a los  fondos de que trata el presente decreto que no cuenten con planta de personal  propia.    

20.  Proponer las políticas de personal que deberá adoptar el Registrador Nacional  respecto del nivel central y desconcentrado, determinar los instructivos y  programas operativos de personal, atender en coordinación con la dependencia  competente los procedimientos administrativos y las disponibilidades  presupuestales cuando se trate de proveer un empleo en el nivel desconcentrado  y coordinar con las autoridades nominadoras de dicho nivel los términos y  condiciones en que proceden los nuevos nombramientos, sin perjuicio de dicha  facultad nominadora.    

CAPITULO VI    

Funciones por dependencia de la  Registraduría Nacional del Estado Civil    

En el nivel desconcentrado    

Artículo  46. Delegaciones departamentales y Registraduría del Distrito Capital. Las delegaciones departamentales y la  Registraduría del Distrito Capital, sirven de apoyo al ejercicio de las  funciones atribuidas a los Delegados del Registrador Nacional y a los  registradores del Distrito Capital, de conformidad con las normas  constitucionales y legales. Además de su objetivo establecido en el presente  decreto, ejercen en especial las siguientes funciones generales:    

1.  Asuntos electorales.    

a)  Organizar y vigilar los procesos electorales y mecanismos de participación  ciudadana que corresponde a su circunscripción electoral;    

b)  Llevar las estadísticas electorales de su circunscripción electoral y expedir  las correspondientes certificaciones.    

c)  Adelantar los procesos de revisión de firmas de los mecanismos de participación  ciudadana y las inscripciones de candidatos independientes que correspondan a  su circunscripción electoral.    

2.  En lo atinente a Registro Civil:    

a)  Solicitar a la Dirección de Registro Civil los seriales para la inscripción de  nacimiento, matrimonio, defunción y demás documentos relacionados con el  registro civil y vigilar su correcta utilización.    

b)  Distribuir el material a los registradores municipales en el caso de las  delegaciones departamentales, y auxiliares de su respectiva circunscripción  llevando el kárdex de control;    

c)  Asesorar y capacitar a los registradores municipales y auxiliares, según el  caso, en materia de registro civil y reunir periódicamente a los registradores  de su respectiva circunscripción para orientarlos en la interpretación y  aplicación de las normas vigentes;    

d)  Velar y controlar el envío oportuno del informe de producción mensual a la  Dirección de Registro Civil, hacer un diagnóstico sobre la situación encontrada  y efectuar el análisis del mismo;    

e)  Sugerir y colaborar en las campañas de registro civil organizadas por la  Dirección de Registro Civil.    

3.  En lo atinente a la identificación de las personas:    

a)  Coordinar las acciones de los Centros de Acopio departamentales y  registradurías municipales, orientadas a lograr su adecuado funcionamiento y  operatividad, manteniendo los estándares de calidad, en cumplimiento de las  políticas trazadas por el nivel nacional para una adecuada prestación del servicio de identificación en el  ámbito de su respectiva circunscripción;    

b)  Solicitar a la Dirección de Identificación los insumos para el trámite y la  producción la cédula de ciudadanía;    

c)  Distribuir el material a los registradores municipales y auxiliares de su  respectiva circunscripción, según el caso, llevando el kárdex de control;    

d)  Asesorar y capacitar a los registradores municipales y auxiliares, según el  caso, en materia de identificación y reunir periódicamente a los registradores  de su respectiva circunscripción para orientarlos en la interpretación y  aplicación de las normas vigentes;    

e)  Velar y controlar el envío oportuno del informe de producción mensual a la  Dirección de Identificación, hacer un diagnóstico sobre la situación encontrada  y efectuar el análisis del mismo;    

f)  Sugerir y colaborar en las campañas de identificación organizadas por la  dirección de identificación.    

4.  En lo administrativo, financiero y de personal.    

a)  Ejercer la Dirección Administrativa y financiera de la organización  administrativa desconcentrada de la Registraduría Nacional en los términos de  ley y de la delegación que en esta materia les conceda el Registrador Nacional;    

b)  Supervisar los grupos de trabajo en su respectivo Departamento y el Distrito  Capital, según el caso;    

c)  Velar por el buen funcionamiento del sistema de control interno de la  Registraduría Nacional en su organización desconcentrada en la circunscripción  que corresponda y el Distrito Capital, según el caso;    

d)  Participar en la definición de las políticas, planes y programas de las áreas  misionales de la Registraduría Nacional del Estado Civil en la circunscripción  en la cual operan y el Distrito Capital, según el caso, y velar por su cumplida  ejecución en los términos en que se aprueben;    

e)  Colaborar en el desarrollo de la gestión con las dependencias nacionales  encargadas de las áreas administrativa financiera y de talento humano,  observando los procedimientos y normas legales vigentes;    

f)  Ejercer las delegaciones que reciban en los asuntos administrativos, financieros  y de talento humano, sin perjuicio de adelantar las funciones que la ley  directamente les asigna a los delegados del registrador nacional y a los  registradores distritales, en materia de nominación y de investigaciones y  sanciones disciplinarias.    

Artículo  47. Registradurías especiales y  municipales. Las registradurías especiales y  municipales, sirven de apoyo al ejercicio de las funciones atribuidas a los  registradores especiales, municipales y auxiliares, de conformidad con las  normas constitucionales y legales. Además de su objetivo establecido en el  presente decreto, ejercen en especial las siguientes funciones generales:    

1.  Asuntos electorales.    

a)  Organizar las elecciones en aspectos como, ubicación de los puestos de votación  y los cambios que se puedan presentar y sitios de escrutinios;    

b)  Tomar todas las medidas necesarias para que las votaciones se realicen de  conformidad con las disposiciones legales y las instrucciones que impartan el  registrador Nacional del Estado Civil y la Registraduría delegada en lo  Electoral.    

2.  En lo atinente al registro civil e identificación:    

a)  Solicitar a la delegación correspondiente la dotación oportuna de los seriales  e insumos para producción del área de identificación de las personas;    

b)  Realizar las inscripciones de todos los hechos, actos y providencias  relacionados con el estado civil, autorizarlas a través del registrador  correspondiente, enviar a la Dirección del Registro Civil el duplicado de las  cédulas y expedir copias a los interesados;    

c)  Colaborar en las campañas del registro civil e identificación cuando  corresponda;    

d)  Presentar a los Delegados, durante los cinco (5) primeros días de cada mes el  informe de producción.    

3.  En lo atinente a la identificación de las personas, tramitar las solicitudes de  identificación de los colombianos, dentro del marco de las políticas trazadas  por el nivel central y aquellas que las delegaciones departamentales adopten  para garantizar un servicio permanente y efectivo a los usuarios del servicio.    

T I T U L O II    

ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION    

Artículo  48. Conformación del Comité Directivo. El Comité Directivo de la  Registraduría Nacional del Estado Civil estará conformado por el Registrador  Nacional quien lo presidirá, el Secretario General, los registradores delegados  en lo nacional, el Secretario Privado, el Gerente de Talento Humano, el Gerente  Administrativo y Financiero y los jefes de oficina.    

En  ausencia del Registrador Nacional el Comité Directivo será presidido por el  Secretario General.    

Podrán  participar en las reuniones del Comité Directivo los empleados o asesores que  el Registrador Nacional estime conveniente invitar en forma permanente u  ocasional.    

Artículo  49. Comisión de personal. La Comisión de Personal tendrá la  conformación y funciones que establezca el régimen específico de carrera de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

Artículo  50. Comité de Coordinación de Control  Interno. La conformación y funciones del  Comité de Coordinación de Control Interno de la Registraduría Nacional del  Estado Civil, se regirá por las disposiciones consagradas para el Sistema  Nacional de Control Interno.    

Artículo  51. Consejos, comités, comisiones y  juntas. Los objetivos, la  conformación y las funciones de los consejos, comités, comisiones y juntas  estarán establecidas por las disposiciones legales correspondientes. El  Registrador Nacional del Estado Civil podrá reglamentar estos aspectos tanto  para los órganos de creación legal como para los que él decida conformar para  suplir las necesidades del servicio.    

T I T U L O III    

FONDOS ADSCRITOS A LA REGISTRADURIA NACIONAL    

DEL ESTADO CIVIL    

CAPITULO I    

Fondo Rotatorio de la  Registraduría Nacional del Estado Civil    

Artículo  52. Fondo Rotatorio de la  Registraduría Nacional del Estado Civil. El Fondo Rotatorio de la  Registraduría Nacional del Estado Civil, adscrito a la Registraduría Nacional  del Estado Civil, se rige por las disposiciones de su creación y por las  disposiciones que lo reformen o modifiquen, en especial por lo dispuesto en el  Código Electoral y la Ley 6ª de 1990.    

CAPITULO II    

Fondo Social de Vivienda de la  Registraduría Nacional del Estado Civil    

Artículo  53. Transformación. Transformase el Fondo Social de Vivienda de la Registraduría  Nacional del Estado Civil, creado mediante Resolución No 3174 de 1984, en un  Fondo con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuesto propio,  adscrito a la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

Parágrafo. El Fondo Social de Vivienda, no  contará con planta de personal distinta de la disponible por parte de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

Nota, artículo 53: Ver Resolución  13913 de 2018, RNEC. D.O. 50.727, pag. 27.    

Artículo  54. Objetivos. Son  objetivos del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado  Civil.    

1.  Contribuir a la solución de la necesidad básica de vivienda de los empleados de  la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

2.  Desarrollar planes especiales de vivienda para los empleados de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

3.  Desarrollar programas de crédito para adquisición de vivienda, construcción y  remodelación de vivienda y cancelación o amortización de obligación hipotecaria,  para los empleados de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

4.  Adelantar con otros organismos estatales y privados especializados, convenios o  acuerdos destinados a promover planes y facilitar la adquisición de vivienda a  los empleados de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

5.  Desarrollar planes de crédito extraordinarios para vivienda de los funcionarios  de la Registraduría Nacional del Estado Civil en caso de desastres naturales o  calamidad.    

6.  Las demás que le sean asignadas por la ley.    

Parágrafo.  Para la asignación de los recursos respectivos el Fondo Social de Vivienda  consultará como criterio la equitativa distribución geográfica y entre las  dependencias que conforman la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

Artículo  55. Domicilio. El Fondo  Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil, tendrá  cobertura a nivel nacional y su domicilio principal será la ciudad de Santa Fe  de Bogotá, D. C.    

Artículo  56. Recursos del Fondo Social de  Vivienda. Los recursos del Fondo Social de  Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil estará constituido por:    

1.  Las apropiaciones que le sean asignadas en el presupuesto de la Nación  anualmente.    

2.  Sus rendimientos operacionales, los cuales están constituidos por la recuperación  de cartera y los intereses pactados por concepto de los créditos adjudicados a  los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en cumplimiento  de sus objetivos. Rendimientos que serán reinvertidos en la adjudicación de  nuevos créditos.    

3.  Los bienes que como persona jurídica haya adquirido o adquiera, para el  cumplimiento de sus objetivos.    

4.  El producto de la venta de cualquier bien o servicio derivado de actividades lícitas  en cumplimiento de los objetivos para los cuales se crea el Fondo.    

5.  Los bienes y aportes que reciba a cualquier título.    

Parágrafo.  Los derechos, bienes y obligaciones del actual Fondo Social de Vivienda, se  incorporarán al Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del  Estado Civil.    

Artículo  57. Organos de Dirección. El  Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil estará  dirigido por:    

1.  Junta Directiva y    

2.  Director.    

Artículo  58. Junta Directiva. La Junta Directiva del Fondo Social de Vivienda de la  Registraduría Nacional del Estado Civil estará integrada por:    

a)  El Registrador Nacional del Estado Civil o su delegado, quien la presidirá;    

b)  El Jefe de la dependencia de Talento Humano o su delegado;    

c)  El Jefe de la Dependencia Administrativa y Financiera o su delegado;    

d)  Un representante de los empleados de la Registraduría Nacional del Estado  Civil, no sindicalizado, elegido por votación de los empleados de planta de  personal de la misma hasta por un período de dos años, con posibilidad de  reelección hasta por un período adicional;    

e)  Un representante del Sindicato de la Registraduría Nacional del Estado Civil  para período de dos años.    

Artículo  59. Funciones de la Junta Directiva: Son funciones de la Junta Directiva  del Fondo Social de Vivienda:    

1.  Formular la política general del Fondo Social de Vivienda, los planes y  programas que conforme a las reglas previstas por el Departamento  Administrativo Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito  Público, deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a  través de estos a los planes generales de desarrollo.    

2.  Darse su propio reglamento.    

3.  Expedir los reglamentos generales sobre prestación de servicios de vivienda y  sobre las condiciones y términos necesarios para el reconocimiento y pago de  las cesantías, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias.    

4.  Estudiar y aprobar el anteproyecto de presupuesto anual de ingresos y gastos  del Fondo, conforme a los objetivos establecidos para el mismo.    

5.  Aprobar los traslados y adiciones del presupuesto del Fondo.    

6.  Recomendar cuando fuere el caso la celebración de contratos de fiducia o encargo  fiduciario para el manejo de los recursos y administración de los mismos.    

7.  Dirigir y supervisar las actividades y manejos de los recursos asignados,  estableciendo la distribución de los mismos, para adelantar los diferentes  planes de vivienda.    

8.  Autorizar las inversiones financieras que le permitan servir oportunamente a  los objetivos propios de la institución y le garanticen seguridad, rentabilidad  y liquidez.    

9.  Analizar, estudiar y aprobar los informes, balances y estados financieros del  Fondo Social de Vivienda.    

10.  Dirigir y controlar los planes de inversión de las reservas y su manejo  financiero.    

11.  Autorizar los actos y contratos en la cuantía que determinen los estatutos.    

12.  Delegar en el Director del Fondo Social de Vivienda algunas de sus funciones.    

13.  Efectuar el estudio, aprobación, adjudicación o rechazo de solicitudes de  crédito de vivienda hechas por los funcionarios de la Registraduría Nacional  del Estado Civil, de conformidad con los requisitos que para tal fin se  establezcan por los Estatutos del Fondo Social de Vivienda, así como la  readjudicación de créditos por la invalidación o desistimiento.    

14.  Estudiar y clasificar las solicitudes por modalidades y la calificación de  urgencia o necesidad de un crédito de conformidad con las pautas que para tal  fin se establezcan.    

15.  Invalidar los créditos presentados por el Director del Fondo Social de Vivienda  cuando fuere procedente.    

16.  Determinar las fechas de apertura y cierre de recepción de solicitudes de  créditos de vivienda.    

17.  Presentar al Registrador Nacional del Estado Civil para su aprobación los  Estatutos del Fondo Social de Vivienda y reglamentar la totalidad de los  aspectos relacionados con el otorgamiento de los créditos.    

18.  Las demás que se relacionen con la organización y funcionamiento del Fondo  Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil.    

Artículo  60. Director. El  Director del Fondo Social de Vivienda, será designado por el Registrador  Nacional del Estado Civil; quien determinará las calidades para ejercer dicho  cargo y a su vez le asignará las funciones respectivas.    

Artículo  61. Despacho del Director. Son funciones del Director del Fondo Social de Vivienda:    

1.  Coordinar y organizar los apoyos administrativos y técnicos que demande la  gestión de los asuntos encomendados al Fondo Social de Vivienda.    

2.  Rendir informes sobre el estado de la ejecución de la inversión realizada por  el Fondo Social de Vivienda, así como los informes que le soliciten las demás  autoridades competentes.    

3.  Ejercer la representación para comprometer los recursos del Fondo Social de  Vivienda o efectuar las reclamaciones a que hubiere lugar.    

4.  Gestionar ante las autoridades competentes el allegamiento de los recursos y la  recuperación de los mismos que corresponde manejar al Fondo Social de Vivienda.    

5.  Velar por la aplicación eficiente y la observación de las normas de ejecución  presupuestal que deba realizar el Fondo Social de Vivienda.    

6.  Preparar y presentar para su aprobación el anteproyecto de presupuesto de  ingresos y egresos.    

7.  Preparar y presentar para su aprobación los actos necesarios para la ejecución  presupuestal.    

8.  Gestionar todos los documentos, estudios, soportes y demás aspectos atinentes  al cumplimiento de los objetivos del Fondo Social de Vivienda y que deban ser  de conocimiento de su Junta Directiva.    

Parágrafo.  El control interno y disciplinario sobre actuaciones del personal asignado al  Fondo Social de Vivienda, será ejercido por las oficinas competentes de la  Registraduría Nacional del Estado Civil.    

Artículo  62. Régimen de sus actos y contratos. Los actos y contratos que deba  expedir o celebrar el Director del Fondo se regirán por las normas de  contratación estatal y las disposiciones del Código Contencioso Administrativo.    

Artículo  63. Vigilancia Fiscal. La Contraloría General de la  República ejercerá la vigilancia sobre los recursos del Fondo Social de  Vivienda, conforme a las disposiciones que le sean aplicables, acordes con la índole  del mismo y la naturaleza de las actividades a él encomendadas, de modo que se  permita el eficaz cumplimiento de su objeto.    

T I T U L O IV    

DISPOSICIONES GENERALES    

Artículo  64. Notificación de actos administrativos. La notificación de los actos administrativos corresponderá a las  dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil que las adopten,  salvo aquellos cuya notificación corresponda al Registrador Nacional del Estado  Civil.    

Artículo  65. Fondo Nacional de Financiamiento  de Partidos y Campañas Electorales. El Fondo Nacional de Financiamiento de Partidos y Campañas  Electorales creado por la ley  Estatutaria 130 de 1994, adscrito al Consejo Nacional Electoral, se regirá  por las disposiciones que lo crean, reglamentan o reformen.    

Artículo 66. Funciones adicionales de las  dependencias. Las diversas dependencias que integran la organización de la  Registraduría Nacional del Estado Civil, además de las funciones específicas a  ellas atribuidas en el presente decreto, ejercerán las que determine mediante  Resolución el. Registrador Nacional del Estado Civil de acuerdo con la  naturaleza de las funciones básicas que cumplan. Igualmente se ocuparán de los  distintos asuntos que mediante reparto les encomiende el Registrador Nacional  también con consideración de las funciones que cumplen en la entidad.    

Artículo  67. Adopción de la estructura  administrativa. La estructura administrativa que se establece mediante  el presente decreto se hará efectiva en el momento en que definida la nueva  planta de personal que a ella corresponde, se dicten los actos administrativos  necesarios de incorporación a la nueva planta de personal procedentes de  conformidad con las disposiciones legales que corresponda.    

Artículo  68. Vigencia. El presente  decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y  deroga las disposiciones que le sean contrarias.    

Publíquese y cúmplase.    

Dado en Santa Fe de  Bogotá, D. C., a 6 de junio de 2000.    

ANDRES PASTRANA ARANGO    

El Ministro del Interior,    

Humberto de la Calle Lombana.    

El Ministro de Hacienda y  Crédito Público,    

Juan Camilo Restrepo Salazar.    

El Director del Departamento  Administrativo de la Función Pública,    

Mauricio  Zuluaga Ruiz.