DECRETO 113 DE 1995
(enero 13)
por el cual se aprueba el Acuerdo número 016 de 1994, del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional,”Itfip”, que establece su estructura interna.
Nota: Derogado por el Decreto 1347 de 1999.
El Presidente de la República de Colombia, en desarrollo de sus facultades legales y en especial del literal b) del artículo 26 del Decreto 1050 de 1968,
DECRETA:
Artículo 1° Apruébase el Acuerdo número 016 del 26 de octubre de 1994, de la Junta Directiva del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, Itfip del Espinal, Tolima, el cual se transcribe a continuación:
«ACUERDO NÚMERO 016 DE 1994»
(octubre 26)
Por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, “Itfip”, del Espinal, Tolima; y se determinan las funciones de sus dependencias.
El Consejo Directivo del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional “Itfip”, del Espinal‑Tolima; en uso de sus facultades legales y estatutarias en especial las conferidas por el literal c) del artículo 14 del Acuerdo número 002 de 1993, “Estatuto General”, y el artículo 29 de la Ley 30 de 1992
ACUERDA:
CAPITULO I
ESTRUCTURA ORGANICA
Artículo 1° Dependencias. La estructura orgánica del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, “Itfip”, del Espinal, Tolima, será la siguiente:
1. Consejo Directivo
2. Despacho del Rector
2.1 Oficina de Planeación y Sistemas
3. Secretaría General
3.1 División Administrativa y Financiera
4. Unidad de Administración y Contabilidad
5. Unidad de Educación
6. Unidad de Ciencias Agroindustriales
7. Organismos de Asesoría y Coordinación
7.1 Consejo Académico
7.2 Consejos de Unidad
7.3 Comisión de Personal
CAPITULO II
FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS
Artículo 2º El Consejo Directivo, el Rector, el Consejo Académico y los Consejos de Unidad se integran y cumplen las funciones señaladas en el Estatuto General, y demás disposiciones vigentes.
Artículo 3° Oficina de Planeación y Sistemas: Las funciones que desarrollará la Oficina de Planeación y Sistemas además de las que las leyes vigentes le determinen, serán las siguientes:
a) Asesorar a la Rectoría en la planeación, programación y evaluación académica, administrativa y financiera del Instituto;
b) Realizar estudios sobre la organización, funcionamiento, métodos y procedimientos, elaborar los manuales respectivos y colaborar con las distintas dependencias en su implementación;
c) Preparar en coordinación con las diferentes dependencias del Instituto el proyecto anual de presupuesto de rentas y gastos;
d) Recopilar, analizar, evaluar y consolidar la información estadística sobre las actividades del Instituto;
e) Hacer recomendaciones a la Rectoría sobre la utilización de la capacidad instalada y el acondicionamiento de locales y espacios de la Planta Física del Instituto;
f) Elaborar y evaluar los planes de desarrollo institucionales, coordinar su ejecución y sugerir ajustes;
g) Establecer pautas y procedimientos para el desarrollo de la autoevaluación institucional;
h) Dirigir y coordinar la elaboración de estudios de factibilidad y la implementación de los procesos de sistematización y automatización en el Instituto;
i) Formular los criterios y normas generales sobre investigación y extensión, orientar y coordinar los programas y proyectos que desarrollen los alumnos, los profesores y la comunidad;
j) Promover el espíritu científico o investigativo en la comunidad y en el Instituto;
k) Apoyar los programas académicos en aspectos de investigación y capacitación para docentes y alumnos;
l) Establecer relaciones de intercambio y colaboración en las áreas de investigación y programas de extensión;
m) Formular y desarrollar estudios socioeconómicos de los barrios de menores ingresos para establecer un diagnóstico de sus condiciones económicas, sociales y culturales;
n) Identificar proyectos concretos que con participación activa de la comunidad puedan emprenderse para mejorar sus condiciones de vida;
o) Elaborar programas de asesoría y extensión a la comunidad;
p) Promover la participación de las agencias del Estado y de las Entidades privadas para la consecución de los objetivos de extensión y desarrollo comunitario;
q) Desarrollar programas de alfabetización y capacitación de líderes y dirigentes comunes en las zonas de intervención del Instituto;
r) Programar, administrar y evaluar programas de educación continuada y de educación no formal;
s) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
t) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 4º Secretaría General. La Secretaría General cumple además de las funciones previstas en el Estatuto General y en las normas vigentes, las siguientes:
a) Elaborar, evaluar e implementar los planes y programas relacionados con sus funciones;
b) Proteger las escrituras, registros de propiedad, convenios, contratos y demás actos administrativos del Instituto y mantener actualizados los que sean del caso;
c) Proponer las políticas en materia administrativa para todas las dependencias del Instituto;
d) Dirigir los trámites exigidos por la ley y los reglamentos para aplicar el régimen disciplinario del personal docente, administrativo y estudiantil del Instituto;
e) Establecer las normas y prestar la asistencia requerida a las distintas dependencias del Instituto para la administración del personal adscrito a cada una de ellas;
f) Dirigir, coordinar y controlar la debida publicación y difusión de los actos emitidos por la Rectoría, así como las leyes, decretos, resoluciones y demás actos administrativos que se relacionen con la función que desarrolla el Instituto;
g) Dirigir los trámites y los procedimientos que se requieran para la compraventa, el arrendamiento y demás actos de adquisición, disposición o gravamen de los bienes raíces del Instituto de conformidad con las disposiciones legales;
h) Coordinar y controlar los procesos de reclutamiento, concurso, selección e inducción al personal que se vincule al Instituto;
i) Coordinar la identificación de las necesidades de formación del recurso humano del Instituto, y diseñar, proponer y ejecutar los programas de desarrollo de personal, definiendo procesos de adiestramiento, formación y perfeccionamiento, así como sistemas de estímulos y motivación del mismo;
j) Proponer y aplicar sistemas de evaluación del desempeño, orientados a lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia en la gestión personal;
k) Aplicar las disposiciones sobre carrera administrativa y escalafón docente para el personal docente y administrativo del Instituto;
l) Desarrollar, proponer y ejecutar programas que conduzcan a mejorar las relaciones laborales, realizando estudios sobre el clima organizacional, relaciones humanas y demás que sean requeridos con tal propósito;
m) Diseñar, proponer y ejecutar programas de bienestar social, recreación social y deportiva, dirigidos a funcionarios, docentes y alumnos del Instituto y extensivos a sus familiares de conformidad con el Reglamento;
n) Proyectar los diferentes actos jurídicos sobre la administración de personal, de conformidad con las solicitudes de la rectoría y las demás dependencias y con la ley y los reglamentos;
o) Organizar y llevar los registros, el control y las estadísticas de personal y elaborar las constancias requeridas;
p) Expedir las certificaciones y constancias requeridas por los alumnos, exalumnos, profesores y personal administrativo;
q) Coordinar los procesos de inscripción, admisiones, registro y control académico;
r) Ejecutar los procesos de inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes;
rr) Informar y orientar al aspirante sobre los planes de estudio, requisitos y procedimientos para inscripción, matrícula, transferencia y reintegro:
s) Organizar y actualizar los registros, archivos y kárdex de alumnos;
t) Elaborar y publicar listas, calendarios académicos, horarios certificados y constancias de alumnos;
u) Expedir y refrendar el carné estudiantil;
v) Administrar los procesos de correspondencia y archivo;
w) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
x) Las demás que le fijen las leyes y los reglamentos y las que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 5º División Administrativa y Financiera. La División Administrativa y Financiera cumplirá las siguientes funciones:
a) Asesorar a la Rectoría en la formulación, elaboración y ejecución de las políticas en materia administrativa y financiera del Instituto;
b) Ejecutar la política administrativa y financiera del Instituto y proporcionar la información requerida para la toma de decisiones por parte de la Rectoría;
c) Organizar y actualizar las normas y procedimientos del área administrativa y financiera, con el fin de lograr su normal funcionamiento en el Instituto y de ejercer su vigilancia y control;
d) Dirigir y controlar las actividades presupuestales, contables, financieras, de administración de personal, adquisiciones, almacén, suministros y servicios generales del Instituto;
e) Llevar el registro del inventario general y controlar los inventarios parciales asignados a las distintas dependencias del Instituto;
f) Orientar los recursos financieros del Instituto según las normas y procedimientos establecidos, con el fin de garantizar una ágil y eficaz administración de dichos recursos, para lo cual deberá:
a) Dirigir y controlar la ejecución de los procesos presupuestal, contable y de tesorería del Instituto, que permitan un correcto manejo financiero;
b) Establecer las normas y prestar la asesoría necesaria a las dependencias del Instituto para la ejecución y control del presupuesto;
c) Velar porque la contabilidad del Instituto se mantenga actualizada y los estados financieros se presenten en las fechas respectivas de conformidad con las normas vigentes sobre la materia;
d) Velar por el pago oportuno de las obligaciones contraídas por el Instituto y por la realización de las inversiones que establezca la ley;
g) Prestar los servicios de mantenimiento, aseo, transporte, vigilancia y demás servicios generales requeridos para el funcionamiento de las dependencias del Instituto, de conformidad con la Ley 80 de 1993;
h) Diseñar, aplicar y controlar el funcionamiento del sistema de almacén del Instituto;
i) Controlar los planes y programas de construcción, remodelación y mantenimiento de los inmuebles y muebles del Instituto, en coordinación con las demás dependencias;
j) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el proyecto de presupuesto de rentas y gastos de la Institución;
k) Certificar el Estado de la ejecución presupuestal y elaborarlos proyectos de acuerdo de obligaciones y de ordenación de gastos;
l) Elaborar las nóminas de personal docente y administrativo del Instituto;
m) Realizar el recaudo y control de los dineros que ingresen a la Institución, provenientes de las distintas fuentes de financiamiento;
n) Efectuar el pago de las obligaciones contraídas por la Institución;
o) Administrar y controlar las actividades diarias de caja y cobranzas del Instituto;
p) Programar las necesidades de bienes e insumos requeridos y elaborar el plan general de adquisiciones;
q) Elaborar los pliegos de condiciones y las minutas de contratos necesarios para la adquisición de los bienes y servicios;
r) Formular en coordinación con las Direcciones de Unidad los sistemas y procedimientos para una adecuada planeación, organización y control de los recursos didácticos y audiovisuales que tiene el Instituto;
rr) Prestar los servicios de diagramación, edición y publicación de documentos que requieran las diferentes dependencias del Instituto;
s) Coordinar y supervisar la elaboración de trabajos realizados en imprentas particulares;
t) Organizar, coordinar y controlar la adquisición y utilización de los recursos didácticos y ayudas educativas. Definir los sistemas de clasificación, procesamiento y conservación de los materiales bibliográficos;
u) Organizar y controlar la prestación de los servicios de biblioteca y documentación, así como establecer sistemas de distribución, préstamo e intercambio de material bibliográfico y de apoyo a la docencia;
v) Integrar a la Institución al “Sistema Nacional de Información”, a la “Red Nacional de Bibliotecas” y en general a los diferentes programas de integración de recursos bibliográficos de la región, el país y el exterior;
w) Actualizar el archivo de publicaciones editadas por la institución;
x) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
y) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 6° Unidades. Son funciones de las Unidades:
a) Organizar, dirigir y controlar los programas académicos a su cargo;
b) Coordinar el uso de los recursos que les sean asignados para el desarrollo de sus actividades;
c) Atender y coordinar la prestación de los servicios docentes y de asesoría a las otras Unidades Académicas y los de asistencia a la comunidad;
d) Organizar, desarrollar y evaluar los planes y programas de docencia e investigación;
e) Estructurar los planes de estudio y el diseño curricular y evaluativo del programa;
f) Elaborar el calendario de actividades académicas y proponerlo al Consejo Académico;
g) Controlar el desarrollo del calendario académico y de las actividades de los docentes y estudiantes adscritos a los programas;
h) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el proyecto anual de gastos e inversiones de la Unidad;
i) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 7º Organismos de asesoría y coordinación. El Consejo Académico, los Consejos de Unidad, la Comisión de Personal, el Comité de Investigación, el Comité de Coordinación de Control Interno, y demás órganos de asesoría y coordinación se conformarán y cumplirán las funciones señaladas en la ley o reglamento que sobre cada uno expida mediante resolución el Rector del Instituto.
Artículo 8º El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicación del Decreto del Gobierno Nacional que lo apruebe, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el
Acuerdo número 2 de 1989.
Comuníquese y cúmplase.
Dado en el Municipio de El Espinal, Tolima, a 26 de octubre de
1994.
El Presidente del Consejo Directivo,
(Fdo.) Eduardo Rabeya Cárdenas.
El Secretario,
(Fdo.) José Orlando Ninco Polanía».
Artículo 2º El presente Decreto rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 2836 de 1989.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 13 de enero de 1995.
ERNESTO SAMPER PIZANO
El Ministro de Educación Nacional,
Arturo Sarabia Better.
El Director del Departamento Administrativo de la Función
Pública,
Eduardo González Montoya.