DECRETO 605 DE 1994
(marzo 18)
Por el cual se aprueba el Acuerdo número 002 de 29 de noviembre de 1993 de la Junta Directiva del Instituto para el Desarrollo de la Democracia “Luis Carlos Galán Sarmiento” que adopta los estatutos y el marco interno de funcionamiento.
Nota: Derogado parcialmente por el Decreto 2803 de 2001.
El Presidente de la República, en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial de las que le confiere el literal b) del artículo 26 del Decreto ley 1050 de 1968,
DECRETA:
Artículo 1o. Apruébase el Acuerdo 002 del 29 de noviembre de 1993 de la Junta Directiva del Instituto para el Desarrollo de la Democracia “Luis Carlos Galán Sarmiento” que adopta los estatutos y el marco interno de funcionamiento de la entidad.
Parágrafo. El artículo 9° literal G de los estatutos se aprueba, en el entendido que la autorización de la Junta Directiva de la entidad se efectúa con antelación al inicio del proceso de escogencia del contratista.
El texto que se aprueba es el siguiente:
ACUERDO NÚMERO 002 DE 1993
Por el cual se adoptan los estatutos del Instituto y el Marco Interno de funcionamiento.
la Junta Directiva del Instituto para el Desarrollo de la Democracia, Luis Carlos Galán Sarmiento, en ejercicio de sus atribuciones legales,
ACUERDA:
TITULO PRIMERO
ESTATUTOS INTERNOS DEL INSTITUTO
CAPITULO PRIMERO
NATURALEZA, OBJETIVOS, FUNCIONES Y DOMICILIO
Artículo 1o. El Instituto para el Desarrollo de la Democracia “Luis Carlos Galán Sarmiento”, es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, con personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa, cuyo fundamento legal lo constituyen la Ley 75 de 1989, el Decreto 1302 de 1990, así como las disposiciones contenidas en los presentes estatutos.
Parágrafo. la Junta Directiva mediante acuerdo podrá establecer una sigla, la cual podrá ser utilizada por la entidad para todos los efectos a que haya lugar, sin necesidad de emplear su denominación completa.
Artículo 2o. Los objetivos del Instituto estarán dirigidos a mantener vivo ante la humanidad el espíritu y la filosofía del pensamiento político del ilustre mártir de la democracia “Luis Carlos Galán Sarmiento”.
Artículo 3o. El Instituto tiene carácter académico y docente dedicado a la investigación, comunicación y enseñanza de las ciencias, artes, y técnicas que puedan contribuir al fortalecimiento y progreso de las instituciones democráticas del país, para lo cual enfocará fundamentalmente estas actividades a:
a) Los procesos necesarios para incrementar en calidad y cantidad los mecanismos de la sociedad colombiana que le permitan ejercer plenamente la soberanía popular;
b) Las formas y contenidos de las instituciones democráticas, en procura de obtener la plena participación y representación de todos los colombianos en las decisiones políticas y en la vida social y económica del país;
c) El origen, causas y motivaciones de la violencia en Colombia, así como las alternativas de resolución pacífica de los conflictos nacionales;
d) La naturaleza, características y soluciones posibles de los problemas de pobreza y marginación social que padecen millones de colombianos;
e) La incidencia y relación de los modelos de desarrollo económico con la estructura social y política de la Nación;
f) Los efectos y las relaciones de la comunidad internacional en y con el progreso del país, tanto en el contexto latinoamericano como mundial;
g) Las condiciones y transformaciones de la educación, la cultura y la ética como dimensiones imprescindibles en la conformación de la nacionalidad colombiana;
h) Las estrategias educativas, comunicativas y promocionales orientadas a la habilitación de sujetos, grupos, comunidades, movimientos y partidos, para el pleno ejercicio de las libertades, derechos y deberes en procura del fortalecimiento y construcción de la democracia;
i) La construcción y producción de conocimiento científico multidisciplinario que oriente y cualifique la formulación e incidencia de las iniciativas destinadas al desarrollo de la democracia;
j) Los demás temas que tengan conexidad con los objetivos.
Artículo 4o. Para llevar a cabo sus finalidades, el Instituto cumplirá las siguientes funciones:
a) Adelantar las iniciativas necesarias dentro de la órbita de sus atribuciones a fin de que los valores, principios y prácticas democráticas adquieran vigencia y reconocimiento en la vida cotidiana y las esferas de actuación pública colombianas, para contribuir al desarrollo y modernización del país en lo social, económico y educativo;
b) Identificar de modo dinámico los principales obstáculos reales y potenciales que impiden o dificultan el desarrollo de la democracia;
c) Dinamizar la intervención colectiva y sistemática por parte de entidades y organizaciones de la Sociedad Civil y del Estado en procura de remover dichos obstáculos;
d) Propiciar la incorporación y puesta en práctica de la ética, los principios, valores y procedimientos democráticos en los procesos formativos y comunicacionales del país;
e) Propiciar el desarrollo y puesta en marcha de los mecanismos de participación ciudadana previstos en la Constitución Política de Colombia y en la ley;
f) Auspiciar y promover la creación y fortalecimiento de nuevas formas democráticas de organización de la Sociedad Civil;
g) Apoyar a las diversas entidades estatales para que apropien e implementen institucionalmente sus responsabilidades en el desarrollo de la democracia y en la conformación de una sociedad democrática y pluralista;
h) Procurar con especial énfasis el desarrollo de la democracia local y regional;
i) Propender para que en los medios masivos de información se incorporen contenidos que apoyen los procesos destinados al desarrollo de la democracia;
j) Celebrar convenios, contratos y acuerdos de cooperación y asistencia con entidades oficiales y privadas, sin ánimo de lucro y agencias y organismos de cooperación
internacional, dedicadas a actividades de investigación, enseñanza y/o comunicación que puedan contribuir al desarrollo de la democracia;
k) Establecer estímulos y reconocimientos para personas naturales o jurídicas que aporten al desarrollo de la democracia desde cualquier campo, y especialmente desde la investigación, la comunicación y la enseñanza;
l) Organizar tanto en el país como fuera de él eventos y grupos de trabajo para adelantar estudios especializados en el campo del desarrollo de la democracia, y para intercambiar experiencias;
m) Preparar y adelantar programas de intercambio nacional e internacional con instituciones dedicadas al desarrollo de la democracia;
n) Establecer un sistema de publicaciones con el fin de editar y divulgar obras de especial significación cuyo objeto sea la cultura, valores e iniciativas democráticas en general;
o) Cooperar con el Ministerio de Educación Nacional en el diseño e implementación de iniciativas encaminadas al desarrollo de la democracia;
p) Establecer en asocio del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Icetex, la organización y definición de criterios para el otorgamiento de las becas creadas en virtud de la Ley 75 de 1989;
q) Consultar a la Fundación Luis Carlos Galán Sarmiento en la definición de las orientaciones generales planes y proyectos del Instituto;
r) Las demás funciones que sean necesarias para el cabal cumplimiento de sus fines, así como las que le asigne el Gobierno Nacional en relación con el desarrollo de la democracia.
Artículo 5o. El Instituto para el Desarrollo de la Democracia tendrá su domicilio en la ciudad de Santafé de Bogotá, y su ámbito de acción se extiende a la totalidad del territorio nacional, para lo cual podrá establecer sedes en los lugares que sea necesario.
CAPITULO SEGUNDO
ORGANOS DE DIRECCION Y ADMINISTRACION
A. DE LA JUNTA DIRECTIVA
Artículo 6o. El Instituto para el Desarrollo de la Democracia será dirigido, administrado por la Junta Directiva, el Director General y los funcionarios que acuerde la misma Junta Directiva.
Artículo 7o. La Junta Directiva estará integrada por los siguientes miembros:
a) El Ministro de Educación o su delegado, quien la presidirá;
b) Un delegado del Ministro de Hacienda y Crédito Público;
c) Un delegado del señor Presidente de la República;
d) El Rector de la Universidad Nacional o su delegado;
e) Cuatro (4) delegados de la Fundación “Luis Carlos Galán Sarmiento”.
Parágrafo 1o. El Director del Instituto para el Desarrollo de la Democracia asistirá a las reuniones de la Junta Directiva, con voz pero sin voto, para lo cual podrá hacerse acompañar de los funcionarios del Instituto que considere convenientes.
Parágrafo 2o. Actuará como secretario general de la Junta el Director del Instituto, y como tal firmará las actas con el presidente de la misma.
Artículo 8o. Los miembros de la Junta Directiva y el Director del Instituto no podrán hacerse acreedores a premios o estímulos que establezca el Instituto, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su retiro.
Parágrafo 1o. El desempeño de sus funciones como integrantes de la Junta Directiva del Instituto constituye ejercicio de funciones públicas, sin que por tal circunstancia adquieran la calidad de funcionarios públicos.
Artículo 9o. Son funciones de la Junta Directiva:
a) Fijar las políticas generales que habrá de desarrollar el Instituto de conformidad con los propósitos consignados en la Ley por virtud de la cual fue creado, el Decreto 1302 de 1990 y estos estatutos;
b) Expedir su propio reglamento;
c) Expedir el estatuto interno de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca, y someterlos a la aprobación del Gobierno Nacional;
d) Aprobar la creación, supresión, fusión de cargos así como la expedición de la planta de personal que se considere necesaria para el cumplimiento de sus objetivos, y someterla a la aprobación del Gobierno Nacional, de acuerdo con las propuestas presentadas por el Director;
e) Crear o suprimir programas de capacitación y extensión en las ciencias, artes y técnicas que contribuyan al desarrollo de la democracia;
f) Establecer los requisitos para admisión de alumnos en las actividades docentes que el Instituto desarrolle y determinar las certificaciones que hayan de expedirse;
g) Autorizar la aceptación de auxilios, donaciones, herencias y legados que a cualquier título se hicieren en favor del Instituto, así como la celebración de aquellos contratos y convenios cuya cuantía exceda de doscientos (200) salarios mínimos mensuales vigentes en la fecha de autorización;
h) Estudiar e impartir su aprobación al presupuesto anual para funcionamiento del Instituto y las modificaciones necesarias durante el ejercicio;
i) Definir los criterios, establecer el procedimiento y designar el representante del Instituto para el Desarrollo de la Democracia ante el Instituto de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, con el objeto de otorgar las becas creadas por los artículos 12 y 13 de la Ley 75 de 1989;
j) Supervisar el funcionamiento del Instituto y velar por el cumplimiento de las normas y las políticas adoptadas;
k) Fijar los procedimientos para la donación, comercialización, distribución y cualquier forma de transacción de los bienes que produzca y de los servicios que preste el Instituto;
l) Autorizar la contratación de empréstitos, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia;
m) Examinar y aprobar los balances e informes anuales que debe presentar el Director;
n) Conceder comisiones al exterior a sus funcionarios cuando lo estime conveniente, de acuerdo con las normas vigentes;
ñ) Efectuar las gestiones para el adecuado funcionamiento del Comité Consultivo Internacional, definir los términos de su labor y los criterios para admisión de sus miembros, así como el número plural de los mismos.
o) Delegar en el Director aquellas funciones que considere necesarias para la buena marcha del Instituto;
p) Las demás que le asignen la ley y los reglamentos.
Artículo 10. Al emitir sus opiniones y votar, la Junta Directiva obrará consultando la conveniencia general de la Institución, el bien común y las finalidades inherentes a la naturaleza del Instituto.
Artículo 11. La Junta Directiva se reunirá ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando la convoque quien la presida o el Director del Instituto.
Artículo 12. Constituirá quórum para las deliberaciones de la Junta Directiva la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría de votos.
B. DEL COMITE CONSULTIVO INTERNACIONAL
Artículo 13. El Instituto contará con un Comité Consultivo Internacional conformado por personas naturales o jurídicas, que han dedicado su vida y su obra a la causa de la paz y la democracia.
Artículo 14. Son funciones del Comité Consultivo Internacional:
a) Concertar acciones, ejecutorias y eventos de dimensión internacional que cuenten con la participación de personalidades, instituciones y organismos comprometidos en procura de la democracia, la vigencia de los derechos humanos y la consecución de la paz;
b) Recomendar la adopción de políticas, estrategias y líneas de trabajo para que sean desarrolladas por el Instituto;
c) Propiciar y contribuir al establecimiento y articulación de un sistema múltiple de redes para el apoyo, promoción e intercambio de iniciativas y experiencias en materia de educación, investigación y comunicación referidas a la democracia y la paz;
d) Adelantar tareas orientadas a la consecución de apoyo y colaboración recíprocos con entidades y organismos internacionales de cooperación.
C. DEL DIRECTOR GENERAL
Artículo 15. El Director General es la máxima autoridad administrativa y académica del Instituto y el representante legal del mismo. Es agente del Presidente de la República de su libre nombramiento y remoción.
Artículo 16. Para desempeñar el cargo de Director General se requiere ser colombiano de nacimiento, ciudadano en ejercicio, mayor de treinta (30) años, poseer título universitario y haber desempeñado su profesión por un tiempo no menor de cinco (5) años.
Parágrafo. El cargo de Director es incompatible con el desempeño de cualquier otro cargo público, salvo las excepciones que establece la ley.
Artículo 17. Son funciones del Director General:
a) Proponer a la Junta Directiva la política general y los planes y programas que deba desarrollar el Instituto;
b) Cumplir y hacer cumplir las normas constitucionales, legales, los estatutos, reglamentos, providencias y demás disposiciones emanadas de la Junta Directiva;
c) Ejecutar las políticas fijadas por la Junta Directiva, así como dirigir, coordinar y velar por el cumplimiento de los objetivos del Instituto, ciñéndose a la ley que lo creó, al Decreto 1302 de 1990 y a estos estatutos
d) Representar legalmente al Instituto y ser el ordenador del gasto;
e) Presentar al Presidente de la República por intermedio del Ministerio de Educación Nacional y a la Junta Directiva, informes generales, periódicos y particulares cuando así lo soliciten, sobre la marcha general del Instituto;
f) Presentar al Ministerio de Educación Nacional los proyectos de presupuestos y los planes de inversión del Instituto. Así mismo, rendir los informes a este Ministerio sobre la ejecución de los programas correspondientes;
g) Presentar ante la Junta Directiva los proyectos de reforma de estatutos, planta de personal, reglamentos, programas de trabajo y planes de desarrollo, para su estudio y aprobación;
h) Nombrar y remover a los empleados del Instituto, y atender toda la gestión de administración de personal;
i) Designar mandatarios o apoderados que representen al Instituto en asuntos judiciales y extrajudiciales, conforme a la ley
j) Someter al estudio y aprobación de la Junta Directiva todos los asuntos que requieran de su aprobación;
k) Celebrar directamente aquellos contratos cuya cuantía no exceda de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, vigentes a la fecha de su celebración, de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
l) Convocar la Junta Directiva a sus sesiones ordinarias y a las extraordinarias cuando lo estime conveniente;
m) Autorizar la impresión, publicación, reproducción y difusión de las investigaciones que realice el Instituto, y la producción del material didáctico que considere necesario para el desarrollo de sus objetivos;
n) Las demás que se relacionen con el Instituto y no estén expresamente atribuidas a otro órgano.
Parágrafo. El Director General podrá delegar, bajo su responsabilidad, el cumplimiento o desempeño de algunas de las anteriores funciones en el personal subalterno del Instituto.
Artículo 18. Los Miembros de la Junta Directiva, el Director General y los demás funcionarios del Instituto estarán sometidos al régimen de incompatibilidades e inhabilidades que establecen las normas constitucionales legales, estatutarias y reglamentarias. No podrán en consecuencia prestar sus servicios profesionales a dicha entidad, ni celebrar directamente o por interpuesta persona contrato alguno con el mismo, ni gestionar negocios propios o ajenos, salvo las excepciones consagradas en las normas vigentes sobre la materia.
CAPITULO TERCERO
REGIMEN JURIDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
Artículo 19. El régimen jurídico de los actos y contratos administrativos del Instituto estará sujeto a las disposiciones legales que rigen para los establecimientos públicos del orden nacional y a las contempladas para las entidades con funciones de carácter científico y docente.
Artículo 20. El Instituto podrá contratar empréstitos internos y externos, de conformidad con la ley, y la Nación podrá otorgar la garantía suficiente para respaldar el pago de dichos empréstitos.
Artículo 21. Contra las Resoluciones proferidas por el Director del Instituto, sólo procederá el recurso de reposición, surtido el cual, se entenderá agotada la vía gubernativa, de conformidad con lo dispuesto sobre la materia por el Decreto ley 01 de 1984 y las normas que lo adicionan.
Parágrafo. Las resoluciones relacionadas con asuntos que por su naturaleza o cuantía requieran autorización de la Junta Directiva contra las cuales se interponga el recurso de reposición, serán resueltas mediante providencias ratificadas o aprobadas por dicha junta.
CAPITULO CUARTO
PATRIMONIO Y CONTROL FISCAL
Artículo 22. El patrimonio del Instituto para el Desarrollo de la Democracia “Luis Carlos Galán Sarmiento” estará integrado por: a) Los bienes asignados por la Ley 75 de 1989;
b) Las partidas que con destino a él se incluyan en el presupuesto nacional en los presupuestos departamentales, municipales y distritales, y demás establecimientos públicos;
c) Las sumas de dinero que la entidad perciba en razón de las actividades que desarrolle y de los servicios que preste a terceros;
d) El producto de sus propias inversiones, de la venta de servicios y de los bienes que produzca;
e) Los aportes, donaciones y legados de personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado, nacionales o extranjeras;
f) Los demás bienes que la entidad adquiera o llegue a adquirir a cualquier título.
Artículo 23. Los ingresos del Instituto se destinarán exclusivamente para atender los gastos necesarios de funcionamiento e inversión, de conformidad con sus objetivos.
Artículo 24. El manejo del patrimonio del Instituto se hará mediante presupuestos que en su elaboración, trámite y publicidad, estarán sometidos a las normas contempladas en la Ley Orgánica del Presupuesto, en cuanto a establecimientos públicos se refiere.
Artículo 25. El control fiscal del Instituto estará a cargo de la Contraloría General de la República, quien ejercerá la vigilancia sobre el manejo de los fondos o bienes del Instituto, con aplicación de reglamentos acordes con la índole de la entidad y el género de labores a ella encomendadas, de modo que dejen a salvo su autonomía administrativa, de conformidad con las disposiciones legales.
Artículo 26. El Instituto dispondrá los mecanismos necesarios a fin de establecer su propio sistema de control interno sobre las actuaciones administrativas de la entidad, de conformidad con la naturaleza académica de sus funciones, para lo cual podrá contar con la asistencia técnica de la Contraloría General de la República, dentro de la independencia y autonomía propia de su régimen legal.
CAPITULO QUINTO
PERSONAL
Artículo 27. Las personas que presten sus servicios en el Instituto en la planta de personal aprobada, son empleados públicos y en consecuencia estarán sometidos al régimen legal vigente para los mismos.
Artículo 28. Serán de libre nombramiento y remoción los siguientes cargos:
a) El Director General;
b) Los correspondientes a la planta de personal del Despacho del Director General;
c) El Secretario General y los Subdirectores;
d) El Jefe de la División Administrativa y Financiera;
e) Los de manejo.
Los demás funcionarios que indiquen las normas vigentes que sobre el asunto se dicten.
Los demás funcionarios del Instituto son de carrera administrativa.
TITULO SEGUNDO MARCO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO
Titulo Derogado por el Decreto 2803 de 2001, artículo 10.
CAPITULO PRIMERO
DE LA ESTRUCTURA
Artículo 29. Para el desarrollo de las funciones propias del Instituto, establécese la siguiente estructura interna:
a) Junta Directiva;
b) Dirección General;
c) Secretaría General
-División Administrativa y Financiera;
d) Subdirección de Investigaciones;
e) Subdirección de Educación;
f) Subdirección de Comunicación;
g) Organos de Asesoría y Coordinación
-Consejo de Dirección.
-Comisión de Personal.
-Junta de Licitaciones.
CAPITULO SEGUNDO
DE LAS FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL
Artículo 30. Corresponde a la Junta Directiva y a la Dirección General, el cumplimiento de las funciones contempladas en los estatutos del Instituto y demás normas legales y reglamentarias vigentes.
SECRETARIA GENERAL
Artículo 31. La Secretaría General es una unidad de apoyo de la Dirección General encargada de vigilar la calidad y oportunidad de la información interna; emitir conceptos, hacer consultas y revisar contratos, procurando que las acciones del Director y de todos los funcionarios se ajusten a las normas vigentes; así como atender con oportunidad y eficacia las necesidades de recursos humanos, físicos y financieros que demanden las diferentes áreas del Instituto, procurando implementar los controles adecuados para racionalizar el gasto, y proponer, coordinar y supervisar la ejecución del portafolio de inversiones que garantice una óptima rentabilidad, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:
a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;
b) Coordinar, de conformidad con las instrucciones del Director General, el manejo interno del Instituto en todo lo relativo a la gestión, la administración y la operación; informar permanentemente sobre el despacho de los diversos asuntos y sobre el estado de ejecución de los proyectos, planes y programas a cargo de todas y cada una de las dependencias.
c) Llevar la representación de la Dirección General cuando ésta lo determine, en los actos de carácter administrativo;
d) Ejercer la Secretaría de las juntas, comités o comisiones que se le indique, elaborar las actas respectivas, autenticar con su firma las que requieran esta formalidad y llevar los correspondientes libros, así como comunicar las decisiones tomadas en estas instancias y colaborar con la Dirección General en la vigilancia de su cumplimiento;
e) Elaborar y revisar los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás documentos que deban someterse a la consideración de la Junta Directiva o del Director General, verificando su concordancia con las distintas normas vigentes sobre el particular;
f) Refrendar con su firma los actos de la Junta Directiva y del Director General que requieran esta formalidad;
g) Suministrar las copias auténticas de documentos del Instituto que sean solicitadas, de conformidad con la reglamentación que sobre el particular se expida;
h) Asesorar a la Junta Directiva, a la Dirección General y a todas las dependencias en los diversos campos de la actividad jurídica en cumplimiento de las leyes y demás disposiciones que interesan al quehacer del Instituto y para soportar sus decisiones;
i) Emitir los conceptos jurídicos que le sean solicitados respecto a las actuaciones del Instituto, tales como: pliegos de condiciones, contratos, convenios, acuerdos, aspectos laborales y demás documentos que constituyen obligaciones a cargo del Instituto; así mismo sobre las leyes, decretos y resoluciones que deba ejecutar el Instituto;
j) Proyectar los contratos que ordene la Dirección General, coordinar su firma y perfeccionamiento y supervisar el estricto cumplimiento de los mismos;
k) Atender los poderes conferidos por el Director General en asuntos laborales, civiles, penales, administrativos o de policía en que sea parte el Instituto e informar permanentemente a aquél sobre el desarrollo de los mismos:
l) Servir de coordinador entre el Director General y los apoderados judiciales o extrajudiciales que presten sus servicios al Instituto y colaborar con aquél y éstos en la defensa de los intereses de la entidad;
m) Colaborar con las distintas dependencias en la elaboración de los pliegos de condiciones para las licitaciones o invitaciones que vaya a llevar a cabo el instituto, así como en la evaluación de las propuestas;
n) Estudiar, recopilar y clasificar todas las disposiciones legales en materia de investigación científica, educación y comunicación, así como sobre diversos aspectos que sean de utilidad e interés para las diversas gestiones del Instituto y proporcionar las informaciones y conceptos que le sean solicitados sobre el particular;
o) Mantener estrechas relaciones con todas las dependencias del Instituto a fin de conocer sus necesidades y expectativas y poder colaborar con ellas en la oportuna provisión de los recursos que requieran para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y actividades;
p) Autorizar los gastos en las cuantías y por los conceptos que las normas sobre el particular establezcan, de conformidad con la delegación de la Junta Directiva o de la Dirección General;
q) Elaborar y proponer a la Dirección General sistemas adecuados de reglamentación interna de trabajo, régimen de carrera administrativa, desarrollo de sistemas de promoción, escalafón, salarios, prestaciones legales y extralegales, calificación y evaluación de méritos, régimen disciplinario, registro y control de personal, y demás normas necesarias para la adecuada administración de personal;
r) Implantar y ejecutar sistemas internos de control para la ejecución presupuestal, aspectos contables y manejo de fondos, de conformidad con las normas fiscales vigentes;
s) Informar periódicamente a los responsables de cada área sobre la ejecución presupuestal correspondiente, y hacer las recomendaciones a que hubiere lugar;
t) Proponer a la Dirección General, con base en estudios, las inversiones de capital más aconsejables para la conveniencia del Instituto;
u) Diseñar, ejecutar, controlar y evaluar sistemas de administración y control de los recursos económicos y financieros de la entidad, y adelantar todas las gestiones necesarias para el oportuno recaudo y pago de cuentas del Instituto por todo concepto;
v) Proponer las políticas sobre calidad y manejo de la información institucional y diseñar mecanismos que garanticen la integridad y seguridad de la misma;
w) Determinar y coordinar con las Subdirecciones, las prioridades, pautas y mecanismos para el diseño, análisis, programación y procesamiento de la información, en concordancia con las políticas de sistematización que se establezcan en el Instituto;
x) Propender por la utilización de sistemas de información gerencial adecuados, que permitan la eficiencia en las comunicaciones internas con redes nacionales e internacionales;
y) Elaborar y rendir los informes requeridos;
z) Las demás que le asigne o delegue la Dirección General y correspondan a la naturaleza de la dependencia.
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Artículo 32. La División Administrativa y Financiera es la unidad encargada de atender con oportunidad y eficacia las necesidades de recursos humanos, físicos y financieros que demanden las diferentes áreas del Instituto, procurando implementar los controles adecuados para racionalizar el gasto y optimizar la utilización de los recursos; así como adelantar, de conformidad con las normas legales y reglamentarias, un amplio programa de planeación y control de la ejecución presupuestal, de contabilidad general y de adecuada administración de los fondos, que permita al Instituto alcanzar sus objetivos, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:
a) Asesorar a la Secretaría General y a las Subdirecciones en lo concerniente a asuntos administrativos y financieros del Instituto;
b) Ejecutar, coordinar, controlar y evaluar la aplicación de sistemas de administración, selección, promoción, escalafón, salarios y prestaciones, calificación y evaluación del desempeño, régimen disciplinario y registro y control de personal, de conformidad con las normas vigentes y las instrucciones de la Secretaría General;
c) Responder por el mantenimiento, conservación y actualización de las hojas de vida del personal activo y retirado del Instituto;
d) Expedir las certificaciones de tiempo de servicio y demás constancias que requiera el personal, dentro de las normas establecidas;
e) Comunicar a la Secretaría General sobre las diferentes novedades y situaciones administrativas del personal, adelantando las gestiones necesarias;
f) Ejecutar las políticas, planes y programas que en materia de capacitación de personal, seguridad industrial, bienestar social y demás que determine la Dirección General;
g) Ordenar las liquidaciones para el pago de nómina, horas extras y trabajo suplementario, vacaciones y demás prestaciones legales y extralegales, de conformidad con las normas y procedimientos sobre el particular;
h) Implantar y supervisar las aplicaciones de sistematización de la información para todas las dependencias del Instituto;
i) Proponer a la Secretaría General, con base en estudios de diagnóstico y factibilidad, la organización, fusión, creación, traslado o supresión de dependencias o actividades para adecuarlas a las necesidades del Instituto;
j) Proyectar y elaborar manuales de organización y procedimientos del Instituto en todas sus áreas y actividades;
k) Ejecutar y controlar el proceso de adquisición y suministro de bienes y servicios de acuerdo con los planes y necesidades del Instituto y dentro de las normas fiscales vigentes sobre el particular;
l) Proponer a la Secretaría General y desarrollar planes y programas de protección y seguros de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, así como mantener actualizadas las pólizas de los seguros y tramitar las reclamaciones a que hubiere lugar;
m) Diseñar e implantar planes de administración y control de inventarios de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, a tiempo de ejercer permanente control físico sobre los mismos;
n) Diseñar e implantar programas de correspondencia y archivo, duplicación de documentos, transporte y mantenimiento automotor, seguridad y vigilancia, aseo y cafetería;
ñ) Planear, ejecutar y evaluar los procesos presupuestales y contables de acuerdo con las políticas y planes del Instituto y de conformidad con las normas legales vigentes;
o) Realizar los análisis de comportamiento de los gastos y las inversiones para recomendar estrategias desde el punto de vista presupuestal y financiero;
p) Certificar la disponibilidad o reserva presupuestal para la ejecución de todo tipo de gasto o inversión que lleve a cabo el Instituto, de conformidad con las normas y procedimientos sobre la materia;
q) Preparar los proyectos de traslados y créditos adicionales al presupuesto, los acuerdos mensuales de gastos y efectuar los ajustes a la programación, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes y con las instrucciones de la Secretaría General;
r) Preparar las resoluciones necesarias para el reconocimiento de órdenes de pago, de conformidad con las normas pertinentes y las instrucciones de la Secretaría General;
s) Desarrollar la oportuna tramitación y registro de los diferentes movimientos contables, conservando la información bajo su custodia y manejo;
t) Implementar sistemas de contabilidad de costos de acuerdo con las necesidades del Instituto, y de conformidad con las instrucciones de la Secretaría General;
u) Cumplir estrictamente con las normas internas y las disposiciones legales y reglamentarias que se establezcan para el recaudo, custodia y pago de fondos;
v) Responder por los fondos y títulos valores del Instituto que hayan sido entregados para su custodia;
w) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.
SUBDIRECCION DE INVESTIGACIONES
Artículo 33. La Subdirección de Investigaciones es una unidad encargada de proponer, implementar, coordinar, supervisar y controlar los programas y proyectos de investigación científica del Instituto, en los campos de las ciencias sociales y humanas, de conformidad con los objetivos del mismo, que contribuyan al progreso de las Instituciones democráticas del país; tiene a su cargo la programación, promoción y reformulación de dichos programas y proyectos, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:
a) Asesorar a la Dirección General en la definición de programas y proyectos de investigación de conformidad con los objetivos y prioridades del Instituto;
b) Estructurar una amplia base de datos sobre diversos tópicos inherentes a los objetivos de investigación del Instituto, que facilite y optimice la realización de proyectos de investigación;
c) Presentar detalladamente los proyectos de investigación a la Dirección General con el fin de dar a conocer las necesidades de recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para su puesta en marcha;
d) Coordinar con instituciones y personas especializadas en investigación en los campos de las ciencias sociales y humanas y en educación, la realización de trabajos conjuntos y de intercambiar información y materiales de interés para el cumplimiento de los objetivos del Instituto;
e) Recopilar, estudiar, clasificar y mantener a disposición las investigaciones propias y de otras entidades y personas, que tengan relación con los objetivos investigativos del Instituto;
f) Ejecutar los proyectos aprobados por la Dirección General y presentar los informes de avance finales;
g) Poner a disposición interna y externa las investigaciones realizadas, de conformidad con las instrucciones de la Dirección General y proponer su difusión y publicación para ser dadas a conocer a la comunidad científica y, el público en general;
h) Presentar regularmente a la Dirección General, informes evaluativos de las labores realizadas y proponer alternativas para la continuidad de los trabajos de investigación que requiera el Instituto;
i) Promover la realización de certámenes especiales para divulgar ampliamente los resultados de las investigaciones realizadas;
j) Proponer y promover la concertación de políticas y prácticas educativas orientadas a que adquieran vigencia y reconocimiento los valores, principios y prácticas democráticas;
k) Colaborar activamente, con artículos sobre diversos temas, con las publicaciones periódicas que realice el Instituto;
l) Consultar las necesidades de investigación de las Subdirecciones de Educación y Comunicación;
m) Las demás que le asigne o delegue la Dirección General y las que le correspondan de conformidad con la naturaleza de la Subdirección.
SUBDIRECCION DE EDUCACION
Artículo 34. La Subdirección de Educación es una unidad encargada de proponer, implementar, coordinar, supervisar y controlar los programas y proyectos formativos de educación formal y no formal y de nuevas tecnologías educativas, encaminados a la creación de valores y de una cultura de la democracia en las instituciones sociales y del Estado, en los ámbitos nacional y local, adelantando acciones globales o para sectores de población específica, directamente o con el concurso de otras organizaciones oficiales o privadas.
a) Asesorar a la Dirección General en la definición de proyectos educativos de diverso nivel y modalidad, de conformidad con los objetivos del Instituto;
b) Diseñar y realizar de manera directa o conjunta con otras entidades, programas educativos formales y no formales para los distintos sectores de población, escenarios y niveles educativos, que puedan contribuir al progreso de las instituciones democráticas del país;
c) Diseñar y realizar de manera directa o conjunta con la Subdirección de Investigaciones u otras entidades o personas, los estudios e investigaciones necesarios para el mejor desarrollo de los programas educativos que adelante el Instituto;
d) Apoyar el desarrollo y apropiación de los derechos y libertades relacionados con la educación, consagrados en la Constitución Política de la Nación;
e) Diseñar y promover la implementación de estrategias, sistemas y mecanismos de educación que favorezcan la participación ciudadana;
f) Proponer y promover la concertación de políticas y prácticas educativas orientadas a que adquieran vigencia y reconocimiento los valores, principios y prácticas democráticas;
g) Estudiar y proponer proyectos de reglamentación a las becas determinadas en los artículos 12 y 13 de la Ley 75 de 1989; y de conformidad con las instrucciones de la Dirección General, organizar, coordinar y evaluar todo lo pertinente;
h) Coordinar con el Ministerio de Educación Nacional, las Secretarías de Educación departamentales y municipales y demás entidades oficiales y no oficiales, la sistematización de experiencias en la aplicación de programas educativos, principalmente en las áreas de interés para el instituto, con el fin de introducir las reformas necesarias para mejorar la calidad de los programas educativos en general;
i) Proponer a la Dirección General las prioridades educativas de acuerdo con las políticas y estrategias del Instituto;
j) Coordinar con el Ministerio de Educación Nacional, las Secretarías de Educación departamentales y municipales y demás entidades oficiales y no oficiales, la realización de programas educativos en general, a través de los medios de comunicación y otras modalidades, como la educación a distancia;
k) Promover, organizar y asesorar el funcionamiento de centros donde se pueda llevar a cabo programas educativos del Instituto;
l) Diseñar y ejecutar planes para la capacitación de educadores de adultos, promotores, guías culturales y agentes educativos para el uso eficiente de los programas que ofrece el Instituto;
m) Organizar y mantener actualizado en banco de recursos que facilite la realización de los programas educativos;
n) Coordinar con la Subdirección de Comunicación el diseño y elaboración de textos, guías y demás recursos metodológicos para los diversos programas educativos que adelante el Instituto;
o) Coordinar con la Secretaría General y la Oficina de Comunicaciones, la edición y distribución de materiales para los diferentes cursos que ofrezca la Subdirección;
p) Presentar detalladamente los proyectos y programas educativos a la Dirección General, con el fin de dar a conocer las necesidades de recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para su puesta en marcha;
q) Ejecutar los programas y proyectos aprobados por la Dirección General y presentar los informes de avance y finales
r) Las demás funciones que le asigne o delegue la Dirección General y las que le correspondan de conformidad con la naturaleza de la Subdirección.
SUBDIRECCION DE COMUNICACION
Artículo 35. La Subdirección de Comunicación es una unidad encargada de proponer, implementar, coordinar, supervisar y controlar los programas y proyectos de comunicación del Instituto, así como de promover, orientar y supervisar las relaciones interinstitucionales y la celebración de convenios y acuerdos con entidades nacionales y extranjeras. Es además la encargada de atender los asuntos relacionados con la edición, difusión y comercialización de las publicaciones que realice el Instituto, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:
a) Asesorar a la Dirección General en la definición y el diseño de programas, proyectos y campañas de comunicación pública de conformidad con los objetivos y prioridades del Instituto;
b) Proponer y promover, en asocio con entidades estatales y privadas, la concertación de políticas de formulación de mensajes y prácticas comunicativas orientadas a que adquieran vigencia y reconocimiento los valores, principios y prácticas democráticas, y a dinamizar el interés ciudadano por la democracia, los asuntos públicos, la solidaridad y los valores propios de la nacionalidad;
c) Identificar mediate estudios y en forma sistemática, en asocio con la Subdirección de Investigación, los elementos culturales, económicos y tecnológicos que impidan y/o favorezcan, en el ejercicio comunicativo, el desarrollo de la democracia, y proponer estrategias orientadas a su modificación o potenciamiento, según el caso;
d) Diseñar y promover la implementación de estrategias, sistemas y mecanismos de comunicación e información que favorezcan la participación ciudadana;
e) Diseñar, en colaboración con las otras áreas del Instituto, un sistema de información, destinado al conocimiento sostenido por parte de la administración pública, de indicadores sobre la incidencia de la gestión pública en la democratización del país;
f) Impulsar y coadyuvar en la formulación y establecimiento de políticas, estrategias y procedimientos que alimenten a las organizaciones públicas y privadas en el diseño de sus iniciativas de información y comunicación destinadas al desarrollo de la democracia;
g) Coordinar, con el Ministerio de Comunicaciones, el organismo rector de la televisión, los canales regionales de televisión, las radioemisoras, la prensa y las agremiaciones de comunicadores, periodistas, publicistas y medios masivos de información, la definición y apropiación de sus responsabilidades y tareas en la configuración de una cultura nacional sensible y aportante al desarrollo de la democracia:
h) Apoyar el desarrollo y apropiación de los derechos y libertades relacionados con la información y la comunicación, consagrados en la Constitución Política;
i) Procurar el conocimiento ciudadano, a través de los medios masivos de información, de los mecanismos de participación ciudadana previstos en la Constitución y la Ley, así como de los criterios para su uso adecuado;
j) Promover, en coordinación con la Subdirección de Educación, la incorporación en los currículos de las facultades y departamentos de comunicación social, de los elementos formativos necesarios para que un ejercicio profesional que fortalezca el desarrollo de la democracia;
k) Diseñar los materiales y metodologías informativos que sean necesarios para radio, prensa y televisión, destinados a apoyar las iniciativas del Instituto y otros organismos en torno al desarrollo de la democracia, y procurar su eficiente utilización;
l) Establecer un sistema de publicaciones con el fin de editar y dar a conocer obras de especial significación cuyo objeto sea la cultura, valores e iniciativas democráticas en general;
m) Coordinar la edición y manejo de publicaciones periódicas propias, como revistas, boletines, material audiovisual y demás instrumentos que la entidad requiera para el cabal cumplimiento de sus fines, y procurar su utilización y comercialización en forma eficaz y eficiente;
n) Orientar, dirigir, controlar y evaluar el establecimiento y desarrollo de bibliotecas, centros de documentación e información del Instituto sobre los temas referidos a sus fines del Instituto y dirigir el que se conforme en el Instituto e impulsar y asesorar el establecimiento de los mismos en otras instituciones;
o) Procurar el intercambio de información e instrumentos de comunicación relativos al desarrollo de la democracia con los organismos responsables de estos asuntos en otros países, especialmente de América Latina;
p) Colaborar con todas las dependencias del Instituto para la organización, coordinación y desarrollo de diferentes eventos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos del Instituto;
q) Mantener información actualizada y estrechas relaciones con las entidades oficiales y embajadas respectivas, sobre los convenios multilaterales y bilaterales y demás acuerdos que Colombia haya suscrito con los diferentes países y organizaciones internacionales, en relación con programas de investigación, educación, ciencia, cultura y tecnología en que pueda tener interés el Instituto en razón de sus objetivos, e informar sobre el particular a las distintas dependencias y coordinar las gestiones necesarias para aprovechar tales beneficios;
r) Apoyar a las demás áreas del Instituto en el diseño y elaboración de los instrumentos de información y comunicación que se requieran;
s) Promover y coordinar la participación del Instituto en certámenes nacionales e internacionales, llevar un registro completo de los temas tratados en tales reuniones e informar a la Dirección sobre el resultado de los mismos;
t) Divulgar ampliamente a través de los medios de comunicación y de otros recursos, los programas en general del Instituto;
u) Determinar las necesidades de comunicación del Instituto y generar proyectos que propendan al manejo de la imagen tanto interna como externa del mismo;
v) Presentar detalladamente los programas y proyectos a la Dirección General con el fin de dar a conocer las necesidades de recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para su puesta en marcha;
w) Ejecutar los programas y proyectos aprobados por la Dirección General y presentar los informes de avance y finales;
x) Propender al uso de sistemas de consulta documental e intercambio de información nacional e internacional a través de redes de comunicación;
y) Diseñar y ejecutar proyectos, planes y programas tendientes a la difusión de los servicios que puede ofrecer el Instituto;
z) Las demás que le asigne o delegue la Dirección General y las que le correspondan de conformidad con la naturaleza de la Subdirección.
Artículo 36. Además de las funciones señaladas anteriormente, cada una de las dependencias deberá cumplir las siguientes funciones generales:
a) Proponer políticas y estrategias a la Dirección General para la definición de planes y programas que deba desarrollar el área en cumplimiento de sus objetivos y cumplir estrictamente con lo que aquélla determine;
b) Elaborar los proyectos estratégicos para el corto, mediano y largo plazos, que correspondan a los objetivos institucionales y de la dependencia, de conformidad con la metodología que indique la Dirección General;
c) Mantener estrechas relaciones de información, integración y coordinación con entidades públicas y privadas, nacionales y extranjeras, que tengan responsabilidades y funciones en actividades afines con las de dependencia, a fin de definir estrategias, aprovechar experiencias y recursos de toda índole, integrar esfuerzos y realizar actividades conjuntas, de conformidad con las instrucciones de la Dirección General;
d) Informarse constantemente de los planes, programas y proyectos especiales de todas y cada una de las dependencias del Instituto, colaborar con todas ellas en el perfeccionamiento de los mismos, con el propósito de lograr una identificación plena con los objetivos y proyectos institucionales y aportar todo lo necesario para el adecuado desarrollo de los mismos;
e) Asistir y promover en las entidades públicas la formulación y desarrollo de políticas y planes que les permitan el cabal cumplimiento de sus fines como servidores públicos y cumplir a su vez con las responsabilidades propias de los nuevos mecanismos de participación ciudadana;
f) Llevar sistemas de registros acumulativos y estadísticos para fines de información, control y seguimiento y capitalización de experiencias. (Investigación);
g) Responder ante la dependencia superior inmediata por la correcta y eficiente marcha de la dependencia tanto a nivel del cumplimiento de los objetivos institucionales y del área, como todo lo referente a la gestión, la operación y la administración de todos sus recursos, así como informarle permanentemente sobre el desarrollo de todas las actividades;
h) Elaborar los anteproyectos de presupuesto anual, del período que se le indique o de proyectos específicos de conformidad con la metodología que establezca la Secretaría General;
i) Proponer estrategias y colaborar ampliamente con la Subdirección de Comunicación en la promoción de los servicios y productos de la dependencia;
j) Cumplir estrictamente con las normas que se establezcan para adquisición de bienes de dotación y consumo y para efectuar todo tipo de gastos que deba realizar la dependencia, observando racionalidad en todos los gastos y óptimo aprovechamiento de todos los recursos;
k) Velar por la adecuada y permanente capacitación y actualización de todos los funcionarios de la dependencia, hacer los requerimientos y coordinar con la Secretaría General los programas que sea necesario realizar;
l) Cuidar, mantener en perfecto estado de conservación y responder por todos los equipos, materiales y elementos en general que se le confíen para el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas que sobre el particular se establezcan;
m) Propiciar un ambiente fraternal, de respeto y ayuda mutua entre todos los funcionarios de la dependencia y de éstos con todos los del Instituto, a fin de crear las mejores condiciones para el cumplimiento de los objetivos y funciones institucionales;
n) Presentar a la dependencia superior inmediata informes de labores semestrales y anuales o del período que se le indique, los cuales deben contener una descripción completa de las actividades desarrolladas, teniendo en cuenta sus alcances dentro de los objetivos, planes y programas de la dependencia;
o) Representar o llevar la delegación de la dependencia superior en las juntas, comités y demás reuniones que ésta le indique, e informarle oportunamente sobre el desarrollo y resultado de las mismas.
ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION
CONSEJO DE DIRECCION
Artículo 37. El Consejo de Dirección es el órgano encargado de asesorar al Director General en la aplicación de las políticas, planes, programas y proyectos institucionales. El Consejo de Dirección estará conformado así:
a) El Director General, quien lo presidirá;
b) El Secretario General;
c) El Subdirector de Comunicación;
d) El Subdirector de Educación;
e) El Subdirector de Investigaciones.
Artículo 38. Son funciones del Consejo de Dirección las siguientes:
a) Proponer a la Dirección General las políticas que permitan dar cumplimiento a los objetivos de la entidad;
b) Analizar el desarrollo de los planes y programas del Instituto y proponer las modificaciones que se estimen necesarias;
c) Conceptuar sobre asuntos relacionados con las actividades del Instituto, que la Dirección les someta a deliberación;
d) Estudiar las medidas generales que permitan fomentar los procesos de comunicación y coordinación interna;
e) Estudiar las propuestas que sobre manuales de funciones, procedimientos, instructivos, publicaciones y divulgación de los servicios, presenten las diferentes dependencias;
f) Estudiar el anteproyecto de presupuesto y emitir concepto para la continuación de los trámites;
g) Conocer los asuntos administrativos, financieros, operativos o técnicos que se llevan a la Junta Directiva y conceptuar sobre los mismos;
h) Recomendar prioridades en la ejecución de los programas en sus diferentes niveles;
i) Estudiar las propuestas sobre la creación, modificación o supresión de dependencias administrativas o de servicios, para presentar las recomendaciones del caso a la Junta Directiva;
j) Estudiar las necesidades que conduzcan al mejor desarrollo de las actividades institucionales;
k) Las demás funciones de asesoría y coordinación general, que para mejorar la integración de los programas del Instituto fueren señaladas por la Dirección General.
COMISION DE PERSONAL Y JUNTA DE LICITACIONES
Artículo 39. La Comisión de Personal y la Junta de Licitaciones serán creadas por el Director del Instituto, y su conformación y funcionamiento estarán determinados de acuerdo con las normas legales vigentes.
Comuníquese y cúmplase.
Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los veintinueve días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y tres.
La Presidenta,
(Fdo.) Maruja Pachón de Villamizar.
El Secretario,
(Fdo.) Ricardo Sánchez Angel.
Artículo 2o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga todas sus disposiciones que le sean contrarias.
Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de marzo de 1994.
Publíquese y cúmplase.
CESAR GAVIRIA TRUJILLO.
La Ministra de Educación Nacional,
Maruja Pachón de Villamizar.
El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,
Eduardo González Montoya.