DECRETO 2926 DE 1991
(diciembre 31)
Por el cual se aprueba el Acuerdo número 34 de 1991 que establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología “Francisco José de Caldas, Colciencias y se determinan las funciones de sus dependencias.
Nota: Derogado por el Decreto 2934 de 1994, artículo 2º.
El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 26 del Decreto ley 1050 de 1968,
DECRETA:
Artículo 1º Apruébase en todas sus partes el Acuerdo No. 34 del 20 de diciembre de 1991, emanado de la Junta Directiva del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología “Francisco José de Caldas”, Colciencias, cuyo texto es el siguiente:
ACUERDO NÚMERO 34 DE 1991
(diciembre 20)
“por el cual se establece la Estructura Orgánica del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología ‘Francisco José de Caldas’, Colciencias y se determinan las funciones de sus dependencias”.
La Junta Directiva del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología “Francisco josé de Caldas”, Colciencias, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias,
ACUERDA:
I.DE LA ESTRUCTURA
Artículo 1º Como consecuencia de la organización del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, del cambio de adscripción del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología “Francisco José de Caldas”, Colciencias, y de las nuevas funciones asignadas a este Instituto por la Ley 29 de 1990 y por el Decreto ley 585 de 1991, a partir de la aprobación de este Acuerdo por el Gobierno Nacional, se deroga el Acuerdo 0097 de 1983 y la estructura del mencionado Instituto queda así:
1. JUNTA DIRECTIVA
2. DIRECCION
2.1 Secretaría General
2.1.1 Oficina de Evaluación de Operaciones
2.2. Oficina Jurídica
3 ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION
3.1 Comité de Dirección
3.2 Comités Técnicos
3.3 Junta de Licitaciones y Adquisiciones
3.4 Comisión de Personal
4. SUBDIRECCION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
4.1 Oficina de Planeación Financiera
4.2 División de Coordinación de Crédito Externo
4.3 División de Presupuesto y Contabilidad
4.4 Tesorería
4.5 Oficina de Calidad Total
4.6 División de Personal
4.7 División de Servicios Generales
4.8 División de Biblioteca y Documentación
5.SUBDIRECCION DE FORMACION Y REDES DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
5.1 Oficina de Relaciones Internacionales
5.2 Oficina de Sistemas de Información Científica y Tecnológica
5.3 División de Estadística
5.4 División de Formación Científica y Tecnológica
5.5 División de Comunicación y Cultura
6.SUBDIRECCION DE PROGRAMAS DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
6.1 Oficinas de Programas Nacionales de Ciencia y
Tecnología
6.2. División de Regionalización
6.3 División de Evaluación de Proyectos
II. FUNCIONES
Junta Directiva
Artículo 2º La Junta Directiva cumplirá las funciones señaladas en el Decreto 585 de 1991, en las demás disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia y en los estatutos del Instituto.
Parágrafo. Si el Consejo Nacional, en uso de sus facultades legales, crease o modificase uno de los programas nacionales de ciencia y tecnología ya existentes, la Junta Directiva hará las modificaciones correspondientes, de tal manera que para cada programa exista una Oficina Inicialmente las Oficinas corresponderán a los siguientes programas: Ciencia y Tecnología Agropecuarias; Desarrollo Tecnológico Industrial y Calidad; Ciencias Básicas; Ciencias Sociales y Humanas; Ciencia y Tecnología de la Salud; Estudios Científicos de la Educación; Ciencias del Medio Ambiente y del Hábitat; Electrónica, Telecomunicaciones e Informática; Ciencia y Tecnología del Mar; Investigaciones en Energía y Minería, y Biotecnología.
Director
Artículo 3º El objetivo básico de la Dirección de Colciencias será dirigir, orientar, supervisar y controlar todas las operaciones de la entidad, con miras al mejor cumplimiento de la misión de la entidad y de las funciones asignadas por la Ley.
Artículo 4º Las funciones de la Dirección de Colciencias serán:
1. Representar legalmente a Colciencias; cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Entidad por la ley y los estatutos.
2. Representar al Gobierno Nacional en materia de Ciencia y Tecnología en las instancias y eventos nacionales e internacionales, salvo aquellos en los cuales participen directamente el Presidente de la República, los Ministros del Despacho o el Jefe del Departamento Nacional de Planeación.
3. Definir, con la asesoría del cuerpo directivo de la entidad, las propuestas de política y estrategias que deberán presentarse al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología para su aprobación.
4. Dirigir y, con la colaboración del cuerpo directivo, planear, coordinar y controlar el desarrollo de las funciones del Instituto, tanto en lo que se refiere a sus operaciones directas como a las que debe realizar en relación con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
5. Organizar el Instituto en sus diferentes dependencias, con el propósito de lograr el cumplimiento de sus funciones, dentro de un marco de excelencia que promueva la eficacia y la eficiencia crecientes.
6. Distribuir, mediante resolución, el personal entre las diferentes dependencias del Instituto, de acuerdo con la naturaleza de las funciones, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la entidad. En particular, podrá nombrar a los asesores para desempeñar funciones de subdirector o ejecutivas.
7. Delegar las funciones que considere necesarias para la buena marcha y eficiente administración del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y del Instituto.
8. Configurar espacios de planeación participativa, de elaboración colegiada de propuestas de políticas, de reflexión sobre el papel de la ciencia en la sociedad, y de actividad prospectiva sobre su desarrollo.
9. Convocar a la realización de investigaciones y estudios necesarios para el cumplimiento de la misión.
10. Las demás que le asignen la ley y la Junta Directiva, y las que se deriven del cumplimiento de la misión de Colciencias.
Secretaría General
Artículo 5º El objetivo básico de la Secretaría General es registrar los actos y custodiar los documentos provenientes de la gestión del Instituto y del Sistema, incluidos los convenios y contratos y las demás obligaciones institucionales de Colciencias, así como las decisiones tomadas por los Consejos y demás organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología; autenticar y certificar la validez de los documentos; y velar por el desempeño eficaz y eficiente de la entidad, a través de la Oficina de Evaluación de Operaciones.
Artículo 6º Son funciones de la Secretaría General:
1. Registrar, custodiar y dar fe sobre los actos jurídicos de los organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y en particular del Instituto. Ejercer el control del cumplimiento de todos los compromisos que de estos actos se deriven.
2. Ejercer las funciones de Secretaría de la Junta Directiva de Colciencias y demás órganos de asesoría y coordinación que le indique el Director.
3. Refrendar los actos administrativos emanados de la Junta Directiva y la Dirección de la Entidad.
4. Coordinar y supervisar la comunicación de las decisiones de la Junta Directiva y la Dirección a las dependencias internas del Instituto y a otras entidades y personas, según la naturaleza de tales decisiones.
5. Hacer el seguimiento de las decisiones adoptadas por la Junta Directiva y la Dirección.
6.Autenticar las copias de los actos administrativos y demás documentos oficiales que se requieran por parte de la Entidad o por parte de terceros debidamente autorizados.
7. Velar, a través de la Oficina de Evaluación de Operaciones, porque el desarrollo de las funciones del Instituto se realice dentro de estrictas normas de eficacia, eficiencia y calidad.
8. Las demás que le sean asignadas por la Dirección del Instituto.
Para desarrollar sus funciones, la Secretaría General cuenta con una oficina especializada: la Oficina de Evaluación de Operaciones.
Oficina de Evaluación de Operaciones
Artículo 7º El objetivo básico de la Oficina de Evaluación de Operaciones es evaluar críticamente el desarrollo operativo del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en general, y las operaciones de Colciencias en particular, recomendando a la Dirección los correctivos necesarios para optimizar el funcionamiento de la Entidad y desarrollar la calidad de su gestión.
Artículo 8º La Oficina de Evaluación de Operaciones deberá desarrollar las siguientes funciones:
1. Diseñar, implantar y mantener un sistema de control de gestión para el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología como un todo, para cada uno de los Programas que lo conforman y para el Instituto, estableciendo, en coordinación con las distintas dependencias, el conjunto de indicadores básicos que deberán analizarse con el fin de realizar el seguimiento de sus operaciones.
2. Colaborar con las distintas entidades que realizan actividades de ciencia y tecnología en el diseño e implantación de los mecanismos e instrumentos derivados del Sistema de Control de Gestión, prestando la asesoría necesaria para que tales entidades realicen su propia autoevaluación en forma permanente.
3. Realizar estudios comparativos con el nivel internacional, respecto de la evolución y desarrollo del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y de sus actividades en los diferentes frentes, y divulgar esta información junto con las recomendaciones derivadas del análisis correspondiente.
4. Ejercer una labor de control interno sobre todas las operaciones de Colciencias, verificando que los procedimientos se cumplan, informar periódicamente al Director los resultados obtenidos y hacer las recomendaciones necesarias para superar los problemas detectados.
5. Analizar el desempeño del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, los procesos a cargo de Colciencias y la forma como éstos son ejecutados por la Entidad. Verificar, en coordinación con las distintas dependencias, la calidad, eficacia y eficiencia de los procesos en su ejecución. Recomendar la creación y animar el funcionamiento de grupos y mecanismos que aseguren la prevalencia de los anteriores criterios en la gestión del sistema y del Instituto.
6. Adelantar todas las demás funciones compatibles con la naturaleza de la Oficina, que sean asignadas por la Secretaria General y la Dirección del Instituto.
Oficina Jurídica
Artículo 9º El objetivo básico de la Oficina Jurídica es asesorar al Director de Colciencias en todos los asuntos jurídicos que demande el cumplimiento de las funciones de la Entidad, y desarrollar las actividades necesarias para garantizar que todas las operaciones de la Entidad y del sistema se enmarquen dentro de la normatividad vigente.
Artículo 10º La Oficina Jurídica deberá desarrollar las siguientes funciones:
1. Asesorar al Director y a los organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en todas las materias relativas a la suscripción de contratos, convenios y demás actos jurídicos, y asegurar el cumplimiento de los compromisos que de ellos se deriven.
2. Asesorar al Director de Colciencias en la definición de todos los requisitos de carácter legal que deben satisfacer las distintas operaciones realizadas por la Entidad y velar porque estas últimas se ajusten a esos requisitos.
3. Asesorar a Colciencias, y por su intermedio al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, sobre todos los aspectos legales que deben contemplarse en la definición de las políticas de promoción a las actividades científicas y tecnológicas, incluyendo lo relativo a la negociación y transferencia de tecnología, la contratación, la propiedad intelectual y el uso de recursos disponibles en la sociedad civil.
4. Asesorar al Instituto en el uso de formatos normalizados que deban ser utilizados por la Entidad para el desarrollo de sus operaciones, de tal manera que todos los actos administrativos derivados del cumplimiento de las funciones de Colciencias se ajusten a las normas legales.
5. Custodiar todos los documentos de carácter legal que respalden los derechos y obligaciones de Colciencias, asegurar el cumplimiento de los términos legales y representar a la Entidad ante los Tribunales (directa o indirectamente) en los casos en que las circunstancias lo exijan.
6. Asesorar a las demás dependencias de la Entidad, en todo lo relativo al cumplimiento y diligenciamiento de trámites legales asociados con el desarrollo de sus funciones de promoción y control.
Organos de Asesoría y Coordinación
Artículo 11. El Comité de Dirección estará integrado por:
a) El Director, quien lo presidirá;
b) El Secretario General, quien desempeñará la Secretaria del Comité;
C ) Los Subdirectores;
d) El Asesor Jurídico.
Artículo 12. El Comité de Dirección tendrá las siguientes funciones:
1.Asesorar al Director en la definición de políticas y toma de decisiones para el manejo del Instituto.
2.Armonizar los programas y actividades de las distintas dependencias.
3. Las demás que le fije el Director.
Artículo 13.El Director del Instituto queda facultado para integrar la composición y determinar las funciones de los Comités Técnicos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto.
Artículo 14.La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por el Secretario General, quien la presidirá, por el Subdirector Financiero y Administrativo y por el Jefe de la División de Servicios Generales, quien actuará como su Secretario.
Artículo 15.La Junta de Licitaciones y Adquisiciones cumplirá funciones de conformidad con las disposiciones legales y los procedimientos vigentes sobre la materia.
Artículo 16. La Comisión de Personal se integrara y cumplirá sus funciones de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Subdirección Financiera y Administrativa
Artículo 17.El objetivo básico de la Subdirección Financiera y Administrativa es la planeación, manejo y control integral de los recursos financieros y administrativos de Colciencias, y el desarrollo de las actividades administrativas de soporte requeridas por el Instituto, todo ello dentro de una política de mejoramiento continuo y calidad total.
Artículo 18.La subdirección financiera y administrativa desarrollará las siguientes funciones:
1. Asesorar a la Dirección en la formulación e implantación de los planes, políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos humanos, físicos y financieros del Instituto.
2. Promover políticas de calidad total basadas en el mejoramiento de las personas.
3. Planear, organizar y dirigir las actividades relacionadas con el manejo y control integral de los recursos humanos, físicos y financieros de Colciencias.
4. Gestionar, manejar y controlar los recursos financieros confiados a Colciencias, independientemente de su fuente, velando porque los procesos de presupuestación, registro, contabilización y giro se realicen dentro de sanos principios de administración financiera y de conformidad con las normas vigentes sobre control fiscal.
5. Diseñar, planear, ejecutar y controlar todos los procesos necesarios para garantizar la adecuada administración y desarrollo de los recursos de Colciencias, así como la provisión (directa o indirecta) de los bienes y servicios que la Entidad requiere para su adecuado funcionamiento.
6. Coordinar con las demás instancias y áreas de Colciencias los sistemas, métodos, procedimientos y acciones de carácter administrativo y financiero que faciliten el cumplimiento de las funciones de la Entidad como un todo.
7. Hacer recomendaciones sobre las diferentes estrategias de financiamiento que deben ser llevadas a cabo para el fomento de programas de ciencia y tecnología.
8. Dirigir los estudios y análisis sobre el estado y comportamiento de los recursos financieros de la Entidad y proponer recomendaciones sobre estrategias y políticas que se deben adoptar para mejorar la gestión Financiera del Instituto.
9. Dirigir y controlar las actividades relacionadas con la adquisición de elementos, materiales y equipos, así como la contratación de servicios generales.
10. Desarrollar las actividades necesarias para que los equipos e instalaciones con que cuenta Colciencias estén permanentemente al servicio de sus funcionarios, dentro de un contexto de modernización y productividad crecientes.
11. Las demás que le asigne el Director.
Oficina de de Planeación Financiera y Presupuestal
Artículo 19. Su objetivo básico es la preparación de propuestas para la planeación integral de la inversión estatal en ciencia y tecnología de acuerdo con la Ley 29 de 1990, y orientar las funciones financiera y presupuestal de la entidad, en particular las relativas al crédito externo, al presupuesto nacional y a los recursos provenientes de terceros confiados a Colciencias para su administración.
Artículo 20. La Oficina debe desarrollar las siguientes funciones:
1. Asesorar a la Subdirección, y por su intermedio a la Dirección, en la formulación de estrategias de financiamiento que pueden ser utilizadas para el mejor funcionamiento de los diferentes programas.
2. Estudiar las diferentes posibilidades de financiamiento que existen para el desarrollo de las actividades de ciencia y tecnología.
3. Preparar las propuestas que debe hacer la entidad al Consejo Nacional de Política Económica y Social en cada vigencia fiscal sobre las entidades descentralizadas que deberán destinar recursos y su cuantía, para actividades de investigación y desarrollo tecnológico.
4. Asesorar a la Dirección en la atención de las consultas previstas en el artículo 7º de la Ley 29 de 1990 acerca de la inclusión de apropiaciones presupuestarias para planes y programas de desarrollo científico y tecnológico por parte de establecimientos públicos del orden nacional, con el fin de racionalizar el gasto público destinado a este efecto.
5. Planear y recomendar la estructura financiera más apropiada para el desarrollo futuro de Colciencias.
6. Analizar los estados financieros y realizar el planeamiento que en esta materia requiera el Instituto.
7. Dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración y control de los recursos financieros del Instituto.
8. Controlar la aplicación de las políticas y normas sobre administración de los recursos financieros de la Entidad.
9. Proyectar la contratación de crédito externo y hacer el seguimiento del servicio de la deuda de los programas de ciencia y tecnología. Asesorar a la Dirección en la preparación de solicitudes para la contratación de crédito interno y externo.
10. Consolidar la información relativa a la programación presupuestal de Colciencias y el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, elaborar los anteproyectos de presupuesto respectivos y controlar su ejecución, desde el punto de vista fiscal en el primer caso e informativo en el segundo.
11. Elaborar, conjuntamente con las Oficinas de Programa los presupuestos de cada uno de los Programas Nacionales de Ciencia y Tecnología.
12. Ejercer el control de la ejecución del presupuesto del Instituto, discriminado por cuentas y por Programas.
13. Ejercer el control financiero de todas las actividades desarrolladas directamente por la Entidad, y diseñar e implantar los mecanismos e instrumentos de control obligatorios para todas las personas y entidades beneficiarias de recursos administrados por Colciencias.
14. Elaborar y presentar los informes financieros requeridos por el Director General, la Junta Directiva y las demás autoridades externas que los requieran.
15. Las demás funciones que le asignen el Director o el Subdirector Financiero y Administrativo.
División de Coordinación de Crédito Externo
Artículo 21. El objetivo básico de la División de Coordinación de Crédito Externo es el registro, administración y control de los recursos de crédito externo, velando porque éstos fluyan de manera consistente con los planes y programas establecidos por las autoridades de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
Artículo 22. La División debe desarrollar las siguientes funciones:
1. Registrar y controlar las operaciones de crédito de la entidad.
2. Mantener actualizado el sistema de información para las operaciones de crédito.
3. Realizar y mantener actualizado el inventario de todos los contratos de crédito firmados por Colciencias hasta la fecha, recuperando y complementando la documentación necesaria para tener un control completo sobre ellos.
4. Coordinar con la Secretaría General y la Oficina Jurídica de Colciencias las actividades necesarias para garantizar que los contratos de crédito cumplan con todas las normas legales de formalización y registro y que las condiciones pactadas sean las mejores posibles para la Institución.
5. Realizar las gestiones necesarias ante las autoridades nacionales para la tramitación de las autorizaciones y demás requisitos exigidos para la contratación de crédito publico.
6. De conformidad con los contratos de crédito, diseñar, desarrollar e implantar los sistemas, métodos y procedimientos que se requieran para asegurar el cumplimiento de las condiciones pactadas en, cuanto a registro, control e informes tanto por parte de Colciencias como de los beneficiarios de los recursos.
7. Desarrollar la documentación y los instructivos requeridos para que todos los interesados en realizar actividades de ciencia y tecnología puedan hacer el mejor uso de los recursos de crédito contratados.
8. Diseñar, desarrollar e implantar los sistemas de seguimiento y control de las operaciones de crédito, tanto a nivel agregado, como de los programas y proyectos beneficiados.
9. Coordinar con la Oficina de Planeación Financiera y Presupuestal y la División de Presupuesto y Contabilidad, los sistemas, métodos y procedimientos que deberán seguirse para la adecuada incorporación presupuestal de los recursos de crédito y el registro presupuestal y contable de su ejecución, al nivel de detalle que sea necesario para garantizar un adecuado control e información.
10. Coordinar con la Oficina de Planeación Financiera y Presupuestal, la Tesorería y los usuarios, los sistemas, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que los desembolsos de recursos provenientes del crédito se realicen ágilmente y con el cumplimiento de los requisitos establecidos de control.
11. Coordinar con la Subdirección Financiera y Administrativa y la Oficina de Evaluación de Operaciones, los sistemas, métodos y procedimientos de control a los cuales deberán sujetarse todas las operaciones de crédito.
12. Las demás que le sean asignadas por las directivas de Colciencias.
División de presupuesto y Contabilidad
Artículo 23. Su objetivo básico es garantizar la adecuada programación de los recursos para el desarrollo de los planes y programas del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, así como el correcto y oportuno registro de operaciones presupuestales y contables.
Artículo 24. La División de Presupuesto y Contabilidad debe desarrollar las siguientes funciones:
1. Asesorar a la Oficina de Planeación Financiera y Presupuestal en la definición de políticas que permitan un eficiente control de las operaciones financieras de la Entidad.
2. Mantener actualizados y desarrollar los procesos contables de la entidad, en particular, la contabilidad de costos.
3.Mantener actualizada y en funcionamiento la información presupuestal de la entidad, de conformidad con las normas establecidas por el Estatuto Orgánico de Presupuesto.
4.Hacer el manejo presupuestal del Instituto, ejecutando las acciones de programación y control y produciendo los informes periódicos necesarios para que las distintas dependencias tengan un conocimiento oportuno de su desempeño.
5. Efectuar el manejo contable del Instituto, y coordinar las acciones de registro de las distintas dependencias.
6. Consolidar el presupuesto anual del Instituto de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y los criterios definidos por la Dirección, realizando las actividades necesarias para su presentación a las autoridades nacionales.
7. Controlar la ejecución del presupuesto y presentar los informes requeridos por el Director, la Junta Directiva y las demás autoridades externas que los requieran.
8. Organizar y velar por el adecuado cumplimiento de la función contable dentro del Instituto, incluyendo la elaboración de sus estados financieros y demás informes oficiales requeridos por las autoridades de control.
9. Realizar los estudios y análisis especiales, de carácter contable y financiero, solicitados por la Oficina de Planeación Financiera y Presupuestal, la Subdirección Financiera y Administrativa y la Dirección de Colciencias.
Tesorería
Artículo 25. El objetivo básico de la Tesorería es velar por el mejor uso de los recursos líquidos de Colciencias, buscando la maximización de rendimientos en los casos en que ello sea posible y la mayor agilidad en el cumplimiento de los compromisos de pago con terceros.
Artículo 26. La Tesorería tendrá las siguientes funciones:
1. Administrar los fondos y valores de la Entidad de acuerdo con las normas establecidas por los entes fiscales.
2. Aplicar las políticas que en materia de administración financiera tracen la Dirección, la Subdirección Financiera y Administrativa y la Oficina de Planeación Financiera y Presupuestal.
3. Mantener actualizado y en funcionamiento el Sistema de Información de Colciencias, en lo que le competa, buscando a través de este medio el más estricto control de los ingresos que por diferentes conceptos recibe el Instituto.
4. Realizar los pagos a terceros y empleados previo cumplimiento de las normas y procedimientos fiscales, buscando la mayor eficiencia posible en el proceso.
5. Manejar y custodiar los valores, documentos y demás instrumentos negociables y de garantía que haya recibido bajo su responsabilidad.
6. Elaborar el flujo de caja de la entidad, tanto a nivel agregado como por fuentes y con una periodicidad anual, trimestral y mensual, dando aviso oportuno a las autoridades superiores respecto de las desviaciones detectadas.
7. Elaborar periódicamente informes sobre la situación y movimiento de los fondos y demás aspectos de interés para las autoridades superiores de la Entidad.
Oficina de Calidad Total
Artículo 27. El objetivo de la oficina de calidad total es la mejora en el cumplimiento de la misión de la entidad a través del continuo perfeccionamiento de los grupos de trabajo.
Artículo 28. Serán funciones de la oficina de Calidad Total:
1.Promover y apoyar los procesos de planeación estratégica y prospectiva institucional de la Entidad.
2. Impulsar la creación y animar la actividad de grupos de trabajo para coordinar el funcionamiento de las distintas dependencias de la Entidad.
3. Integrar a los usuarios de los servicios del Instituto en los procesos de evaluación de sus actividades con miras a mejorar la calidad de la gestión.
4. Desarrollar indicadores y estadísticos de desempeño para permitir el seguimiento y orientar los procesos de mejoramiento.
5. Coordinar las políticas de personal, de bienestar y de servicios administrativos, para el mejoramiento de la calidad de la gestión en la Entidad.
6. Promover políticas que permitan la convergencia de las metas de desarrollo de los individuos con los propósitos generales de la Entidad.
División de personal
Artículo 29. El objetivo básico de la División de Personal es el mejoramiento de las personas que laboran en Colciencias, la planeación de las necesidades de formación e incorporación de personal, la promoción del bienestar, el desarrollo de las potencialidades individuales y la administración de la relación entre Colciencias y sus colaboradores.
Artículo 30. La División debe desarrollar las siguientes funciones:
1. Promover políticas y estimular iniciativas para la calificación del personal de Colciencias.
2. Planear la formación e incorporación de las personas que requiera el Instituto.
3. Promover el bienestar del personal, de acuerdo con los lineamientos establecidos por las autoridades del Instituto.
4. Coordinar y ejecutar los procesos de convocatoria, selección, inducción, contratación, evaluación del desempeño, capacitación y promoción de acuerdo con las disposiciones legales del Instituto y las políticas fijadas por la Dirección.
5. Supervisar el trámite y control de novedades de personal, incluyendo nombramientos, vacaciones, renuncias, encargos, comisiones, etc.
6. Calcular y liquidar los salarios y prestaciones sociales de los empleados del Instituto.
7. Organizar los programas de capacitación del personal del Instituto.
8. Coordinar y asegurar la ejecución de las evaluaciones de desempeño, conforme a las disposiciones legales y recomendar las acciones necesarias para el mejoramiento individual y global.
9. Controlar el cumplimiento de los regímenes administrativo y disciplinario y demás normas que regulen las actividades del Instituto.
DIVISION DE SERVICIOS GENERALES
Artículo 31. El objetivo básico de la División de Servicios Generales es garantizar el suministro oportuno de bienes y servicios a todas las dependencias del Instituto.
Artículo 32. La División debe desarrollar las siguientes funciones principales:
1. Suministrar en forma oportuna y adecuada los servicios administrativos requeridos para la buena marcha de las diferentes dependencias de la Institución.
2. Adquirir y suministrar los equipos, elementos y materiales que requiera el Instituto para su normal funcionamiento.
3. Efectuar y controlar el suministro de materiales y elementos a las dependencias del Instituto.
4. Prestar oportunamente los servicios de apoyo logístico como transporte, viajes, archivo, aseo, cafetería, correspondencia y reparaciones locativas que requieran las dependencias del Instituto, bien sea directamente o mediante contratación externa.
5. Organizar y efectuar todos los trámites relacionados con los viajes nacionales e internacionales de los funcionarios del Instituto y de los investigadores colombianos, así como los de asesores e investigadores invitados, manteniendo actualizado un inventario de rutas, precios, horarios, condiciones, hoteles, salas de convenciones y demás información necesaria para el uso optimo de los recursos destinados a este fin.
6. Efectuar todos los trámites necesarios para contratar y ejecutar los servicios de mantenimiento de equipos, enseres y locativos que requieran las dependencias del Instituto.
7. Efectuar la interventoría de los servicios, administrativos que sean contratados, incluyendo los de aseo, cafetería y demás que se estimen necesarios.
8. Organizar, supervisar y controlar el servicio de mensajería interna y externa a las dependencias del Instituto.
9. Organizar, actualizar y manejar el archivo del Instituto.
10. Elaborar, en coordinación con las demás dependencias del Instituto, el programa anual de compras de la Entidad.
11. Preparar las decisiones en materia de compras y contratación que requiera el Instituto, asesorándose de las instancias técnicas apropiadas.
SUBDIRECCICN DE FOMACION Y REDES DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
Artículo 33. El objetivo básico de la Subdirección de Formación y Redes de Ciencia y Tecnología es impulsar y coordinar estrategias de consolidación de la comunidad científica colombiana, de incorporación de la ciencia y la tecnología en la cultura nacional, de impulso a los procesos de innovación, y hacer el seguimiento y análisis prospectivo de la actividad científica y tecnológica.
Artículo 34.La Subdirección desarrollará las siguientes funciones:
1. Estimular la observación, el análisis y la comprensión de la dinámica de la actividad científica y tecnológica nacional e internacional con el fin de apoyar los procesos de modernización y la formulación de políticas.
2. Asesorar al Director en la formulación de las políticas y estrategias que Colciencias presente a consideración del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
3. Ejecutar las políticas y estrategias definidas por el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y la dirección de Colciencias, en lo atinente a sus objetivos.
4. Impulsar y coordinar la ejecución de las siguientes estrategias:
4.1 Incorporar el conocimiento científico y tecnológico al desarrollo de los sectores productivos, a la modernización del Estado y a las actividades de la sociedad en general.
4.2 Asegurar el cabal funcionamiento de los mecanismos financieros de fomento a la participación del sector privado en actividades científicas y tecnológicas.
4.3 Promover el desarrollo y consolidación de la comunidad científica, sus lazos con el exterior, la multiplicación y consolidación de grupos de investigación, y la creación y desarrollo de redes que vinculen a esos grupos.
4.4 Impulsar la incorporación de los valores de la ciencia en la cultura nacional.
4.5 Promover y ejecutar planes de formación de recursos humanos para la ciencia y la tecnología.
4.6 Diseñar, desarrollar y promover sistemas de información y bases estadísticas para orientar las actividades científicas y tecnológicas.
5.Dirigir, supervisar y controlar, a través de la División del Sistema Nacional de Estadísticas Científicas y Tecnológicas, previa concertación con las autoridades del DANE, el diseño y desarrollo del Sistema Nacional de Estadísticas Científicas y Tecnológicas.
6.Ejercer la Secretaría Técnica y administrativa del Comité para Formación de los Recursos Humanos para la Ciencia y la Tecnología.
7.Promover las relaciones científicas internacionales y la cooperación técnica internacional en coordinación con las instancias pertinentes del Estado.
8. Proponer y ejecutar políticas integrales de apoyo e incentivos a las actividades científicas y tecnológicas y desarrollar criterios para la asignación de becas complementarias de investigación, premios, distinciones y demás estímulos a las actividades científicas y tecnológicas.
9. Proponer estrategias de Comunicación y Cultura Científica y Tecnológica.
10. Diseñar, desarrollar y adelantar todas las actividades de cienciometría orientadas al conocimiento de la actividad científica nacional e internacional.
11. Adelantar estudios e investigaciones de prospectiva científica y tecnológica.
12. Las demás que le asigne la Dirección.
CFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES
Artículo 35. El objetivo básico de la Oficina de Relaciones Internacionales es promover la internacionalización de las actividades científicas y tecnológicas.
Artículo 36. La Oficina debe desarrollar las siguientes funciones:
1. Asesorar a las directivas de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en la definición de políticas y estrategias para desarrollar relaciones internacionales que fortalezcan las actividades de ciencia y tecnología en el país.
2. Proponer mecanismos que permitan la adecuada inversión de los recursos de la cooperación técnica internacional para el desarrollo de la ciencia y la tecnología en el país, en coordinación con la División Técnica Internacional del Departamento Nacional de Planeación y demás unidades especializadas de las entidades del Estado.
3. Mantener actualizado el registro de los convenios internacionales y demás acuerdos existentes en el área de la ciencia y la tecnología, coordinando con los sectores interesados en ellos todo lo relativo al manejo de los programas y proyectos derivados de tales convenios y acuerdos.
4. Promover el establecimiento de nuevas relaciones internacionales, mediante la canalización oportuna a las autoridades de Colciencias de la información pertinente y realizar los contactos necesarios para que las posibilidades de cooperación se materialicen en acuerdos formales.
5. Diseñar, impulsar y ejecutar estrategias de incorporación de la actividad científica y tecnológica colombiana en el contexto mundial. En particular :
a) Proponer los reglamentos y directrices de que trata el artículo 9º de la Ley 29 de 1990;
b) Mantener relaciones de cooperación estrecha entre Colciencias y los organismos directores de ciencia y tecnología de otros países;
c) Mantener las relaciones de cooperación de Colciencias con las organizaciones multinacionales-gubernamentales y no gubernamentales Ä que tenga entre sus objetivos el apoyo a actividades de ciencia y tecnología.
6. Desarrollar todas las actividades de apoyo logístico, informático y de documentación que se requieran para que los funcionarios de Colciencias y quienes desarrollan actividades de ciencia y tecnología en el país puedan llevar a cabo las actividades inherentes al desarrollo de los convenios y acuerdos internacionales.
7. Coordinar con la Secretaría General de Colciencias y con la Subdirección de Programas de Ciencia y Tecnología la formalización de los convenios y acuerdos internacionales.
8. Remitir a la Secretaría General los convenios y acuerdos internacionales para su custodia.
9. Mantener contacto con las delegaciones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior y de los otros países en Colombia, con el fin de realizar el intercambio de información sobre desarrollo tecnológico y científico con otros países y propiciar a través de ellas los acuerdos y programas de cooperación en Ciencia y Tecnología .
10. Elaborar propuestas y programas sobre medios e instrumentos que faciliten la cooperación técnica entre países, incluida la transferencia de recursos financieros, de tecnología y de conocimientos en sus diversas formas.
11. Consolidar la información sobre los recursos derivados de las acuerdos y convenios de cooperación técnica internacional e informar a las Oficinas y Secretarías Técnicas y Administrativas de los Programas Nacionales para la elaboración del presupuesto respectivo.
12. Efectuar el seguimiento y registrar el desarrollo de las actividades derivadas de los convenios y acuerdos de cooperación científica y técnica entre países e informar a las autoridades de Colciencias y el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología sobre los resultados de este seguimiento.
13. Asistir y participar, en representación de Colciencias, a las reuniones de los organismos de coordinación, orientación o definición de políticas y acciones interinstitucionales relacionadas con la política internacional de Colombia en ciencia y tecnología.
14. Representar a Colciencias, cuando sus directivas lo soliciten, en las reuniones y eventos internacionales de coordinación o definición de políticas o acciones relacionadas con la política internacional de Colombia en ciencia y tecnología.
15. Coordinar con las instancias correspondientes en Colciencias la preparación y realización de eventos de carácter internacional que conciernan directamente las relaciones en el campo de la ciencia y la tecnología con organismos internacionales o escenarios bilaterales o multilaterales.
16. Las demás que le asignen las directivas de Colciencias.
OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGIA
Artículo 37. El objetivo central de la Oficina de Sistemas de Información para la Ciencia y la Tecnología es promover el desarrollo de los mecanismos e instrumentos de captación, procesamiento y análisis de información que sirva de soporte al avance del conocimiento.
Artículo 38.La Oficina desarrollara las siguientes funciones principales:
1. Promover el desarrollo e interconexión, de redes de información científica y tecnológica.
2. Fomentar la capacitación y los servicios de soporte requeridos para el uso y la extensión de las redes nacionales e internacionales de información científica y tecnológica.
3. Asesorar a los programas nacionales de ciencia y tecnología en el desarrollo de estrategias de información para la investigación y la aplicación del conocimiento.
4. Impulsar la integración de las redes y sistemas de información.
5. Apoyar a los Comisiones Regionales en la definición y puesta en practica de sus políticas de información.
6. Convocar a acuerdos para la normalización de los instrumentos de manejo de la información científica y tecnológica.
7. Promover y apoyar la conexión de los grupos nacionales a las redes internacionales de información.
8. Diseñar, administrar y controlar el sistema de información interno de Colciencias y adecuarlo a las necesidades de la entidad y del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, velando porque todas las dependencias e instancias reporten oportuna y completamente la información pertinente sobre el desarrollo de sus operaciones.
9. Promover la difusión y facilitar el acceso a los productos y subproductos derivados del Sistema de Información.
10. Las demás que le asignen las directivas de Colciencias.
DIVISION DE ESTADISTICA
Artículo 39.El objetivo básico de la División es la producción y análisis de la información estadística necesaria para la evaluación de las actividades científicas y tecnológicas y la formulación de políticas.
Artículo 40.La División desarrollara las siguientes funciones:
1. Diseñar y desarrollar el Sistema Estadístico Nacional de la Ciencia y la Tecnología.
2. Normalizar los instrumentos de recolección y consulta de información estadística.
3. Hacer el ingreso, procesamiento y análisis de la información derivada de las actividades del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
4. Promover el desarrollo de bases de datos estadísticas especializadas.
5. Promover el desarrollo de instrumentos de medición de la actividad científica y tecnológica regional.
6. Integrar el Sistema Estadístico Nacional de la Ciencia y la Tecnología a los sistemas internacionales.
DIVISION DE FORMACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA
Artículo 41.El objetivo básico de la División es el diseño de los planes y programas de formación de recursos humanos en materia de ciencia y tecnología que se deberán impulsar en el país en los distintos niveles educativos, velando porque su adecuada ejecución asegure el fortalecimiento creciente de la comunidad científica y tecnológica nacional.
Artículo 42.La División debe desarrollar las siguientes funciones:
1. Mantener actualizado el inventario de investigadores y científicos existentes en el país y de los residentes en el exterior que tengan vínculos con Colombia.
2. Disponer de la información actualizada sobre los recursos humanos en Ciencia y Tecnología, con los datos necesarios para que ella sea útil en materia decisional, tanto a nivel internacional, como nacional y regional.
3. Con base en la información anterior, analizar las fortalezas y debilidades existentes a nivel nacional y, consecuentemente, recomendar a las autoridades nacionales los planes y programas de formación a todos los niveles, dirigidos a aprovechar las primeras y a eliminar las segundas.
4. Diseñar y proponer mecanismos e instrumentos dirigidos a estimular la investigación y el desarrollo al interior de la comunidad científica nacional, incluyendo el establecimiento de premios y distinciones para el reconocimiento de investigaciones y trabajos sobresalientes.
5. Diseñar y proponer un sistema de incentivos a la creatividad, de tal manera que ésta incorpore cada vez más efectivamente a la cultura y al actuar de los colombianos.
6. Diseñar, proponer e implantar los mecanismos de relación, cooperación y coordinación entre las actividades científicas y tecnológicas que desarrollen las entidades oficiales y las que, en los mismos campos, adelanten las instituciones de educación superior, la comunidad científica y el sector productivo.
7.Administrar los programas de becas nacionales e internacionales y demás estímulos establecidos para los científicos e investigadores, de conformidad con los lineamientos establecidos por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
DIVISION DE COMUNICACION Y CULTURA
Artículo 43.El objetivo básico de la división es la implantación y desarrollo de la estrategia de comunicación definida por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología y las autoridades de Colciencias, buscando la conformación y consolidación de una cultura científica y tecnológica en el país.
Artículo 44. La división debe desarrollar las siguientes funciones principales:
1. Proponer la estrategia de comunicación y difusión de ciencia y tecnología, orientando y coordinando las actividades derivadas y controlando su ejecución y resultados. En particular, estimular y apoyar la participación en estas actividades de las organizaciones y personas especializadas externas a Colciencias.
2. Proponer y, una vez aprobadas, ejecutar las actividades tendientes a materializar la política de comunicaciones de Colciencias, de conformidad con los lineamientos establecidos en esta materia por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
3. Definir los canales de comunicación que deberán utilizarse, estableciendo para cada uno la estrategia de manejo y los instrumentos requeridos.
4. Proponer la estrategia de ejecución de la política, buscando la mayor eficiencia en su desarrollo mediante la adecuada combinación de los recursos internos de Colciencias y aquellos disponibles en el sector productivo privado.
5. Proponer el plan operativo anual de Comunicaciones, con especificación completa de los medios y modalidades a ser utilizados, e incluyendo el presupuesto requerido, previa coordinación con las dependencias de Colciencias y con los consejos de programas nacionales de ciencia y tecnología.
6. Organizar, supervisar y controlar las actividades internas o externas requeridas para cumplir los objetivos y metas establecidos por las autoridades de Colciencias y el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, incluyendo la contratación de entidades o personas especializadas en labores propias de comunicación y divulgación.
7. Coordinar con las dependencias de Colciencias y demás organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, los mecanismos e instrumentos necesarios para captar oportunamente las actividades y resultados que por su naturaleza deban divulgarse, identificando los canales más apropiados.
8. Realizar, directa o indirectamente, estudios e investigaciones tendientes a determinar poblaciones objetivo para alcanzar los objetivos de la política de comunicaciones, así como el mayor desarrollo y consolidación de una cultura científica y tecnológica nacional.
9. Hacer un seguimiento permanente y discriminado de la evolución del país en el contexto internacional, y divulgar los resultados de este trabajo a través de los medios nacionales e internacionales que se consideren mas apropiados a la luz de la política del Estado colombiano.
10. Diseñar e implantar mecanismos para la captura y organización de la información relacionada con el resultado de las investigaciones científicas y avances tecnológicos llevados a cabo en el país.
11. Promover la participación de científicos e investigadores en las actividades de divulgación y difusión.
12. Coordinar con los medios de comunicación nacionales e internacionales la publicación de informes, documentales y artículos sobre los adelantos en Ciencia y Tecnología, así como de las distinciones y premios otorgados a científicos e investigadores tanto a nivel nacional como internacional.
13. Coordinar con las Universidades y centros de investigación la difusión de actividades de desarrollo científico y tecnológico realizadas dentro del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
14. Establecer contactos y coordinar con los medios de comunicación y agencias de noticias internacionales la divulgación de los resultados de las investigaciones adelantadas por entidades o científicos nacionales, así como el intercambio de información sobre programas de Ciencia y Tecnología a nivel mundial.
15. Mantener información actualizada sobre los informes, artículos y declaraciones que aparezcan en los distintos medios de comunicación, que involucren a la Entidad y presentar oportunamente informes al Subdirector.
16. Organizar según las instrucciones del Director General de Colciencias, ruedas de prensa con los medios de comunicación para la divulgación de los objetivos, proyectos, programas y actividades científicas de interés público.
17. Velar por el establecimiento y funcionamiento adecuado de canales de comunicación interna que permitan al personal del Instituto e investigadores vinculados presentar informes sobre las actividades realizadas.
18. Dirigir y coordinar la elaboración de boletines y publicaciones institucionales.
19. Desarrollar actividades de promoción y difusión para la integración del sector productivo al Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
20. Promover la asociación de investigadores e industriales para el desarrollo de actividades de Ciencia y Tecnología.
21. Promover e invitar a las Entidades innovadoras y grupos de investigadores privados para que participen en el estudio y canalización de las políticas definidas por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
22. Establecer estrategias de cooperación entre centros de investigación, universidades y sector productivo y apoyar las iniciativas específicas que surjan de la implantación de las estrategias.
23. Promover, impulsar y ejecutar actividades de motivación al Sector productivo para que encamine proyectos de investigación y desarrollo científico y tecnológico, así como asesorarlas sobre los incentivos, estímulos y prerrogativas en materia fiscal que tiene el fomento de éstas actividades.
SUBDIRECCION DE PROGRAMAS DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
Artículo 45. El objetivo básico de la Subdirección es coordinar y supervisar el desarrollo de los programas nacionales de ciencia y tecnología, velando porque todas sus actividades estén dirigidas al fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, dentro del marco de políticas y estrategias establecido por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
Artículo 46. Para alcanzar su objetivo básico, la Subdirección debe desarrollar las siguientes funciones principales:
1. Asesorar al Director en la formulación de las políticas que Colciencias deberá presentar para aprobación del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
2. Asesorar al Director en la formulación de las estrategias que Colciencias deberá presentar para aprobación del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología dirigidas al logro de sus objetivos de política.
3. Asesorar al Director en la toma de decisiones tendientes a desarrollar y ejecutar las políticas y estrategias definidas por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, velando por su adecuado cumplimiento tanto a nivel de Colciencias como de todos los Consejos y Comisiones del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
4. Asesorar al Director, teniendo en cuenta las recomendaciones de las Oficinas de Evaluación de Operaciones y de Programas, en la conformación de la propuesta que será presentada anualmente al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología sobre la asignación presupuestal para ciencia y tecnología que deberán hacer las entidades públicas dentro del proyecto de presupuesto general de la Nación.
5. Asesorar al Director en la definición de una estrategia integral de regionalización de la Ciencia y la Tecnología y, una vez definida, velar por su adecuada implantación a través de la División de Regionalización.
6. Asesorar al Director en la formulación de las políticas sobre evaluación y seguimiento de proyectos y, una vez aprobadas, velar por su aplicación y cumplimiento a través de las Oficinas de programas de ciencia y tecnología.
7. Apoyar a los programas nacionales de ciencia y tecnología en el desarrollo de las estrategias permanentes, y específicamente en su interacción con el Sector Productivo, los Consejos de Programa y las Comisiones Regionales.
8. Planificar y coordinar la ejecución de las actividades propias de los programas a su cargo, buscando la obtención de economías de escala y los mayores niveles de productividad en el uso de los recursos humanos, técnicos y financieros de Colciencias y el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
9. Presentar oficialmente a las directivas de Colciencias las propuestas sobre creación, fusión o supresión de Programas en su área de influencia, sustentando la presentación tanto en términos retrospectivos como proyectivos.
10. Evaluar directamente o mediante la conformación de equipos “ad hoc” con las Oficinas de Programa, los proyectos presentados por las Universidades cuando estos impliquen la importación de bienes y equipos destinados a actividades científicas y tecnológicas, con el fin de que el Ministerio de Hacienda pueda incluir en el proyecto de ley anual de presupuesto las sumas necesarias para financiar el pago de los impuestos de importación y ventas correspondientes, de conformidad con el artículo 3º de la Ley 29 de 1990.
11. Analizar directamente o mediante la conformación de equipos “ad hoc” con las Oficinas de Programa, de acuerdo con el artículo 6º de la Ley 29 de 1990, los proyectos y actividades de ciencia y tecnología para los cuales se soliciten exenciones, descuentos tributarios y demás beneficios de orden fiscal, emitiendo concepto motivado.
12. Proponer a las autoridades de Colciencias las normas y medidas sobre transferencia y asimilación de tecnología que se consideren pertinentes.
13. Cuando se conceptúe favorablemente respecto de un beneficio de orden fiscal, recomendar la celebración del contrato o convenio con la entidad beneficiada, con el fin de exigir y poder verificar los resultados previstos como consecuencia de los bienes y beneficios recibidos.
14. Promover la participación activa de los Programas y demás actores del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en los Comités y Seminarios permanentes establecidos dentro de Colciencias.
15. Promover, coordinar, gestionar y evaluar el cumplimiento de metas por parte de los Programas Nacionales y Regionales de Investigación y Desarrollo Tecnológico, en armonía con las Oficinas de Programa, con las Comisiones Regionales y los Gestores, cuando los haya.
16. Coordinar el trabajo de las Comisiones Regionales entre sí y con los Programas Nacionales de Ciencia y Tecnología, y convocar periódicamente a reuniones de Coordinadores Regionales y Gestores de Programas.
17. Apoyar a las oficinas de Programa en la formulación del Plan de Desarrollo del Programa, velando porque este se enmarque dentro del contexto global definido por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
18. Una vez definidos los Planes de Desarrollo de los distintos Programas Nacionales, apoyarlos en la formulación de sus presupuestos y en la programación del trabajo con quienes desarrollen las actividades de Ciencia y Tecnología.
19. Consolidar los presupuestos de todos los Programas y realizar las actividades de ajuste que sean necesarias para garantizar su factibilidad, coherencia y pertinencia a la luz del Plan Nacional de Ciencia y Tecnología.
20. Apoyar a las Oficinas de Programa en la gestación, desarrollo y consolidación de todas las entidades de carácter regional y local que puedan contribuir efectivamente a la regionalización de la actividad científica y tecnológica nacional.
21. Apoyar a las Oficinas de Programa en la implantación de los sistemas, métodos y procedimientos necesarios para optimizar el funcionamiento y desarrollo de estos.
DIVISION DE REGIONALIZACION
Artículo 47. El objetivo básico de la División es la implantación, coordinación y seguimiento de la estrategia de regionalización de la Ciencia y la Tecnología, definida por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
Artículo 48. La División desarrollará las siguientes funciones:
1. Asesorar a la Dirección en el diseño y desarrollo de la estrategia de regionalización y coordinar, supervisar y controlar su implantación a través de los Programas nacionales y regionales y de las comisiones regionales de ciencia y tecnología.
2. Realizar, directa o indirectamente, investigaciones y estudios dirigidos a analizar la problemática regional de la Ciencia y la Tecnología, y utilizar los resultados obtenidos para proponer las acciones pertinentes para el logro de los objetivos de política en esta materia.
3. Realizar, conjuntamente con las Comisiones y Programas Regionales, el diagnóstico de la situación regional en materia de Ciencia y Tecnología, actualizándolo
permanentemente con los resultados derivados del funcionamiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en la región.
4. Con base en una interacción permanente con las Oficinas de Programa, definir las estrategias y acciones particulares que cada Programa deberá adelantar, buscando en todo momento su conformidad y coherencia con la política global de regionalización.
5. A partir de los resultados obtenidos de cumplimiento de las funciones anteriores, asesorar a las autoridades de Colciencias en la conformación del presupuesto anual de Ciencia y Tecnología, buscando que tal presupuesto tenga en cuenta de manera efectiva las políticas de regionalización definidas por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología y las metas establecidas de medio y largo plazos.
6. Hacer el seguimiento de las actividades de los Programas Nacionales y Regionales y de las Comisiones de Ciencia y Tecnología en cuanto a la estrategia de regionalización, tomando las medidas de asesoría y apoyo que se requieran para asegurar el cumplimiento de los objetivos de política.
7. Fomentar y promover programas regionales en investigación y desarrollo Tecnológico.
8. Apoyar y promover la elaboración de los Planes de Desarrollo de los Programas a nivel regional en coordinación con los Gestores y Jefes de Oficina de Programa.
9. Presentar a las directivas de Colciencias propuestas de apoyo financiero a las Comisiones Regionales, con el fin de fortalecer la infraestructura científico-tecnológica de sus respectivas regiones.
10. Realizar actividades de promoción de las actividades científicas y tecnológicas en las diferentes regiones del país, buscando su articulación con los diferentes programas nacionales de ciencia y tecnología y con las prioridades locales.
11. Organizar y propiciar reuniones con las entidades, investigadores, empresas y gobiernos regionales y locales.
12. Efectuar el seguimiento y evaluar el desarrollo de las actividades desarrolladas por las comisiones regionales.
13. Coordinar con la División de Comunicación y Cultura Científica y Tecnológica la divulgación del resultado de las actividades de Ciencia y Tecnología realizada a nivel regional.
14. Fomentar la participación de los grupos regionales dedicados a las actividades científicas y tecnológicas en la evaluación de las políticas definidas por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
DIVISION DE EVALUACION DE PROYECTOS
Artículo 49. El objetivo básico de la División es organizar y asegurar el funcionamiento de los bancos de evaluadores científicos, tecnológicos y financieros de los proyectos que se presenten para su cofinanciación a Colciencias y al Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, buscando asegurar que estos proyectos contribuyan al logro de los objetivos de política y las metas definidos por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología y las autoridades de Colciencias.
Artículo 50. La División desarrollará las siguientes funciones:
1. Colaborar con la Subdirección de programas en la definición del marco conceptual dentro del cual el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología analizará los proyectos que sean presentados a la consideración de sus diversos componentes para propósitos de financiamiento o apoyo de otra naturaleza.
2. A partir del marco conceptual anterior, una vez sea aprobado por las autoridades de Colciencias, apoyar a la Subdirección en la definición de las metodologías de evaluación que deberán utilizarse en el análisis de los proyectos, especificando sus campos de aplicación.
3. Para cada una de las metodologías establecidas, diseñar los instrumentos e instructivos adecuados para orientar el trabajo de quienes presentan propuestas de investigación, de los evaluadores y de los Consejos de Programas Nacionales de Ciencia y Tecnología.
4. Administrar los procedimientos en forma que garantice agilidad y flexibilidad decisional, dentro de la adecuada coordinación y control por parte de las Oficinas de Programa, de las autoridades de Colciencias y de los Consejos de Programas.
5. Diseñar las estructuras de información y los procedimientos necesarios para garantizar que los proyectos que ingresen al Sistema tengan un seguimiento adecuado en los distintos fases de su estudio por parte de los programas nacionales de ciencia y tecnología.
6. Recomendar el establecimiento de normas, criterios y condiciones con los cuales deben trabajar los distintos bancos de evaluadores externos, técnicos y científicos, para la evaluación de los proyectos, definiendo al mismo tiempo las modalidades, los mecanismos de seguimiento y control y los parámetros de calidad y pertinencia que deberán tenerse en cuenta.
7. Prestar el apoyo técnico necesario a los Consejos y Comisiones del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en el desarrollo de sus actividades de evaluación, seguimiento y control de proyectos.
8. Desarrollar directamente todas las actividades de apoyo que se requieran para que la actividad de evaluación de proyectos se lleve a cabo en las mejores condiciones de calidad, eficacia y eficiencia, incluyendo la conformación y mantenimiento de un Banco de Evaluadores, la divulgación de material especializado y la actualización de los procedimientos generales de evaluación, seguimiento y control.
OFICINAS DE PROGRAMAS NACIONALES DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
Artículo 51.El objetivo básico de las Oficinas de Programa es implantar la política y las estrategias definidas por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología en el ámbito específico de sus Programas.
Artículo 52. Las Oficinas de Programa desarrollarán las siguientes funciones:
1. Formular, bajo la supervisión del Subdirector de Programas de Ciencia y Tecnología y dentro del marco general de políticas y estrategias definido por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, las prioridades y acciones específicas del Programa, y presentarlas a las autoridades de Colciencias para su aprobación.
2. Teniendo en cuenta las particularidades del Programa, identificar los aspectos que deberán tenerse en cuenta para desarrollar las estrategias permanentes de :
-Consolidación de las comunidades científicas.
-Información Científica y Tecnológica.
-Comunicación y Difusión.
-Planeación y Prospectiva.
-Regionalización.
-Estímulo a los Investigadores, y
-Apoyo al desarrollo institucional.
3. Ejercer, por parte de Colciencias y en coordinación con la entidad que determine el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, la Secretaría Técnica y Administrativa del Programa Nacional respectivo. En esta calidad, desarrollar, en coordinación con la Secretaría General de Colciencias, todas las actividades de registro y custodia inherentes a su condición secretarial y responder ante el Director de Colciencias por la buena marcha del Consejo de Programa correspondiente.
4. Impulsar y coordinar los procesos de elaboración y actualización del Plan de desarrollo del Programa.
5. Preparar, en coordinación con la Subdirección de Programas, el presupuesto del Programa, identificando claramente los recursos propios de Colciencias, los provenientes de otras entidades nacionales, las contrapartidas del sector privado y los derivados de la cooperación técnica internacional.
6. Identificar las entidades públicas que deberán destinar recursos para actividades de ciencia y tecnología relacionadas con el Programa, especificando la cuantía de los mismos, de conformidad con el artículo 4º de la Ley 29 de 1990.
7. Conocer y actualizar el estado de desarrollo de las comunidades científicas y la infraestructura humana y técnica regional, relacionadas con el Programa respectivo.
8. Promover directamente y a través de las Comisiones Regionales proyectos de desarrollo científico y tecnológico, de conformidad con las metas acordadas para el Programa.
9. Registrar los proyectos que se presenten para financiamiento y hacer un seguimiento pormenorizado sobre su desarrollo.
10. Administrar el proceso de evaluación por pares de los proyectos de investigación presentados a consideración de Colciencias o del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, con arreglo a estrictos criterios de calidad y pertinencia.
11. Promover la constitución de redes de investigación en el ámbito del programa, tanto a escala nacional como internacional.
12. Establecer y administrar los mecanismos e instrumentos de seguimiento del desarrollo de los proyectos de investigación, aprovechando el apoyo de la División de Evaluación de Proyectos y las facilidades brindadas por el Sistema Nacional de Información Científica y Tecnológica.
13. Ejercer el control de gestión sobre los evaluadores externos, a efecto de conformar progresivamente una red de evaluadores altamente calificados, comunicando oportuna y sistemáticamente la información pertinente a la División de Evaluación de Proyectos.
14. Conceptuar directamente, o a través de grupos interprogramáticos, sobre los proyectos presentados que pretendan obtener beneficios fiscales especiales, de conformidad con lo estipulado por las normas vigentes.
15. Diseñar e implantar los mecanismos de seguimiento y control del desarrollo de los proyectos de investigación y tomar o informar a quien deba tomarlas, todas las acciones pertinentes.
16. Elaborar documentos de planeación y prospectiva referentes al ámbito del programa y organizar simposios, seminarios y otros eventos para la discusión y reflexión colegiada sobre estos temas.
17. Servir de fuente de identificación de información y material para alimentar al Sistema Nacional de Información Científica y Tecnológica en general, y al Centro de Documentación de Colciencias en particular.
18. Conceptuar sobre aquellos aspectos que puedan influir en la conformación y evolución del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, tales como creación, fusión y supresión de Programas, creación y operación de Programas Regionales, institucionalización de premios y otros incentivos a la comunidad científica y tecnológica, etc., presentando sus recomendaciones al Subdirector de Articulación de Programas.
19. Apoyar, a través de su conocimiento especializado, todas aquellas actividades de carácter transversal, tales como los Proyectos Especiales de Científicos colombianos en el exterior, Becas complementarias, Publicaciones y Comunicaciones científicas y tecnológicas, aprovechamiento de la infraestructura diplomática, canalización de cooperación técnica internacional, etc.
Comuníquese y cúmplase.
Dado en Santafé de Bogotá, D.C. a los…
El Presidente,
(Fdo.) JUAN LUIS LONDOÑO.
Secretario (E.),
(Fdo.) JUAN RICARDO MORALES “.
ARTICULO 2º. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto número 0647 de 1987.
Publíquese, comuníquese y cúmplase,
Dado en Santafé de Bogotá, D.C. a 31 de diciembre de 1991,
CESAR GAVIRIA TRUJILLO
El Director del Departamento Nacional de Planeación,
ARMANDO MONTENEGRO TRUJILLO.
El Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil,
CARLOS HUMBERTO ISAZA RODRIGUEZ.