DECRETO 2108 DE 1986

DECRETO  2108 DE 1986    

(julio 3)    

     

Por  el cual se aprueba el Acuerdo número 0022 de mayo 7 de 1986, que establece la  estructura orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios  Técnicos en el Exterior-Mariano Ospina Perez-Icetex y se determinan las  funciones de sus dependencias.    

     

Nota: Derogado  por el Decreto 772 de 1993,  artículo 2º.    

     

El Presidente de la  República de Colombia, en ejercicio de las facultades previstas en el artículo  5º del Decreto ley 3155  de 1968,    

     

DECRETA:    

     

ARTICULO 1º Apruébase  en todas sus partes el Acuerdo número 0022 de mayo 7 de 1986, emanado de la  Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios  Técnicos en el Exterior-Mariano Ospina Pérez-ICETEX cuyo texto es el siguiente:    

     

ACUERDO NÚMERO 0022 DE  1986    

(mayo 7)    

por el cual se  establece la Estructura Orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo  y Estudios Técnicos en el Exterior-Mariano Ospina Pérez-ICETEX y se determinan  las funciones de sus dependencias.    

     

La Junta Directiva del Instituto Colombiano  de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior-Mariano Ospina  Pérez-ICETEX, en ejercicio de las facultades previstas en el Decreto ley 3155  de 1968 y en el Decreto 3273 de 1981  y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia  de la República,    

     

ACUERDA:    

I. DE LA ESTRUCTURA    

     

Artículo 1º La  estructura orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios  Técnicos en el Exterior-Mariano Ospina Pérez-ICETEX, será la siguiente:    

     

A. NIVEL NACIONAL    

     

1. JUNTA DIRECTIVA.    

     

2. DIRECCION GENERAL    

  2.1  Oficina de Planeación    

  2.2  Oficina Jurídica    

  2.3  Oficina de Control Interno    

     

3. SECRETARIA GENERAL    

  3.1  División de Informática    

    3.1.1  Sección de Análisis y Desarrollo de Sistemas    

    3.1.2  Sección de Procesamiento Electrónico de Datos    

  3.2  División de Promoción y Divulgación.    

     

4. SUBDIRECCION  TECNICA    

  4.1  División de Programas    

    4.1.1  Sección de Análisis de Programas    

    4.1.2  Sección de Seguimiento y Evaluación    

  4.2  División de Crédito y Cartera    

    4.2.1  Sección de Crédito    

    4.2.2  Sección de Cartera    

     

5. SUBDIRECCION  ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA    

  5.1  División financiera    

    5.1.1  Sección de Ejecución y Control Presupuestal    

    5.1.2  Sección de Contabilidad    

    5.1.3  Sección de Tesorería    

  5.2  División de Servicios Administrativos    

   5.2.1  Sección de Adquisiciones y Suministros    

    5.2.2  Sección de Servicios Generales    

  5.3  División de Personal    

    5.3.1  sección de Administración de Personal    

    5.3.2  Sección de Desarrollo de Personal.    

     

6. ORGANOS DE ASESORIA  Y COORDINACION    

  6.1 Comité  de Dirección    

  6.2 Comité  de Sistematización    

  6.3  Comisión Nacional de Becas    

  6.4 Junta  de Licitaciones y Adquisiciones    

  6.5  Comisión de Personal    

  6.6  Comités de Coordinación    

     

B. NIVEL REGIONAL    

REGIONAL BOGOTA    

     

7. DIRECCION REGIONAL    

  7.1  División de Información    

    7.1.1  Sección de Promoción y Divulgación    

    7.1.2  Sección de Procesamiento Electrónico de Datos    

  7.2  División Administrativa y Financiera    

    7.2.1  Sección Financiera    

       7.2.1.1  Grupo de Ejecución Presupuestal    

       7.2.1.2  Grupo de Contabilidad    

       7.2.1.3  Grupo de Tesorería    

   7.2.2  Sección Administrativa    

       7.2.2.1  Grupo de Administración de    

           Personal    

       7.2.2.2  Grupo de Servicios Generales    

 7.3 División  Operativa    

   7.3.1  Sección de Servicios Estudiantiles    

   7.3.2  Sección de Crédito y Cartera    

      7.3.2.1  Grupo de Crédito    

      7.3.2.2.  Grupo de Cartera    

 7.4 Oficina  Zonal    

 7.5 Órganos de  Asesoría y Coordinación Regional    

   7.5.1  Comité de Dirección    

     

REGIONALES DE:  ANTIOQUIA, ATLANTICO, SANTANDER Y VALLE    

     

8. DIRECCION REGIONAL    

  8.1  Sección de Información    

    8.1.1  Grupo de Promoción y Divulgación    

    8.1.2  Grupo de Procesamiento Electrónico de Datos    

 8.2 Sección  Administrativa y Financiera    

   8.2.1  Grupo Financiero    

   8.2.2  Grupo Administrativo    

 8.3 Sección  Operativa    

   8.3.1  Grupo de Servios Estudiantiles    

   8.3.2  Grupo de Crédito y Cartera    

 8.4 Órganos de  Asesoría y Coordinación    

   8.4.1  Comité de Dirección    

     

REGIONALES DE: BOLIVAR, BOYACA, CALDAS,  CAUCA, NARIÑO, NORTE DE SANTANDER, RISARALDA Y TOLIMA.    

     

9. DIRECCION REGIONAL    

  9.1  Sección Administrativa y Financiera    

  9.2  Sección Operativa    

  9.3  Órganos de Asesoría y Coordinación    

    9.3.1  Comité de Dirección    

     

REGIONALES: CESAR, CORDOBA, CHOCO, HUILA,  MAGDALENA, META, QUINDIO Y SUCRE.    

     

10. DIRECCION REGIONAL    

II. DE LAS FUNCIONES    

A NIVEL NACIONAL    

JUNTA DIRECTIVA Y  DIRECCION GENERAL    

     

Artículo 2º  Corresponde a la Junta Directiva y a la Dirección General, el cumplimiento de  las funciones contempladas en los estatutos del Instituto y demás normas  legales y reglamentarias vigentes.    

     

OFICINA DE PLANEACION    

     

Artículo 3º La Oficina  de Planeación es una unidad asesora de la Dirección General, encargada de la  planeación estratégica del Instituto, que mediante el estudio de las variables  exógenas (Costos Universitarios, Políticas de Gobierno, Población Estudiantil)  y el análisis del comportamiento de las variables endógenas (Recursos Físicos,  Humanos y Financieros), permitan el desarrollo de proyectos y planes en  coordinación con las dependencias del Instituto y sirvan de base para  determinar metas y objetivos que garanticen la óptima utilización de los  recursos y el cumplimiento de los objetivos del Instituto, para lo cual  ejercerá las siguientes funciones:    

a) Elaborar en  coordinación con el Ministerio de Educación Nacional y con el Departamento  Nacional de Planeación, los planes y programas de desarrollo institucional  requeridos de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional;    

b) Realizar estudios  de desarrollo organizacional, simplificación y agilización de sistemas y  procedimientos;    

c) Asesorar y mantener  el control del diseño y elaboración de formatos que sean necesarios para la  realización de las funciones del Instituto;    

d) Realizar estudios y  elaborar recomendaciones acerca de la Estructura Administrativa organización y  funcionamiento de las diferentes dependencias;    

e) Revisar, elaborar,  actualizar e implementar los manuales de Organización y Procedimientos, en  coordinación con las dependencias del Instituto;    

f) Efectuar los  análisis estadísticos que se requieren para una adecuada planeación estratégica  y para una oportuna y eficaz toma de decisiones, a través de la utilización de  la base de datos necesarios.    

g) Organizar y  mantener actualizadas las estadísticas del Instituto, con el fin de facilitar  la programación, evaluación y control de las actividades;    

h) Coordinar con las  diferentes dependencias del Instituto los aspectos relacionados con la  recolección de información requerida para los estudios e investigaciones;    

i) Elaborar, en  coordinación con las diferentes áreas del Instituto y con la Oficina de  Planeación del Ministerio de Educación Nacional y con la Dirección General de  Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Presupuesto anual  de Rentas y Gastos del ICETEX;    

j) Realizar estudios y  conceptuar sobre el manejo del presupuesto de funcionamiento e inversión y  proponer los ajustes presupuestales necesarios, para su óptima utilización;    

k) Evaluar  permanentemente la ejecución de los programas de acción y de los proyectos en  función de los planes y políticas del Instituto y proponer los ajustes  necesarios, como también conceptuar sobre los proyectos que se presenten, para  el desarrollo de los diferentes programas que adelante el Instituto;    

l) Elaborar los  proyectos necesarios para el desarrollo de inversiones en equipos, planta  física y definir propuestas sobre cubrimiento y cobertura de los servicios;    

ll) Elaborar en  coordinación con las dependencias del Instituto, los estudios e investigaciones  básicos necesarios, para la fijación de políticas y estrategias conducentes al  mejoramiento cualitativo y cuantitativo de los servicios institucionales, así  como el desarrollo del Recurso Humano y otros proyectos específicos;    

m) Elaborar estudios  de factibilidad sobre las características, necesidades y recursos de la  población estudiantil, con el fin de formular los diferentes programas de  inversión; definir propuestas sobre cubrimiento y cobertura de los servicios;    

n) Dirigir, coordinar  y controlar la elaboración y desarrollo de los proyectos especiales que se  presenten a organismos o entidades nacionales e internacionales;    

ñ) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

o) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

OFICINA JURIDICA    

     

Artículo 4º La Oficina  Jurídica es una unidad de apoyo de la Dirección General, encargada de emitir  conceptos, hacer consultas y revisar contratos, procurando que las acciones del  Director y de todos los funcionarios, se ajusten a las normas vigentes, para lo  cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Prestar la asesoría  jurídica requerida por el Instituto, en todos sus niveles;    

b) Asistir al  Instituto en las acciones judiciales y extrajudiciales que se promuevan en pro  o en contra del mismo;    

c) Recopilar las  normas legales que de una u otra manera incidan o afecten el funcionamiento del  Instituto y difundirlas ante las demás dependencias;    

d) Custodiar los  documentos relacionados con los contratos y convenios que celebre el Instituto;    

e) Establecer las  bases mínimas de contratación, de acuerdo con las normas legales y  reglamentarias vigentes;    

f) Revisar y rendir  conceptos acerca de los proyectos de ley, decretos, resoluciones, contratos y  convenios relacionados con las actividades del Instituto;    

g) Suministrar al  Ministerio Público la información y documentación necesarias para la defensa de  los intereses del Instituto e informar a la Dirección General sobre el curso de  dichos juicios;    

h) Tramitar en  coordinación con la División de Crédito y Cartera el cobro judicial de los  deudores morosos del Instituto;    

i) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

j) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

OFICINA DE CONTROL  INTERNO    

     

Artículo 5º La Oficina  de Control Interno es la unidad encargada de revisar y evaluar la eficacia y el  cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos aprobados por la  Dirección General, en las áreas Administrativa, Operativa, Financiera y de  Informática, comprobar la adecuada aplicación de los manuales de procedimientos  o la carencia de los mismos;    

todo esto encaminado a  facilitar los análisis respecto del grado de eficiencia institucional y la  eficacia de la Dirección, entendiéndose como tal, el conjunto de unidades de  mando de las Direcciones General y Regionales, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Vigilar la  implementación y desarrollo de la estructura orgánica del instituto: informar  sobre el cumplimiento de sus objetivos y evaluar su impacto y recomendar los  ajustes necesarios;    

b) Controlar que se  efectúen adecuada y oportunamente, los desembolsos a los beneficiarios del  Instituto;    

c) Controlar la  eficacia de las Regionales, en cuanto al cumplimiento de las metas de  recuperación de cartera;    

d) Revisar, evaluar y  controlar el cumplimiento de objetivos, planes, programas y procedimientos del  Instituto;    

e) Proponer e  implementar mecanismos de control que permitan evaluar permanentemente el  desarrollo de las actividades institucionales;    

f) Verificar el  cumplimiento de las normas y procedimientos aprobados;    

g) Realizar  periódicamente visitas de inspección a las diferentes dependencias, con el fin  de evaluar su funcionamiento y presentar las recomendaciones pertinentes.    

h) Controlar y evaluar  las aplicaciones y el procesamiento electrónico de datos, para comprobar su  calidad y oportunidad y determinar las áreas donde se deban realizar mejoras;    

i) Ejercer sobre todas  las áreas de trabajo, la debida inspección y vigilancia a fin de obtener un permanente  y adecuado control de gestión;    

j) Rendir a la  Dirección informes periódicos sobre la confiabilidad de las operaciones,  procedimientos y en general sobre los asuntos de su área;    

k) Asesorar a la  Dirección en los aspectos que le competen como unidad de control de gestión;    

l) Coordinar y  controlar la veracidad de los datos que suministran los estamentos del  Instituto;    

ll) Elaborar y rendir  los demás informes requeridos;    

m) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECRETARIA GENERAL    

     

Artículo 6º La  Secretaría General es una unidad de apoyo de la Dirección General encargada de  vigilar la calidad y oportunidad de la información, coordinar la acción de las  Regionales, proponer, controlar y ejecutar las publicaciones que se requieran  para garantizar una adecuada divulgación de la información, para lo cual  ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Asesorar  permanentemente a la Dirección del Instituto en la orientación y administración  de las Regionales;    

c) Desarrollar las  funciones de Secretaría de la Junta Directiva y refrendar los actos del  Director General cuando fuere el caso;    

d) Llevar la  representación del Director cuando éste lo solicite;    

e) Proponer las  políticas sobre la calidad de la información institucional y promover su  cumplimiento;    

f) Proponer políticas  sobre manejo de información y promover su cumplimiento a todos los niveles;    

g) Diseñar mecanismos  que garanticen la integridad y seguridad de la información;    

h) Determinar y  coordinar con las Subdirecciones, las prioridades, pautas y mecanismos para el  diseño, análisis, programación y procesamiento de la información, en concordancia  con las políticas de sistematización que se establezcan en el Instituto;    

i) Adecuar el  desarrollo de la informática de acuerdo con los avances tecnológicos, buscando  eficiencia y economía en los servicios de la Institución;    

j) Colaborar con las entidades  del sector y con otros organismos públicos en la ejecución de programas que  propendan al desarrollo de los sistemas de Informática, conforme a las  políticas del Gobierno sobre la materia;    

k) Diseñar políticas  que permitan promover los servicios de la Institución, a través de la promoción  y divulgación de sus programas y servicios a nivel nacional e internacional, en  coordinación con la Subdirección Técnica;    

l) Cumplir y hacer  cumplir las normas legales y reglamentarias sobre manejo de información,  sistematización y procesamiento electrónico de datos;    

ll) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

m) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION DE PROMOCION  Y DIVULGACION    

     

Artículo 7º La División  de Promoción y Divulgación es una unidad encargada de preparar, proponer y  desarrollar la divulgación de la imagen institucional y de los servicios;  coordinar los medios de publicidad y la acción de divulgación de las unidades  de información a nivel Regional, procurando la creación de una infraestructura  que permita una adecuada orientación a la población de referencia de los  servicios del Instituto, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Supervisar la  calidad de la información que se promueva y divulgue a nivel nacional y de las  Regionales del Instituto;    

b) Diseñar e  implementar los mecanismos de difusión de los programas y servicios  institucionales;    

c) Determinar el  diseño, diagramación y edición de las publicaciones técnicas y operativas que  requiera el Instituto;    

d) Coordinar y  controlar la elaboración de documentos de circulación interna dirigidos a  suministrar información a los funcionarios de la Institución;    

e) Organizar y  coordinar el sistema de documentación e información en las diferentes  Regionales;    

f) Organizar,  coordinar y promover seminarios y encuentros para dar información de los  programas del Instituto y proyectar su imagen;    

g) Obtener, duplicar y  redistribuir a las dependencias homólogas a nivel Regional la información sobre  las oportunidades de formación de colombianos tanto en el país como en el  exterior;    

h) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

i) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION DE INFORMATICA.    

     

Artículo 8º La  División de Informática es una unidad encargada de administrar los equipos de  computación, no asignados expresamente a otras áreas, procurando su óptima  utilización en el Procesamiento Electrónico de Datos, de forma tal que pueda  suministrar información exacta y oportuna que requieran las diferentes áreas  del ICETEX.    

Proponer, desarrollar  e implementar los planes, programas y proyectos del área procurando su  actualización permanente, para lo cual deberá trabajar coordinadamente con las  unidades usuarias y en particular con la Oficina de Planeación, presentarlos  para concepto del Comité de Sistematización y aprobación de la Dirección antes  de su desarrollo e implementación, para lo cual ejercerá las siguientes  funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Dirigir el Sistema  Integral de Información, elaborar y mantener actualizado el plan de utilización  de los equipos y unificar los diseños de análisis, programación y procesamiento  de datos, para los diferentes programas;    

c) Diseñar, proponer y  aplicar los métodos de control de calidad de la Información;    

d) Dirigir y coordinar  las actividades de procesamiento y diseño de sistemas para producir la  información que sea necesaria en cumplimiento de los objetivos del Instituto;    

e) Salvaguardar y  controlar los archivos maestros, registros de tarjetas, discos, disquetes,  cintas, equipos y programas de exclusivo uso del área;    

f) Elaborar  periódicamente programas de trabajo para los usuarios del computador;    

g) Presentar planes y  programas de sistemas de información que permitan optimizar las actividades de  la Institución y la racionalización de recursos;    

h) Asesorar a los  usuarios de los servicios de sistemas en el desarrollo de los mismos;    

i) Dirigir y  administrar las bases de datos en coordinación con las diferentes dependencias;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE ANALISIS Y  DESARROLLO DE SISTEMAS    

     

Artículo 9º La Sección  de Análisis y Desarrollo de Sistemas es una unidad encargada de diseñar,  analizar e Identificar las necesidades de información en coordinación con los  usuarios y con la colaboración de la Oficina de Planeación, programar y  mantener las aplicaciones que requieran los planes de sistematización, ya sea a  través de la adaptación de paquetes, o de desarrollos propios, utilizando las  herramientas más modernas para el desarrollo de programas; actualizarlos e  implementarlos a nivel Regional para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Determinar los  criterios básicos, objetivos, requerimientos y características de las  aplicaciones de acuerdo con las necesidades del usuario;    

b) Analizar y diseñar  las bases de datos que requiera el sistema de información;    

c) Analizar y diseñar  el Software necesario para la implementación y funcionamiento del sistema de  información;    

d) Implementar  mecanismos de control para garantizar la confiabilidad del sistema en función  de la calidad esperada, en coordinación con la Oficina de Control Interno;    

e) Elaborar los  manuales de codificación, documentación y de usuarios, para las diferentes  aplicaciones, en coordinación con la Oficina de Planeación;    

f) Diseñar y  desarrollar los instrumentos y procedimientos para la recolección, organización  y procesamiento de la información;    

g) Analizar los  procedimientos manuales y realizar los estudios de factibilidad para determinar  su posible automatización, en coordinación con la Oficina de Planeación;    

h) Crear y mantener  actualizada una biblioteca sobre desarrollo de Software;    

i) Evaluar el impacto  de los cambios propuestos en los programas existentes;    

j) Intervenir ante los  usuarios para establecer los requisitos de las aplicaciones en cuanto a  programación;    

k) Desarrollar las  bases de datos que requieran los planes de sistematización o las necesidades  del Sistema de Información;    

l) Desarrollar el  Software necesario para la implementación y funcionamiento del sistema de  información;    

ll) Desarrollar los  programas y aplicaciones que requiera el sistema de información, de acuerdo con  las necesidades y demanda de los usuarios;    

m) Asesorar a las  usuarios en la Implementación y utilización de los programas y aplicaciones  desarrolladas; capacitarlos en su utilización;    

n) Implementar los  programas y aplicaciones desarrollados;    

evaluarlos,  corregirlos, actualizarlos;    

ñ) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

o) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE  PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS    

     

Artículo 10. La  Sección de Procesamiento Electrónico de Datos es una unidad encargada de administrar  los equipos asignados a su área; mantener y actualizar los sistemas  operacionales; producir la Información de la Dirección General y coordinar y  controlar la producción del procesamiento electrónico de datos a nivel  Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir y coordinar  la operación de los equipos de procesamiento de acuerdo con los programas  establecidos;    

b) Responder por la  adecuada operación y definir con los usuarios los informes que se deban  producir;    

c) Establecer los  controles necesarios para la entrada y salida de la información;    

d) Desarrollar y  mantener las aplicaciones del sistema operacional;    

e) Programar las  necesidades de los elementos de consumo del computador;    

f) Instalar y operar  el Hardware de los sistemas de información;    

g) Proponer los  requerimientos para el uso, mantenimiento, seguridad y disposición de los  equipos de sistematización;    

h) Mantener,  actualizar y organizar los manuales del sistema operacional para consulta de la  División de Informática;    

i) Salvaguardar y  controlar los archivos maestros, discos, disquetes, cintas equipos y programas  de uso exclusivo del ICETEX;    

j) Establecer el  cronograma de procesamiento en coordinación con los usuarios;    

k) Cumplir las normas  sobre seguridad y acceso a los locales donde están instalados los equipos  electrónicos;    

l) Coordinar con la  Sección de Desarrollo de Sistemas la implantación de las nuevas aplicaciones;    

ll) Preparar y  ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos;    

m) Preparar el plan de  compras de insumos y elementos fungibles que demande la División de  informática;    

n) Diseñar la  configuración de los equipos y programas, de acuerdo con el plan de  Sistematización;    

ñ) Asesorar a las  unidades regionales de procesamiento electrónico de datos en el área de su  competencia;    

o) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

p) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SUBDIRECCION TECNICA    

     

Artículo 11. La  Subdirección Técnica es una unidad encargada de proponer, implementar,  coordinar y supervisar y controlar los programas y proyectos que permitan la  prestación de los servicios del Instituto, dentro de los parámetros de  oportunidad y calidad que garanticen el cumplimiento de las metas y  presupuestos que se aprueben; así como la programación, promoción y  reformulación de los mismos, los términos de referencia de las negociaciones  para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, coordinar,  organizar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Evaluar los  resultados de los servicios prestados a través de las Regionales y el  comportamiento de la cartera del Instituto;    

c) Proponer a la  Dirección General los reglamentos que se deban seguir para la prestación de los  servicios asignados a la Subdirección;    

d) Dirigir, organizar,  coordinar y fijar las pautas sobre mecanismos para el manejo eficiente y  oportuno de los servicios estudiantiles;    

e) Establecer las  pautas para la selección y seguimiento de beneficiarios y programas;    

f) Fomentar la  ampliación de los programas, dinamizar su administración;    

g) Proponer a la  Dirección General la distribución presupuestal para cada uno de los programas  de inversión que se ejecuten a nivel regional, siguiendo los lineamientos que  para el efecto trace la Oficina de Planeación;    

h) Coordinar con la  Secretaría General el procesamiento y emisión de la información de los  servicios estudiantiles y de crédito y cartera;    

i) Proponer políticas y  estrategias para la administración y recuperación de cartera;    

j) Vigilar el  desarrollo de los programas asignados conforme a las políticas establecidas por  la Dirección General;    

k) Colaborar con la  Dirección General en el establecimiento de relaciones internacionales con  organismos y gobiernos oferentes de oportunidades para los estudiantes  colombianos;    

l) Dirigir y coordinar  la programación y control de la prestación de los servicios a cargo del ICETEX;    

ll) Coordinar con la  Subdirección Administrativa y Financiera la inversión y ejecución presupuestal  de los servicios institucionales y su oportuna asignación Regional;    

m) Establecer metas a  las Regionales para recuperación de cartera y vigilar su cumplimiento;    

n) Coordinar con las  diferentes dependencias del Instituto, la prestación adecuada, oportuna y  eficaz de los diferentes servicios del ICETEX;    

ñ) Mantener contacto  permanente con las regionales para coordinar junto con las demás oficinas del  Instituto, el control de gestión y atender sus consultas proporcionando  asistencia técnica en materia de crédito, cartera y servicios;    

o) Coordinar,  controlar lo correspondiente al Colegio Mayor Colombiano Miguel Antonio Caro y  las funciones que se derivan del convenio suscrito entre el ICETEX y la  Universidad Complutense de Madrid;    

p) Proponer la forma  de negociar o renegociar convenios de Cooperación Internacional que en materia  de prestación de servicios coadyuven en el cumplimiento del objetivo  institucional, dirigirlos y coordinarlos;    

q) Proponer la forma  de negociar, renegociar, coordinar y dirigir los contratos para el fomento de  la educación que complementen los servicios que ofrece el Instituto;    

r) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

s) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION DE PROGRAMAS    

     

Artículo 12. La  División de Programas es la unidad encargada de diseñar, implementar, coordinar  y controlar la prestación de los servicios diferentes al Crédito Educativo,  tales como becas, aportes para el desarrollo regional, fondo para el desarrollo  de los recursos humanos, giros al exterior, venta de pasajes internacionales y  cualquier otro servicio, cuyo objetivo sea dar apoyo a los beneficiarlos de los  servicios institucionales en Colombia o en el exterior, a través de ayudas no  reembolsables, así como de evaluar su impacto sobre los beneficiarlos y la  sociedad en general, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Evaluar  periódicamente los programas de servicios y efectuar las gestiones necesarias  para lograr la mejor programación y control de los mismos;    

c) Proponer y revisar  periódicamente las bases de manejo de los diferentes programas;    

d) Coordinar y  supervisar la correcta ejecución de los programas para estudiantes del exterior  y especialización de colombianos en el país y en el exterior y propender por su  debido aprovechamiento en beneficio del país;    

e) Diseñar y controlar  el cumplimiento del cronograma de actividades de los servicios estudiantiles  para el nivel Regional;    

f) Preparar los  estimativos sobre volumen de compromisos y disponibilidades de las Regionales,  para nuevos servicios de acuerdo con los recursos presupuestales;    

g) Rendir informes  periódicos a la Subdirección Técnica de la gestión y desarrollo de las  actividades;    

h) Impulsar, coordinar  y controlar la ejecución de los programas de becas que con recursos propios del  Instituto se otorguen a extranjeros en Colombia y a colombianos en el exterior;    

i) Diseñar los  mecanismos de selección, seguimiento y control de beneficiarlos y programas;    

j) Promover, coordinar  y controlar el manejo de los Fondos para el Desarrollo de los Recursos Humanos  que se contraten a través de las Regionales;    

k) Coordinar y  controlar el manejo que las Regionales hagan de las partidas de Aportes para el  Desarrollo Regional;    

l) Coordinar la  prestación adecuada eficaz y oportuna de aquellos programas que por sus  características se relacionan con los servicios estudiantiles;    

ll) Coordinar con la  Oficina de Planeación la elaboración del anteproyecto de presupuesto de  inversión para aquellos programas que lo requieran;    

m) Preparar las  minutas de los contratos y convenios para la prestación de servicios  educativos, siguiendo las bases generales mínimas, aprobadas por la Dirección,  obtener el concepto de la Oficina Jurídica; coordinar su implementación,  controlar su ejecución;    

n) Evaluar  periódicamente la calidad de los programas de cobertura nacional e  internacional que se ejecuten con la coordinación de la Subdirección Técnica;    

ñ) Proponer y analizar  la documentación para que la Comisión Nacional de Becas decida sobre los  aspirantes a aplicar para las becas que ofrezcan entidades o países amigos,  tomando como base las recomendaciones del Comité Técnico;    

o) Identificar las  necesidades de formación de recursos humanos en el exterior, en coordinación  con las Direcciones Regionales;    

p) Preparar proyectos  que permitan adecuar la oferta de becas a las necesidades reales identificadas;    

q) Coordinar con la  División de Informática en la preparación de registros y la producción de  informes;    

r) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

s) Preparar las  convocatorias de becas y programas especiales y remitirlas a la División de  Promoción y Divulgación para su difusión;    

t) Prestar asistencia  técnica a las diferentes Regionales en los asuntos de su competencia;    

u) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE ANALISIS DE  PROGRAMAS    

     

Artículo 13. La  Sección de Análisis de Programas es la unidad encargada de verificar que los  programas de prestación de los servicios diferentes al crédito, cumplan con los  requerimientos de cantidad, calidad y oportunidad, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Analizar el  comportamiento Regional de los programas y proponer los ajustes, que garanticen  la adecuada prestación de los servicios, diferentes al crédito estudiantil;    

b) Analizar el sistema  aplicado en las Regionales para proponer los candidatos a becas y programas  especiales;    

recomendar los ajustes  que sean necesarios;    

c) Comprobar que los  candidatos propuestos por las Regionales reúnan los requisitos exigidos;  presentarlos con la documentación necesaria y un concepto sobre cada uno, al  Comité Técnico de la Subdirección Técnica para su preselección;    

d) Asesorar a las  dependencias Regionales en la solución de los problemas del área de su  competencia;    

e) Solicitar a las  Regionales la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones;    

f) Proponer en  coordinación con las Oficinas Regionales y la Sección de Seguimiento y  Evaluación la continuidad de los programas en ejecución y los nuevos programas  que las necesidades Regionales demanden; presentarlos a la consideración de la  División de Programas, para su incorporación en el anteproyecto de presupuesto  de inversión;    

g) Rendir a la  División de Programas, informes periódicos sobre las actividades desarrolladas;    

h) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE SEGUIMIENTO  Y EVALUACION    

     

Artículo 14. La  Sección de Seguimiento y Evaluación es la unidad encargada de verificar que los  programas de prestación de los servicios diferentes al crédito sean pertinentes  con los objetivos institucionales; vigilar la calidad de los programas  académicos; mantener un vínculo institucional con los usuarios de los  servicios.    

a) Diseñar e implementar  con la colaboración de la Sección de Análisis de Sistemas, las bases de datos  necesarios para la creación de bancos de datos de recursos humanos, programas  académicos prioritarios y programas académicos ofrecidos por instituciones de  otros países;    

b) Evaluar  periódicamente, en coordinación con la Sección de Análisis de la División, la  pertinencia de los programas de prestación de servicios, diferentes al crédito  y recomendar los ajustes necesarios, o su incorporación al anteproyecto de  presupuesto de inversión;    

c) Evaluar la calidad  de los programas académicos que se ofrecen y/o financien y recomendar su  mantenimiento o eliminación;    

d) Hacer un  seguimiento periódico y sistemático de los beneficiarios y exbeneficiarios de  los servicios del ICETEX, en relación con su realización profesional, impacto  social y vinculación laboral;    

e) Asesorar a las  Oficinas Regionales en la solución de los problemas de su área;    

f) Solicitar a las  diferentes dependencias del Instituto, la información necesaria para el cumplimiento  de sus funciones;    

g) Rendir a la  División de Programas y a las dependencias que lo requieran, informes  periódicos sobre las actividades desarrolladas;    

h) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION DE CREDITO Y  CARTERA    

     

Artículo 15. La  División de Crédito y Cartera es la unidad encargada de coordinar, supervisar y  controlar los programas de crédito educativo, en cuanto a la promoción,  adjudicación, asignación de recursos y cobro de cartera a través de una acción  permanente entre las áreas a su cargo y las Regionales, para lo cual ejercerá  las siguientes funciones:       

a) Dirigir, coordinar,  organizar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  supervisar el proceso de otorgamiento de crédito educativo en el país y  exterior;    

c) Coordinar con las  Regionales la investigación de necesidades de inversión;    

d) Prestar asistencia  técnica a las diferentes Regionales en el otorgamiento del crédito y su  correspondiente cobro;    

e) Proponer las normas  que regulen el proceso de otorgamiento de crédito educativo país‑exterior  de acuerdo con las políticas y normas vigentes;    

f) Coordinar y  controlar con la División de Programas el manejo del componente de crédito, de  los Fondos en Administración, Beca‑Crédito y Aportes para el Desarrollo  Regional;    

g) Establecer metas a  las Regionales para la recuperación de cartera y coordinar su cumplimiento;    

h) Procurar que se  apliquen las políticas y procedimientos para el manejo de la cartera;    

i) Controlar el  proceso general de la cartera y diseñar los mecanismos de recuperación de la  misma;    

j) Colaborar con la  Oficina de Planeación en la elaboración del anteproyecto presupuesto de  inversión, en relación con los programas y proyectos de crédito;    

k) Procurar por el  cumplimiento de las disposiciones sobre crédito educativo en el país y en el  exterior por parte de las Direcciones Regionales;    

I) Diseñar planes de  amortización y normas sobre prórrogas;    

ll) Realizar estudios  sobre administración y procedimientos adecuados, para el cobro prejudicial y  judicial de las obligaciones morosas;    

m) Preparar los  calendarios de actividades del área y remitirlos a la División de Promoción y  Divulgación, para su difusión;    

n) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

ñ) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE CREDITO    

     

Artículo 16. La  Sección de Crédito es la unidad encargada de analizar y controlar el manejo del  Crédito Educativo de Pregrado y Postgrado país, Postgrado Exterior,  Becas-Crédito y Fondos en Administración a través de la oportuna ejecución de  los recursos financieros asignados a cada Regional; controlar el paso a cartera  de las obligaciones que terminen su período de desembolso. Para lo cual  ejercerá las siguientes funciones:    

a) Coordinar y  controlar el componente de crédito de los programas de Fondos en  Administración, Aportes para el Desarrollo Regional y Becas-Crédito. El  componente de Beca de estos mismos programas, serán coordinados por la División  de Programas;    

b) Coordinar y  supervisar la prestación del servicio de Crédito país‑exterior a través  de las Regionales, de acuerdo con las normas y reglamentos establecidos;    

c) Coordinar, preparar  y presentar las solicitudes regionales de crédito educativo exterior, para su  estudio por el Comité Técnico de la Subdirección;    

d) Revisar  periódicamente las normas y reglamento del servicio y proponer las  modificaciones que sean necesarias;    

e) Preparar el  anteproyecto de presupuesto de inversión de los diferentes programas de crédito  país y exterior, en coordinación con las Regionales;    

f) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

g) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE CARTERA    

     

Artículo 17. La  Sección de Cartera es la unidad encargada de velar porque se apliquen en forma  ágil y dinámica las diferentes estrategias para el recaudo de los préstamos  otorgados a los estudiantes colombianos para la realización de estudios en el  país y en el exterior; coordinar con la Sección de Crédito el control de las  obligaciones que deban pasar al cobro, para lo cual ejercerá las siguientes  funciones:    

a) Analizar y evaluar  periódicamente el estado y comportamiento de la cartera del Instituto e  informar sobre los resultados obtenidos;    

b) Coordinar y  controlar el manejo y recuperación de la cartera a nivel nacional;    

c) Procurar por el  cumplimiento de las normas y procedimientos sobre recuperación de cartera a nivel  nacional;    

d) Procurar por el  cumplimiento de las metas señaladas en materia de recuperación de cartera a las  Regionales y diseñar los mecanismos de recaudo de cartera que sean necesarios;    

e) Procurar que las  Regionales cumplan con las normas generales de seguridad y custodia de los  títulos valores correspondientes al Crédito Educativo;    

f) Remitir y/o  transmitir en forma oportuna a la División de Informática la información  pertinente para su proceso;    

g) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

h) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.    

     

Artículo 18. La  Subdirección Administrativa y Financiera, es la unidad encargada de atender con  oportunidad y eficacia las necesidades de recursos humanos, físicos y  financieros que demanden las diferentes áreas del Instituto, procurando  implementar los controles adecuados para racionalizar el gasto y optimizar la  utilización de los recursos así como proponer, coordinar, supervisar, controlar  la ejecución portafolio de inversiones que garantice una óptima rentabilidad  para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Proponer e implementar  las políticas, planes y normas sobre los aspectos administrativos y financieros  del Instituto;    

c) Evaluar  periódicamente los logros financieros y administrativos y de personal  alcanzados de acuerdo con los objetivos establecidos;    

d) Colaborar con la  Oficina de Planeación en los estudios que se deban realizar para obtener nuevos  recursos financieros y analizar la incidencia que tengan para el Instituto las  medidas económicas que se adopten dentro o fuera del país;    

e) Determinar en  coordinación con la Secretaría General las pautas que se deben seguir para el  procesamiento y emisión de la información financiera y administrativa del  Instituto;    

f) Coordinar con la  Subdirección Técnica la asignación oportuna de los recursos financieros, que se  requieren para la realización de los programas de servicios estudiantiles y  crédito educativo, tanto a nivel Regional como nacional;    

g) Proponer, coordinar  y controlar los contratos sobre endeudamiento interno y externo del Instituto;    

h) Elaborar los  proyectos de acuerdo que se relacionan con su área de responsabilidad para ser  presentados por el Director General a la Junta Directiva;    

i) Gestionar la  consecución de los recursos necesarios para el desarrollo de los planes del  Instituto y vigilar su óptima utilización;    

j) En coordinación con  la Oficina de Planeación, fijar las pautas sobre asignación de los recursos  presupuestales para funcionamiento y controlar su ejecución;    

k) Asistir a la  Dirección General en la formulación de políticas sobre inversión, presupuesto,  contabilidad, tesorería, financiación y cartera del Instituto;    

l) Vigilar el  cumplimiento de las disposiciones legales sobre los recursos humanos,  administrativos, físicos y financieros;    

ll) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

m) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION FINANCIERA    

     

Artículo 19. La  División Financiera es la unidad encargada    

de administrar los  recursos financieros, antes de su distribución regional, procurando su  oportunidad y rentabilidad dentro de los lineamientos que fije la Dirección  General y siguiendo los procedimientos y normas sobre el particular; controlar  la ejecución y el registro contable de las cifras a través de una acción  coordinada entre las unidades a su cargo, las unidades de la Dirección General  y las Regionales, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Efectuar las  gestiones necesarias para lograr la mejor programación y control de las  inversiones financieras del Instituto;    

b) Analizar los  estados financieros del Instituto y evaluar los recursos obtenidos proponiendo  las recomendaciones del caso;    

c) Supervisar la  correcta aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos que sobre los  sistemas contable, presupuestal y de tesorería, estén vigentes;    

d) Preparar las  minutas de contratos relacionados con su área, siguiendo las bases mínimas  generales definidas por la Dirección, someterlos al concepto de la Oficina  Jurídica y controlar su ejecución;    

e) Ejercer acciones  periódicas de conciliación entre las Secciones de Ejecución y Control  Presupuestal, Tesorería y Contabilidad, a través de las cuales se logre una  conciencia técnica en el manejo de las cifras financieras;    

f) Presentar a la  Subdirección Administrativa y Financiera periódicamente, los informes consolidados  sobre los estados financieros del Instituto;    

g) Tramitar ante las  entidades competentes y de conformidad con las normas que regulen la materia,  las solicitudes de crédito público interno cuando la subdirección así la  subdirección así lo disponga;    

h) Tramitar las  modificaciones presupuestales de inversión y de funcionamiento que se presente  ante el Departamento Nacional de Planeación y la Dirección General de  Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y proyectos  específicos;    

i) Colaborar con la  Oficina de Planeación en la elaboración del anteproyecto de presupuesto;    

j) Asignar  regionalmente los recursos presupuestales para funcionamiento e inversión, esto  último de acuerdo con los programas de la Subdirección Técnica;    

k) Coordinar y  controlar la elaboración y trámite de flujo de fondos, que permita conocer  periódicamente la situación de liquidez del Instituto y proponer las acciones  que se deriven de ellas;    

l) Supervisar el  manejo de las cuentas bancarias corrientes y de ahorro dentro de las normas  reglamentarias vigentes del Instituto;    

ll) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

m) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE EJECUCION Y  CONTROL PRESUPUESTAL    

     

Artículo 20. La  Sección de Ejecución y Control Presupuestal es la unidad encargada de la  ejecución y control del presupuesto de ingresos, gastos e inversión de acuerdo  con las normas legales y reglamentarias vigentes, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Mantener al día el  registro y control sobre apropiaciones, adiciones, traslados, compromisos y  ejecución del presupuesto, con base en las decisiones provenientes de la Junta  Directiva y la información suministrada por las unidades del Instituto;    

b) Vigilar la  ejecución presupuestal de funcionamiento e inversión;    

c) Constituir y  analizar las reservas presupuestales para los distintos gastos de la entidad;    

d) Preparar la  información y documentación necesarias para la elaboración del presupuesto  anual del Instituto;    

e) Preparar los  proyectos de acuerdo mensuales de ordenación de gastos, adiciones y traslados  presupuestales que sean necesarios, consultando los manuales respectivos;    

f) Expedir los  certificados de disponibilidad presupuestal y llevar el registro de los mismos;    

g) Rendir a la  Contraloría General de la República y a la División Financiera, los informes  que le sean solicitados de conformidad con las disposiciones legales vigentes;    

h) Coordinar con la  Sección de Tesorería y Contabilidad el manejo técnico de las cifras  financieras;    

i) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

j) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia;    

k) Controlar la  ejecución total del presupuesto del Instituto.    

     

SECCION DE  CONTABILIDAD    

     

Artículo 21. La  Sección de Contabilidad es la unidad encargada de registrar oficialmente las  transacciones contables con el objeto de presentar oportuna y exactamente los  informes financieros del Instituto, así como de ejercer un control que  garantice la exactitud y la oportunidad de las transacciones regionales, para  lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Llevar los  registros contables del ICETEX, de acuerdo con el Manual Contable aprobado por  la Contraloría General de la República;    

b) Certificar los  informes contables requeridos por los deudores o acreedores del Instituto;    

c) Controlar la  exactitud de la información contable y el correcto flujo de ésta por parte de  las distintas dependencias y regionales del Instituto;    

d) Coordinar con la  Sección de Ejecución y Control Presupuestal y de Tesorería el manejo técnico de  las cifras financieras;    

e) Rendir a la  Contraloría General de la República y a la División Financiera, los informes  que le sean solicitados de conformidad con las disposiciones legales y  vigentes;    

f) Elaborar y analizar  los estados financieros del Instituto;    

g) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

h) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE TESORERIA    

     

Artículo 22. La  Sección de Tesorería es la unidad encargada de manejar los recursos de caja y  bancos, procurando el trámite oportuno de los ingresos y de las órdenes de  giros y/o pagos que correspondan; así como ejercer un adecuado control sobre el  manejo de los recursos a nivel regional, para lo cual ejercerá las siguientes  Funciones:    

a) Recaudar, tramitar  y registrar los aportes, auxilios, préstamos y demás ingresos del Instituto y  supervisar estas actividades a nivel regional, solicitando los informes sobre  el estado de los mismos;    

b) Manejar y controlar  las inversiones financieras del Instituto, que hayan sido autorizadas y  proponer su renovación, sustitución o adición según la seguridad, rendimiento y  naturaleza de los valores;    

c) Prestar los  servicios de pagaduría para las dependencias a nivel nacional;    

d) Tramitar la  legalización de los créditos obtenidos con los bancos o sus renovaciones,  previo concepto de la Oficina Jurídica;    

e) Coordinar con las  Secciones de Ejecución y Control Presupuestal, y de Contabilidad, el manejo  técnico de las cifras financieras;    

f) Preparar  periódicamente el estado de tesorería y remitirlo a la División financiera;    

g) Atender oportunamente  los giros que requieran las Regionales, para los gastos de funcionamiento e  inversión, supervisar y coordinar el manejo de los pagos que allí se efectúen;    

h) Rendir a la  Contraloría General de la República y a la División Financiera, los informes le  sean solicitados, de conformidad con las disposiciones legales vigentes;    

i) Analizar, elaborar  y presentar el flujo de Fondos;    

j) Manejar y controlar  las cuentas bancarias del Instituto;    

k) Controlar el manejo  de las cajas menores y fondos rotatorios;    

l) Manejar y responder  por los títulos valores y los documentos negociables del Instituto, entregados  para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;    

ll) Elaborar las  conciliaciones bancarias y el boletín de tesorería;    

m) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

n) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION DE SERVICIOS  ADMINISTRATIVOS    

     

Artículo 23. La  División de Servicios Administrativos es la unidad encargada de administrar los  recursos físicos del Instituto a nivel central y coordinar su prestación a  nivel Regional, procurando brindar un adecuado y oportuno apoyo a todas las  áreas del Instituto, para lo cual deberá ejercer un control sobre su uso y  destinación; administrar los servicios de Apoyo de la Dirección General y  coordinar y controlar los mismos a nivel Regional, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  controlar el desarrollo de las actividades relacionadas con los servicios  administrativos a nivel Regional;    

c) Dirigir, coordinar  y velar por la ejecución del Plan Nacional de Compras;    

d) Coordinar y  supervisar las actividades relacionadas con la adquisición y suministro de  elementos de consumo, bienes y equipos de oficina, muebles y enseres;    

e) Elaborar los  proyectos de Acuerdo, resolución, contratos que se relacionen con su área y  someterlos al concepto de la Oficina Jurídica;    

f) Coordinar y  supervisar los servicios de apoyo relacionados con: correspondencia‑microfilmación  y archivo; publicaciones; aseo y vigilancia; mantenimiento y transporte;    

g) Vigilar la  aplicación de las normas fiscales y administrativas vigentes, y procurar la  racionalización de los gastos de funcionamiento;       

h) Llevar el registro  y control de los activos fijos, procurando el cumplimiento de las normas  legales vigentes; controlar la administración que, de los mismos, efectúen las  Regionales;    

i) Presentar las  propuestas de gastos generales y compras para el anteproyecto de presupuesto;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS.    

     

Artículo 24. La  Sección de Adquisiciones y Suministros es la unidad encargada de adquirir,  suministrar y controlar los equipos y elementos que requieran las dependencias  del Instituto para el desarrollo eficiente de sus actividades, de acuerdo con  las normas legales y administrativas vigentes, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Elaborar el plan  anual de compras de bienes, elementos y equipos de acuerdo con las necesidades  del Instituto;    

b) Elaborar proyectos  de pliegos de condiciones en las licitaciones que se requieran;    

c) Responder por el  ingreso, conservación, almacenamiento, custodia y entrega de los bienes del  Instituto;    

d) Rendir las cuentas  de Almacén a la Auditoría Fiscal de acuerdo con las normas sobre la materia;    

e) Efectuar las  compras y tramitar las órdenes correspondientes de elementos y equipos y  realizar el seguimiento respectivo;    

f) Llevar el control  de existencias de bienes, elementos y equipos, mantener el nivel mínimo, hacer  los pedidos requeridos y actualizar los inventarios;    

g) Realizar la  inscripción y mantener actualizados los registros de contratistas y proveedores  del Instituto,    

analizar, evaluar y  clasificar la capacidad administrativa y financiera de los mismos de acuerdo  con las normas vigentes;    

h) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

i) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE SERVICIOS  GENERALES    

     

Artículo 25. La  Sección de Servicios Generales es la unidad encargada de prestar los servicios  de apoyo administrativo que demande la Dirección General para su normal  funcionamiento, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Elaborar los  programas anuales de mantenimiento preventivo y servicios generales y  presentarlos a la División, para el trámite de aprobación y ejecutarlos;    

b) Organizar,  preservar y mantener actualizado el archivo de acuerdo con normas y técnicas  vigentes;    

c) Microfilmar  documentos, previo el cumplimiento de normas y requerimientos;    

d) Prestar los  servicios de fotocopia, mimeógrafo, compaginación, encuadernación y empaste de  documentos;    

e) Mantener en  adecuado estado de presentación y aseo, las instalaciones, oficinas, muebles y  equipos al servicio del Instituto;    

f) Prestar el servicio  de seguridad y vigilancia de los bienes, elementos y equipos del Instituto;    

g) Prestar el servicio  de cafetería a las diferentes dependencias;    

h) Mantener en  perfecto estado de funcionamiento las instalaciones, muebles y enseres, y equipos;    

i) Prestar el servicio  oportuno de transporte que le sea solicitado y efectuar el mantenimiento de los  vehículos del Instituto;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION DE PERSONAL    

     

Artículo 26. La  División de Personal es la unidad encargada de velar por la correcta  administración de los recursos humanos tanto a nivel nacional como Regional  para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, coordinar,  organizar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Atender las  consultas, solicitudes y reclamos presentados por los funcionarios del  Instituto, relacionados con la administración de personal;    

c) Colaborar con la  Oficina de Planeación en los estudios relacionados con análisis ocupacional,  planta de personal, manuales de funciones y procedimientos;    

d) Coordinar y  controlar la aplicación de instrumentos de selección de personal que ingrese o  se promueva dentro del Instituto;    

e) Dirigir, controlar  y coordinar la oportuna evaluación del personal, de acuerdo con las  disposiciones legales y reglamentarias vigentes;    

f) Dirigir, organizar  y controlar los programas de capacitación, adiestramiento y desarrollo de  personal;    

g) Dirigir, organizar  y controlar los programas y planes de Bienestar Social de acuerdo con las  políticas institucionales;    

h) Dirigir y controlar  el cumplimiento de las normas y procedimientos que sobre salarios y  prestaciones rigen para los empleados del Instituto;    

i) Colaborar con la  Oficina Jurídica en el trámite de los negocios que se susciten ante lo  contencioso administrativo en materia de personal;    

j) Vigilar el  cumplimiento de las normas y procedimientos que sobre carrera administrativa  ordene el Gobierno Nacional;    

k) Dirigir el registro  y control de información y hojas de vida del personal al servicio del Instituto  y responder por su seguridad;    

l) Realizar las  gestiones que se requieran sobre administración de personal ante el  Departamento administrativo del Servicio Civil, Fondo Nacional de Ahorro, Caja  Nacional de Previsión Social, Cajas de Compensación Familiar y demás entidades  que tengan relación con esta función;    

ll) Presentar la  propuesta de Gastos de Servicios personales, para el anteproyecto de presupuesto;    

m) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

n) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE  ADMINISTRACION DE PERSONAL    

     

Artículo 27. La  Sección de Administración de Personal es la unidad encargada de administrar el  personal de Dirección General y aplicar, coordinar y controlar las políticas de  selección, enganche y promoción del personal Regional, para lo cual ejercerá  las siguientes funciones:    

a) Diseñar, preparar y  aplicar instrumentos de selección y evaluación del desempeño del personal;    

b) Determinar en  coordinación con las demás dependencias del Instituto y de conformidad con las  normas sobre administración de personal los criterios técnicos para la  aplicación de pruebas y demás medios de selección que se consideren necesarios;    

c) Elaborar y aplicar  los programas de inducción para los funcionarios del nivel central y supervisar  su ejecución a nivel Regional;    

d) Elaborar y llevar  el control de planta de personal, nómina y de todos los movimientos de personal  y comunicar oportunamente las novedades a las dependencias y/o entidades que lo  solicitan;    

e) Elaborar los proyectos  de resoluciones sobre nombramientos, ascensos, licencias, comisiones de  servicios, encargos, vacaciones, retiros y sanciones y darles el trámite  correspondiente, a las dependencias de nivel nacional y vigilar su correcta  ejecución a nivel Regional;    

f) Efectuar la  liquidación de prestaciones sociales, de acuerdo con las normas vigentes;    

g) Tramitar las  solicitudes de certificaciones laborales y demás constancias de acuerdo con las  reglamentaciones vigentes;    

h) Tramitar el  escalafonamiento y actualización del personal en la Carrera Administrativa;    

i) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

j) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE DESARROLLO  DE PERSONAL    

     

Artículo 28. La  Sección de Desarrollo de Personal es la unidad encargada de elaborar y  desarrollar programas de Bienestar Social, Capacitación y Adiestramiento de  personal de acuerdo con las políticas y normas vigentes, para lo cual ejercerá  las siguientes funciones:    

a) Investigar periódicamente  las necesidades de adiestramiento y capacitación del personal, en coordinación  con las diferentes dependencias y proponer los programas correspondientes;    

b) Investigar  periódicamente las necesidades de bienestar social y proponer el programa anual  correspondiente;    

c) Adelantar y  gestionar programas recreacionales, culturales, sociales y deportivos, en  coordinación con entidades que desarrollen programas de esta naturaleza;    

d) Coordinar las  relaciones entre el Instituto y el Fondo de Empleados del mismo;    

e) Promover la  capacitación y adiestramiento mediante la rotación de personal, para lo cual  deberá coordinar la elaboración de los planes correspondientes;    

f) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

g) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

        

ORGANOS DE ASESORIA Y  COORDINACION    

COMITE DE DIRECCION    

     

Artículo 29. El Comité  de Dirección es el órgano encargado de asesorar al Director General en la  aplicación de las políticas, planes, programas y proyectos institucionales. El  Comité de Dirección estará conformado, así:    

a) El Director  General, quien lo presidirá;    

b) El Secretario  General;    

c) El Subdirector  Técnico;    

d) El Subdirector Administrativo  y Financiero;    

e) El Jefe de la  Oficina de Planeación;    

f) El Jefe de la  Oficina Jurídica;    

g) El Jefe de la  Oficina de Control Interno;    

h) El Director de la  Regional Bogotá.    

Actuará como  Secretario del Comité, el Secretario General.    

La Dirección General  podrá invitar a las sesiones del Comité a los funcionarios del Instituto, que  considere necesarios de acuerdo con los asuntos a tratar.    

Artículo 30. Son  funciones del Comité de Dirección, las siguientes:    

a) Proponer a la  Dirección General las políticas que permitan dar cumplimiento a los objetivos  de la entidad;    

b) Analizar el  desarrollo de los planes y programas del Instituto y proponer las  modificaciones que se estimen necesarias;    

c) Conceptuar sobre  asuntos relacionados con las actividades del Instituto, que la Dirección  General les someta a deliberación;    

d) Estudiar las  medidas generales que permitan fomentar los procesos de comunicación y  coordinación interna;    

e) Estudiar las  propuestas que sobre manuales de funciones, procedimientos, instructivos,  publicaciones y divulgación de los servicios, presenten las diferentes  dependencias del Instituto;    

f) Estudiar el  anteproyecto de presupuesto que presente la Oficina de Planeación y emitir  concepto para la continuación de los trámites;    

g) Conocer los asuntos  administrativos, financieros, operativos o técnicos que se llevan a la Junta  Directiva y conceptuar sobre los mismos;    

h) Recomendar  prioridades en la ejecución de los programas en sus diferentes niveles;    

i) Estudiar las  propuestas sobre la creación, modificación o supresión de dependencias  administrativas o de servicios, para presentar las recomendaciones del caso a  la Junta Directiva;    

j) Estudiar las  necesidades que conduzcan al mejor desarrollo de las actividades  institucionales;    

k) Las demás funciones  de asesoría y coordinación general, que para mejorar la integración de los  programas del ICETEX fueren señaladas por la Dirección General.    

     

COMITE DE  SISTEMATIZACION    

     

Artículo 31. El Comité  de Sistematización es el órgano encargado de asesorar a la Dirección General en  los aspectos relacionados con la Sistematización de los procedimientos y de la  información del Instituto, así como el establecimiento de normas en esta  materia.    

El comité estará  integrado por:    

a) El Director General  del ICETEX, quien lo presidirá;    

b) El Secretario  General quien los presidirá en ausencia del Director General;    

c) El Subdirector  Técnico;    

d) El Subdirector  Administrativo y Financiero;    

e) El Jefe de la División  de Informática;    

f) El Jefe de la  Oficina de Planeación;    

g) El Jefe de la  Oficina de Control Interno.    

Por invitación del  Director, podrán participar otros funcionarios del ICETEX o expertos en el área  de sistemas y/o procesamiento electrónico de datos.    

La Secretaría del  Comité estará a cargo del Jefe de la División de Informática.    

     

Artículo 32. Serán  funciones del Comité de Sistematización, las siguientes:    

a) Evaluar y  recomendar la compra de los equipos para la automatización de la información,  teniendo en cuenta los estudios técnico‑económicos presentados y de  acuerdo con las normas y planes vigentes;    

b) Proponer al  Director las políticas dentro de las cuales se deben enmarcar los planes y  programas en materia de sistematización y procesamiento electrónico de datos;    

c) Emitir concepto  previo sobre procedimientos manuales o automatizados que se pongan en  funcionamiento;    

d) Evaluar los planes  y programas que sobre sistematización y procesamiento electrónico de  información presenten, a la consideración del Director, las áreas responsables;    

e) Recomendar al  Director las estrategias y acciones a desarrollar para la ejecución de los  planes y programas sobre sistematización y procesamiento electrónico de la  información.    

     

COMISION NACIONAL DE  BECAS    

     

Artículo 33. La  Comisión Nacional de Becas estará integrada por:    

a) El Director General  del ICETEX o su delegado, quien la presidirá;    

b) El Jefe de la  División de Relaciones Culturales y Divulgación del Ministerio de Relaciones  Exteriores;    

c) El Jefe de la Oficina  de Relaciones Internacionales del Ministerio de Educación Nacional;    

d) El Jefe de la  Unidad de Cooperación Técnica del Departamento Nacional de Planeación;    

e) El Jefe de la  Oficina de Coordinación Internacional    

y Convalidación de  Títulos, en representación del Director General del ICFES;    

f) Un representante de  Colciencias.    

Podrán asistir a las  reuniones de la Comisión, representantes de gobiernos extranjeros o entidades  internacionales que ofrezcan Becas a Colombia, cuando a juicio del comité se  requiera su presencia.    

El Jefe de la División  de Programas actuará como Secretario de la Comisión.    

Para los asuntos  relacionados con las comisiones de estudios en el exterior, de funcionarios  públicos del orden nacional, formarán parte de la Comisión Nacional de Becas el  Jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil o su representante.    

     

Artículo 34. Las  funciones de la Comisión Nacional de Becas, serán las siguientes:    

a) Seleccionar los  candidatos a las becas internacionales ofrecidas al ICETEX, con base en los  criterios establecidos en las normas vigentes;    

b) Adjudicar las becas  que ofrece el Gobierno de Colombia por conducto del ICETEX, a ciudadanos  extranjeros para realizar estudios en centros docentes del país de acuerdo con  los convenios vigentes;    

c) Las demás que le  asignen las normas legales.    

     

JUNTA DE LICITACIONES  Y ADQUISICIONES    

     

Artículo 35. La Junta  de Licitaciones y Adquisiciones Administrativa y Financiera, Técnica y  Ofi-(sic)    

a) El Subdirector  Administrativo y Financiero, quien la presidirá;    

b) El Secretario  General, quien la presidirá en ausencia del Subdirector;    

c) El Jefe de la  Oficina Jurídica;    

d) El Jefe de la  División de Servicios Administrativos.    

Las funciones de la  Secretaria de la Junta serán desempeñadas por el Jefe de la Sección de  Adquisiciones y Suministros.    

Igualmente la  Subdirección Administrativa y Financiera podrá invitar a las sesiones de la  Junta a funcionarios del Instituto, cuando se considere que pueden aportar  elementos de juicio sobre los asuntos que se vayan a tratar. Los funcionarios  invitados tendrán voz pero no voto.    

La Junta de  Licitaciones y Adquisiciones desarrollará las funciones de acuerdo con las  disposiciones legales vigentes sobre la materia.    

     

COMISION DE PERSONAL    

     

Artículo 36. La  Comisión de Personal estará integrada por:    

a) El Secretario  General, quien la presidirá;    

b) El Jefe de la  Oficina Jurídica;    

c) Un representante de  los empleados del Instituto, observando el Decreto  reglamentario 2045 de 1969 o las disposiciones que lo sustituyan.    

Actuará como  Secretario el Jefe de la División de Personal.    

La Comisión cumplirá  sus funciones de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales sobre  la materia.    

     

COMITES DE  COORDINACION    

     

Artículo 37. En la  Secretaria General, Subdirecciones Administrativa y Financiera, Técnica y  Oficinas de Planeación, Jurídica y de Control Interno funcionará un Comité de  Coordinación, encargado de analizar y conceptuar sobre las actividades que  desarrollen estas unidades.    

Parágrafo. El Comité  de Coordinación de la Subdirección Técnica tendrá a su cargo las siguientes  funciones específicas:    

a) Seleccionar los  beneficiarios de Crédito Exterior, para su ratificación por el Director  General;    

b) Seleccionar los  beneficiarios de programas especiales de manejo de la Dirección General;    

c) Preseleccionar los  candidatos a Becas Internacionales, que deberán ser seleccionados por la  Comisión Nacional de Becas, como candidatos del ICETEX, a aplicar como  beneficiarios por la Institución o Gobierno oferente.    

     

B. NIVEL REGIONAL    

     

Artículo 38. Las  Regionales dependerán jerárquicamente de la Dirección General y funcionalmente  de la Secretaría General y de las Subdirecciones.    

     

DIRECCIONES REGIONALES    

     

Artículo 39. Las  Direcciones Regionales son las dependencias encargadas de administrar las  actividades del Instituto a nivel regional, ejecutar los programas y proyectos  que se implementen para la prestación de los servicios estudiantiles y de  Crédito para estudios en el país y en el exterior, promoverlos dentro de la  comunidad; controlar su oportuna y adecuada prestación, vigilar que éstos se  enmarquen dentro de los lineamientos determinados a nivel nacional, procurando  por la calidad de los mismos y su adecuación a las necesidades regionales, para  lo cual ejercerán las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Fomentar la  creación e incremento de los Aportes para el Desarrollo Regional y Fondos en  Administración;    

c) Desarrollar los  planes y programas del Instituto a nivel regional, de conformidad con las políticas  trazadas a nivel nacional;    

d) Promover, organizar  y coordinar la prestación de los servicios que ofrece el Instituto dentro de su  jurisdicción, para estudios en el país o en el exterior, conforme a los  programas y reglamentos establecidos;    

e) Vigilar el  cumplimiento de las disposiciones legales y procedimientos establecidos y  desarrollar mecanismos que permitan un mejor control y funcionamiento de la  gestión administrativa, financiera y operativa a nivel Regional;    

f) Coordinar con la  División de Programas, la identificación de necesidades en materia de formación  de recursos humanos en el exterior;    

g) Ejecutar las  actividades que les señale la Dirección General, en relación con los programas  regionalizados;    

h) Promover y divulgar  en la región los objetivos, programas y servicios del ICETEX;    

i) Solicitar los  recursos financieros, físicos y humanos necesarios para el normal  funcionamiento de la Regional;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

REGIONAL BOGOTA    

     

Artículo 40. La  Regional Bogotá cumplirá sus funciones a través de las Dependencias para ella  previstas en el artículo 1º del presente Acuerdo.    

     

DIVISION DE  INFORMACION    

     

Artículo 41. La  División de Información es la unidad encargada de responder por los procesos  sistematizados que se lleven a cabo a nivel regional, controlando la calidad y  oportunidad de la información; así como la divulgación de la información  requerida con destino a los usuarios.    

a) Coordinar y  supervisar el suministro oportuno de la información, relacionada con los  servicios institucionales requeridos por los usuarios;    

b) Coordinar la  aplicación de los mecanismos de difusión de los programas y servicios  institucionales, diseñados por la División de Promoción y Divulgación;    

c) Supervisar el  manejo y actualización de las documentaciones del Centro de Información de la  Regional;    

d) Coordinar y  supervisar la recolección y procesamiento electrónico de la información y el  suministro oportuno de los datos requeridos por las unidades del nivel  nacional;    

e) Vigilar que se  cumplan las normas sobre seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso  electrónico de datos;    

f) Supervisar la  calidad de la información que se procesa y deba remitirse a las dependencias  centrales del Instituto;    

g) Desarrollar los  sistemas de información de acuerdo con los planes y programas aprobados por las  dependencias del nivel nacional;    

h) Coordinar con la  División Operativa la promoción y divulgación de los servicios que preste el  ICETEX;    

i) Refrendar los actos  del Director Regional cuando fuere el caso;    

j) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su  evaluación por el Director Regional;    

k) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

l) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la Dependencia.    

     

SECCION DE PROMOCION Y  DIVULGACION    

     

Artículo 42. La  Sección de Promoción y Divulgación es la unidad encargada de distribuir la  información, que reciba la Regional, a los centros docentes y a los usuarios;  brindar información sobre estudios en el país y en el exterior a través de los  centros de documentación e información, para lo cual ejercerá las siguientes  funciones:    

a) Orientar en forma  adecuada y oportuna a los usuarios potenciales, utilizando la información  disponible u obteniendo la que sea necesaria;    

b) Manejar y mantener  actualizado el Centro de Documentación de la Regional;    

c) Difundir la  información sobre programas y servicios, que sea suministrada por la Secretaría  General;    

d) Recopilar  información de tipo académico y efectuar su promoción y divulgación;    

e) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

f) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE  PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS    

     

Artículo 43. La  Sección de Procesamiento Electrónico de Datos es la unidad encargada de  administrar y operar los equipos de computación a nivel Regional, suministrando  la información requerida, utilizando los programas y aplicaciones desarrollados  por la División de Informática, dentro de los planes generales de  sistematización, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Ejecutar la  captación y procesamiento electrónico de la información Regional de acuerdo con  las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Secretaria General;    

b) Cumplir y  desarrollar las normas y mecanismos de seguridad y mantenimiento de los equipos  de proceso;    

c) Suministrar la  información solicitada de acuerdo con los parámetros de calidad establecidos;    

d) Enviar  oportunamente la información solicitada por las dependencias del Instituto  controlando su calidad de acuerdo con los parámetros establecidos;    

e) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

f) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION  ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA    

     

Artículo 44. La  División Administrativa y Financiera, es la unidad encargada de desarrollar y  efectuar, de acuerdo con las normas, planes y programas preestablecidos, las  actividades financieras y administrativas de la Regional, para lo cual ejercerá  las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  supervisar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos a nivel  nacional del Instituto, la información contable, de tesorería y presupuestal de  la Regional, consultando los manuales respectivos;    

c) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su  evaluación por el Director Regional;    

d) Coordinar, con la  División de Información, el procesamiento electrónico de los datos  suministrados por esta unidad;    

e) Coordinar y  supervisar el registro y control de la asignación presupuestal otorgada a la  Regional;    

f) Cumplir y hacer  cumplir las disposiciones legales en materia de recursos humanos, físicos y  financieros;    

g) Coordinar y  controlar la depuración de la información financiera de conformidad con las  normas fiscales y procedimientos contables vigentes;    

h) Coordinar y  supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sobre  administración de personal y servicios generales;    

i) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

j) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION FINANCIERA    

     

Artículo 45. La  Sección Financiera es la unidad encargada de velar por el desarrollo de las de  Presupuesto, Tesorería y Contabilidad de la Regional, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Realizar en forma  oportuna y adecuada el control de los recursos financieros asignados a la  Regional;    

b) Ejecutar las  actividades financieras de la Regional, de acuerdo con las pautas fijadas a  nivel nacional;    

c) Vigilar porque se  cumplan, las normas y procedimientos establecidos para el sistema contable,  presupuestal y de tesorería, consultando los manuales respectivos;    

d) Coordinar y  supervisar los servicios de pagaduría y la custodia de los títulos valores de  la Regional;    

e) Supervisar y  controlar el manejo de las cuentas bancarias y flujo de fondos de la Regional;    

f) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

g) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE EJECUCION  PRESUPUESTAL    

     

Artículo 46. El Grupo  de Ejecución Presupuestal es la unidad encargada de tramitar la información  presupuestal y rendir los informes requeridos por las dependencias del nivel  nacional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Registrar y  controlar la ejecución del presupuesto asignado a nivel regional;    

b) Elaborar los  informes periódicos sobre la ejecución presupuestal;    

c) Elaborar los  proyectos de modificaciones presupuestales y tramitar los que requieran  aprobación de las dependencias competentes;    

d) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

e) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE CONTABILIDAD    

     

Artículo 47. El Grupo  de Contabilidad es la unidad encargada de la operación contable en la Regional  y rendir los informes requeridos por las unidades del nivel nacional, para lo  cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Llevar la  contabilidad regional, elaborar y presentar a la Sección Financiera los estados  correspondientes;    

b) Registrar en forma  correcta y oportuna las transacciones contables de la Regional, consultando los  manuales respectivos;    

c) Coordinar con las  dependencias de nivel nacional el manejo y envío de la información contable;    

d) Elaborar y rendir  periódicamente los informes de cuentas solicitados por la Auditoría Fiscal;    

e) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

f) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE TESORERIA    

     

Artículo 48. El Grupo  de Tesorería es la unidad encargada de recaudar los aportes, auxilios y demás  ingresos del Instituto y prestar el servicio de pagaduría, para lo cual  ejercerá las siguientes funciones:    

a) Recaudar en forma  oportuna y eficiente los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la  Regional;    

b) Manejar y controlar  las cuentas bancarias de la Regional;    

c) Efectuar en forma  oportuna los pagos de las obligaciones que se presenten de acuerdo con las  normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;    

d) Elaborar el boletín  diario de tesorería y los estados semanales de ingresos y egresos;    

e) Rendir a la  Contraloría General de la República la cuenta mensual de ingresos y gastos;    

f) Ejecutar los giros  bancarios, traslados de fondos, avances y pagos de acuerdo con los  procedimientos y disposiciones sobre el particular;    

g) Llevar los libros  de caja, avances y demás, de acuerdo con las normas vigentes;    

h) Prestar los  servicios de pagaduría de la Regional;    

i) Llevar el flujo de  Fondos de la Regional;    

j) Manejar y responder  por los títulos valores y documentos negociables de la Regional, entregados  para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;    

k) Manejar les cajas  menores y fondos rotatorios;    

l) Elaborar el  anteproyecto anual de presupuesto de la Regional;    

ll) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

m) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION ADMINISTRATIVA    

     

Artículo 49. La  Sección Administrativa es la unidad encargada de administrar los recursos  físicos y humanos a nivel regional y cumplir y hacer cumplir las normas  existentes en materia de personal, servicios generales, adquisiciones y  suministros, así como procurar el oportuno y adecuado manejo de los servicios  de apoyo a la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  supervisar la ejecución de los programas de selección, capacitación,  evaluación, registro, control y bienestar social del personal de la Regional de  acuerdo con las normas y procedimientos respectivos;    

c) Coordinar y  controlar el registro y actualización del kárdex y catálogos de proveedores;    

d) Coordinar y  supervisar la elaboración del programa anual de compras de la Regional;    

e) Coordinar y  controlar los servicios de correspondencia-microfilmación y archivo,  publicaciones, aseo y vigilancia; mantenimiento y transporte en la Regional;    

f) Responder por la  custodia y seguridad de los bienes, equipos, instalaciones y elementos de la  Regional y vigilar por su buen estado de mantenimiento y presentación.    

     

GRUPO DE  ADMINISTRACION DE PERSONAL    

     

Artículo 50. El Grupo  de Administración de Personal es la unidad encargada de llevar los registros,  el control y estadísticas del personal e informar a la Dirección General las  novedades que se produzcan y desarrollar las actividades de Capacitación y  Bienestar Social para los empleados y sus familiares, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Elaborar  resoluciones y demás documentos que sobre nombramientos, licencias, vacaciones  y demás novedades se causen en la Regional, de acuerdo con las normas y  procedimientos establecidos;    

b) Cumplir los  programas de capacitación, adiestramiento y bienestar social de la Regional;    

c) Realizar la  selección, enganche y promoción del personal de acuerdo con las normas,  políticas y procedimientos emitidos a nivel nacional;    

d) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

e) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES.    

     

Artículo 51. El Grupo  de Servicios Generales es la unidad encargada de atender la prestación de los  servicios de inventarios, archivos, correspondencia, publicaciones, almacenes,  adquisiciones y el mantenimiento de los bienes del Instituto a nivel Regional;  administrar los servicios de apoyo que ésta requiera para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Elaborar el  programa anual de compras de la Regional;    

b) Prestar  oportunamente los servicios de correspondencia, microfilmación y archivo,  publicaciones, aseo y vigilancia, mantenimiento, transporte y cafetería;    

c) Efectuar los  trámites para las adquisiciones que se efectúen en la Regional, de acuerdo con  las normas y procedimientos establecidos;    

d) Responder por la  entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes,  equipos y elementos de la Regional;    

e) Realizar y mantener  al día el inventario de bienes, equipos y elementos de la Regional;    

f) Mantener  actualizado el kardex y catálogos de proveedores;    

g) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

h) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DIVISION OPERATIVA    

     

Artículo 52. La  División Operativa es la unidad encargada de responder en la Regional por la  prestación de los servicios del Instituto para estudios en Colombia y en el  exterior y vigilar por la oportuna recaudación de la cartera, para lo cual  ejercerá las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  controlar la ejecución del recaudo de la cartera y prórrogas, de acuerdo con  las normas y metas establecidas y coordinar y controlar la administración y  recuperación de la cartera;    

c) Asistir a la  Dirección Regional en el manejo de las relaciones con los gestores, de Aportes  para el Desarrollo Regional y con los representantes de los Fondos en  Administración;    

d) Coordinar y  controlar el cumplimiento de las metas de recuperación de cartera establecidas;    

e) Elaborar el  anteproyecto de presupuesto de inversión de la Regional;    

f) Realizar el  seguimiento de los beneficiarios a través de los mecanismos diseñados por la  División de Programas de la Subdirección Técnica;    

g) Vigilar la  aplicación de los procedimientos establecidos para la adecuada y oportuna  prestación de los servicios de Becas, Aportes para el Desarrollo Regional,  Fondos en Administración, Beca‑Crédito y Programas Especiales;    

h) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su  evaluación por el Director Regional;    

i) Coordinar y  controlar la actualización de los registros de información comercial;    

j) Coordinar y  Controlar la actualización del sistema de información, con las novedades que se  deriven de la operación de su área;    

k) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

l) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE SERVICIOS  ESTUDIANTILES    

     

Artículo 53. La  Sección de Servicios Estudiantiles es la unidad encargada de prestar los  servicios relacionados con: Becas, Programas Especiales, Fondos, Aportes y  Beca-Crédito en la modalidad Beca, para lo cual ejercerá las siguientes  funciones:    

a) Cumplir el  cronograma de actividades de los servicios estudiantiles, establecidos a nivel  nacional;    

b) Coordinar y  controlar con la Sección de Crédito y Cartera el manejo de los servicios de  Beca-Crédito, Aportes y Fondos en Administración en lo pertinente a la  modalidad crédito;    

c) Divulgar, tramitar,  informar y orientar a los usuarios de los diferentes servicios institucionales;    

d) Llevar el registro  y control de los beneficiarios;    

e) Suministrar  oportunamente a la División de Informática los datos necesarios para su  proceso;    

f) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

g) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION DE CREDITO Y  CARTERA    

     

Artículo 54. La  Sección de Crédito y Cartera es la unidad Regional encargada de atender  oportunamente la prestación de los diferentes programas de Crédito Educativo y  responder por el cobro de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes  funciones:    

a) Dirigir, coordinar,  organizar y controlar los grupos a su cargo;    

b) Coordinar y  supervisar la aplicación de los mecanismo de administración y recuperación de  la cartera;    

c) Cumplir y hacer  cumplir las políticas que en materia de crédito y cartera estén vigentes;    

d) Controlar el  traspaso oportuno de las documentaciones de los beneficiarios, que pasan de  ejecución al cobro;    

e) Supervisar el  mantenimiento y actualización del registro de información comercial y  financiera de los beneficiarios y codeudores de los servicios y comunicar  oportunamente cualquier anomalía;    

f) Coordinar y  supervisar la ejecución presupuestal asignada para los diferentes servicios;    

g) Coordinar y  controlar con la Sección de Servicios Estudiantiles el manejo de los programas  de: Becas-Crédito, Aportes, Fondos en lo pertinente a Crédito;    

h) Hacer cumplir las  metas de recuperación de cartera;    

i) Vigilar porque se  cumplan los planes de amortización y normas sobre prórrogas;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE CREDITO    

     

Artículo 55. El Grupo  de Crédito es la unidad encargada de prestar en la Regional los servicios de  crédito educativo pregrado y postgrado país, post-grado exterior, beca‑crédito,  Fondos en Administración y Aportes; estos en la modalidad de Crédito a través  de la oportuna ejecución de los recursos financieros asignados a la Regional,  para lo cual ejercerá    

las siguientes  funciones:    

a) Prestar en forma  oportuna y adecuada el servicio de crédito educativo país y exterior;    

b) Recibir, analizar,  verificar y preparar para la decisión del Comité de Dirección Regional las  solicitudes de crédito regionales;    

c) Comunicar  oportunamente a los usuarios el resultado de las solicitudes de crédito;    

d) Preparar las  solicitudes de Crédito Exterior, para su envío a la Subdirección Técnica por  parte de la Dirección Regional;    

e) Tramitar el proceso  de adjudicación y legalización de los créditos educativos;    

f) Estudiar y emitir  concepto sobre las condiciones académicas y económicas de los beneficiarios y  codeudores, durante los desembolsos y al termino de los mismos;    

g) Mantener  actualizados los registros de información comercial;    

h) Trasladar a cartera  toda la documentación e Información de los créditos que terminen la etapa de  desembolso, previa la legalización de los pagarés;    

i) Tramitar las  solicitudes de período de gracia que presenten los beneficiarios del crédito;    

j) Actualizar el  sistema de información con las novedades que se deriven del manejo del crédito  y verificar el registro de las novedades;    

k) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

l) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE CARTERA    

     

Artículo 56. El Grupo  de Cartera es la unidad encargada de realizar los cobros y obtener los recaudos  de las obligaciones correspondientes a su ámbito territorial, teniendo en  cuenta las metas establecidas y coordinar con el Grupo de Crédito el control de  las obligaciones que deban pasar al cobro, para    

lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Recibir la  documentación e información, debidamente legalizadas, de los créditos que  terminen su período de desembolso; verificar el cumplimiento de las normas  legales y reglamentarias y devolver los que no estén en regla;    

b) Ejecutar las  acciones conducentes al cumplimiento de las metas de recuperación de cartera;    

c) Efectuar el cobro a  los beneficiarios, de los servicios que presta el Instituto;    

d) Actualizar el  sistema de información con las novedades que se deriven del manejo de la  cartera y verificar el registro de las novedades;    

e) Ejercer las  acciones conducentes a la recuperación de la cartera vencida;    

f) Tramitar el  registro de la cartera vencida, con más de un año, a cartera diferida;    

g) Tramitar el  traslado de obligaciones para su cobro en otra Regional;    

h) Tramitar el  traslado de obligaciones para su cobro judicial y mantener un registro de estas  obligaciones;    

i) Preparar las  resoluciones de condonación de obligaciones, en los términos de los contratos  de Fondos en Administración;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

OFICINA ZONAL    

     

Artículo 57. La  Oficina Zonal de la Regional Bogotá, es la unidad encargada de prestar los  servicios que le sean delegados por la Dirección General, cuando el volumen de  operaciones no permita atenderlos eficientemente en las otras dependencias de  la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Promover y divulgar  los diferentes servicios del ICETEX;    

b) Entregar y recibir  formularios de solicitud de los diferentes servicios: revisarlos y remitirlos a  la dependencia correspondiente de la Regional;    

c) Comunicar a los  interesados el resultado de sus solicitudes;    

d) Legalizar  solicitudes aprobadas;    

e) Efectuar los  desembolsos;    

f) Recaudar la cartera  y efectuar el control de la misma;    

g) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

COMITE DE DIRECCION  REGIONAL    

     

Artículo 58. El Comité  de Dirección Regional es el organismo encargado de asesorar a la Dirección  Regional en la administración de los diferentes servicios institucionales.    

El Comité estará  integrado por:    

a) El Director  Regional, quien lo presidirá;    

b) El Jefe de la  División de Información;    

c) El Jefe de la  División Administrativa y Financiera;    

d) El Jefe de la  División Operativa.    

Actuará como  Secretario del Comité el Jefe de la Sección de Promoción y Divulgación.    

     

Artículo 59. Son  funciones del Comité de Dirección:    

a) Asesorar al  Director Regional en la aplicación de las políticas, planes, programas y  proyectos emitidos por la Dirección General;    

b) Estudiar el  anteproyecto de presupuesto de la Regional y emitir el concepto respectivo;    

c) Conceptuar sobre  los asuntos administrativos financieros, operativos o técnicos que se lleven a  las dependencias del nivel central;    

d) Evaluar,  seleccionar los candidatos al servicio de crédito educativo en el país y hacer  las adjudicaciones, aprobar los préstamos correspondientes, de acuerdo con los  Reglamentos y políticas emitidos por la Dirección General;    

e) Proponer los  aspirantes a los servicios de becas internacionales y crédito educativo  exterior, de acuerdo con los requisitos exigidos para cada programa;    

f) Las demás funciones  que le sean asignadas por la Dirección General;    

     

REGIONALES DE: ANTIOQUIA, ATLANTICO,  SANTANDER Y VALLE.    

     

Artículo 60. Las  Regionales de Antioquia, Atlántico, Santander y Valle cumplirán sus funciones a  través de las dependencias para ellas previstas en el artículo 1º del presente  Acuerdo.    

     

SECCION DE INFORMACION    

     

Artículo 61. La  Sección de Información es la unidad encargada de responder por los procesos  sistematizados que se lleven a cabo a nivel regional controlando la calidad y  oportunidad de la información; así como la divulgación de la información  requerida con destino a los usuarios potenciales, para lo cual cumplirá las  siguientes funciones:    

a) Coordinar y  supervisar el suministro oportuno de la información relacionada con los  servicios institucionales requeridos por los usuarios;    

b) Coordinar la  aplicación de los mecanismos de difusión de los programas y servicios  institucionales, diseñados por la División de Promoción y Divulgación;    

c) Supervisar el  manejo y actualización de las documentaciones del Centro de Información de la  Regional;    

d) Coordinar y  supervisar la recolección y procesamiento electrónico de la información y el  suministro oportuno de los datos requeridos por las unidades del nivel  nacional;    

e) Vigilar que se  cumplan las normas sobre seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso  electrónico de datos;    

f) Supervisar la  calidad de la información que se procesa y deba remitirse a las dependencias  centrales del Instituto;    

g) Desarrollar los  sistemas de información de acuerdo con los planes y programas aprobados por las  dependencias del nivel nacional;    

h) Coordinar con la  Sección Operativa la promoción y divulgación de los servicios que preste el  ICETEX;    

i) Refrendar los actos  del Director Regional cuando fuere el caso;    

j) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su  evaluación por el Director Regional;    

k) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

l) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE PROMOCION Y  DIVULGACION    

     

Artículo 62. El Grupo  de Promoción y Divulgación es la unidad encargada de distribuir la información,  que reciban las Regionales, a los centros docentes y a los usuarios; brindar  información sobre estudios en el país y en el exterior a través de los Centros  de Documentación e Información, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Orientar en forma  adecuada y oportuna a los usuarios potenciales, utilizando la información  disponible u obteniendo la que no disponga;    

b) Manejar y mantener  actualizado el Centro de Documentación;    

c) Difundir la  información sobre programas y servicios, que sea suministrada por la Secretaría  General;    

d) Recopilar  información de tipo académico y efectuar su promoción y divulgación;    

e) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

f) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE PROCESAMIENTO  ELECTRONICO DE DATOS    

     

Artículo 63. El Grupo  de Procesamiento Electrónico de Datos es la unidad encargada de administrar y  operar los equipos de computación a nivel regional, suministrando la  información requerida, utilizando los programas y aplicaciones desarrollados  por la División de Informática, dentro de los planes generales de  sistematización, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Ejecutar la  captación y procesamiento electrónico de la información Regional, de acuerdo  con las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Secretaría  General;    

b) Cumplir y  desarrollar las normas y mecanismos de seguridad y mantenimiento de los equipos  de proceso;    

c) Suministrar la  información solicitada de acuerdo con los parámetros de calidad establecidos;    

d) Enviar  oportunamente la información solicitada por las dependencias del Instituto,  controlando su calidad de acuerdo con los parámetros establecidos;    

e) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

f) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION ADMINISTRATIVA  Y FINANCIERA    

     

Artículo 64. La  Sección Administrativa y Financiera es la unidad encargada de desarrollar y  efectuar, de acuerdo con las normas, planes y programas preestablecidos, las  actividades financieras y administrativas de la Regional, para lo cual ejercerá  las siguientes funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  supervisar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos a nivel  nacional del Instituto, la información contable, de tesorería y presupuestal de  la Regional, consultando los manuales respectivos;    

c) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su  evaluación por el Director Regional;    

d) Coordinar, con la  División de Información, el procesamiento electrónico de los datos  suministrados por esta unidad;    

e) Coordinar y  supervisar el registro y control de la asignación presupuestal otorgada a la  Regional;    

f) Cumplir y hacer  cumplir las disposiciones legales en materia de recursos humanos, físicos y  financieros;    

g) Coordinar y  controlar la depuración de la información financiera de conformidad con las  normas fiscales y procedimientos contables vigentes;    

h) Coordinar y  supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sobre  administración de personal y servicios generales;    

i) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

j) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO FINANCIERO    

     

Artículo 65. El Grupo  Financiero es la unidad encargada de velar por el desarrollo de las áreas de  Presupuesto, Tesorería y Contabilidad de la Regional, para lo cual ejercerá las  siguientes funciones:    

a) Registrar y  controlar la ejecución del presupuesto asignado a nivel regional;    

b) Elaborar los  informes periódicos sobre la ejecución presupuestal;    

c) Elaborar los  proyectos de modificaciones presupuestales    

y tramitar los que  requieran aprobación de las dependencias competentes;    

d) Llevar la  contabilidad Regional, elaborar y presentar a la Sección Financiera los estados  correspondientes;    

e) Registrar en forma  correcta y oportuna las transacciones contables de la Regional, consultando los  manuales respectivos;    

f) Coordinar con las  dependencias del nivel nacional el manejo y envío de la información contable;    

g) Elaborar y rendir  periódicamente los informes de cuentas solicitados por la Auditoría Fiscal;    

h) Recaudar en forma  oportuna y eficiente los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la  Regional;    

i) Manejar y controlar  las cuentas bancarias de la Regional;    

j) Efectuar en forma  oportuna los pagos de las obligaciones que se presenten de acuerdo con las  normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;    

k) Elaborar el boletín  diario de tesorería y los estados semanales de ingresos y egresos;    

l) Rendir a la  Contraloría General de la República la cuenta mensual de ingresos y gastos;    

ll) Ejecutar los giros  bancarios, traslados de fondos, avances y pagos de acuerdo con los  procedimientos y disposiciones sobre el particular;    

m) Llevar los libros  de caja, avances y demás, de acuerdo con las normas vigentes;    

n) Prestar los  servicios de pagaduría de la Regional;    

ñ) Llevar el flujo de  Fondos de la Regional;    

o) Manejar y responder  por los títulos valores y documentos negociables de la Regional, entregados  para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;    

p) Manejar las cajas  menores y fondos rotatorios;    

q) Elaborar el  anteproyecto anual de presupuesto de la Regional;    

r) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

s) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO ADMINISTRATIVO    

     

Artículo 66. El Grupo  Administrativo es la unidad encargada de administrar los recursos físicos y  humanos a nivel regional y cumplir y hacer cumplir las normas existentes en  materia de personal, servicios generales, adquisiciones y suministros, así como  procurar el oportuno y adecuado manejo de los servicios de apoyo a la Regional,  para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Elaborar  resoluciones y demás documentos que sobre nombramientos, licencias, vacaciones  y demás novedades se causen en la Regional, de acuerdo con las normas y  procedimientos establecidos;    

b) Cumplir los  programas de capacitación, adiestramiento y bienestar social de la Regional;    

c) Realizar la  selección, enganche y promoción del personal de acuerdo con las normas,  políticas y procedimientos emitidos a nivel nacional;    

d) Elaborar el  programa anual de compras de la Regional;    

e) Prestar  oportunamente los servicios de correspondencia, microfilmación y archivo;  publicaciones, aseo y vigilancia; mantenimiento y transporte y cafetería;    

f) Efectuar los  trámites para las adquisiciones que se efectúen en la Regional de acuerdo con  las normas y procedimientos establecidos;    

g) Responder por la  entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes,  equipos y elementos de la Regional;    

h) Realizar y mantener  al día el inventario de bienes, equipos y elementos de la Regional;    

i) Mantener  actualizado el kárdex y catálogos de proveedores;    

j) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

k) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION OPERATIVA    

     

Artículo 67. La  Sección Operativa es la unidad encargada de responder por la prestación de los  servicios del Instituto para estudios en Colombia y en el exterior y vigilar  por la oportuna recaudación de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes  funciones:    

a) Dirigir, organizar,  coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;    

b) Coordinar y  controlar la ejecución del recaudo de la cartera y prórrogas de acuerdo con las  normas y metas establecidas y coordinar y controlar la administración y  recuperación de la cartera;    

c) Asistir a la  Dirección Regional en el manejo de las relaciones con los gestores, de Aportes  para el Desarrollo Regional y con los representantes de los Fondos en  Administración;    

d) Coordinar y  controlar el cumplimiento de las metas de recuperación de cartera establecidas;    

e) Elaborar el  anteproyecto de presupuesto de inversión de la Regional;    

f) Realizar el  seguimiento de los beneficiarios a través de los mecanismos diseñados por la  División de Programas de la Subdirección Técnica;    

g) Vigilar la  aplicación de los procedimientos establecidos para la adecuada y oportuna  prestación de los servicios de Becas, Aportes para el Desarrollo Regional,  Fondos en Administración, Beca‑crédito y Programas Especiales;    

h) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su  evaluación por el Director Regional;    

i) Coordinar y  controlar la actualización de los registros de información comercial;    

j) Coordinar y  controlar la actualización del sistema de información, con las novedades que se  deriven de la operación de su área;    

k) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

l) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE SERVICIOS  ESTUDIANTILES    

     

Artículo 68. El Grupo  de Servicios Estudiantiles es la unidad encargada de prestar los servicios  relacionados con: Becas, Programas Especiales, Fondos, Aportes y Beca-Crédito  en la modalidad Beca, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Cumplir el  cronograma de actividades de los servicios estudiantiles, establecidos a nivel  nacional;    

b) Coordinar y  controlar con la Sección de Crédito y Cartera el manejo de los servicios de  Beca‑Crédito, Aportes y Fondos en Administración en lo pertinente a la  modalidad crédito;    

c) Divulgar, tramitar,  informar y orientar a los usuarios de los diferentes servicios institucionales;    

d) Llevar el registro  y control de los beneficiarios;    

e) Suministrar  oportunamente a la División de Informática los datos necesarios para su  proceso;    

f) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

g) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

GRUPO DE CREDITO Y  CARTERA    

     

Artículo 69. El Grupo  de Crédito y Cartera es la unidad Regional encargada de atender oportunamente  la prestación de los diferentes programas de Crédito Educativo y responder por  el cobro de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:    

a) Prestar en forma  oportuna y adecuada el servicio de crédito educativo país y exterior;    

b) Recibir, analizar,  verificar y preparar para la decisión del Comité de Dirección Regional las  solicitudes de crédito regionales;    

c) Comunicar  oportunamente o los usuarios el resultado de las solicitudes de crédito;    

d) Preparar las  solicitudes de crédito exterior para su envío a la Subdirección Técnica por  parte de la Dirección Regional;    

e) Tramitar el proceso  de adjudicación y legalización de los créditos educativos;    

f) Estudiar y emitir  concepto sobre las condiciones académicas y económicas de los beneficiarios y  codeudores, durante los desembolsos y al término de los mismos;    

g) Mantener  actualizados los registros de información comercial;    

h) Trasladar a cartera  toda la documentación e información de los créditos que terminen la etapa de  desembolso, previa la legalización de los pagarés;    

i) Tramitar las  solicitudes de período de gracia que presenten los beneficiarios del crédito;    

j) Actualizar el  sistema de información con las novedades que se deriven del manejo del crédito  y verificar el registro de las novedades;    

k) Recibir la  documentación e información, debidamente legalizadas, de los créditos que  terminen su período de desembolso; verificar el cumplimiento de las normas  legales y reglamentarias y devolver los que no estén en regla;    

l) Ejecutar las acciones  conducentes al cumplimiento de las metas de recuperación de cartera;    

ll) Efectuar el cobro  a los beneficiarios de los servicios que presta el Instituto;    

m) Actualizar el  sistema de información con las novedades que se deriven del manejo de la  cartera y verificar el registro de las novedades;    

n) Ejercer las  acciones conducentes a la recuperación de la cartera vencida;    

ñ) Tramitar el  registro de la cartera vencida, con más de un año, a cartera diferida;    

o) Tramitar el  traslado de obligaciones para su cobro en otra Regional;    

p) Tramitar el  traslado de obligaciones para su cobro judicial y mantener un registro de estas  obligaciones;    

q) Preparar las  resoluciones de condonación de obligaciones, en los términos de los contratos  de Fondos en Administración;    

r) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

s) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

COMITE DE DIRECCION  REGIONAL    

     

Artículo 70. El Comité  de Dirección Regional es el organismo encargado de asesorar a la Dirección  Regional en la administración de los diferentes servicios institucionales.    

El Comité estará  integrado por:    

a) El Director  Regional, quien lo presidirá;    

b) El Jefe de la  Sección de Información;    

c) El Jefe de la  Sección Administrativa y Financiera;    

d) El Jefe de la  Sección Operativa.    

Actuará como  Secretario del Comité el Jefe de la Sección de Información.    

     

REGIONALES DE: BOLIVAR, BOYACA, CALDAS,  CAUCA, NARIÑO, NORTE DE SANTANDER, RISARALDA Y TOLIMA.    

     

Artículo 71. Las  Regionales de Bolívar, Boyacá, Caldas, Cauca, Nariño, Norte de Santander,  Risaralda y Tolima, cumplirán sus funciones a través de las dependencias para  ellas previstas en el artículo 1º del presente Acuerdo.    

     

SECCION ADMINISTRATIVA  Y FINANCIERA    

     

Artículo 72. La  Sección Administrativa y Financiera es la unidad encargada de desarrollar y  efectuar, de acuerdo con las normas, planes y programas preestablecidos, las  actividades financieras y administrativas de la Regional, para lo cual ejercerá  las siguientes funciones:    

a) Coordinar y  supervisar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos a nivel  nacional del Instituto, la información contable, de tesorería y presupuestal de  la Regional, consultando los manuales respectivos;    

b) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su  evaluación por el Director Regional;    

c) Coordinar, con la D  visión de Información, el procesamiento electrónico de los datos suministrados  por esta unidad;    

d) Coordinar y  supervisar el registro y control de la asignación presupuestal otorgada a la  Regional;    

e) Cumplir y hacer  cumplir las disposiciones legales en materia de recursos humanos, físicos y  financieros;    

f) Coordinar y  controlar la depuración de la información financiera de conformidad con las  normas fiscales y procedimientos contables vigentes;    

g) Coordinar y  supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sobre  administración de personal y servicios generales;    

h) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

i) Las demás funciones  que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

SECCION OPERATIVA    

     

Artículo 73. La  Sección Operativa es la unidad encargada de responder por la prestación de los  servicios del Instituto para estudios en Colombia y en el exterior y vigilar  por la oportuna recaudación de la cartera.    

Responder por los  procesos sistematizados que se lleven a cabo a nivel regional controlando  calidad y oportunidad de la información; divulgar la información institucional  a través de los medios disponibles, para que efectivamente ésta llegue a los  usuarios potenciales, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:    

a) Coordinar y  controlar la ejecución del recaudo de la cartera y prórrogas de acuerdo con las  normas y metas establecidas y coordinar y controlar la administración y  recuperación de la cartera;    

b) Asistir a la  Dirección Regional en el manejo de las relaciones con los gestores, de Aportes  para el Desarrollo Regional y con los representantes de los Fondos en  Administración;    

c) Coordinar y  controlar el cumplimiento de las metas de recuperación de cartera establecidas;    

d) Elaborar el  anteproyecto de presupuesto de inversión de la Regional;    

e) Realizar el  seguimiento de los beneficiarios a través de los mecanismos diseñados por la  División de Programas de la Subdirección Técnica;    

f) Vigilar la  aplicación de los procedimientos establecidos para la adecuada y oportuna  prestación de los servicios de Becas, Aportes para el Desarrollo Regional,  Fondos en Administración, Beca‑Crédito y Programas Especiales;    

g) Promover y difundir  los programas internacionales;    

h) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su  evaluación por el Director Regional;    

i) Coordinar y  controlar la actualización de los registros de información comercial y la del  sistema de información, con las novedades que se deriven de la operación de su  área;    

j) Coordinar y  supervisar el suministro oportuno de la información relacionada con los  servicios institucionales requeridos por los usuarios;    

k) Coordinar la  aplicación de los mecanismos de difusión de los programas y servicios  institucionales, diseñados por la División de Promoción y Divulgación;    

l) Supervisar el  manejo y actualización de las documentaciones del Centro de Información de la Regional;    

ll) Coordinar y  supervisar la recolección y el procesamiento electrónico de la información y el  suministro oportuno de los datos requeridos por las unidades del nivel  nacional;    

m) Vigilar que se  cumplan las normas sobre seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso  electrónico de datos;    

n) Supervisar la  calidad de la información que se procesa y deba ser remitida a las dependencias  centrales del Instituto;    

ñ) Desarrollar los sistemas  de información de acuerdo con los planes y programas aprobados por las  dependencias del nivel nacional;    

o) Refrendar los actos  del Director Regional cuando fuere el caso;    

p) Preparar  mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su  evaluación por el Director Regional;    

q) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

r) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

COMITE DE DIRECCION  REGIONAL    

     

Artículo 74. El Comité  de Dirección Regional es el organismo encargado de asesorar a la Dirección  Regional en la administración de los diferentes servicios institucionales.    

El Comité estará  integrado por:    

a) El Director  Regional, quien lo presidirá;    

b) El Jefe de la  Sección Administrativa y Financiera;    

c) El Jefe de la  Sección Operativa.    

Actuará como  Secretario del Comité el Jefe de la Sección Operativa.    

     

REGIONALES DE: CESAR,  CORDOBA, CHOCO, HUILA, MAGDALENA, META, QUINDIO Y SUCRE.    

     

Artículo 75. Las Regionales de Cesar,  Córdoba, Chocó, Huila, Magdalena, Meta, Quindío y Sucre cumplirán además de las  funciones generales previstas para todas las regionales en el artículo 39 de  este Acuerdo, las siguientes funciones específicas:    

a) Orientar en forma  adecuada y oportuna a los usuarios potenciales, utilizando la información  disponible u obteniendo la que no se disponga;    

b) Difundir la  información sobre programas y servicios, que sea suministrada por la Secretaría  General;    

c) Registrar en forma  correcta y oportuna las transacciones contables de la Regional consultando los  manuales respectivos;    

d) Coordinar con las  dependencias del nivel central el manejo y envío de la información contable;    

e) Elaborar y rendir  periódicamente los informes de las cuentas solicitadas por la Auditoría Fiscal;    

f) Recaudar en forma  oportuna y eficiente los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la  Regional;    

g) Efectuar en forma  oportuna los pagos de las obligaciones que se presenten de acuerdo con las  normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;    

h) Elaborar el boletín  diario de tesorería y los estados semanales de ingresos y egresos;    

i) Rendir a la  Contraloría General de la República las cuentas mensuales de ingresos y gastos;    

j) Llevar los libros  de caja, avances y demás, de acuerdo con las normas vigentes;    

k) Prestar los  servicios de pagaduría de la Regional;    

l) Manejar y responder  por los títulos valores y documentos negociables de la Regional, entregados  para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;    

ll) Elaborar  resoluciones y demás documentos que sobre nombramientos, licencias, vacaciones  y demás novedades se causen en la Regional, de acuerdo con las normas y  procedimientos establecidos y coordinar su acción con las dependencias de nivel  nacional;    

m) Cumplir con los  programas de capacitación, adiestramiento y bienestar social ordenados por la  Dirección General;    

n) Elaborar el  programa anual de compras de la Regional y remitirlo oportunamente para la  incorporación al programa general del Instituto;    

ñ) Efectuar las  compras de la Regional de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;    

o) Responder por la  entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes,  equipos y elementos de la Regional;    

p) Coordinar y  controlar el manejo de los Servicios de Beca-Crédito, Aportes y Fondos en  Administración;    

q) Prestar en forma  oportuna y adecuada el servicio de Crédito Educativo país y exterior;    

r) Comunicar  oportunamente a los usuarios el resultado de las solicitudes de crédito;    

s) Enviar  oportunamente las solicitudes de crédito exterior a las dependencias de nivel  nacional para su adjudicación;    

t) Efectuar los  trámites de adjudicación y legalización de los Créditos Educativos;    

u) Realizar el cobro  en su jurisdicción a los beneficiarios de los servicios que presta el Instituto  y acordar con ellos los planes de amortización y cuotas respectivas;    

v) Tramitar y efectuar  el proceso de recuperación de cartera de acuerdo con las metas establecidas;    

w) Estudiar y aprobar  los codeudores y mantener actualizado el registro y control de los  beneficiarios y codeudores;    

x) Expedir los actos  correspondientes para la condonación de las deudas de los beneficiarios cuando  a ello hubiere lugar;    

y) Elaborar y rendir  los informes requeridos;    

z) Las demás que le  sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.    

     

DISPOSICIONES VARIAS    

     

Artículo 76. La  Dirección General determinará la jurisdicción para cada una de las Regionales,  así como la ubicación geográfica de la Oficina Zonal de la Regional Bogotá.    

     

Artículo 77. La  Dirección General del instituto podrá conformar los Comités que se requieran  para el buen funcionamiento de la entidad.    

     

Artículo 78. Toda  modificación general o parcial a la Estructura Orgánica del Instituto requiere  concepto favorable de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia  de la República, previamente a la expedición del Acuerdo de la Junta Directiva  y a la aprobación del Gobierno Nacional.    

     

Artículo 79. La  Reestructuración aprobada mediante el presente Acuerdo tiene como objetivo  procurar un nuevo esquema organizacional que responda a las necesidades de  desarrollo y al desafío de nuevas tecnologías, procurando la consolidación de  los logros institucionales, el cumplimiento continuado de los objetivos, en un  todo de acuerdo con los Decretos 2586 de 1950 y 3155 de 1968.    

     

Artículo 80. El  presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicación del decreto mediante  el cual el Gobierno Nacional le imparta su aprobación y deroga las disposiciones  que le sean contrarias.    

     

Comuníquese y  cúmplase.    

Dado en Bogotá, D. E.,  a 7 de mayo de 1986.    

     

El Presidente       El Secretario».    

     

ARTICULO 2º El  presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.    

     

Publíquese y cúmplase.    

     

Dado en Bogotá, D. E.,  a 3 de julio de 1986.    

     

BELISARIO BETANCUR    

     

La Ministra de  Educación,    

LILIAM SUAREZ MELO.