CONCEPTO 220-057884

 del 20 de Octubre de 2006

Ref : Reconstrucción del libro de actas.  

A efecto de resolver las inquietudes planteadas en la consulta que tuvo a bien formular a través de su comunicación radicada con No. 2006-01-155137, las que dicen relación con el procedimiento que debe seguirse cuando se han extraviado los libros de actas de junta directiva o asamblea, es oportuno precisar en primer lugar que si bien es cierto este Despacho en desarrollo del artículo 25 del C.C.A. emite los conceptos que le son solicitados sobre las materias de su competencia, ello no le permite arrogarse atribuciones de asesoría en aspectos que van más allá de la ley. 

Bajo ese entendido viene al caso traer unas breves consideraciones de carácter general en torno al tratamiento normativo actualmente vigente, en materia de libros y papeles del comerciante, comenzando por señalar que uno de los deberes fundamentales que la ley desde antaño ha impuesto a determinadas personas como es el caso de los comerciantes, es el de llevar contabilidad de sus asuntos y negocios, al igual que la información y documentos relacionados con los mismos, previendo la obligación complementaria de que la contabilidad, así como los libros, registros contables en general, inventarios y estados financieros deban ajustarse a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia, como imperativamente lo señala el artículo 48 del mismo código, en concordancia con el art.  28 No. 7º idem.

Ahora bien, para esos efectos el Código de Comercio ni sus normas reglamentarias, como es en este aspecto el Decreto 2649 de 1.993, establecen específicamente qué libros debe llevar el comerciante limitándose a indicar la necesidad sólo de llevar aquellos libros que la ley determine como obligatorios, cual es el caso de los libros de registro de accionistas o de socio y los de actas de asambleas o juntas directivas, al igual que los auxiliares necesarios para el adecuado entendimiento de los mismos, constituyendo éstos en su conjunto, lo que en el artículo 49 ibidem denomina “libros de comercio”.

En lo que concierne al libro de actas, el artículo 195 ibídem consagra explícitamente que es deber de la sociedad llevar un libro debidamente registrado en el que se deben anotar por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios, advirtiendo que las mismas deben ser firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta, lo que reitera el precepto contendido en el artículo 189 idem y de acuerdo con el cual todas las decisiones del máximo órgano social habrán de constar en actas aprobadas por el mismo, o por las personas que para ese fin se designen, en las que deberá indicarse además la forma en que hayan sido convocados los socios o asistentes y, los votos emitidos en cada caso (ver Circular D-001 de 1991).

Por su parte el Decreto 2649 de 1993 como ya se mencionó, consagró una serie de normas en materia de libros y registro, entre las cuales contempló (artículo 131) la posibilidad de asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control, a condición  de que en ese caso se distinga cada acta con el nombre del órgano que corresponda y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos; así mismo los artículos 134 y 135 ídem, se ocuparon de los asuntos atinentes a la conservación y destrucción de libros, al igual que a la pérdida y reconstrucción de libros y papeles, norma esta última a cuyo tenor se tiene que en esos eventos:

“El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

(…)

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de la copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

En este orden de ideas, para efectos de las inquietudes que su comunicación plantea en torno a la mecánica a seguir para la reconstrucción del  libro de actas, hay que estarse en primera instancia a las disposiciones generales que regulan la materia y en particular a la norma antes transcrita, considerando de una parte que si de lo que se  trata es de la pérdida o extravío de un libro completo que no ha sido reproducido aún a través de los medios técnicos, magnéticos o electrónicos que la ley permite, según los términos del artículo 28 de la Ley 926 de 2005 y demás normas concordantes, lo conducente para los fines que el procedimiento legal pretende, es reconstruir en su integridad el libro con todas y cada una de las actas que hubieren estado incluidas en el mismo, desde la primera hasta la última que se hubiere asentada en él. Para ello, se repite,  deben atenderse en lo posible las reglas que  frente a la materia aplican, las cuales dicho sea de paso, no hacen ninguna discriminación por el carácter de las decisiones que consten en las actas, lo que supone la necesidad de agotar cuando menos los medios que de manera enunciativa, no taxativa indica la norma, en procura de lograr la reconstrucción total de los documentos.

En los anteriores términos se espera haber proporcionado los elementos que le permitan atender satisfactoriamente su gestión, reiterando que el alcance de este pronunciamiento se ciñe a lo previsto en el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Para mayor información sobre el desarrollo de las funciones  a cargo de esta Entidad, así como de las normas que por su parte aplican y los conceptos jurídicos que ella emite, puede consultar la página de Internet www.supersociedades.gov.co.