CONCEPTO 220-051708

 26 de Septiembre deL 2006

Ref: Actuación de los suplentes en la junta directiva.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2006-01-143851, mediante la cual  consulta algunos temas sobre el quórum universal que se requiere para la toma de decisiones mediante el mecanismo del Artículo 20 de la Ley 222 de 1995.

Para el efecto, formula los siguientes interrogantes:

1. El concepto de quórum universal comprende tanto a los miembros principales de la junta como a sus suplentes?

2. Si el quórum universal lo integran los principales y no es posible contactar algún miembro principal, es posible citar a los suplentes. ¿Tratándose de suplentes numéricos se citan en su orden?.

3. Si se están solicitando autorizaciones para el representante legal, quien es a su vez miembro de la junta, que debe hacerse para aclarar que no se contará con su voto en la decisión?

Al respecto, es preciso observar que mientras la asamblea, es por excelencia el máximo órgano societario, conformado por todos los accionistas en una sociedad por acciones, o los socios en sociedades de personas y de responsabilidad limitada; la junta directiva, es un órgano de administración, constituido por un número de miembros principales, quienes podrán ser reemplazados en sus faltas absolutas o temporales por los suplentes numéricos o personales, según lo establecido en el contrato social.

Efectuada la precisión que antecede, las respuestas se expresarán en el orden planteado, así:

1). Resulta claro que el criterio de reunión universal aplicable a la asamblea general de accionistas, difiere del que aplica a la junta directiva, en cuanto a que en este último caso, la reunión universal se establece cuando todos los principales o en su defecto, los respectivos suplentes, expresan el sentido de su voto. En este sentido, no se requiere que asistan o expresen el voto tanto los principales como los suplentes.

2). Por su parte, el artículo 437 dispone que la junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos  de la mayoría de sus miembros salvo que se estipule una mayoría superior. En punto a este aspecto, valga  señalar lo que en torno a la actuación  de los miembros suplentes de la junta directiva, expresó esta Superintendencia mediante el oficio 220-32875 del 3 de agosto último: " Se entiende como miembro suplente numérico de una junta directiva de una sociedad, la persona que de acuerdo al cuociente electoral, entra a conformar dicha junta, ocupando el renglón de suplente, teniendo en cuenta únicamente para ello, el número de votos que se hayan depositado para conformar la junta directiva, sin consideración al nombre de la persona que ocupa el renglón principal".

Lo anterior permite concluir que los suplentes ingresan a actuar en la junta directiva para reemplazar la ausencia temporal o definitiva de un miembro principal; de tal manera que cuando el suplente es numérico, debe entrar a actuar sucesivamente en orden de acuerdo con el lugar que ostente dentro de la suplencia, sin consideración a la persona que se ausenta temporal o definitivamente, evento en el cual, desde luego, goza de voz y voto como cualquier otro miembro principal. Por su parte, el suplente personal, solo puede actuar cuando el miembro principal en cuyo lugar actúa se ausente temporal o definitivamente.

3) Para responder este interrogante y en el evento en que las autorizaciones solicitadas por el representante legal, consistan en la posibilidad para enajenar  acciones propias o para adquirir acciones de la misma sociedad, es preciso observar que el tema fue resuelto por el legislador en el artículo 404 del Código de Comercio, en el cual dispone que podrá la junta directiva autorizar la operación siempre que se trate de operaciones ajenas a motivos de especulación y con el voto favorable de las dos terceras partes de sus miembros, excluido el del solicitante, o de la asamblea con el voto favorable de la mayoría ordinaria de sus miembros prevista en los Estatutos excluido el del solicitante.

Ahora bien, si se trata de alguna  autorización que implique competencia con la sociedad o de algún acto respecto del cual exista conflicto de intereses, podrá realizarse siempre que previamente la junta de socios o la asamblea general de accionistas lo hubiere autorizado, determinación de la que también deberá excluirse el voto del solicitante, de acuerdo con el numeral 7° del artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

En los anteriores términos considero haber atendido sus inquietudes, no sin antes anotarle que el presente pronunciamiento tiene los efectos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.