CONCEPTO 220-048971
08 de Septiembre deL 2006
Ref. Elaboración actas asamblea y junta directiva.
Me
refiero a su comunicación radicada con el número 2006-01-137370, y
remitida a esta Entidad por conducto de la Jefe de
Al
respecto, me permito manifestarle que el tema por usted propuesto, en lo
que corresponde a las actas de junta directiva o de juntas de socios,
está regulado en el Código de Comercio y en la ley 222 de 1995, por la
cual se modificó el libro segundo del referido ordenamiento. En cuanto
al consejo de fundadores, le sugiero consultar las normas que rigen las
entidades sin ánimo de lucro, por cuanto ésta entidad solo tiene
competencia para ejercer funciones respecto de las sociedades
comerciales, sobre las cuales está facultada para ejercer inspección,
vigilancia y/o control.
Efectuada la precisión que antecede, me permito transcribirle algunas de
las normas legales respectivas:
Artículo 189 del Código de Comercio: “Las decisiones de la junta de
socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la
misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto
y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales
deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los
socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La
copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún
representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que
consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de
las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba
de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”
Artículo 431 ibídem: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se
hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente
de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las
actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar,
fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y
antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación
del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos
tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a
favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas representadas
por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y
la fecha y hora de su clausura.
Artículo 21 de la ley 222 de 1995: En los casos a que se refieren los
artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán
elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días
siguientes a aquél en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas
por el representante legal y el secretario de
PARAGRAFO. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al
artículo 19 de esta ley, cuando alguno de los socios o miembros no
participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se
aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20,
cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del
término de un mes allí señalado.
En
cuanto a las reuniones presenciales de juntas directivas, es preciso
observar que la ley mercantil no establece ningún requisito al cual deba
ceñirse formalmente el acta, sin embargo, conforme al artículo 1°, del
Código de Comercio, por virtud del cual los comerciantes y los asuntos
mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial, y los
casos no regulados expresamente en ella serán decididos por analogía de
sus normas, a juicio de este despacho, las referidas normas constituyen
el criterio aplicable al caso planteado, motivo por el cual las actas de
junta directiva podrían conservar la misma metodología.
Esperamos haber atendido sus inquietudes no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.