Concepto 220-041488
28 de Julio de 2006
Es obligación llevar libros de contabilidad, así como los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos.
Al
respecto, me permito manifestarle que el tema de la conservación de los
libros y papeles del comerciante previsto en la ley 962 de 1995, fue
objeto de pronunciamiento por parte de este Despacho mediante oficio
220-034917 del 22 de junio de 2006, en el siguiente sentido: “En efecto,
se tiene que a propósito de la obligación que a los comerciantes les
asiste de conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades, el artículo 134
de Decreto 2649 de 1993, en clara alusión a los artículos 49 y 60 del
Código de Comercio, establece:
“Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros
de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de
cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde
el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o
comprobantes. No obstante lo anterior, cuando se garantice su
reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse
transcurridos diez (10) años....”
Con
posterioridad la Ley 962 de 2005, en relación con la racionalización de
la conservación de libros y papeles de comercio, a través del artículo
28 dispuso que:
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un
período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último
asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”
(subrayado fuera de texto)
Adicionalmente, el artículo 86 de
De lo expuesto se desprende
que por virtud del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el
artículo 60 del código citado y con éste el artículo 134 del Decreto
2649 de 1993, en la medida en que se modificó entre otros el término
durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y
contable, reduciendo éste de veinte a diez años, con la posibilidad de
utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en
papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su
reproducción.
En igual sentido la
Superintendencia de Industria y Comercio, al analizar las consecuencias
derivadas de la mencionada ley, manifestó a través del Concepto 05054043
del 12 de octubre de 2005, lo siguiente:
“…a partir de la entrada
en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en
el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del
comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o
comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Al respecto, se
debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la
conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos
establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no
será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles
del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción
exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico,
el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos
documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un
período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren
reproducido.” (subraya fuera
del texto)
En este orden de ideas y
concretamente ante la inquietud planteada sobre la aplicación de la ley
varias veces citada, tratándose de documentos generados con anterioridad
a su entrada en vigencia, viene al caso remitirse a las consideraciones
que en su oportunidad expuso el Despacho en el oficio inicialmente
citado, cuando acerca de la posibilidad de despojarse desde ya de toda
información superior a diez años, precisó:
“…En tal virtud, la
obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los diez
años, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la
referida ley ya no es preciso mantener la información contable, por más
de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento
o comprobante, de tal forma que sería lícito la destrucción de aquellos
libros, que contengan información más allá de los indicados diez años...”
Ahora bien, el concepto
trascrito, confirma que la disposición objeto de análisis hace
estricta referencia a la forma de conservar la información contable,
pero no a la forma de llevar la contabilidad de los negocios sociales,
a través de los libros de comercio, los que conforme al artículo
49 del Código de Comercio, para todos los efectos legales, son los que
determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo
entendimiento de aquellos, en consecuencia el concepto contenido en el
oficio 340-5698 del 23 de febrero de 1998 así como el oficio 220-000434
del 6 de enero de 2006, se mantienen vigentes.
En los anteriores términos han sido absueltas las inquietudes planteadas, anotándole que los alcances de este concepto se sujetan al artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.