CONCEPTO 220-040323
19 de Julio de 2006
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
Me refiero a su
comunicación radicada en esta Superintendencia con el número 2006-01-
Sobre el
particular, es pertinente tener en cuenta que el acta es un documento
legal a través del cual se relata todo lo sucedido en la correspondiente
reunión, y en la que constan las decisiones que hayan sido adoptadas,
cuyas copias autorizadas por el secretario o por algún representante de
la sociedad, es prueba suficiente de los hechos que consten en ellas,
hasta tanto no se demuestre la falsedad de la copia o del acta.
Ahondando sobre el aspecto
probatorio que de ellas se predica, el legislador en el artículo 251 del
Código de Procedimiento Civil, clasificó los documentos en públicos y
privados y definió como documento público aquél que es "...otorgado
por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo
funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por notario o
quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo,
se denomina escritura pública". En cuanto a los documentos privados,
se limitó a observar que dentro de ésta categoría se encuentran los que
no reúnen los requisitos para ser documento público.
A su vez, y si bien el legislador
previó la autenticidad de los documentos públicos, salvo que mediante
tacha de falsedad se compruebe lo contrario; no hizo lo mismo en
relación con los documentos privados pero les estableció dos grandes
sistemas para implantar su autenticidad: El reconocimiento y la
presunción de autenticidad en los eventos taxativamente enumerados en el
artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.
En efecto, el artículo 252 del
Código de Procedimiento Civil, dispone: "se presumen auténticos los
libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, y
los demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal
presunción"; a su vez, el artículo 49 del Código de Comercio
establece: "Para los efectos legales cuando se haga referencia a los
libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley
como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquellos."
Hecha la anterior
consideración, y retomando el tema propuesto,
el artículo 431 ibídem, en
concordancia con el artículo 189, fija la información que es
indispensable que contengan las actas, existiendo una completa libertad
en cuanto a la forma de su elaboración. Con respecto a su aprobación,
esta Superintendencia ha conceptuado que "se trata de un requisito
procedimental ordenado expresamente para las de asambleas o juntas de
socios (artículo 189 del C. de Co.) mas no para las de junta directiva
en todos los casos. En efecto, rigurosamente solo se encuentra
consagrada esa exigencia para los eventos de inscripción en el registro
mercantil de las designaciones de representantes legales en el artículo
441 del Código de Comercio en donde se lee: "En el Registro Mercantil se
inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la
parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea,
en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el
secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal" (las subrayas
son nuestras). La apreciación anterior permite afirmar que no es
aplicable la analogía consagrada en el artículo 1 del Código de Comercio
frente a la aprobación de las actas de junta directiva" (Doctrinas y
Conceptos Jurídicos – 1995 – Superintendencia de Sociedades, pagina 78).
En este orden las
cosas, es el mismo cuerpo colegiado quien dentro de la organización
interna señalará la forma como procede la aprobación de sus actas, y si
ella ha dispuesto la forma enunciada en su escrito, utilización de los
medios técnicos, tal circunstancia es plenamente válida.
En lo atinente a la
forma como debe remitirse una determinada acta a una Superintendencia,
esta Entidad en el ejercicio de las funciones que desarrolla
expresamente señala en la solicitud si debe ser autenticada o no. Ahora
bien, si se trata de copias que soliciten los mismos socios, no existe
disposición alguna en el Código de Comercio que obligue a los
administradores o al secretario de la sociedad o de la junta directiva,
o de la reunión del máximo órgano rector para que expida copia
autorizada de las actas correspondientes, situación no absoluta si
consideramos por ejemplo el artículo 156, casos en el cual, como se
deduce, debe ser auténtica.
Respecto a los
anexos, los cuales pueden ser reproducidos en el acta o llegar a formar
parte integral de la misma, manteniendo en uno u otro caso el sentido de
las decisiones adoptadas en relación con tales escritos, y
siempre que no tengan el carácter de reservados, es perfectamente válido
solicitar y compulsar
copia de tales
documentos adjuntos.
Por último, baste agregar que de
la previsión contenida en el artículo 189 ibídem, se desprende que la
intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba
suficiente a las copias de las actas que cumplan con la totalidad de
las formalidades legales con la sola exigencia de la autorización que de
ellas emita "el secretario o algún representante de la sociedad",
presupuesto que a su vez excluye por innecesaria la presentación por
ejemplo del libro de actas para verificar su correspondencia con el acta
original.
En los anteriores términos se da respuesta a las inquietudes planteadas, haciéndole saber que los alcances del concepto son los establecidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.