CONCEPTO 220- 038989

  13 de julio de 2006

Restricciones que aplican para los administradores.  

Me refiero a su comunicación  radicada con el No. 2006-01-103281, mediante la cual formula una serie de interrogantes que a continuación se transcribirán para ser absueltos en su orden, no sin antes observar que todos versan sobre temas     respecto de los cuales existen diversos pronunciamientos de esta  Entidad, que le será de gran utilidad consultar en la  Página WEB, www.supersociedades.gov.co ,

máxime conociendo sus calidades profesionales y el particular interés que le asiste en la doctrina societaria de esta Superintendencia.

1. En una sociedad limitada o anónima donde todos los socios o accionistas forman parte de la administración, quién aprueba los estados financieros a fin de ejercicio?

Partiendo de la base de que es competencia del máximo órgano social aprobar los estados financieros y las cuentas que deban rendir los administradores, la inquietud que se plantea en este como en otros de los siguientes puntos, surge de la limitación consagrada en el artículo 185 del C de Co., de acuerdo con la cual: “salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o juntas de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran.

 Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación”

A ese propósito ha sido reiterado el criterio de la entidad, en el sentido de que cuando todos los socios tengan la condición de administradores “se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para aprobarlo de manera expresa, no les impide formular reparos u objeciones, los que de presentarse habrán de ser atendidos por los restantes administradores a quienes corresponda, pues no hay que perder de vista que en todo caso es función privativa e indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que deben rendir los administradores de acuerdo con el numeral 2, artículo 187 del Código citado, atribución de la que gozan individualmente todos los socios” - oficios 220-4345 de agosto de 1997- 220- 35460 de agosto 24 de 2001.

2. En una sociedad limitada o anónima de familia, se aplica la limitación para la integración de las juntas directivas prevista en la ley?

En efecto, el artículo 435 del mencionado código establece “No podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada con personas ligadas entre sí por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades de familia “ (subraya fuera del texto).

Como de su simple lectura se advierte, es a todas luces claro que la prohibición para integrar las juntas directivas con mayoría de parientes de que trata la norma transcrita, aplica para aquellas sociedades, cualquiera sea el tipo, que no tengan el carácter de “sociedades de familia”, las que por estar expresamente excluidas obviamente pueden hacer caso omiso de la misma.

3. En los estatutos de una sociedad limitada o anónima debe indicarse que es de familia o, esta circunstancia se comprueba con la composición del capital?

Como primera medida se ha de indicar que ante la ausencia de consagración legal en la legislación mercantil sobre el concepto de la sociedad de familia, procede acudir a los presupuestos que al efecto establece el régimen tributario, donde se tiene que no es la composición del capital lo que determinan ese carácter, sino la existencia de un control económico, financiero o administrativo que por demás sea ejercido por personas ligadas entre si por matrimonio o parentesco hasta el segundo  grado de consanguinidad o único civil.

Si examinada la realidad de la sociedad se comprueba en un momento dado este control, estamos frente a una sociedad de familia. Sobre el tema ilustra el concepto  220-16368 de marzo de 1997 que encontrará en la página web.

4. Cuáles son los cargos directivos que impiden a un socio o accionistas aprobar los estados financieros. Dentro de estos cargos estaría el de la dirección de creatividad de la empresa?

Más que pretender una relación de los cargos sobre los cuales recae el impedimento de aprobar los estados financieros de la sociedad, procede volver sobre la norma transcrita antes, para advertir que son sujetos de la misma los empleados y administradores de la sociedad, carácter este que la misma ley (artículo 23 de la Ley 222 de 1995) atribuye expresamente al representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones, lo que implica la necesidad de verificar en cada caso particular si se cumplen o no tales presupuestos.

5. Un representante legal accionista o socio está impedido para votar los estados financieros de la empresa que representa. También esta impedido para votarlos si representa igualmente al socio mayoritario que es otra sociedad?

Como en el punto anterior, es tan claro el sentido de la norma que basta remitirse a su tenor literal para responder su pregunta: No, la prohibición que el artículo 185 establece para representar acciones distintas de las propias, como para aprobar los balances y cuentas de la sociedad, no aplica por excepción expresa de la ley  “en los casos de representación legal”

6. Puede un miembro de junta directiva de una sociedad anónima solicitar directamente información de la compañía al contador y al revisor fiscal, para conocer el estado de la misma?

Sobre el tema de acceso a la información por parte de los miembros de la junta directiva, la Superintendencia ha expresado en diferentes oportunidades su criterio, reiterando que en cumplimiento de las funciones que legal y estatutariamente le competen a la junta directiva, no le está permitido a sus miembros individualmente considerados, inspeccionar, examinar o solicitar a su arbitrio  información, ni papeles o libros de la sociedad, pues tratándose de una atribución conferida al referido órgano social, la misma debe ser ejercida por éste como cuerpo colegiado, con sujeción a las reglas previstas en los estatutos y la ley, particularmente las que aplican en materia de mayorías.

Una síntesis de los diversos pronunciamientos que sustentan la conclusión anterior, puede consultar en el oficio 220-71972 de noviembre 17 de 2000.

En los anteriores términos se espera haber absuelto sus inquietudes, advirtiendo que los conceptos emitidos por la Entidad, tienen los alcances señalados en el artículo 25 del C.C.A.