Hemos visto en publicaciones y en reuniones de empresarios, que todo mundo habla de los ERP, como si fuera algo que comemos todos los días y que el que no tenga un ERP está técnicamente atrasado. Pero ¿Qué es un ERP?

Permitanme hacer un poco de historia, para que esta respuesta quede mucho más clara.

Este concepto nació a partir de la necesidad de empresas manufactureras (de cualquier tipo), las cuales comenzaron a tratar de automatizar sus procesos productivos, ya existían entonces sistemas de nómina, contabilidad, algunas ayudas de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar, control de inventarios, etc.

Los fabricantes de software se preocupaban entonces de hacer aplicaciones robustas de funciones operativas por separado, Por ejemplo: un super sistema de control de inventarios, que preveía cualquier manejo imaginable, cualquier número de almacenes y bodegas, etc.

Para esas fechas en Europa habían especializado una función que llamaban "contabilidad industrial", que se refería a llevar un registro contable de lo que sucedía a partir de los actos de la producción. La automatización de las funciones productivas fue evolucionando a algo que se le llamó MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora considerando también las capacidades de las líneas de producción; a partir de las necesidades de reducir costos de inventarios apareció el concepto JIT, que significa justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de planear la producción en demandas directas de los clientes, en vez de (o además de) en pronósticos, a fin de reducir los niveles de almacén y los costos involucrados en tales inventarios, además de brindar un mejor servicio a los clientes.

En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologías que fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los primeros proveedores de software empresarial, que incluía todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP, Enterprise Resource Planing, lo que significa: Planeación de la empresa a partir de sus recursos. En español se le denomina Software Empresarial, que es más genérico o simplemente ERP.

El nombre de software empresarial abarca también a aquellos paquetes de soluciones que no incluyen la automatización de áreas de manufactura. Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios y aunque esas soluciones no tienen que ver con toda la historia que repasamos, también el nombre se alejó de referirse a funciones de manufactura, por tanto puede ser aplicable a otros tipos de empresas.

Con toda la historia que les he platicado, creo que el determinar para qué me sirve un ERP es también simple de explicar. Si soy el responsable de una empresa de manufactura y que tenga su área de administración y finanzas, su cobranza, su contabilidad, su área de ventas, distribución de sus productos, etc. Un ERP debería ser una alternativa para mi empresa, sin embargo vale la pena hacernos la siguiente pregunta sobre los ERP

Esta es la pregunta más difícil de contestar, ya que aunque un ERP está casi que ni mandado a hacer (aparentemente) para mis necesidades, debemos hacernos varias preguntas básicas y después un análisis de nuestra operación, nuestras finanzas, nuestra cultura empresarial, etc.

La primera pregunta es económica y se refiere a la capacidad de mi empresa para adquirir un paquete de esos comerciales, además del costo en si del paquete, debemos considerar el o los equipos en que debe instalarse el paquete y los equipos para todos los que van a ser participes en la operación del sistema o sea las estaciones (usuarios); el tercero y a veces más costoso factor económico de la compra de una solución de estas es lo que llamamos la "implantación" del sistema, que va desde la instalación de los equipos de cómputo, hasta el cambio de cultura operativa de mi empresa, pasando por capacitación, adecuación de procedimientos, cambios estructurales, eliminación de personal que no se adapta a los cambios y contratación de otros, que seguro tendrán menos experiencia en nuestra operación y mercados.

Un ERP es un medicamento delicado, para lo cual no es recomendable contar con opiniones de personal inexperto, requiero expertos, tanto en el conocimiento del propio paquete, como en mi operación y creánmelo… no es trivial. Si no está dispuesto a realizar una gran inversión, no piense en un ERP y por el contrario, si desea convertir su empresa de mediana a gran empresa, necesitará expertos en todas las áreas y un ERP, pero seguramente los resultados no se harán esperar.

Generalizando el término de ERP a software empresarial, podemos decir que son las aplicaciones de software que permiten a una empresa a automatizar sus operaciones y sus características principales es que todas las funciones están relacionadas entre si,

¿Cómo es esto?

Supongamos que un vendedor se presenta ante un cliente para levantar un pedido, en ese momento el vendedor le puede sugerir cantidades determinadas para cada uno de sus productos, porque puede ver las estadísticas de venta de ese cliente; el cliente certifica los volúmenes de compra que le interesa adquirir y el vendedor puede certificar: Si hay producto en el almacén, si no lo hay finca su pedido y recibe información de cuándo se puede entregar su producto, también en ese momento, puede verificar la situación crediticia de su cliente.

Por otro lado el área de almacén ya tiene instrucciones de embarcar y facturar el material existente y sabe que se va a fabricar algo adicional y cuándo lo deberá recibir de Manufactura y cuándo se deberá entregar a ese cliente. Manufactura ya tiene registro del pedido y programada su fabricación y entrega a Distribución. Compras ya está realizando negociaciones para adquirir las materias primas que se requieran para la fabricación del producto.

Al mismo tiempo toda esta operativa ya está registra\da en la contabilidad de la empresa: En cuanto se registran órdenes de compra, las reservas para para pago a proveedores ya se realizaron; en cuanto se reciben las materias primas, se saca de reservas y se registra como cuentas por pagar y se programa su pago.

Al momento de facturar al cliente, se establece un tránsito y al entregar el producto al cliente y este lo firma de recibido, se da de baja de tránsito y se establece una cuenta por cobrar; pero si el cliente pagó de inmediato se hace el depósito en el banco y con ese ingreso se elimina la cuenta por cobrar.

La cosa va mucho más lejos, pues si los proveedores de la empresa en cuestión tienen también su ERP, los pedidos se pueden fincar vía ecomerce de manera automática y los pagos a proveedores, también se pueden programar los pagos de acuerdo con los planes de pagos y sólo preocuparnos por aquellos que no se podrían realizar por falta de liquidez, a fin de reprogramarlos o conseguir los fondos para hacerlo.

Todo eso por supuesto, son los objetivos que se proponen muchos de los fabricantes de ERP; sin embargo, no siempre se convierte en realidad, pues demanda que la empresa lleve a cabo toda una cultura y capacitación, que muchas veces las empresas no logran, pues los costos en que debe incurrirse, son en ocasiones infranquebles y los cambios, sobre todo en las costumbres culturales de la propia dirección de la empresa, no se logran. Independientemente que las funciones que cubre un ERP, pueden dejar fuera a necesidades de la empresa y entonces, ajustar ese ERP a cubrir tales necesidades pueden llevar a la empresa a una etapa de crisis y desánimo y abandonar el proyecto o a dejarlo a medias.

Para quitar un poco el mal sabor de boca de este último párrafo mencionaremos que la selección de un ERP nos requiere: Realizar primero que nada una planeación y si como resultado de esa planeación se nos demanda mayor eficiencia en nuestra operación, reducción de costos de operación, eficientar nuestra cobranza, además se nos presenta un competencia mayor y la calidad de los productos de nuestra competencia nos revasan, entonces debemos revisar algunas condiciones de nuestra operación:

·1 El tamaño de nuestra empresa, Hay "ERP" para diferentes tamaños de empresas.

·2 La infrestructura de capacitación o sea su capacidad de cambio.

·3 Los volúmenes de ventas.

·4 Los márgenes Precios - (costos + gastos fijos).

·5 La complejidad de nuestra operación (a mayor complejidad mayor necesidad de un ERP).

·6 El tipo de negocio o giro de nuestra empresa. Los ERP suelen ser más fuertes en algunas funciones y más elementales en otras.

En seguida mencionaremos algunos de los ERP más conocidos, comenzando por los más grandes, lo que no significa que sean mejores

Algunos de los ERP Identificados en el País

·1 SAP

·2 BaaN

·3 MOVEX

·4 MFGPro

5 People Soft

·6 BPCS

·7 MAPICS

·8 Exactus

·9 Oracle

·10 Platinum

·11 Solomon

·12 Micro SIP Estos últimos sólo cubren funciones de administración y nóminas.

·13 Computación en acción

·14 SAE

Sistemas de recursos humanos:

·1 SIPROS

·2 Meta4

·3 Tarik

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