LEY 3 DE 1852

(junio 3 de 1852)

Que crea y organiza el oficio de notario público

EL SENADO Y LA CÁMARA DE REPRESENTANTES DE LA NUEVA GRANADA

Reunidos en Congreso

*CONCORDANCIAS*

DECRETAN:


Título I
Del establecimiento de los notarios, sus funciones y deberes generales
 

Artículo 1°. Se establecen notarios públicos para recibir y extender todos los actos y contratos a que los individuos o corporaciones quieran dar autenticidad, para conservarlos, demostrar la fecha de su otorgamiento y expedir las copias y extractos de ellas que hagan cumplida prueba de las obligaciones y derechos que nacen de su contenido.

Artículo 2°. Corresponde también a los notarios llevar el registro del estado civil de las personas, a saber: el de los nacimientos, defunciones, matrimonios, adopciones, legitimaciones y reconocimiento de los hijos naturales.
 

Artículo 3°. Para ser notario se necesita ser ciudadano en ejercicio, y saber leer y escribir correctamente.

Artículo 4°. Tienen prohibición de ser notarios los que hayan sido condenados judicialmente a pena corporal o infamante, aun cuando obtengan rehabilitación, y los ascendientes, descendientes, hermanos, tíos sobrinos, suegros, yernos o cuñados de los otros notarios del mismo cantón.

Artículo 5°. El destino de notario es incompatible con los de juez, agente del ministerio público, empleado del Poder Ejecutivo con mando político o militar, secretario de los tribunales o juzgados, registrador de instrumentos públicos y administrador de las rentas nacionales.
 

Artículo 6°. En cada cantón habrá una notaría pública; pero si una no bastase, a juicio de la cámara de provincia, ésta podrá ordenar el establecimiento de dos o más, que se distinguirán numerándolas.
 

Artículo 7°. El cantón para que se ha establecido una notaría forma el distrito dentro del cual puede ejercer sus funciones el respectivo notario; fuera de ese distrito, todos los actos que autorice como notario son nulos.
 

Artículo 8°. Los notarios serán nombrados en propiedad y removidos por la mayoría absoluta de votos de las asambleas electorales. Toca al jefe político del cantón el nombramiento de interino cuando falten, absoluta o accidentalmente, el principal y el suplente, que debe nombrar el cabildo, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 540 de esta Ley.
 

Artículo 9°. Los notarios durarán en sus destinos por todo el tiempo de su buena conducta.
 

Artículo 10. Corresponde a las asambleas electorales y en su receso a los cabildos de las cabeceras de cantón, decidir sobre las excusas y renuncias de los notarios propietarios y de los suplentes, y a los jefes políticos de los nombrados interinamente por él.
 

Artículo 11. Los notarios están obligados a residir en la cabecera del cantón. No podrán ausentarse de ella por más de veinticuatro horas sin licencia del jefe político.
 

Artículo 12. Es atribución de los jefes políticos conceder licencias hasta por treinta días a los notarios del cantón.
 

Artículo 13. Los notarios tendrán seis horas destinadas al despacho de sus funciones que serán fijadas por el jefe político, y mantendrán en la puerta de la oficina una papeleta que las exprese. En este tiempo tienen obligación de prestar su ministerio a toda persona legalmente hábil que para ello los requiera.
 

Artículo 14. El mismo deber tienen en cualquier día, hora o lugar, dentro de la población en que residen, cuando se trate de personas impedidas para ir a la oficina pública de la notaría, y de actos cuya demora es perjudicial.
 

Artículo 15. Fuera de los casos expresados en los dos artículos anteriores, los notarios no estarán obligados a prestar su ministerio, aunque sí podrán hacerlo voluntariamente.
 

Artículo 16. No pueden los notarios dar conocimiento de los actos o contratos que pasan ante ellos, sino a los que sean parte en aquel negocio, sus herederos o apoderados, salvo el caso de que los otorgantes autoricen su publicidad.
 

Artículo 17. Ningún notario podrá otorgar o autorizar instrumento público del cual venga un provecho directo a él mismo, o a sus ascendientes, descendientes o hermanos y a los consortes de éstos o a la mujer del notario, los ascendientes, descendientes o hermanos de ella. Toda cláusula contraria a esta prohibición será nula y de ningún valor y efecto; pero no por esto será nulo lo demás del instrumento que la contenga.
 

Título II
De los libros que deben llevar los notarios
 

Artículo 18. Los notarios llevarán dos libros: primero el minutario, en que anotarán sucintamente las cláusulas y condiciones del acto o contrato cuya redacción se les encarga; segundo, el registro, en que asentarán los actos o contratos con todos los requisitos y cláusulas que exigen las Leyes y que han declarado los otorgantes.
 

Artículo 19. Llevarán también un libro llamado lista civil, en el que se asentarán todos los nacimientos, muertes, matrimonios, adopciones, legitimaciones y reconocimientos de hijos naturales, ocurridos dentro del cantón, bajo las reglas siguientes:

1. De todos los actos expresados en este artículo darán cuenta mensualmente al notario público los jefes políticos, alcaldes, párrocos, sacerdotes o ministros de cualquier culto, que tengan conocimiento, por razón de su oficio, de su celebración o acaecimiento. Esta noticia, firmada por los remitentes, deberá expresar todas las circunstancias de edad, patria, sexo y estado civil de las personas a que se refieren los actos expresados.

2. Admitirán también los notarios las listas que, con los mismos requisitos y para los mismos fines, les remitan los cónsules de las naciones extranjeras que se hallen establecidos dentro del cantón, y que sean relativas a los extranjeros súbditos de su respectivo país, residentes en el mismo cantón.

3. Estas listas parciales recibidas se legajarán a manera de lo que en la presente Ley se dispone respecto de las boletas comprobantes del pago del derecho de registro, pero para inscribirse en el libro del notario llamado lista civil, se organizarán y extractarán mensualmente, por orden cronológico, y dividido su contenido en seis secciones: matrimonios, nacimientos, defunciones, adopciones, legitimaciones y reconocimientos de hijos naturales. Cada sección ocupará un lugar separado en la lista civil.

4. Los matrimonios y los nacimientos, o cualquiera otro acto d ellos expresados, que hayan tenido lugar hasta el 31 de diciembre de 1852, de personas que existan en aquella fecha, podrán incluirse en la lista civil, si así lo solicitan los interesados, presentando al notario los documentos comprobantes legalmente suficientes.

5. En cuanto a los demás requisitos y fórmulas d ella lista civil, se observará lo que en esta Ley se dispone respecto del registro de instrumentos.

Artículo 20. Mensualmente y de oficio pasará el notario al registrador de instrumentos públicos, respectivo, una copia de las inscripciones que haya hecho en la lista civil, para que se tome razón de ella en su libro de registro.

Artículo 21. Desde 1° de enero de 1853 y con relación a los matrimonios, nacimientos, defunciones, adopciones, legitimaciones y reconocimiento de hijos naturales, que ocurran de esa fecha en adelante, los actos de esta clase se comprobarán con certificación del notario respectivo, tomado de los datos que suministra la lista civil, y con la nota correspondiente del registrador, que acredite haber sido registrados en determinada fecha. Lo mismo podrá tener lugar respecto de los actos de igual clase que hayan ocurrido antes de la expresada fecha, y que hayan sido incluido en la lista civil.

Artículo 22. La anotación de los instrumentos en el minutario no es indispensable sino cuando lo exijan los interesados, en cuyo caso ellos y el notario firmarán la diligencia. Este libro estará encuadernado y foliado, con una diligencia en la portada fechada y firmada por el notario, expresando el número de fojas que contiene. Las notas que en él se pongan deben ir en seguida unas de otras, sin dejar blanco de consideración; y estando firmadas por los interesados, tienen legalmente el valor de documentos privados, siempre que no aparezcan en ellas añadidas, enmendadas o borradas, palabras que varíen el sentido, y que los interesados nieguen que así estaban cuando las firmaron.

Artículo 23. El registro se llevará en papel del sello 1°, costeado por los interesados y se agregarán a cada instrumento las boletas de anotación y registro de que trata el artículo 361 de esta Ley. El día 31 de diciembre de cada año se foliará dicho libro por el eje político del cantón, quien pondrá en la última página una diligencia en que conste quedar cerrado el libro de registro del año que termina, expresando el número de fojas que contiene. Esta diligencia será firmada por el mismo jefe político, por su secretario y el notario.

Artículo 24. Cuando se acabe un año o se llene un libro, se cierra con una nota puesta al fin, firmada por el notario, en la que exprese la fecha del primer instrumento, la del último, el número total de los incluidos en aquel libro, y el número de folios escritos que hay en él. Si hubiere algunos actos invalidados, en los términos que lo previene el artículo 202, se expresará cuáles son en esta nota final.

Título III
De los instrumentos que pasan ante los notarios, y sus copias

Artículo 25. Los instrumentos que se extiendan en el registro deberán serlo sin dejar blanco en el contexto de cada uno: entre uno y otro podrá quedar un espacio suficiente para las firmas en caso de que no se autorice en el momento de su redacción.
 

Artículo 26. Si después de extendido un instrumento en el registro quedase sin firmarlo los otorgantes, por desistencia de ellos u otro motivo, el notario (sin quitarle el número) pondrá y firmará a su pie una nota que exprese el motivo por que no se autorizó.
 

Artículo 27. Todos los instrumentos extendidos en el registro de cada notaría en el curso de un año se numerarán seguidamente, aunque estén contenidos en diversas piezas del registro.
 

Artículo 28. Se prohibe absolutamente raspar lo estricto en el registro, o borrarlo de modo que no pueda leerse. Cuando se haya cometido algún error, se enmendará o se subrayarán y colocarán entre dos paréntesis las palabras que no se quiere que valgan, y se escribirán entre renglones las que se deben añadir. En todos estos casos se pone al margen, enfrente de lo corregido, una nota repitiendo enteras las palabras enmendadas, subrayadas o sobrepuestas, expresando su estado y si valen o no, cuya nota firmarán el notario, los otorgantes y los testigos instrumentales. Si por la mucha extensión de lo corregido no pudiere caber al margen, se pone la nota al fin del instrumento y si ya estuviere éste firmado, en seguida, volviendo a firmar la nota de las correcciones los otorgantes, testigos y notario.
 

Artículo 29. En cualquier caso que no aparezcan puestas y firmadas debidamente estas notas, no valdrán las correcciones y se dará entero crédito a lo primitivamente escrito, sin perjuicio de exigir la responsabilidad en que haya incurrido el notario, o el que conste que hizo aquellas correcciones, en caso de ser fraudulentas.
 

Artículo 30. Todo acto o contrato extendido en el registro deberá ir firmado, además de los otorgantes y el notario, por dos testigos mayores de veintiún años y vecinos del cantón; éstos deben estar presentes al tiempo que el instrumento sea leído a los interesados, oír que éstos lo aprueban y verlo firmar. Si alguno de los otorgantes no sabe o no puede firmar, lo hará a su ruego un testigo diverso de los instrumentales, y que tenga las cualidades de éstos.

Parágrafo 1°. En los testamentos abiertos habrá por lo menos tres testigos instrumentales.

Parágrafo 2°. En los testamentos cerrados habrá por lo menos cinco testigos instrumentales.
 

Artículo 31. No pueden ser testigos instrumentales los ascendientes, descendientes, hermanos, tíos, sobrinos, consortes, suegros ni cuñados de los otorgantes o del notario, ni los dependientes o domésticos de los mismos, ni aquellos a quienes resulta algún provecho directo del instrumento de que se trata. Además, en los testamentos no podrán ser testigos instrumentales los que tengan las relaciones aquí expresadas con alguno de los herederos, ni el sacerdote que confiesa al testador.
 

Artículo 32. El notario debe conocer a las personas cuyos actos o contratos autoriza: si no las conoce, no deberá prestarles su oficio, a menos que se le presenten dos personas conocidas y de buen crédito, que tengan las cualidades exigidas a los testigos instrumentales, que aseguren que conocen a los otorgantes y que se llaman como éstos expresan. En el instrumento se expresará esta circunstancia, nombrando los testigos de abono que deben firmarlo con los otorgantes, testigos instrumentales y notario.
 

Artículo 33. Debe expresarse el nombre y sexo de los otorgantes, su vecindad y si son mayores de edad. Respecto de las mujeres se dirá si son casadas o célibes, y siendo casadas, si proceden con licencia de sus maridos, o con la del juez, o si están legalmente divorciadas.
 

Artículo 34. Los notarios no responden de la parte sustancial de los actos o contratos que autorizan; pero cuando algún contrato o cláusula les pareciere ilegal, deben advertirlo, a las partes sin rehusar la autorización en ningún caso.
 

Artículo 35. Tampoco es responsable el notario de la aptitud legal de las partes para ejecutar el acto que solemniza, pero sí de que los testigos instrumentales y de abono tienen las cualidades que les exige la Ley.

Artículo 36. Los otorgantes pueden, si les conviene, redactar el instrumento por sí mismos, en cuyo caso el notario insertará el escrito que le dieren poniéndole el encabezamiento y pie que corresponda, a fin de hacer constar las circunstancias que exige el artículo 313.
 

Artículo 37. Si la redacción del instrumento se encarga por los interesados al notario, la ejecutará explicándose en términos sencillos, usando de las voces en su acepción legal, ciñéndose precisamente a lo convenido, sin imponer condiciones que no se le hayan expresado y sin insertar cláusulas innecesarias.

Artículo 38. En las provincias en que subsista el impuesto del registro o el de anotación de hipotecas, los notarios no extenderán documento alguno de los que, conforme a la Ley, necesiten para valer de ser registrados, sin que se les presente la boleta que justifique haberse pagado el derecho de registro. Lo mismo exigirán si hay hipoteca especial respecto del derecho de anotación de hipotecas.

Artículo 39. En cualquiera instrumento podrán los otorgantes expresar el número de copias que de él deben expedirse, y para quienes se destinan, y el notario deberá sacarlas si se le exigen dentro de los cien días inmediatos al otorgamiento.
 

Artículo 40. Aunque nada se exprese, debe el notario dar una copia a cada uno de los otorgantes o a quienes legalmente los representan, si se la exigen dentro del mismo término de cien días después del otorgamiento.
 

Artículo 41. Fuera de estos casos, los notarios no darán copia de ningún instrumento, sino por orden de juez competente.
 

Artículo 42. Las copias dadas por un notario deberán ser rubricadas en el margen de todas sus fojas y al fin, autorizadas con la firma del notario; las extenderá en el papel correspondiente y en su pie expresará la fecha en que las saca, y el número de fojas que contienen, la autoridad que las manda dar y para quien se destinan.
 

Artículo 43. No se dará copia de ningún instrumento cancelado sino por orden de juez competente, quien expresará que sabe lo está, y entonces el notario la dará, insertando la nota de la cancelación.
 

Título IV
Del modo de cancelar los instrumentos públicos

Artículo 44. La cancelación de un instrumento es la declaratoria de haber cesado los efectos legales de las obligaciones en él contenidas.

Artículo 45. Cuando se presente a un notario el documento que compruebe que ya no tiene efecto legal uno de los instrumentos insertos en los libros que existen en el archivo de la notaría, extenderá en la pieza del registro corriente una diligencia, especificando quedar cancelado aquel instrumento, el que citará por su número, año, pieza del registro, folio donde se encuentra, y su contenido. Esta diligencia explicará la naturaleza del documento en que se funde la cancelación y las personas que la han solicitado, las cuales firmarán con dos testigos instrumentales. Además, en el mismo instrumento, y en las copias que de él se le presenten, pondrá y firmará el notario sobre lo escrito, atravesando los renglones, la siguiente nota: "cancelado en la pieza del registro, del año.. bajo el número...".

Artículo 46. Los instrumentos que tengan la nota de cancelación carecen de efecto legal, a menos que se declare judicialmente la nulidad de aquella nota.
 

Artículo 47. Los documentos en cuya virtud se hacen las cancelaciones deben quedar en poder del notario, quien formará de ellos legajos en los términos en que se ha dicho respecto de las boletas de los derechos de registro y anotación de hipotecas.
 

Título V
De los archivos de las notarias y sus visitas

Artículo 48. Los notarios conservarán en el mejor orden su archivo, extendiendo al fin de cada año un inventario minucioso y exacto de lo aumentado en aquel año, y cuidando de que los documentos y libros no se destruyan ni deterioren en manera alguna, y son responsables de los daños que sucedan, a menos que acrediten plenamente no haber sido por culpa u omisión de su parte.

Artículo 49. Cuando por renuncia, destitución u otra causa, un notario cese en su ejercicio, el jefe político del cantón hará que entregue el archivo inmediatamente, con la mayor escrupulosidad, comparando lo que existe en los inventarios que debe tener, según el artículo anterior, y formándolo bien exacto de lo no incluido en aquellos; en el libro de visita se pondrá la diligencia de recibo, que firmarán el jefe político, el notario que entrega y el notario o empleado que recibe. En los casos de muerte, demencia u otros semejantes, en que el notario saliente no pueda hacer la entrega por sí, la presenciará a su nombre, su heredero, albacea, curador o apoderado, según los diversos casos.

Parágrafo único. En las licencias que no excedan de veinte días no habrá necesidad de que el notario que la obtiene entregue el archivo de su cargo.
 

Artículo 50. Deberá recibir el archivo el notario que reemplaza en aquel despacho al que entrega, y por su falta, otro notario del mismo cantón designado por el jefe político, y no habiéndolo, el secretario de la jefatura política.
 

Artículo 51. Si la causa de cesar el notario en su ejercicio fuere suspensión, licencia por más de veinte días u otra temporal, cuando el notario vuelva a encargarse de su archivo lo verificará con las mismas formalidades.
 

Artículo 52. Los jefes políticos harán a las notarías de su cantón dos visitas ordinarias en el año: una en los últimos quince días del mes de enero y otra en los últimos quince días del mes de julio. Además, podrán visitarla extraordinariamente en las épocas que lo tengan a bien. Por último, el gobernador de la provincia, cuando haga la visita de ella, deberá extenderla a estas oficinas, sin perjuicio de visitarlas en cualquiera otra época que lo crea conveniente.
 

Artículo 53. La visita se contraerá a examinar los libros y demás papeles del archivo, incluso el inventario de los años anteriores, el orden, aseo y seguridad de toda la oficina, a observar el método que usa el notario en el otorgamiento de los instrumentos, y por último, a indicarle las reformas y mejoras que puede hacer, y tomar las providencias conducentes en el caso de que encuentre alguna falta que haga responsable al empleado cuya oficina visita.
 

Artículo 54. En las notarías se llevará un libro o cuaderno destinado exclusivamente a las diligencias de visita, que se extenderán cada vez que se practique, expresando la fecha, las providencias que el empleado visitante ha tomado, el estado en que halló la oficina, etc., y las firmarán la autoridad que hace la visita, su secretario y el funcionario visitado.
 

Título VI
Derechos que deben pagar los otorgantes por el otorgamiento y autenticidad de los instrumentos que pasan ante los notarios

Artículo 55. Los derechos que cobrarán los notarios de los otorgantes serán éstos:

1. Cuatro reales por el otorgamiento e inserción en su registro, de cualquier acto o contrato, sea de la naturaleza que fuere, si no pasa de una foja, y si pasa, cuatro reales por cada foja. Las planas de estas fojas y las de que trata el número siguiente deberán contener veinticuatro renglones y cada renglón ocho palabras cuando menos.

2. Ocho reales por cada una de las copias que conforme al mismo instrumento sacaren, si no pasa de una foja, y si pasa, ocho reales por la primera foja, y cuatro por cada una de las restantes. Estos derechos serán siempre sin el papel, que es de cuenta de los interesados.

3. Por la sustitución de un poder, dos reales.

4. Por la cancelación de cualquiera instrumentos, cuatro reales.

5. Por la certificación que expida de la diligencia de cancelación a los interesados en comprobarla, ocho reales, además del papel, que debe dar el interesado.

6. Diez reales por el hecho de concurrir al otorgamiento de acto o contrato fuera de la oficina, cuando, por los motivos que expresa el artículo 124, deban ejecutarlo así. Este derecho será doble en caso de que el otorgamiento del acto o contrato sea durante la noche. Cuando el notario concurra a solemnizar un acto o contrato fuera de su oficina, o del lugar de su domicilio, sin obligación legal de hacerlo, no tendrá derecho de percibir sino las cuotas asignadas en el número 1° a no ser que las partes hayan convenido voluntariamente en pagarle otras.
 

Título VII
Del modo de suplir el oficio de los notarios

Artículo 56. Cuando por cualquier motivo que sea, no haya en algún cantón notario en ejercicio, o estuviere impedido para ejercer sus funciones en negocio determinado, desempeñará las que esta Ley le atribuye el individuo que sea nombrado al efecto por el cabildo parroquial del distrito en que deba residir el notario.

Parágrafo único. El nombramiento del que deba desempeñar las funciones de notario, accidentalmente se verificará en las sesiones que el cabildo tenga en los primeros días del mes de enero.

Artículo 57. El archivo que forme el que accidentalmente desempeñe la notaría se pasará al notario, luego que se ponga en ejercicio, con las mismas formalidades que exige el artículo 475.
 

Artículo 58. En los distritos parroquiales cuya cabecera diste más de tres leguas de la del cantón, ejercerán las funciones de notarios los secretarios del cabildo parroquial para los actos comprendidos en el artículo 26, para los de testamentos, poderes, protestas y otros cuya demora es perjudicial, que deban otorgar personas enfermas o impedidas, y para los contratos cuyo valor principal no exceda de quinientos pesos. Estos funcionarios deben, en tales casos, cumplir los deberes que la presente Ley impone a los notarios, tendrán derecho a las mismas cuotas y quedan sujetos a las mismas responsabilidades.
 

Artículo 59. El archivo que forma en cada distrito el secretario del cabildo, desempeñando las funciones de notario, se arreglará por años, en los términos que prescribe el artículo 477, y en el mes de enero del año siguiente se mandará con su inventario formal a la notaría del cantón para su custodia.

Título VIII
Disposiciones Generales

Artículo 60. Desde el día 1° de enero de 1853 comenzarán a ejercer sus funciones los notarios creados por esta Ley.

Artículo 61. Desde el mismo día 1° de enero de 1853 cesarán los escribanos en el ejercicio de las funciones que hoy tienen en el otorgamiento de los instrumentos públicos; sus registros y protocolos y demás documentos conexionados, se pasarán en todo el mes citado a la respectiva notaría con los requisitos que expresa el artículo 478. En caso de que la cámara provincial haya ordenado el establecimiento de dos o más notarios, el jefe político hará distribuir los protocolos por iguales partes.

Artículo 62. Puesta en ejecución de esta Ley, quedan derogadas todas las existentes sobre arreglo de las antiguas escribanías, obligaciones y derechos que les correspondían en el otorgamiento y registro de instrumentos públicos, observándose sólo lo prescrito en la presente.

 

Dada en Bogotá, a 29 de mayo de 1852

El Presidente del Senado
Vicente Lombana

El Presidente de la Cámara de Representantes
Justo Arosemena

El Secretario del Senado
Antonio M. Duran

Por el Representante Secretario
Nicolás Pereira Gamba

Bogotá a 3 de junio de 1852
Ejecútese y publíquese

El Presidente de la República
José Hilario López (L.S.).

El Secretario de Gobierno
Patrocinio Cuellar