RESOLUCIÓN 3780 DE 2016

(abril 18 de 2016)

por la cual se fijan los subsidios en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos y se establece el procedimiento para su pago en la vigencia fiscal del año 2016.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de las facultades legales conferidas por el artículo 5° del Decreto 1672 de 1997, en concordancia con el artículo 17 del Decreto 1987 de 1997, y
 

CONSIDERANDO QUE

La Ley 29 de 1973 creó el Fondo Nacional de Notariado, hoy Fondo Cuenta Especial de Notariado, con el objeto de mejorar las condiciones económicas de los Notarios de insuficientes ingresos, propender por la capacitación de los Notarios y la divulgación del derecho notarial, objetivos reafirmados en los artículos 5°, del Decreto–ley 1672 de 1997 y 17° del Decreto 1987 del mismo año.

El artículo 2° de la Ley 29 de 1973 establece que la remuneración de los Notarios la constituyen la sumas que perciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales y por los subsidios que les fije el Fondo Cuenta Especial de Notariado o la Superintendencia de Notariado y Registro, cuando fuere el caso.

Con esta remuneración los Notarios están obligados a costear y mantener el servicio.

El Decreto 1672 de 1997 creó el Consejo Asesor en apoyo a la función de administración del Fondo, integrado por el Ministro de Justicia y del Derecho o su Delegado y un Notario de Tercera Categoría, o su suplente y dispuso que el Superintendente de Notariado y Registro será el representante legal del Fondo y el ordenador del gasto.

El Decreto 697 de 1999 estableció que el Consejo Asesor creado por el Decreto 1672 de 1997, definirá los criterios objetivos para determinar cuándo un notario es de insuficientes ingresos y reconocerá, en cada caso, los notarios que pueden ser beneficiarios de los programas del Fondo Cuenta Especial de Notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro para mejorar sus condiciones económicas.

El Decreto 1890 de 1999 atribuyó al Consejo Asesor la función de la aprobación del gasto del Fondo Cuenta Especial de Notariado.

En sesión del Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado, realizada, el día 14 de abril de 2008 y en el parágrafo 3° del artículo 4° de la Resolución 1921 del 16 de marzo de 2009, en materia de fijación de políticas de subsidios para los Notarios de insuficientes ingresos, se estableció que es necesario definir la cantidad de subsidios que se otorgarán a las notarías que se creen a partir del año 2008 y en las siguientes vigencias.

Al tomar en cuenta el número de escrituras, elemento básico para calcular el subsidio en dinero, el Consejo Asesor ha observado la necesidad de estimular el desempeño de aquéllos Notarios de insuficientes ingresos que ejercen las funciones en círculos cuya comprensión territorial es objeto de planes de vivienda de los gobiernos nacional y municipal, concebidos bajo la forma de viviendas de interés social.

El Consejo Asesor en sesión celebrada el día 14 de abril de 2016, estableció en materia de fijación de políticas de subsidios para los Notarios de insuficientes ingresos que se aplicará a los rangos de los subsidios de la anterior vigencia, el porcentaje de incremento del 3%, reconociéndose de forma retroactiva a enero de 2016 y se pagarán doce (12) subsidios ordinarios y dos (2) adicionales.

El Consejo Asesor en la misma sesión, dispuso que el monto del subsidio mensual para las Notarías que sean creadas durante el presente año, será el mismo fijado para los notarios que obtengan ingresos brutos promedio mensual de cero (0) hasta cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Por lo expuesto,

RESUELVE

Artículo 1. El subsidio en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos, se calculará tomando en consideración el número de escrituras y el ingreso bruto mensual promedio del año anterior. El ingreso bruto corresponde al total de ingresos y se establecerá de acuerdo con la información suministrada por los Notarios en el Informe Estadístico Notarial.

Artículo 2. El subsidio en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos se fijará de acuerdo con lo determinado en el artículo anterior y estableciendo la equivalencia del ingreso bruto promedio mensual del Notario en salarios mínimos mensuales legales vigentes correspondiente al año en que se va a pagar, al monto de presupuesto aprobado para los subsidios en la vigencia 2016, por parte del Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado, en sesión del 14 de abril del presente año, conforme a los rangos siguientes:

*Smmlv. Salario Mínimo Mensual Legal Vigente 2016.

Artículo 3. Los Notarios que de acuerdo con la información examinada en el Informe Estadístico Notarial reporten ingresos brutos promedio mensual, de hasta 16 smmlv y la escrituración no supere las 1.486 escrituras anuales, tendrán derecho al subsidio en dinero establecido en esta resolución.

El ingreso bruto promedio mensual para el subsidio, se calculará descontando los ingresos generados por escrituras públicas de vivienda de interés social, vivienda de interés prioritario y vivienda de interés prioritario con ahorro y el número de escrituras se establecerá excluyendo del total, las correspondientes a las escrituras de vivienda de interés social, vivienda de interés prioritario y vivienda de interés prioritario con ahorro, por la razón expuesta en la parte considerativa de este acto administrativo.

Tampoco se sumarán aquellas escrituras públicas exentas de derechos notariales, por corresponder a determinaciones de colaboración interinstitucional o por motivos de interés público.

Artículo 4. Se pagará subsidio de mayor rango de cero (0) a cinco (5) smmlv a las notarías que se creen durante la vigencia del año 2016. Tal pago se hará proporcionalmente al número de días en que se haya prestado el servicio notarial al público, a partir de la entrega que se realice y por los meses siguientes durante la vigencia 2016.

Artículo 5. En caso de producirse ausencia temporal del notario dentro del mes calendario, la Superintendencia de Notariado y Registro pagará el respectivo subsidio al titular, quien a su vez pagará un reconocimiento a la persona que se desempeñó en calidad de Encargado. Esto, en concordancia con lo establecido en el artículo 131 de la Constitución Política y los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973, el régimen laboral aplicable a los empleados de los notarios, que es el Código Sustantivo del Trabajo.

Cuando la ausencia del Notario titular sea superior al mes, la Superintendencia pagará el subsidio al Notario encargado, quien deberá responder por las obligaciones de la Notaría durante ese período.

Artículo 6. Si durante la respectiva vigencia anual se presenta el retiro definitivo de un Notario, este tendrá derecho a que se le liquide el subsidio en forma proporcional al mes en que ocurrió el retiro, de haber lugar a ello.

Una vez posesionado el nuevo notario y efectuada la entrega de la notaría, esta continuará recibiendo el subsidio asignado a la misma, a partir de la fecha de los efectos fiscales establecidos en el acta de la diligencia respectiva.

Artículo 7. Ninguna Notaría podrá recibir el subsidio asignado sin que previamente haya cumplido con el envío dentro del término de ley, es decir, dentro de los quince primeros días de cada mes, del Informe Estadístico Notarial, que comprende, los archivos DMP o back-up de la base de datos, que no sustituyen la obligación de enviar el Informe Estadístico Notarial (de las notarías que tienen el aplicativo SIN) y los Informes Estadísticos Notariales de todas las notarías del país, en imagen firmada (escaneado en formato PDF) remitida por el correo electrónico institucional de la notaría al correo electrónico institucional señalado por esta Superintendencia, o física (impresa) por empresa de mensajería, con sus respectivos soportes de pago y demás obligaciones señaladas en la Ley 29 de 1973, en el Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Instrucciones Administrativas números 22 del 1° de noviembre de 2005, 14 del 24 de julio de 2009, Circular número 167 de 2016, confirmando la recepción y la legibilidad del mismo.

Artículo 8. En caso de que el notario no envié, dentro del término de ley el Informe Estadístico Notarial, con los pagos de los aportes y recaudos a favor del Fondo Cuenta Especial de Notariado y los recaudes a la Superintendencia de Notariado y Registro, del mes inmediatamente anterior al que se efectúa el pago del subsidio, se perderá el subsidio en dinero correspondiente al mes en que se incurrió en la inobservancia de las normas relacionadas en el artículo séptimo, de esta resolución.

Artículo 9. Los Notarios serán responsables de la información contenida en el Informe Estadístico Notarial. Cualquier inconsistencia que induzca a error a la administración y dé lugar a erogaciones injustificadas del subsidio que causen detrimento a los recursos públicos, generará las acciones legales correspondientes, y la devolución de los mencionados recursos.

Artículo 10. La Dirección Administrativa y Financiera queda autorizada para liquidar los catorce (14) subsidios aprobados, los cuales pagará el ordenador del gasto, así:

Los doce (12) subsidios ordinarios se pagarán: uno cada mes de la vigencia y los dos (2) adicionales así: uno (1) en junio y uno (1) en diciembre.

Los subsidios aquí fijados se pagarán a las notarías de insuficientes ingresos para garantizar la prestación del servicio notarial, que cumplan con las obligaciones en los términos establecidos en los artículos séptimo y octavo de la presente resolución, con el envío del Informe Estadístico Notarial y sus soportes, del mes inmediatamente anterior al que se efectúa el pago.

Artículo 11. La Superintendencia de Notariado y Registro mediante el análisis del Informe Estadístico Notarial, o en desarrollo de sus visitas generales y especiales, velará que la destinación de los subsidios para el mejoramiento del servicio, se cumpla a cabalidad, de manera racional, demostrable y adecuada.

Artículo 12. Se condicionará el pago del subsidio, a que las Notarías que lo perciban cumplan con unas condiciones mínimas de salubridad, infraestructura, comodidad, atención al público y conservación e integridad del protocolo, como le establecen les artículos 108 y 159 del Decreto-ley 960 de 1970, el Decreto Reglamentario 1438 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la Ley 361 de 1997 y la Instrucción administrativa número 12 de diciembre 18 de 2007, expedida por esta Entidad, así como también las nuevas exigencias a las notarías, relacionadas con: atención al público, cambio de imagen institucional, el incremento de la actividad notarial, adecuación de infraestructura para discapacitados, ventanilla para el adulto mayor, baños públicos, señalización, planta mínima de personal y reposición de equipos de cómputo.

Artículo 13. Esta resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, será publicada en el Diario Oficial y deroga la Resolución 10311 del 15 de septiembre de 2015, en lo que le sea contraria.

Comuníquese, Publíquese y Cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 18 de abril de 2016.

El Superintendente de Notariado y Registro,
Jorge Enrique Vélez García.