RESOLUCIÓN 6292 DE 2013
(junio 21 de 2013)

por la cual se fijan los subsidios en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos y se establece el procedimiento para su pago en la vigencia fiscal del año 2013.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales especialmente las conferidas por el artículo quinto del Decreto número 1672 de 1997, en concordancia con el artículo diecisiete del Decreto número 1987 de 1997, y

CONSIDERANDO QUE:

La Ley 29 de 1973 creó el Fondo Nacional del Notariado, hoy Fondo Cuenta Especial del Notariado, con el objeto de mejorar las condiciones económicas de los Notarios de insuficientes ingresos, propender por la capacitación de los Notarios y la divulgación del derecho notarial, objetivos reafirmados en los artículos quinto del Decreto-ley 1672 de 1997 y diecisiete del Decreto número 1987 del mismo año.

El artículo 2° de la Ley 29 de 1973 establece que la remuneración de los Notarios la constituyen la sumas que perciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales y por los subsidios que les fije el Fondo o Sistema Especial de Manejo de Cuentas de los Notarios o la Superintendencia de Notariado y Registro, cuando fuere el caso.

Con esta remuneración los notarios están obligados a costear y mantener el servicio. El Decreto número 1672 de 1997 creó el Consejo Asesor en apoyo a la función de administración del Fondo, integrado por el Ministro de Justicia y del Derecho o su Delegado y un Notario del Círculo de Tercera Categoría o su suplente y dispuso que el Superintendente de Notariado y Registro será el representante legal del Fondo y el ordenador del gasto.

El Decreto número 697 de 1999 estableció que el Consejo Asesor definirá los criterios objetivos para determinar cuándo un notario es de insuficientes ingresos y reconocerá en cada caso, los notarios de insuficientes ingresos que pueden ser beneficiarios de los programas del Fondo.

El Decreto número 1890 de 1999 atribuyó al Consejo Asesor la función de la aprobación del gasto del Fondo Cuenta Especial del Notariado.

En sesión del Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado realizada el día 14 de abril de 2008, en materia de fijación de políticas de subsidios para los Notarios de insuficientes ingresos, se estableció que es necesario definir la cantidad de subsidios que se otorgarán a las notarías que se creen a partir de la vigencia 2008.

Así mismo, el artículo cuarto de la Resolución número 1921 de 2009 dispone que el monto del subsidio mensual para los Notarios de insuficientes ingresos de Círculos notariales creadas a partir de la vigencia del año 2007, será el mismo fijado para los Notarios que obtengan ingresos brutos promedio mensual de cero (0) hasta cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Al tomar en cuenta el número de escrituras, elemento básico para calcular el subsidio en dinero, el Consejo Asesor ha observado la necesidad de estimular el desempeño de aquellos Notarios de insuficientes ingresos que ejercen las funciones en círculos cuya comprensión territorial es objeto de planes de vivienda de los gobiernos nacional y municipal concebidos bajo la forma de viviendas de interés social.

El Consejo Asesor en sesión del 18 de marzo de 2013, determinó aplicar el aumento para los subsidios notariales del porcentaje del IPC causado en el año 2012; es decir, del 2.44%, sujeto al incremento que otorgue el Gobierno Nacional para todos los servidores públicos del país, reconociéndose de forma retroactiva. Y, en caso de que el aumento fijado sea menor al IPC, se mantenga dicho porcentaje de aumento.

El Consejo Asesor en sesión celebrada el día 7 de junio de 2013, estableció en materia de fijación de políticas de subsidios para los Notarios de insuficientes ingresos, que se aplicará a los rangos de los subsidios de la anterior vigencia, el incremento del 3.44% de acuerdo con la fijación determinada del incremento salarial para los empleados públicos, contenida en el Acta de Acuerdos de la Negociación Colectiva, Pliego Unificado Estatal de fecha 14 de mayo de 2013.

El Consejo Asesor en la misma sesión, dispuso continuar con el pago de doce (12) subsidios ordinarios y dos (2) adicionales a pagar uno en junio y otro en diciembre (catorce mesadas). En cuanto a las Notarías que sean creadas durante el presente año, dispuso que recibirán el subsidio notarial con el más alto rango para esta vigencia.

Por lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. El subsidio en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos, se calculará tomando en consideración el número de escrituras y el ingreso bruto mensual promedio del año anterior. El ingreso bruto corresponde al total de ingresos y se establecerá de acuerdo con la información suministrada por los Notarios en el Informe Estadístico Notarial.

Artículo 2°. El subsidio en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos se fijará de acuerdo con lo determinado en el artículo anterior y estableciendo la equivalencia del ingreso bruto promedio mensual del Notario en salarios mínimos mensuales legales vigentes correspondientes al año en que se va a pagar, al monto de presupuesto aprobado para los subsidios en la vigencia 2013 por parte del Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado, en sesión del 7 de junio del presente año, cuyo valor asciende a cuarenta y siete mil seiscientos dieciséis millones doscientos nueve mil doscientos noventa y un pesos ($47.616.209.291) y conforme a los siguientes rangos:

* smmlv Salario Mínimo Mensual Legal Vigente 2013

Artículo 3°. Los Notarios que de acuerdo con la información examinada en el Informe Estadístico Notarial reporten ingresos brutos promedio mensual, de hasta 20 smmlv y la escrituración no supere las 1.643 escrituras anuales tendrán derecho al subsidio en dinero establecido en esta resolución.

El ingreso bruto promedio mensual para el subsidio se calculará descontando los ingresos generados por escrituras públicas de vivienda de interés social y el número de escrituras se establecerá excluyendo del total, las correspondientes a las de vivienda de interés social, por la razón expuesta en la parte considerativa de este acto administrativo.

Tampoco se sumarán aquellas escrituras públicas exentas de derechos notariales, por corresponder a determinaciones de colaboración interinstitucional o por motivos de interés público.

Artículo 4°. Se pagará el subsidio de mayor rango de cero (0) a cinco (5) smmlv, a las notarías que se creen en la vigencia del año 2013. Tal pago se hará proporcional al número de días en que se haya prestado el servicio notarial al público, a partir de la entrega que se realice y por los meses siguientes durante la vigencia 2013.

Artículo 5°. En caso de producirse ausencia temporal del Notario dentro del mes, se le pagará el subsidio al Titular, quien a su vez pagará un reconocimiento a la persona que se desempeñó en calidad de encargado. Esto, teniendo en cuenta que en concordancia con lo establecido en el artículo 131 de la Constitución Política y los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973, el régimen laboral aplicable a los empleados de los notarios, es el del Código Sustantivo del Trabajo.

Cuando la ausencia del Notario Titular sea superior al mes, la Superintendencia pagará el subsidio al Notario Encargado, quien deberá responder por las obligaciones de la Notaría durante ese período.

Artículo 6°. Si durante la presente vigencia ocurre el retiro definitivo de un Notario, este tendrá derecho a que se le liquide el subsidio en forma proporcional al mes en que ocurrió el retiro, de haber lugar a ello. Una vez posesionado el nuevo Notario, la notaría continuará recibiendo el subsidio asignado a la misma.

Artículo 7°. Ninguna Notaría podrá recibir el subsidio asignado sin que previamente haya cumplido con el envío dentro del término de ley, es decir, dentro de los quince primeros días de cada mes, del Informe Estadístico Notarial que comprende, los archivos DMP o base de datos, que no sustituyen la obligación de enviar el Informe Estadístico Notarial (de las notarías que tienen el aplicativo SIN) y los Informes Estadísticos Notariales de todas las notarías del país, en imagen firmada (escaneado) remitida por el correo electrónico institucional de la notaría al correo electrónico institucional señalado por esta Superintendencia, o física (impresa) por empresa de mensajería o fax, con sus respectivos soportes y demás obligaciones señaladas en la Ley 29 de 1973, en el Decreto Reglamentario número 2148 de 1983, en la Resolución número 4471 del 26 de noviembre de 1997, Instrucción Administrativa número 14 del 24 de julio de 2009, Circular número 168 del 15 de febrero de 2013, artículo 4° del Acuerdo número 01 de 2010 del Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, confirmando la recepción y la legibilidad del mismo.

Artículo 8°. En caso de que el Notario no envíe el Informe Estadístico Notarial con los soportes de pago de los aportes y recaudos a favor de esta Superintendencia y del Fondo Cuenta Especial del Notariado del mes inmediatamente anterior al que se efectúa el pago del subsidio, no se pagará el correspondiente al mes en que incurrió en la inobservancia de las normas relacionadas en el artículo séptimo de esta resolución.

Los casos que reporten novedad en el cumplimiento de los requisitos legales para la procedencia del pago del subsidio, serán analizados por el Comité de Estudio de Información de Subsidios Notariales, creado mediante la Resolución número 6409 del 16 de julio de 2012, por disposición del Consejo Asesor del Fondo.

Artículo 9°. Los Notarios serán responsables de la información contenida en el Informe Estadístico Notarial. Cualquier inconsistencia que induzca en error a la administración y dé lugar a erogaciones injustificadas del subsidio que causen detrimento a los recursos públicos, generará las acciones legales correspondientes.

Artículo 10. La Dirección Financiera de esta Superintendencia queda autorizada para liquidar los catorce (14) subsidios aprobados, los cuales pagará el ordenador del gasto, así: Los doce (12) subsidios ordinarios se pagarán, uno cada mes de la vigencia, con el fin de garantizar la prestación del servicio notarial, luego de que se verifique el cumplimiento de las obligaciones referidas en los artículos séptimo y octavo de la presente resolución.

El subsidio adicional a pagar en junio se otorgará a quien desarrolle la función notarial en los meses de marzo, abril y mayo de forma continua; en caso de no presentarse esta continuidad, se pagará al Notario Titular. El subsidio adicional a pagar en diciembre se otorgará a quien desarrolle la función notarial en los meses de septiembre, octubre y noviembre de forma continua; en caso de no presentarse esta continuidad, se pagará al Notario Titular.

Artículo 11. La Superintendencia de Notariado y Registro mediante el análisis del Informe Estadístico Notarial, o en desarrollo de sus visitas generales y especiales, velará porque la destinación de los subsidios para el mejoramiento del servicio, se cumpla a cabalidad, de manera racional, demostrable y adecuada.

Artículo 12. Se condicionará el pago del subsidio, a que las Notarías que lo perciban cumplan con unas condiciones mínimas de salubridad, infraestructura, comodidad, atención al público y conservación e integridad del protocolo, como lo establecen los artículos 108 y 159 del Decreto-ley 960 de 1970, el Decreto Reglamentario número 1438 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la Ley 361 de 1997 y la Instrucción administrativa número 12 de diciembre 18 de 2007, expedida por esta Entidad, así como también las nuevas exigencias a las notarías, relacionadas con atención al público, cambio de imagen institucional, el incremento de la actividad notarial, adecuación de infraestructura para discapacitados, ventanilla para el adulto mayor, baños públicos, señalización, planta mínima de personal y reposición de equipos de cómputo.

Artículo 13. Esta resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, será publicada en el Diario Oficial y deroga las Resoluciones números 5355 y 10613 del 14 de junio y 7 de noviembre de 2012, en lo que les sea contraria.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 21 de junio de 2013.
El Superintendente de Notariado y Registro,
Jorge Enrique Vélez García.